大數據背景下企業檔案管理策略研究

劉志強 呼和浩特經濟技術開發區社會事務協作中心

在大數據背景下，網絡信息技術在各行業領域中得到廣泛應用，在企業檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價值也越來越受到重視，因此需要通過檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業發展中充分發揮其作用，其中企業檔案管理工作加強網絡信息化建設至關重要，進一步促進檔案管理工作的有效創新。

一、大數據背景下企業檔案管理的不足

（一）落后的檔案運營管理模式

在現階段的企業檔案收錄過程中，大部分還停留在人工處理階段。首先，需要工作人員識別信息類型，并進行相應分類，然后再進行信息錄入，最后做歸檔管理，在此前提下，還要進行相應標注，但由于人員離職，而后新進的工作人員并不熟悉前者的標注習慣，必然導致出現信息查找時間增加乃至信息丟失的問題。現階段，我國企業大多是多企業融合的產物，所涉及的運營方面極其廣泛，設計的內容相當煩瑣復雜，這便為相關檔案管理人員造成了相當大的負擔，人無完人，必有知識欠缺的方面，歸檔中必定會存在相當多問題，可能因為一個小數點，便會造成數據記錄不準確，進而釀成大事故，這不得不引起我們的重視。其次，由于相近領域數據存在一定的相似性，可能會在歸檔過程中造成相應數據被覆蓋的問題，使得保存數據出現差錯，其必要的核查尤為重要，此舉再次加重了檔案管理人員的負擔。再次，多類型多結構的問題依然存在于無紙化檔案轉變的過程中，如果大數據管理技術不進行相應的適應性轉變而直接融入傳統管理模式中，必然會造成相當嚴重的后果。

（二）檔案意識方面的問題

企業屬于市場經濟發展的主體，所以在市場經濟快速發展的形勢下，管理人員要及時更新管理觀念，解決管理中的問題。但是在實際中，一些管理人員所具備的管理意識并未及時更新，甚至一些企業在達到管理目標后出現滑坡現象，表現出不求精進等問題，難以對檔案管理工作進行監督。加之檔案管理并不能夠產生出直接的經濟效益，所以一些企業逐漸認為檔案管理工作可有可無，雖然表面上提出了檔案管理工作的重要性，但是形式化問題嚴重。甚至一些企業中的管理者采取了短期行為，只是針對自身工作范圍內的各項經濟指標進行了處理，而并不愿意從長遠發展的角度來開展檔案管理。由于企業中的管理者對檔案管理重視度不夠，使得許多工作難以落到實處，甚至出現機構被削弱、人員數量減少等問題，最終影響到檔案管理工作的開展。

（三）檔案管理人員專業素質不強

目前，不少企業對于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現代化的管理手段和方式，導致各類資料無法在企業發展中充分發揮作用。另外，由于相關管理制度的缺失，導致資料無法及時地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使企業遭受一定損失。企業對檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對自身工作的重要性認識度不足，管理人員的專業素質不高，導致資料利用率下降。

二、大數據背景下企業檔案管理問題解決方法

（一）優化檔案管理模式，建立健全大數據背景下檔案管理的準入制度與監管制度

對于企業來說，要響應國家號召，對相應的檔案管理部門進行現代化改革，要保持具體問題具體分析的原則不改變，對檔案管理模式進行優化創新，開創低消耗高效率的新局面，為推動應用大數據技術進行檔案管理的新模式奠定良好基礎。再者，需要完善相關的制度體系，確保整個檔案錄入過程的完整，同時增加相應的監管職位，相應專業人員負責相應專業數據的錄入工作，做到責任到人，確保出現問題時能及時找到源頭并快速彌補漏洞。有了制度的保障，才能充分改善檔案管理效率低下的局面，并且提升企業檔案數據的安全性，使得數據被盜取或泄露的風險降到最低。

（二）更新檔案管理觀念

在大數據時代背景下，企業檔案管理工作應積極轉變管理理念，為檔案管理工作的創新發展奠定堅實的基礎，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運用，進一步促進檔案管理工作的數字化、信息化、現代化發展。同時，管理人員應對檔案管理加強重視，保持科學發展觀，并將其作為工作指導思想，使檔案管理工作與信息化技術有效融合。相關管理人員還應加強創新意識，對檔案資料開發利用的重要性提高認識，確保管理理念能夠更好地適應企業發展的步伐，使管理的時效性提高，使檔案資源能夠在企業可持續發展中充分發揮價值和作用。

（三）提升檔案人員綜合素質

企業檔案管理工作人員綜合素質提高對于有效保證檔案管理服務水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對檔案管理工作重要性的認識，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創新，使工作責任心有效提高。其次，企業應定期組織工作人員進行專業技能和管理知識的培訓，使其綜合素質和專業技能提高，對檔案管理工作人員的知識結構進行更新，對計算機技術和信息化技術予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設奠定堅實的基礎。再次，企業需要加強專業人才的引進，使檔案管理工作人員的整體素質提高。最后，為了有效調動檔案管理人員的工作積極性，應制定相應的激勵及獎懲制度，對檔案管理工作進行有效規范，使資料信息的有效性、全面性和真實性得以有效保證。

三、結束語

企業檔案數據信息化管理具有多方面的作用，提高其數據收集力度的同時，又能使其對用戶本身需求進行快速準確定位。企業要充分利用大數據技術對檔案進行信息化管理，為企業穩定發展打好基礎。同時，企業要加大財政投入，鼓勵檔案管理方進行改革創新，加大對檔案信息化管理體系的研究，確保此項工作得以順利進行。