從內(nèi)審角度淺談醫(yī)院零星維修工程的管理

周曉 遵義市婦幼保健院

醫(yī)院作為現(xiàn)代醫(yī)療實(shí)踐的主要場所，不僅要履行公共服務(wù)職能，更承擔(dān)著讓病人得到及時和優(yōu)質(zhì)照料的職責(zé)。為此，醫(yī)院必須保證其基礎(chǔ)設(shè)施和醫(yī)療設(shè)備的完善，這期間，零星維修工程就顯得經(jīng)常且不可缺少。零星維修工程主要是對建筑物、設(shè)備進(jìn)行日常的保養(yǎng)、檢修及為排除運(yùn)行故障而進(jìn)行的局部修理。它有著種類繁雜、分布零散、工程期短、管理簡單、金額小、項(xiàng)目規(guī)模大小不一致等特點(diǎn)。現(xiàn)結(jié)合目前審計情況，談?wù)勎以诹阈蔷S修工程管理中發(fā)現(xiàn)的一些問題：

一、零星維修工程的范疇及分類

項(xiàng)目全生命周期內(nèi)，用現(xiàn)代管理技術(shù)指揮和協(xié)調(diào)人力和物資以實(shí)現(xiàn)范圍、成本、工期、質(zhì)量和分享成就等預(yù)定目標(biāo)。合理運(yùn)用與整合多個項(xiàng)目管理過程，通常包括啟動、規(guī)劃、執(zhí)行、監(jiān)控和收尾五大過程。范疇包括整合管理、范圍管理、時間管理、成本管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、溝通管理、風(fēng)險管理和采購管理。醫(yī)院零星維修項(xiàng)目工程按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)可分為不同類別。按項(xiàng)目階段劃分可分為項(xiàng)目前期、設(shè)計管理、采購管理、施工管理、開辦交付等；按投入資源劃分可分為資金管理、人力資源管理、物資管理、社會資源協(xié)調(diào)等；按管理目標(biāo)劃分可分為費(fèi)用管理、進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、安全管理、組織和協(xié)調(diào)管理、社會效益等。

二、針對上述存在的問題，審計建議從以下幾個方面加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部零星維修工程管理

（一）建立醫(yī)院內(nèi)部零星維修工程預(yù)算管理制度

財務(wù)部門對以前年度支出的零星維修工程費(fèi)用進(jìn)行分類匯總，制定出下一年度的零星維修工程項(xiàng)目支出預(yù)算，并將預(yù)算逐級分解，落實(shí)到具體的責(zé)任部門和責(zé)任人。責(zé)任部門應(yīng)在執(zhí)行過程中采取一定的措施，保證預(yù)算整體目標(biāo)的順利完成。

（二）嚴(yán)把最后的工程決算關(guān)口，再次審核

維修工程結(jié)束后，施工方會與醫(yī)院進(jìn)行工程結(jié)算，此時，內(nèi)審部門一定要把好審計關(guān)，保證醫(yī)院資產(chǎn)的完整性。可以從以下幾點(diǎn)入手：①再次審核施工前簽訂的協(xié)議書或合同，這次內(nèi)審人員應(yīng)核實(shí)施工方在施工過程中是否嚴(yán)格按照協(xié)議書或合同執(zhí)行，若有與合同不相符的是否簽訂補(bǔ)充合同或條款。②認(rèn)真審核維修材料明細(xì)單，審查是否有多計、重復(fù)計算等問題，各個簽證手續(xù)是否齊全，有無相關(guān)部門、人員簽字，施工中產(chǎn)生變更時是否有相關(guān)討論并決定的手續(xù)。③重點(diǎn)審核施工方所開具的結(jié)算發(fā)票，必須是建筑業(yè)專用發(fā)票，不能以材料發(fā)票代替，把材料金額和維修金額混為一談。

（三）加強(qiáng)簽證管理

根據(jù)醫(yī)院實(shí)情，制定有針對性的模版用以明確簽證必述的內(nèi)容。模版應(yīng)側(cè)重在明確施工責(zé)任歸屬、描述全面詳細(xì)的用工用料情況、維修時間、驗(yàn)收情況等方面。以用料情況為例，施工方需對所用材料的廠家、規(guī)格、型號、數(shù)量等進(jìn)行詳細(xì)描述，并為院方監(jiān)督部門留有簽字確認(rèn)的空間。如此做法既方便派工部門或用工部門有針對性的驗(yàn)收，又為后期審計詢價提供佐證與便利。另外，為嚴(yán)防結(jié)算審計過程中補(bǔ)簽情況的發(fā)生，工程送審前，應(yīng)強(qiáng)調(diào)并貫徹“一次性接收工程審計有關(guān)文件，不在審核中接收補(bǔ)充資料”的規(guī)定，以此避免結(jié)算時各方自行補(bǔ)辦的現(xiàn)象。

