農業科研事業單位財務信息化建設存在問題及對策

邱婷婷 張春明

財務信息化建設作為農業科研事業單位信息化建設的重要組成部分，已成為提升農業科研事業單位競爭力的重要手段之一。目前，農業科研事業單位對財務信息化建設越來越重視，中國農業科學院、浙江省農業科學院等國內知名農業科研單位已開始了財務信息化建設工作，并初見成效。但由于大多數農業科研單位重科研項目申報輕管理的問題普通存在，財務管理信息化程度仍然不高。蘇州市農業科學院是江蘇省內一家具有70年歷史的農業科研事業單位，近年來隨著單位事業的發展，已全面實現了會計電算化、原始單據影像化和財務數據共享，利用OA（Office Automation，辦公自動化）系統完成線上審批流程，并正在利用OA系統和中科江南財務軟件搭建線上報銷平臺，提高單位內部工作效率和財務管理效率。本文以蘇州市農業科學院為例，介紹財務信息化建設的內涵和作用，分析財務信息化建設存在的問題，提出改進措施，并對未來發展進行展望，以期為其他同類型單位財務信息化建設提供參考。

一、財務信息化建設的內涵

財務信息化建設是利用計算機、網絡通信等現代技術，組建財務管理一體化、網絡化綜合信息管理平臺，對財務活動進行事前、事中、事后動態控制，整合財務活動中所有信息資源來提高財務管理效率，為單位財務管理決策提供依據。以蘇州市農業科學院一般職員報銷差旅費為例，在建線上報銷平臺的報銷流程如圖1所示：出差前，報銷人員可在OA系統上填寫出差審批單，提交后自動上傳至審批，部門負責人審批后可打印作為報銷原始單據;出差后，報銷人員線上提交報銷單并拍照上傳原始單據（報銷審批單、車票、住宿發票等），選擇資金列支渠道，若從行政經費列支送至部門負責人審核，或從課題經費列支送至課題主持人審核，再送至分管財務領導審核，最后推送至財務處審核，財務人員查看報銷單據是否完整合規，將審核不通過的報銷單據在線退回，審核通過的自動生成憑證，對生成的憑證復核，復核后進行付款。

圖1 一般職員出差審批報銷流程（在建）

二、財務信息化建設的作用

（一）提高工作效率

1.提高職工工作效率。以蘇州市農業科學院為例，該單位上世紀50年代建院以來，經過70年的發展，逐漸形成了“一院三基地”（農科院、臨湖基地、望亭基地、西塘河基地）的發展格局，由于各個基地之間的距離較遠、交通不便等，導致員工報銷存在諸多不便，有時甚至出現“白跑”、“來回跑”的情況。通過實行線上審批，員工報銷將不再受地域和時空限制，報銷人員“只需跑一次”就能完成報銷工作，減少了在報銷過程中花費的時間和精力，讓科技人員把更多的精力投入到科研工作上，提高了職工的工作效率。

2.提高領導審批效率。在報銷工作中，報銷人員時常會遇到審核領導出差、掛職在外，無法簽字而又急需完成報銷的情況。實行線上報銷審批流程后，領導不管在何時何地都可以通過手機、電腦等設備登錄OA系統進行線上審核，大大提升了審批效率。

（二）減輕財務人員負擔

日常工作中，財務基礎工作重復、工作量大且繁瑣。以蘇州市農業科學院為例，該單位每年在研課題數量有100多個，導致財務人員每月的記賬憑證數量高達上百個，財務工作量非常大。特別是執行新政府會計制度后，采用平行記賬，既要做財務會計分錄，又要做預算會計分錄，財務人員手工錄入會計憑證的工作量比以往更大，而且出錯率也大大增加。財務信息化建設將大大減輕財務人員工作量，提高工作效率和準確率，使財務人員免于重復勞動，把更多的精力投入到專業知識學習和提升財務管理能力中去。

（三）助力資源共享

財務信息化平臺建設后，在不違反保密原則的前提下，通過將財務信息有權限地共享給科技人員，課題負責人可實時自主查詢到項目經費支出明細和結余情況，根據課題經費使用情況及時調整支出進度，有助于科研項目的開展和驗收。另外，科技管理部門的課題經費預算可以分享給財務部門，財務部門也可以把課題經費支出情況分享給科技管理部門，進行課題預決算分析，使得課題經費支出不會大幅度偏離預算，可更好地為科研服務，落實黨中央、國務院關于推進科技領域“放管服”改革的要求。

（四）確保疫情防控

2020年初，新冠肺炎疫情在全球蔓延，目前正值新冠肺炎疫情常態化防控時期，在財務報銷工作中，面對面審批將增加人與人之間的接觸，增加發生疫情風險的可能性。財務信息化實施后，實行線上審批，可減少員工之間面對面接觸，減少新冠肺炎人與人間的傳播，助力疫情防控。

