大數據背景下企業檔案管理工作的創新模式解析

馬俊 青島世園（集團）有限公司

中國信息技術的不斷發展，有助于我國企業建立完善的信息化系統。隨之而來影響的便是企業的檔案數據管理，傳統檔案管理方法的局限性導致檔案數據信息無法得到充分利用，阻礙企業的戰略決策。而隨著大數據分析手段的普及，對企業檔案信息化管理有著極大的幫助，但在此過程中也存在著一些缺陷與不足，希望本文的探討能夠對企業完善信息化檔案管理提供幫助，使企業檔案管理工作能夠享受到大數據帶來的紅利。

一、大數據對企業檔案管理的影響

（一）難以準確定位查詢的紙質化數據庫

雖然我國大力推進企業信息化改革，但由于一些企業管理水平有限，受資金限制，還在應用已經不適應時代發展的紙質化數據管理方式，此種方法效率低下，并且隨著時間的增加，檔案管理部門的負擔會越來越重，一次次重新對檔案進行分類歸整，一次次尋找合適的位置對其進行保存管理，對于檔案管理人員來說，是一項巨大的挑戰，但相信隨著大數據管理的成本日趨廉價，此種形勢會迎來可觀的改變，僅會有極少數機密或者極其重要的文件進行紙質化管理，以減輕相關檔案管理人員的負擔。

（二）數字信息化數據庫

放眼20年前，怎會想到互聯網能夠發展到如此地步，大數據技術的到來更加方便了企業檔案的管理，能夠使檔案信息數據化，融入互聯網這張大網中，真正做到集中化管理檔案數據信息，在保證檔案數據安全可靠的前提下，使信息更加方便查找，使得企業能夠輕松精準定位用戶推送產品，擴大公司效益，使系統工作效率得到有效增長。日前各個大數據處理服務公司爭相推出了各類手機APP、電腦客戶端等相關軟件，提供相應解決方案，無紙化檔案管理真正走進現實中。

（三）電子郵件數據庫

企業在運營過程中，各部門之間少不了用郵件進行交流，借助QQ郵箱、163郵箱、飛信、釘郵等相關服務類軟件，此種方法便捷高效，并且不占用用戶本身資源，在較小規模企業資金不充裕的情況下，大多會采用此種方式，雖然廉價，但安全性及穩定性卻沒有打折，也是一種不錯的選擇。

二、大數據背景下檔案管理的思考與對策

（一）轉變思想觀念，積極面對檔案管理對象的變化

社會發展與技術進步的總趨勢不以人的意志為轉移，企業領導者和檔案管理人員應該適應時代更迭、順勢而為，轉變思想觀念，積極面對檔案管理對象的變化，努力學習與運用大數據信息化技術知識，使得檔案資源的前景向規范化、保存方式更先進、利用更安全、便捷的方向推進。收集電子文件、圖像、視頻等一切具有保存價值的對象都作為檔案管理，并強化對非機構化的新型檔案信息的實時收集、存儲與管理。這就意味著檔案部門不僅僅是在檔案“量”的積累，更要及時增加檔案的種類，保證檔案工作研究、分析對象的“完整性”，為檔案工作的“質”變打好堅實基礎。實際上，這也豐富了檔案工作的內容，注入了新鮮的血液，為檔案未來的發展拓寬了道路。

（二）大力夯實基礎，構建業務儲備標準化

大數據信息化環境下，檔案工作緊密地結合數據驅動和業務驅動的數據管理方式，數據生命周期理論業已成為檔案部門一大新的研究方向。大數據信息化環境下，用戶生成的檔案資料內容頗多，占據了主導地位，鑒定并確保數據質量顯見成為工作瓶頸。因為，傳統檔案數字化成果基本處于檔案數據的粗加工階段，導致后期檔案數據分析、挖掘和利用難度較大。而以大數據信息化為契機，根據企業現狀，進一步明確工作目標，構建業務儲備標準化，結合國家和行業新出臺的辦法和標準，對歸檔范圍、特殊電子文件歸檔方式方法、元數據管理、真實性保障、單軌制等關鍵內容進行深入研究，積極探索更加行之有效的實施方案。通過制定元數據標準、歸檔范圍、歸檔移交數據包標準、檔案數據鑒定規則等業務標準，夯實檔案業務基礎，為后期檔案數據分析、挖掘與利用奠定了堅實的基礎，創造了有利條件。

（三）加強溝通，精心搭建新的管理方法與模式

回顧過去，傳統檔案管理的核心在于對檔案載體的管理，形成了一套對檔案實體等外圍環境要求的管理方式。眼觀時下，大數據信息化環境下檔案管理方式逐漸變為對檔案內容、結構、背景等諸多要素的管理和控制。大數據信息化環境下，系統產生的信息從文件級演變到數據級，檔案管理方法需要借鑒數據管理、數據庫管理的方法，從規則、模型、數據結構、數據關系出發等環節進行管控。傳統管理模式中顯得不為重要的過程數據，從知識管理角度出發具有極大價值，故此對全過程的數據要進行管控，并將工作細節和經驗保存下來，有助于縮短制造周期。可見，大數據信息化的優勢與特點在工作實踐中已經展露無遺。面對大數據信息化的實際應用，搭建平臺至關重要。

（四）提升隊伍素質，努力培養檔案數字專業人才

現代社會的競爭，關鍵是人才的競爭。企業的進步與發展，人才實屬關鍵。從檔案事業長遠發展和數據安全角度考慮，組建具備技術能力與專業知識的檔案人才隊伍非常必要。

三、結束語

綜上所述，企業檔案數據信息化管理具有多方面的作用，提高其數據收集力度的同時，又能使其對用戶本身需求進行快速準確定位。企業要充分利用大數據技術對檔案進行信息化管理，為企業穩定發展打好基礎。同時，企業要加大財政投入，鼓勵檔案管理方進行改革創新，加大對檔案信息化管理體系的研究，確保此項工作得以順利進行。