大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理策略研究

劉志強(qiáng) 呼和浩特經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)社會(huì)事務(wù)協(xié)作中心

在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價(jià)值也越來(lái)越受到重視，因此需要通過(guò)檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，其中企業(yè)檔案管理工作加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)至關(guān)重要，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新。

一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理的不足

（一）落后的檔案運(yùn)營(yíng)管理模式

在現(xiàn)階段的企業(yè)檔案收錄過(guò)程中，大部分還停留在人工處理階段。首先，需要工作人員識(shí)別信息類型，并進(jìn)行相應(yīng)分類，然后再進(jìn)行信息錄入，最后做歸檔管理，在此前提下，還要進(jìn)行相應(yīng)標(biāo)注，但由于人員離職，而后新進(jìn)的工作人員并不熟悉前者的標(biāo)注習(xí)慣，必然導(dǎo)致出現(xiàn)信息查找時(shí)間增加乃至信息丟失的問(wèn)題。現(xiàn)階段，我國(guó)企業(yè)大多是多企業(yè)融合的產(chǎn)物，所涉及的運(yùn)營(yíng)方面極其廣泛，設(shè)計(jì)的內(nèi)容相當(dāng)煩瑣復(fù)雜，這便為相關(guān)檔案管理人員造成了相當(dāng)大的負(fù)擔(dān)，人無(wú)完人，必有知識(shí)欠缺的方面，歸檔中必定會(huì)存在相當(dāng)多問(wèn)題，可能因?yàn)橐粋€(gè)小數(shù)點(diǎn)，便會(huì)造成數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確，進(jìn)而釀成大事故，這不得不引起我們的重視。其次，由于相近領(lǐng)域數(shù)據(jù)存在一定的相似性，可能會(huì)在歸檔過(guò)程中造成相應(yīng)數(shù)據(jù)被覆蓋的問(wèn)題，使得保存數(shù)據(jù)出現(xiàn)差錯(cuò)，其必要的核查尤為重要，此舉再次加重了檔案管理人員的負(fù)擔(dān)。再次，多類型多結(jié)構(gòu)的問(wèn)題依然存在于無(wú)紙化檔案轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，如果大數(shù)據(jù)管理技術(shù)不進(jìn)行相應(yīng)的適應(yīng)性轉(zhuǎn)變而直接融入傳統(tǒng)管理模式中，必然會(huì)造成相當(dāng)嚴(yán)重的后果。

（二）檔案意識(shí)方面的問(wèn)題

企業(yè)屬于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主體，所以在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的形勢(shì)下，管理人員要及時(shí)更新管理觀念，解決管理中的問(wèn)題。但是在實(shí)際中，一些管理人員所具備的管理意識(shí)并未及時(shí)更新，甚至一些企業(yè)在達(dá)到管理目標(biāo)后出現(xiàn)滑坡現(xiàn)象，表現(xiàn)出不求精進(jìn)等問(wèn)題，難以對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督。加之檔案管理并不能夠產(chǎn)生出直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以一些企業(yè)逐漸認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，雖然表面上提出了檔案管理工作的重要性，但是形式化問(wèn)題嚴(yán)重。甚至一些企業(yè)中的管理者采取了短期行為，只是針對(duì)自身工作范圍內(nèi)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)進(jìn)行了處理，而并不愿意從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)開(kāi)展檔案管理。由于企業(yè)中的管理者對(duì)檔案管理重視度不夠，使得許多工作難以落到實(shí)處，甚至出現(xiàn)機(jī)構(gòu)被削弱、人員數(shù)量減少等問(wèn)題，最終影響到檔案管理工作的開(kāi)展。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)

目前，不少企業(yè)對(duì)于檔案管理工作仍存在著重視度不足的情況，普遍停留在資源保管的層面，缺乏現(xiàn)代化的管理手段和方式，導(dǎo)致各類資料無(wú)法在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮作用。另外，由于相關(guān)管理制度的缺失，導(dǎo)致資料無(wú)法及時(shí)地收集和保存，造成資料丟失、損壞等情況，使企業(yè)遭受一定損失。企業(yè)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，也使檔案管理人員對(duì)自身工作的重要性認(rèn)識(shí)度不足，管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，導(dǎo)致資料利用率下降。

二、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理問(wèn)題解決方法

（一）優(yōu)化檔案管理模式，建立健全大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的準(zhǔn)入制度與監(jiān)管制度

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，要響應(yīng)國(guó)家號(hào)召，對(duì)相應(yīng)的檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)代化改革，要保持具體問(wèn)題具體分析的原則不改變，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新，開(kāi)創(chuàng)低消耗高效率的新局面，為推動(dòng)應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的新模式奠定良好基礎(chǔ)。再者，需要完善相關(guān)的制度體系，確保整個(gè)檔案錄入過(guò)程的完整，同時(shí)增加相應(yīng)的監(jiān)管職位，相應(yīng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)相應(yīng)專業(yè)數(shù)據(jù)的錄入工作，做到責(zé)任到人，確保出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能及時(shí)找到源頭并快速?gòu)浹a(bǔ)漏洞。有了制度的保障，才能充分改善檔案管理效率低下的局面，并且提升企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的安全性，使得數(shù)據(jù)被盜取或泄露的風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

（二）更新檔案管理觀念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并在日常管理過(guò)程中，通過(guò)全新管理理念的運(yùn)用，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，管理人員應(yīng)對(duì)檔案管理加強(qiáng)重視，保持科學(xué)發(fā)展觀，并將其作為工作指導(dǎo)思想，使檔案管理工作與信息化技術(shù)有效融合。相關(guān)管理人員還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)檔案資料開(kāi)發(fā)利用的重要性提高認(rèn)識(shí)，確保管理理念能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐，使管理的時(shí)效性提高，使檔案資源能夠在企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價(jià)值和作用。

（三）提升檔案人員綜合素質(zhì)

企業(yè)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)提高對(duì)于有效保證檔案管理服務(wù)水平有著重要的影響。首先，需要提高工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，完善檔案管理制度，使工作人員的管理觀念得以創(chuàng)新，使工作責(zé)任心有效提高。其次，企業(yè)應(yīng)定期組織工作人員進(jìn)行專業(yè)技能和管理知識(shí)的培訓(xùn)，使其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能提高，對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行更新，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)予以充分了解和掌握，為檔案管理的信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。再次，企業(yè)需要加強(qiáng)專業(yè)人才的引進(jìn)，使檔案管理工作人員的整體素質(zhì)提高。最后，為了有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，應(yīng)制定相應(yīng)的激勵(lì)及獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效規(guī)范，使資料信息的有效性、全面性和真實(shí)性得以有效保證。

三、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)信息化管理具有多方面的作用，提高其數(shù)據(jù)收集力度的同時(shí)，又能使其對(duì)用戶本身需求進(jìn)行快速準(zhǔn)確定位。企業(yè)要充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，為企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)要加大財(cái)政投入，鼓勵(lì)檔案管理方進(jìn)行改革創(chuàng)新，加大對(duì)檔案信息化管理體系的研究，確保此項(xiàng)工作得以順利進(jìn)行。