數(shù)字化檔案在水庫(kù)管理單位中的應(yīng)用

梁艷麗

摘? 要：數(shù)字化檔案管理是在多層網(wǎng)絡(luò)授權(quán)前提下建立的，具有較高的安全性，同時(shí)還能夠使辦公效率以及檔案利用率得到最大程度的提高，真正實(shí)現(xiàn)“無(wú)障礙式檔案”，除此之外，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了從實(shí)體檔案管理基地轉(zhuǎn)變成信息提供以及控制中心，從根本上對(duì)水庫(kù)管理單位的檔案工作方式進(jìn)行改革。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案;水庫(kù);管理單位;應(yīng)用

檔案是水庫(kù)管理單位工作的重點(diǎn)之一，其對(duì)于關(guān)鍵的技術(shù)信息、工程相關(guān)資料等都有所涉及。檔案是幾代技術(shù)人員的智慧結(jié)晶，對(duì)于水庫(kù)管理而言，是必不可少的一項(xiàng)管理工作。隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)水平也得到了明顯提升，在當(dāng)前階段，許多行業(yè)已經(jīng)開(kāi)始了數(shù)字化的檔案管理，因此水庫(kù)管理單位實(shí)行檔案數(shù)字化成為必然的選擇。對(duì)于數(shù)字化檔案而言，其將信息技術(shù)帶入到檔案管理中去，將與之相關(guān)的信息資源進(jìn)行整合，給管理人員的工作帶來(lái)便利，同時(shí)也為水庫(kù)管理單位帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)以及機(jī)遇。

1 檔案在水庫(kù)管理中具有的特點(diǎn)

水庫(kù)管理的檔案是對(duì)建設(shè)過(guò)程中一些重要數(shù)據(jù)以及圖表等的記錄，有助于完工后驗(yàn)收以及維護(hù)工作的進(jìn)行。該檔案對(duì)于水庫(kù)技術(shù)專利、工程質(zhì)量的判定、最終驗(yàn)收以及安全維護(hù)等有著無(wú)法替代的地位，其與工程日后正常的維護(hù)以及管理息息相關(guān)。

1.1 材料類別多，記錄形式繁多。水庫(kù)管理單位保管的檔案所涉及的形式極多，其中主要包括文字陳述、工程圖紙以及錄像錄音等，除此之外，一份檔案往往涉及多個(gè)單位、機(jī)構(gòu)或者是個(gè)人，并且相互之間關(guān)系較為緊密，難以孤立分割。在大部分檔案中，多套文字以及圖表都是以一個(gè)活動(dòng)為核心而展開(kāi)記錄的，這就使得水庫(kù)管理單位要對(duì)其妥善保存，明確其中文字以及圖像存在的關(guān)系。

1.2 檔案內(nèi)容貫穿水庫(kù)全過(guò)程。檔案是對(duì)于建設(shè)過(guò)程中一些重要數(shù)據(jù)以及圖表等的記錄，其幾乎記錄了從建立到當(dāng)前的所有大事件，對(duì)于水庫(kù)工作正常展開(kāi)起著極為關(guān)鍵的作用，水庫(kù)管理單位只有確保檔案保存的完整性，才能保證水庫(kù)管理工作能夠正常地進(jìn)行。

2 對(duì)數(shù)字化檔案基本的闡述

所謂的數(shù)字化檔案，即將原有的紙質(zhì)文案經(jīng)過(guò)掃描或是人工輸入等方式存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)的云端中，發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息存儲(chǔ)的功能，以此確保能夠?qū)崿F(xiàn)高效利用。數(shù)字化檔案在結(jié)合了檔案室實(shí)際情況之后，應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的設(shè)計(jì)思維。我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理注重儲(chǔ)存以及保管，而對(duì)于檔案應(yīng)用功能略顯輕視，但是數(shù)字化檔案管理則直接將檔案應(yīng)用擺到首要位置，使其成為檔案管理的核心內(nèi)容。在相關(guān)技術(shù)方面，采用檔案管理新思維，充分發(fā)揮出數(shù)字化具有的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于數(shù)字化檔案而言，其核心部分被存放在了云端服務(wù)器，其是三層規(guī)范化的結(jié)構(gòu)體系。[1]該體系具有輕負(fù)荷、極強(qiáng)開(kāi)放性以及系統(tǒng)維護(hù)便捷等特點(diǎn)，將文字檔案、技術(shù)信息、職員信息、財(cái)產(chǎn)信息、圖像語(yǔ)音信息以及實(shí)物等進(jìn)行數(shù)字化的管理，不但能夠確保其在實(shí)施過(guò)程中具有全面性，還有助于今后對(duì)于相關(guān)信息的查詢以及借鑒。