（四）構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，完善施工全過程信息化管理

目前，管理信息化在醫(yī)院各個領(lǐng)域已廣泛應(yīng)用，醫(yī)院零星維修工程管理走向信息化階段已是必然趨勢。依照“統(tǒng)一規(guī)劃、資源互利、平臺分享”的理念，主管部門在運(yùn)用后勤信息化管理系統(tǒng)的同時，可將零星工程管理也納入信息化管理模式中，將其作為一個專項(xiàng)模塊，構(gòu)成以其為核心的多用途管理體系，利用信息技術(shù)提升零星工程管理效率，逐級申報審批，分層落實(shí)管理，統(tǒng)籌電子檔案，科學(xué)分配項(xiàng)目中的人力和物力，減少資金投入，充分體現(xiàn)信息化帶來施工全過程的實(shí)時性和準(zhǔn)確性。同時，不斷優(yōu)化和完善信息化管理系統(tǒng)，建立信息通信互聯(lián)共享網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，將辦公智能化、經(jīng)管信息化、運(yùn)用集成機(jī)制化。也適用于加強(qiáng)施工人員安全教育，完善工程風(fēng)險評估等方面，做到醫(yī)院基建零星維修工程的信息化。

（五）加強(qiáng)零星維修工程審計管理

為了進(jìn)一步發(fā)揮審計的監(jiān)管作用，明確資金的流向，醫(yī)院要不斷完善審計制度，可以考慮采用三級審計結(jié)算制度。若零星維修工程規(guī)模較小、金額較少，則可以實(shí)施醫(yī)院內(nèi)部審計。在內(nèi)部審計過程中，要求由專業(yè)知識扎實(shí)、熟知工程審計的審計人員負(fù)責(zé)，使其可以對工程的材料費(fèi)用、預(yù)算、工期等客觀、準(zhǔn)確評估，發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)管的作用。與此同時，在內(nèi)部審計過程中，醫(yī)院還需要不斷完善相關(guān)審計制度與管理制度，使內(nèi)部審計有理有據(jù)。在審計過程中，審計人員需要重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)院招標(biāo)采購辦公室是否按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范進(jìn)行招投標(biāo)，是否出現(xiàn)了虛假招標(biāo)的行為；對醫(yī)院零星維修工程中的隱蔽工程現(xiàn)場是否仔細(xì)核查，項(xiàng)目建筑材料等是否符合規(guī)范；等等。這些都是審計人員在工作中必須重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容，以高度的責(zé)任心與職業(yè)操守開展審計工作，要做到全程跟蹤審計到位。

（六）建立醫(yī)院內(nèi)部零星維修工程決算審計制度

零星維修工程項(xiàng)目繁雜，變數(shù)多，在實(shí)際施工過程中經(jīng)常會出現(xiàn)設(shè)計變更，最終都要以實(shí)際發(fā)生的工作量為依據(jù)編制工程決算。根據(jù)分級管理制度，5 萬元（含5 萬元）以上實(shí)行招投標(biāo)程序的工程，委托具有資質(zhì)的社會中介機(jī)構(gòu)或醫(yī)院內(nèi)部審計部門進(jìn)行決算審計。5 萬元（不含5 萬元）以下的工程，由現(xiàn)場管理人員按照施工合同要求，對工作量和施工過程中使用的材料進(jìn)行初步審核后，送醫(yī)院內(nèi)部審計部門進(jìn)行決算審計。所有零星維修工程未經(jīng)審計，財務(wù)不得付款。通過審計保證零星維修工程建設(shè)資金合理、合法的使用，使醫(yī)院零星維修工程管理逐漸步入制度化，規(guī)范化軌道，提高管理水平，維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益。

（七）較大的維修工程施工前應(yīng)進(jìn)行項(xiàng)目可行性研究，并做好相關(guān)預(yù)算工作

年初應(yīng)對醫(yī)院這一年的維修工程做一個相對準(zhǔn)確的預(yù)算，做到心中有數(shù)。醫(yī)院的裝修是為了給患者提供更好的醫(yī)療環(huán)境，提升醫(yī)院的檔次，吸引更多的患者進(jìn)而提高醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益。零星的較小的維修工程，一般來說，總務(wù)科通過各醫(yī)療科室或職能科室上報的需維修方面的材料，并根據(jù)對醫(yī)院整體情況的把握，對所需要進(jìn)行維修的地方進(jìn)行匯總整理并上報醫(yī)院辦公室進(jìn)行申請并經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批。較大的裝修工程，比如花10 萬元對某病房進(jìn)行裝修，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子及其相關(guān)人員應(yīng)進(jìn)行一些相關(guān)基本數(shù)字的統(tǒng)計及分析，討論裝修后這10 萬元成本對提高醫(yī)院顯性以及將來隱性的經(jīng)濟(jì)效益所達(dá)到的效果，進(jìn)行這個裝修項(xiàng)目的可行性研究。若可行，則應(yīng)相應(yīng)的制定一個明確的目標(biāo)以及可行的方案、相應(yīng)的預(yù)算定額，進(jìn)而達(dá)到強(qiáng)化維修工作計劃與決策的嚴(yán)肅性的目的，減少維修過程中出現(xiàn)的盲目性。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院零星工程建設(shè)過程中仍存在不少的問題，必須加強(qiáng)零星維修工程的管理，從項(xiàng)目規(guī)劃、管理制度、招投標(biāo)環(huán)節(jié)、項(xiàng)目審計環(huán)節(jié)入手，加強(qiáng)制度建設(shè)，提升管理質(zhì)量。