三、財務信息化建設存在的問題

（一）安全隱患

財務信息化建設依托互聯網實現，財務信息系統必然存在一定的安全隱患，例如系統一旦遭受木馬病毒和黑客攻擊，容易造成財務信息泄露、丟失等問題；實操人員如果操作不當，誤刪部分財務信息，也容易導致財務信息丟失。

（二）員工接受度存疑

財務信息化系統的推行將實現單位人員全覆蓋，但有些員工尤其是年齡比較大的老員工，由于對未知的恐懼，降低了對該系統操作方法學習的意愿和興趣，造成不會使用系統和資源浪費。同時，長期形成的工作習慣很難改變，會認為線上審批手續比以前更加復雜，進而排斥使用新系統。如果抱有該種觀念的員工占比較大，那么花了大價錢構建的財務信息化平臺就形同虛設，財務信息化建設也將無從談起。

（三）缺乏復合型人才

財務信息化建設涉及多門學科，如會計學、管理學和計算機應用等，要求財務人員最好是復合型人才。目前財務人員都有專業的會計理論知識，但知識面局限于會計核算，無法滿足財務信息化建設的需求。

四、財務信息化建設改進措施

（一）保證信息安全性，對軟件進行日常維護

為保障財務信息化建設所需財務軟件更好更有效地使用，選擇正規、信譽好的軟件服務商是關鍵。優質的服務商能提供優質的售后服務，定期提供軟件運營維護，能幫助單位及時解決日后使用過程中出現的各類問題，及時優化和完善系統，還能根據單位自身需要和發展，開發新的功能模塊，對系統進行升級改造。另外，至少需要配備一名固定的網絡安全工程師，對網絡和軟件進行日常維護，設置“防火墻”，定期殺毒，及時修補系統漏洞，并使用虛擬專用網絡對數據通信進行加密，不給木馬病毒和黑客攻擊以可乘之機。同時定期對財務數據進行備份，以保障財務信息安全性。

（二）對員工進行培訓，編制操作手冊

對所有員工組織集中培訓，讓大家了解、接受網上審批流程，學會使用財務軟件系統操作，讓系統有效地運轉起來，使所有人從中得到便利。同時，通過編制操作手冊，發放給每位員工日常使用，更好地規范員工操作，減少誤操作。

（三）財務人員轉型升級，提高綜合能力

財務人員要不斷提升自己的理論水平和業務水平，確保緊跟信息化社會浪潮和步伐，向復合型人才轉型升級。第一，要掌握計算機、軟件操作等相關的信息化技術，以適應信息化和數據化時代發展；第二，學習與農業科研有關的科技管理政策和財務政策，更好地為科技人員服務；第三，要培養數據分析技能，對財務信息進行挖掘、分析，以供管理層決策；第四，轉變個人思維，善于運用管理人員的思維，為提升單位財務管理水平提出措施。

總之，財務信息化建設可以倒逼財務人員除了要具有專業的會計理論知識外，還要從以上各方面提升自己，從而實現互促互進的雙重提升作用。

五、財務信息化建設的未來發展

（一）財務機器人運用

隨著人工智能不斷發展，全天候不間斷工作的財務機器人應運而生，常規性、重復性及勞動密集型任務將被流程自動化取代。如圖2所示，財務機器人可以搭載OCR（Optical Character Recognition，文字識別）技術，員工只需用攝像頭對準紙質發票一掃或者上傳電子發票，OCR自動分析識別發票信息，根據獲取的發票號碼、發票金額、開票單位等相關信息，自動查驗發票真偽和查重，還會自動填寫報銷單，員工只需對填報信息復核后提交領導審批，領導網上審批并電子簽名后，財務機器人會根據設定的模板自動生成憑證。財務機器人還會登錄銀行網銀查詢和下載對賬單，與不同銀行及賬戶自動對賬，自動生成銀行余額調節表；會利用OCR技術和大數據運用對單位進行內控管理，例如：檢驗出差后報銷的車票金額、住宿費是否超標，監控“三公經費”支出是否超標，還能規避員工拆分報銷；利用“網絡爬蟲”技術，自動登錄水、電、煤網站讀取數據，進行數據比對，檢驗單位能源消耗是否異常。

（二）固定資產動態監控

圖2 運用財務機器人報銷流程圖

對于固定資產數量多且分布廣的農業科研事業單位，固定資產管理難度大，可以利用物聯網技術和RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別）標簽對資產進行動態監控，在每個固定資產上貼上RFID標簽，在門口設置位置探測器，通過射頻信號，母體自動讀取資產信息傳回后臺，實現資產系統化信息化管理。系統會對固定資產進行自動盤點，只需手指動一動，幾分鐘內就能輕松完成資產盤點工作，較之于人工盤點，便捷又準確。此外，系統能夠實時定位，可以讓資產管理員了解各個固定資產存放的位置，一旦固定資產發生位移，后臺就會及時“捕捉”，提示管理員資產動態信息。