3 傳統(tǒng)實(shí)體檔案管理模式存在的缺陷

3.1 水庫(kù)檔案管理人員對(duì)工作缺少全面的認(rèn)識(shí)。一個(gè)人的行為主要受到其意識(shí)層面的影響，其在主觀層面如何看待一個(gè)事物，就會(huì)通過(guò)自我潛意識(shí)來(lái)做出與之相對(duì)應(yīng)的實(shí)際行為。我國(guó)過(guò)去應(yīng)用的是人工檔案管理模式，相關(guān)的管理人員沒(méi)有意識(shí)到檔案在該行業(yè)中所具有的重要地位，甚至有一小部分人認(rèn)為其只是普通的文字資料以及過(guò)去工作或是施工的證明等。上述幾種認(rèn)識(shí)都偏向于片面以及局部，也正是由于這種錯(cuò)誤的認(rèn)知，使得檔案管理人員在實(shí)際工作中時(shí)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，進(jìn)而造成檔案無(wú)法得到妥善保管，最終出現(xiàn)損壞的情況。

3.2 人工管理檔案過(guò)程繁瑣，工作的效率較低。檔案管理是一項(xiàng)極為繁瑣且耗時(shí)的工作，對(duì)于任何一份工作來(lái)說(shuō)，都希望有一個(gè)較高的工作效率。在我國(guó)傳統(tǒng)的檔案管理時(shí)代，因?yàn)闄n案文獻(xiàn)數(shù)量過(guò)于龐大、記錄內(nèi)容過(guò)于繁瑣以及人工作精力有限等因素，使得其在檔案收集、整合、歸納以及儲(chǔ)存等方面的效率要遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于數(shù)字化檔案管理模式。客觀角度上來(lái)講，這種現(xiàn)象是難以避免的，對(duì)當(dāng)時(shí)的時(shí)代背景以及科學(xué)技術(shù)水平進(jìn)行深入研究，不難發(fā)現(xiàn)人工檔案管理是最適合當(dāng)時(shí)大環(huán)境的一個(gè)模式。但是，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)不斷的發(fā)展，水利工程逐漸增加，工程質(zhì)量取得了一個(gè)質(zhì)的飛躍，與此同時(shí)檔案管理的復(fù)雜性以及管理間的矛盾也進(jìn)一步升級(jí)，最后導(dǎo)致現(xiàn)在混亂局面的出現(xiàn)。

3.3 極易出現(xiàn)誤差。事物均有正反兩方面的矛盾運(yùn)動(dòng)，任何個(gè)人也都可能出現(xiàn)錯(cuò)誤，即便在工作中極度認(rèn)真也可能會(huì)出現(xiàn)細(xì)微的失誤。對(duì)于檔案管理工作而言，業(yè)務(wù)上具有重復(fù)性、繁瑣性、細(xì)致性等特點(diǎn)，工作過(guò)程中誤差出現(xiàn)概率也較高。

4 數(shù)字化檔案在水庫(kù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

4.1 投入資金十分有限。相較于人工檔案管理的模式，數(shù)字化檔案不僅在前期需要投入大量資金以及技術(shù)，而且在后期同樣需要投入大量資金去進(jìn)行設(shè)備的更新與維護(hù)。對(duì)于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案而言，所面臨的首要問(wèn)題是資金的投入力度十分有限并且對(duì)于資金的輸入路徑也十分狹窄，這就導(dǎo)致在當(dāng)前的數(shù)字化檔案僅僅是披著“數(shù)字化”外表，沒(méi)有“數(shù)字化”內(nèi)涵，對(duì)于相關(guān)技術(shù)設(shè)備以及專業(yè)人才的調(diào)控率較低。在現(xiàn)階段，水庫(kù)管理單位對(duì)于數(shù)字化檔案的應(yīng)用，只能依靠國(guó)家以及政府的扶持，通過(guò)這兩者對(duì)其投入大量資金以及專業(yè)人才，然而單一的投資來(lái)源極易使資金鏈出現(xiàn)短缺以及緊張等情況。[2]

