做好干部人事檔案保密工作的思考

高艷龍 山西省臨縣人力資源和社會保障局信息中心

黨的十九大總報告對管理人員的人事檔案提出了更大的要求，這是促進、調動和優化該黨和國家內部人員分配的重要基礎。加強管理人員檔案的機密性不僅涉及檔案的政治管理，而且是思想管理的一個重要組成部分。因此，在新的時期，加強工作人員檔案的管理和充分發揮其作用變得更加重要。個人檔案是個人檔案管理的重要組成部分，直接關系到黨的秘密安全，是全面調查和了解歷史的重要基礎，選用和使用準確的干部。組織層面負責個人記錄管理的人員必須采取科學保密措施，確保重要信息的安全轉移到檔案中。

一、做好文件保密性工作

所謂“相對開放的秘密”是一個通用術語，意思是一個公司或個人需要隱藏、保護、限制，不讓外部對象知道問題，以便在一段時間內保護自己的安全和利益。它具有隱藏的、不可預測的和準時的特征。秘密就是秘密。檔案保密性不僅是檔案管理的一個要素，也是保密工作的重要組成部分。它還擴大和擴大了現有文件和材料的機密性。檔案保密性突出了保密檔案在一定時期內安全保存的作用。檔案管理員應認真執行《檔案法》和《保密法》，有效加強檔案保密性管理，嚴格避免檔案在使用過程中丟失和泄露的問題。

首先，確保文件環境的機密性。這些文件屬于關鍵的保密部門，不能放在一樓或樓上。把兩個房間分開。檔案存放區以外的人不能隨意離開；檔案室里還有額外的門窗。安裝專業的安全鎖、保險箱、安全門和監控設備：鑰匙必須由專業人員操作。當辦公室開放工作時，檔案管理員應該讓人們遠離鎖，從而防止盜竊和泄露秘密。將提供鐵儲物柜來保存檔案。實踐證明，科學的檔案配置和嚴格的檔案管理是保證檔案保密性和安全性的重要保證。

第二，確保檔案管理制度的科學性。維護文件的完整性和安全性是文件管理的一項基本任務。這也是保存文件的基本目的。

（1）開發并完成人事檔案管理系統，例如貸款系統重復審查機制，根據實際情況，確定各級機關使用，不同層次的人員，制定不同的批準程序，以提供使用、記錄工作標準。檔案的保管必須有秩序地進行，有可以通過眼睛遵守和查閱的規則。嚴格執行文件查閱、出借、復制的規章制度。應該特別注意外出查看和借閱文件的人。我需要一封來自我公司的介紹信。只有經檔案負責人批準，方可進行。并非所有機密文件和信息都可以從文件中刪除。檢查借款人的文件時要小心。避免更改和更換文件，以規范嚴格的出借程序，并確保文件的機密性和安全性。

（2）完成日常的識別、審核、分類、編目、編目、編號、復印、維護、文件清理等工作。一個標準化、科學和現代的檔案管理系統是確保機密性的重要步驟。它有效和及時地發現和糾正在文件處理過程中發生的各種不利于機密性的不良行為。它不僅允許文件的有效使用，而且保證了文件的完整性和安全性。

（3）保證計算機網絡的安全使用。計算機在檔案管理中發揮著越來越重要的作用，安全使用計算機已成為檔案管理的重要組成部分。檔案信息網絡的保密性管理必須嚴格控制來源，加強控制。明確責任。應用“系統”原則，做好工作。以“誰負責，誰負責：誰使用，誰負責”的態度加強檔案信息管理。保密計算機強調“專用性”[1]。

二、管理人員、員工檔案和保密關系的使用應當妥善處理

保存個人文件以更好地使用，如果不使用某些限制和要求，反對保密。秘密檔案不整合的設備是工作，確保檔案整合可以更好的在一定范圍內，保密性和不能使用，只是在官方維修記錄和忽視了保密，或只強調保密，保密協議不可用，可以用道歉和使用失去真正的價值整合的過程，這兩個是不可取的，處理兩者之間的關系是一個實際問題，必須認真考慮[2]。

隨著新技術和設備的誕生，檔案管理工作進入了新階段。新技術的應用，在收集信息、使檔案管理數字化和現代化方面，是檔案管理發展必然的趨勢。在處理尸體所處理的資料方面，必須遵守檔案保密要求。此外，業務外包公司的技能和資格因電子外包而應受到嚴格控制。它們的機密級別與所制紙張相同對數字文件的保存和保護，及其系統的使用和保存，應符合保密要求，以確保其保密性，特別是對黑客的防備。

嚴格執行檔案、借貸、復印和其他規章制度，特別重視單位相關文件之外，必須有一個監督管理局干部檔案的閱讀形式，主管領導審批后，所有檔案機密文件不允許帶與出入禁中，提取和重復。禁止在計算機上訪問互聯網和插入與檔案有關的外部設備，以及通過互聯網存儲和傳輸文件和與文件審計有關的文件。

三、加快員工檔案數字化進程，提高工作效率

在大數據信息時代，實現數字檔案管理模式是大勢所趨。全面掃描和統一管理圖片檔案是一項艱巨而艱巨的任務。準確、方便、快捷地提供和使用檔案信息資源，是紙質檔案數字化的基本原則。還有很長的路要走。制定一個總體規劃的數字檔案管理現狀和創建自己的網站管理的檔案信息，這樣的信息存儲符合國家和國際標準，不斷提高自己的效率，以滿足時代發展的需要。

重視檔案相關業務知識的培訓，加強各級培訓，在持續培訓過程中培養良好的企業道德和強大的企業管理團隊。只有不斷豐富和學習新的和有效的高級文件管理技術，才能有效地改進文件管理。與此同時，除其他外，由于缺乏基層工作人員，許多組織的人事部門往往不得不求助于其他單位的工作人員來組織其檔案。這迫使我們進行良好的系統培訓宣傳保密、回避制度，簽訂一份保密承諾書，加強日常管理，系統披露保密管理和職業選擇最佳團隊評估數據庫文件。

四、結束語

總之，文件管理應該是保密的，但保密的主要目的是更好地利用它們。文件的機密性與文件的使用之間的關系既不重也不薄，在日常工作中既不受保護，也不受保護。在保密方面，不斷加強保密措施，嚴格遵守保密。在戰爭時期，秘密意味著生存和勝利；在和平時期，保密意味著安全和發展。管理人員檔案服務是該黨的一項重要事業。無論是中國革命戰爭、革命和社會主義建設，還是當前全面深化改革的時期，還是未來很長一段時間，高級管理人員人事檔案的神圣使命都是不可替代的。因此，這種“秘密”必須得到保護，但也必須得到有效的保護和保護。