淺議行政事業單位差旅費報銷管理

李興全 張慶軍 和信會計師事務所（特殊普通合伙）

差旅費是指工作人員臨時到常駐地以外地區公務出差所發生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。黨的十八大以來，各級財政部門相繼出臺差旅費管理辦法，從健全差旅費審批制度、完善各項費報銷標準、規范報銷依據等方面均作出明確規定。各級行政事業單位雖然都強化了差旅費報銷管理，但由于經辦人員對政策理解不到位，在差旅費報銷執行方面存在諸多問題。

一、差旅費報銷管理規定

財政部《中央和國家機關差旅費管理辦法》（財行〔2013〕531）要求，單位應當建立健全公務出差審批制度，出差應按規定報經審批；出差發生的城市間交通費根據職級選擇交通工具，憑合法有效的票據報銷；住宿費根據職務級別、出差城市及出差季節不同，憑住宿費票據在限額內報銷；伙食補助費和市內交通費根據出差自然天數定額包干。

二、差旅費報銷存在的問題

最近經常接受委托，對行政事業單位財務收支及預算執行情況進行審計，審計過程中發現差旅報銷管理相對薄弱。

（一）出差審批執行不到位

公務出差應建立健全審批制度，擬出差人員應于出差前填寫《出差審批單》，根據不同職級找相應責任人審批。審計發現出差審批經常出現如下問題：

1.《出差審批單》內容填寫不完整。主要包括：只填寫出差人數，未能填寫出差人員姓名，未填寫出差期間，未填寫審批日期，未填寫出差乘坐的交通工具等。上述內容填寫不完整，不方便報銷差旅費時核實城市間交通費、住宿費、伙食補助等。

2.存在事后補簽《出差審批單》現象。某單位審批單的審批日期普遍晚于實際出差日期，比如2017 年2 月22 日審 批2016 年11 月20-24 日到威海調研，2017 年8 月23日審批2017 年8 月7 日-16 日到北京參加培訓。

3.存在用一張《出差審批單》審批多次出差現象。比如某單位2017 年11 月7 號憑 證，用1 張2017 年11 月6 日 的 審 批 的《出差審批單》，后附了2 次差旅費報銷單據，一次是張某與另外1 人于2017 年11 月7-9 日到德州出差，一次是張某與其他2 人2017 年11 月9 日-10 日出差到濟寧。

（二）虛報冒領伙食補助等

工作人員參加會議或者培訓，差旅費報銷時應附對方邀請函、會議通知等相關資料。通過檢查，經常發現有虛報冒領費用現象，例如：

1.某單位支付參加某培訓班10 天伙食補助1000 元，憑證所附《關于舉辦某某培訓班的通知》明確邀請要求“食宿培訓費用由會務組負責、交通費自理”，故不應再列支培訓期間的伙食補助費。

2.某單位支付赴天津參加統計業務培訓差旅費，其中住宿費2040 元、伙食補助費1000 元，所附《會議通知》明確“本次培訓統一安排食宿、交通費自理”，故不應報銷住宿費及培訓期間的住宿費、伙食補助費。

3.某單位工作人員到外地掛職，根據省委組織部《關于推薦博士服務團人選的通知》要求報銷了職工配偶、孩子探親往返交通費5020 元，但該通知明確“一個服務鍛煉期內，派出單位負責報銷1 次配偶探親的往返交通費用”，多報銷孩子探親往返交通費2300 元。

4.某單位支付2017 年10 月到天津參加《某專題培訓班》差旅費7030 余元，其中支付7 天交通補助費560 元，通過查看會議通知、培訓費發票、住宿發票等記賬憑證附件，該培訓班住宿、培訓在一家賓館，故領取培訓期間5 天的交通補助400 元不合理。

（三）超標準報銷費用

工作人員因公出差期間入住賓館發生的住宿費，根據職級及出差地點不同，在規定限額標準憑票報銷，但實務中經常發現超標報銷費用現象，例如：

1.某單位張某某、王某均是一般工作人員，該單位報銷張某某2018 年11 月7-9日、王某11 月8-9 日到臨沂調研差旅費2620 元，其中報銷住宿費1440 元。張某某、王某累計住宿3 晚，因一般工作人員在臨沂住宿費標準每天限額360 元，故2 人本次臨沂出差住宿費報銷限額為1080 元，超標準報銷360 元。

2.某單位王某系科級，2019 年11 月6日-11 日因公到新加坡出差，11 月6 日抵達廣州，11 月11 日返回濟南，累計住宿5 晚。費用報銷中通過中介機構公司支付境外4 晚住宿費，憑發票報銷廣州2 晚住宿費900元，累計報銷6 晚住宿費，多報銷1 晚住宿費450 元。

