企業電子檔案管理的應用與發展

王會麗 鄒平市碼頭鎮人民政府

隨著計算機的普遍和5G 技術的應用，企業電子檔案管理的應用與發展有了過硬的技術支撐。一家企業要想得到長足的發展，企業檔案管理必定要放在重要的位置。與以前紙質檔案相比，電子檔案有其獨特的優勢，與此同時，要盡量避免電子檔案中存在的不足。

一、充分認識企業電子檔案的重要性

通過筆者實地調研和走訪，發現不少企業尤其是中小企業缺乏專門的企業檔案管理部門和人員，沒有充分認識到企業檔案管理的重要性，普遍存在不重視企業檔案管理的現象。提到電子檔案管理，更是表示目前根據企業情況，暫時不會考慮。

（一）做好企業電子檔案管理，要提高責任感

僅僅認識到企業電子檔案管理的重要性，并不意味著能夠做好電子檔案管理的工作。做好企業電子檔案管理，要提高責任感。責任感首先體現在要熟悉檔案情況。有的企業檔案管理人員對本單位的企業流程不熟悉，不了解，這樣是做不好企業檔案管理的。一個有責任感的管理人員首先要熟悉企業的各個工作流程和工作步驟，這是做好企業檔案管理的基礎。其次，要熟悉計算機操作，把紙質檔案轉及時錄入有關計算機系統，建立本部門的電子檔案管理系統。

（二）做好企業電子檔案管理，要把好質量關

企業電子檔案管理不是一個筐，什么都要往里裝。電子檔案管理要注重篩選有價值的檔案資料進行保存。企業檔案要注重能夠反映企業價值的資料，如一些設計的初稿、重要的會議資料、人事調動、工資變動等等有關企業發展、人事、財務等方面的信息。做好企業電子檔案管理，要把好質量關，要選好用好檔案管理人員，要挑選平時工作細心、耐心，最重要的是要有職業操守的工作人員。在工作中，能夠有一顆公心，一心想為企業謀發展，而不是借工作便利，為自己謀取不正當利益。

（三）做好企業電子檔案管理，要注重團結合作

企業作為一個“大家庭”，要得到更好的發展，離不開各部門、全體工作人員的團結合作。大家勁往一起使，擰成一股繩，才能把企業這個大家庭建設得更美麗。做好企業電子檔案管理是同樣一個道理，不可能單單靠檔案管理的幾個工作人員就能做好這項工作，它需要企業內部各個部門的合作。

企業檔案資料都是由各個部門提供的，檔案管理人員把各個部門提供的資料整理匯編形成了企業檔案。不難看出，只有各個部門團結合作，才能將企業電子檔案管理做好、做細、做精。如果在提供原始檔案的環節出了問題，檔案管理人員是無法做好檔案管理工作的。

二、企業電子檔案管理應用與發展的原則

電子信息時代，效率是第一位的。企業的發展要想走在前列，要把效率放在關鍵位置上。企業電子檔案的應用與發展要把握三個方面的原則，一是及時性，二是真實性，三是精簡性。只有把握好這三方面的原則，才能促進企業電子檔案管理的長遠發展和應用。

（一）把握及時性

企業一些重要的會議和一手資料要及時保存并錄入系統，一方面防止資料丟失，給企業帶來不必要的麻煩；另一方面防止資料泄密，及時保存，不讓別有用心之人竊取企業發展成果。其他一些涉及公司發展、人事調動、財務信息等的資料也要及時保存。把握及時性原則，才能發揮檔案管理工作應用的價值。有些涉密資料，涉密時間長短不一，只有及時保存，才能保證其機密性。如果過了涉密期限才想起保存資料，檔案管理工作就失去了本來的意義。檔案管理人員一定要打起一百分的精神，將重要資料及時錄入系統，把及時性原則始終牢記在心里。

（二）把握真實性

辨別資料的真偽，需要檔案管理人員練就一雙火眼金睛。只有真實的檔案信息，才能真正體現企業的發展軌跡以及企業發展過程中存在的問題。把握真實性也是做好電子檔案管理的重中之重。紙質檔案，人們可以通過筆跡、記錄時間、手印等明顯資料辨別檔案的真實性，而電子檔案并不具有這些有利條件。電子檔案錄入過程中，使用統一的電腦字體，時間等信息也可以很容易修改而不留痕跡，這些都給電子檔案的真實性帶來了不利的影響。從一定程度上說，現在還無法很好地辨別電子檔案的真假。檔案管理人員在錄入電子系統時，一定把握真實性原則，從而保證企業檔案資料的價值和真實性。

（三）把握精簡性

冗雜的檔案不利于查閱資料，而精簡的檔案更有利于有效、快捷地查閱到需要的資料。把握精簡性原則首先要做好歸檔分類，檔案資料要按照一定規則分門別類，如人事檔案、工資檔案、黨員檔案等等，要按照時間順序，建檔歸納，方便后期查找。其次要做好篩選，同樣的資料不要重復存檔，認真研究每一份檔案資料，把價值高的資料及時存檔，有些資料并沒有保存價值，這樣的資料要認真甄別，及時剔除，做好“舍”這篇大文章，才能更好做好“得”。最后要提高數據檢索能力。傳統紙質檔案，只能通過人工一份份翻閱，才能找到需要的資料，耗費時間、耗費人力，如果不夠仔細，有可能第一遍找不到需要的資料，需要再重新翻閱查找。企業電子檔案的應用，就能有效地避免這一問題。電子檔案的優勢就在于，輸入檢索詞，就能快速定位到需要的資料，快捷、方便。

三、企業電子檔案管理的應用與發展方向

企業電子檔案管理是大趨勢，是未來的發展方向，各個企業要充分重視企業電子檔案管理的應用與發展。一方面要正確看待電子檔案管理的不足和弊端，積極改進。硬件設備設施要及時更新，拿出專門的資金用于購買硬件設施、維護系統，培養專門的管理人員。從近處看，電子檔案管理可能會需要資金，但從長遠看，電子檔案管理帶來的優勢是傳統紙質檔案資料無法企及的。另一方面要足夠重視電子檔案管理。隨著大數據的應用與發展，電子檔案管理要與時俱進，充分利用大數據的優勢，做強做大做好電子檔案。建立云端儲存，有效解決存儲空間的不足；增強數據分析服務，有效滿足各種客戶的需求；提高數據檢索能力，有效解決查閱資料的麻煩。