工作人員出差，城市間交通費根據職級選擇交通工具等級，比如廳局級人員可以乘坐火車軟席、高鐵一等座、輪船二等艙、飛機經濟艙；廳局級以下的人員，只能乘坐火車硬席、高鐵二等座席、輪船三等艙、飛機經濟艙。通過檢查，發現有工作人員用高出自己職級級別的火車票、飛機票報銷城市間交通費，對于超過規定等級乘坐交通工具的，超支部分應由個人承擔。

（三）用超出出差地域出差期間的票據報銷費用

《出差審批單》《差旅費報銷單》應明確出差地域、出差期間，所附的費用票據發生地點應在實際出差區域、業務發生時間應在的出差期間內。

1.某單位支付某工作人員2018 年1 月2-9 日調研期間車票、住宿費、伙食補助及市內交通費3877.50 元，其中用一張2018年1 月13 日開具的住宿費發票報銷560 元，發票開具日期與出差期間不符。

2.某單位支付外出培訓差旅費，所附會議通知顯示會議期間為2019 年3 月18-19日，會議地點為泰安；實際報銷車票及住宿發票顯示出差期間為2019 年3 月26-27 日，出發目的地為煙臺。該差旅費出差期間、出差地點均有悖于會議通知。

3.某單位支付赴天津差旅費1807 元，其中支付天津2018 年9 月9 日-10 日住宿費及天津往返火車票1198 元，另通過1 張開票日期2018 年8 月26 日的泰安肥城發票支付在住宿費609 元，用非出差期間的臺肥城住宿費報銷天津出發差旅費不合常理。

（四）跨期報銷差旅費用

審計中經常發現單位不能及時報銷差旅費，甚至用上年度甚至更早的單據報銷差旅費現象。跨期報銷差旅費，首先違背了《政府會計準則》權責發生制會計核算基礎、會計信息質量的及時性原則，不能準確反映單位的財務狀況和收支狀況；其次《預算法》明確要求預算單位不得把本年度的支出轉為下年度支出，報銷上年度的差旅費不屬于本年度的支出，跨期票據報銷差旅費屬于違紀問題。

（五）未有住宿發票報銷交通費、伙食補助費等

各級財政部門出臺的差旅費管理辦法，均明確實際發生住宿而無住宿費發票的，不得報銷住宿費、城市間交通費、伙食補助費和市內交通費。但通過審計發現，存在無住宿費發票報銷其他費用現象，例如某單位支付工作人員出差伙食補助費500 元、交通補助費400 元，但未附有車票、住宿費等相關證明材料，經與經辦人員溝通，對方解釋住宿費由接待單位承擔，我們根據上述要求建議單位收回已報銷的伙食補助費、交通補助費。

（六）用不符合要求的單據報銷差旅費

1.有部分自收自支的事業單位，為節省交通補助支付，規定可以根據發票據實報銷出租車費，但經常發現用連號的出租車票報銷費用，例如某單位報銷看望老干部出租車費111 元，其中用2 張發票號碼連號的車票報銷46 元（發票號碼08767404、08767405 金額分別17 元、29 元）、用3 張發票號碼連號的車票報銷65 元（發票號碼27927434、27927435、27927436 金額分別13 元、15 元、37 元）。對于連號的出租車票，憑生活經驗判斷只有最后一張是真實業務，號碼靠前的發票涉及的業務是虛假的。

2.臨沂某單位三名員工于2017 年6 月4-12 日到杭州參加研修班，由棗莊坐高鐵往返。2017 年6 月4 日臨沂到棗莊坐汽車車費135 元，每人45 元；6 月12 日由棗莊返回臨沂用3 張《山東省公路汽車補充客票》報銷車費600 元，每人200 元，返程車費支付金額明顯不合理。

三、加強差旅費管理的建議

（一）強化差旅費制度建設

內部控制制度建設是單位管理的基礎，單位應建立健全差旅費報銷管理制度，明確因公出差必須事前審批，規范《出差審批單》的填寫內容，結合單位情況適時修訂差旅費各項費用的報銷標準，對違反規定的要有懲戒措施，保障差旅費管理有章可循。

（二）推進差旅費報銷管理宣傳培訓

宣傳培訓是強化單位管理的抓手，單位應通過針對性的培訓宣傳，讓廣大工作人員了解差旅費的項目組成，熟悉差旅費各項目的報銷標準、報銷依據，大力推進單位差旅費報銷的管理。

（三）加強差旅費報銷票據的審核

支付審核是管理落實的關鍵，審批人員、財務人員要加強差旅費支出的審核，認真核實是否存在虛報冒領費用現象，是否有不合理的支出，是否用不符合規定的票據列支費用。審核時發現存在不符合要求的支出要拒絕支付，并向經辦人員作出解釋，推動單位差旅費的管理可持續發展。

四、結論

差旅費是行政事業單位辦公費支出的重要組成部分，各級行政事業單位負責人、出差工作人員、會計人員應各負其責，確保差旅費支出的真實性、完整性、合法性，維護財經紀律嚴肅性，保障社會主義市場經濟平穩發展。