4.2 相關(guān)管理案件缺乏統(tǒng)一性。對(duì)于數(shù)字化檔案來(lái)講，其必然有與之相匹配的管理軟件以及系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行輔助，當(dāng)前存在的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，絕大部分是自主研發(fā)、內(nèi)部使用的，這就導(dǎo)致其缺乏相對(duì)統(tǒng)一且完善的系統(tǒng)，同時(shí)也沒(méi)有完成互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)一化的最終目標(biāo)，各個(gè)企業(yè)間對(duì)于信息共享程度較低。

4.3 水庫(kù)檔案的管理人員缺少專業(yè)的知識(shí)技能。對(duì)于數(shù)字化檔案而言，不僅需要將行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及軟件系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一，同時(shí)還需要一些從事管理的專業(yè)型人才，除此之外，檔案管理人員還必須掌握相關(guān)學(xué)科的專業(yè)知識(shí)技能，實(shí)際就是需要掌握計(jì)算機(jī)以及檔案管理等方面的專業(yè)知識(shí)以及技能。在傳統(tǒng)檔案管理中，負(fù)責(zé)管理檔案的員工因?yàn)楦鞣N因素影響，雖經(jīng)管理改革仍舊在原來(lái)工作的崗位上任職，使得專業(yè)技能與理論知識(shí)教育工作難以實(shí)現(xiàn)全面開(kāi)展，出現(xiàn)數(shù)字化檔案相關(guān)管理人才缺失的局面。

5 數(shù)字化檔案能在水庫(kù)管理單位中充分應(yīng)用策略

5.1 相關(guān)人員要有一個(gè)正確的管理觀。上述提到，一個(gè)人的行為往往受到其大腦思維的直接影響，就當(dāng)前檔案管理工作中存在對(duì)工作重要性以及必要性缺乏深入認(rèn)識(shí)現(xiàn)象，水庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織在職員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)以及技能培訓(xùn)。讓員工站在行業(yè)發(fā)展、國(guó)家的水利事業(yè)以及生態(tài)文明建設(shè)等角度上，深刻感受到做好檔案管理工作具有的重要作用與深遠(yuǎn)意義，拋棄原有片面的認(rèn)識(shí)，切實(shí)解決自我意識(shí)方面的障礙，最終讓自我意識(shí)為實(shí)際行動(dòng)做出客觀的指引。

5.2 盡可能提高對(duì)于數(shù)字化檔案管理的資金投入力度，將資金來(lái)源進(jìn)一步拓寬。對(duì)于當(dāng)前存在的問(wèn)題來(lái)講，資金是解決這些問(wèn)題的核心，只有當(dāng)資金充分到位才能夠確保下一步工作正常、順利開(kāi)展。對(duì)于數(shù)字化檔案的資金能夠通過(guò)數(shù)量以及獲取途徑兩方面進(jìn)行著手，一方面國(guó)家以及政府要盡可能地加大對(duì)于水庫(kù)檔案數(shù)字化建設(shè)資金的投入以及傾斜力度，進(jìn)而保證在前期的建設(shè)工作能夠?qū)崿F(xiàn)順利開(kāi)展;另一方面是要將水庫(kù)管理單位資金獲取渠道進(jìn)一步拓寬，這對(duì)于檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)絕非是一件簡(jiǎn)單的事情，需要一段時(shí)間來(lái)進(jìn)行運(yùn)營(yíng)，但是一旦成功必將為人民、為國(guó)家?guī)?lái)巨大便利。所以，水庫(kù)管理部門(mén)要盡可能地將自己資金獲取途徑進(jìn)行拓寬，使其構(gòu)成一個(gè)完美資金鏈，從而能夠?yàn)閿?shù)字化設(shè)施的引進(jìn)以及專業(yè)人才培養(yǎng)給予最大程度的支持，同時(shí)還能夠?yàn)槲磥?lái)數(shù)據(jù)更新以及系統(tǒng)維護(hù)保存一定力量。

5.3 要進(jìn)一步調(diào)整對(duì)人才的培養(yǎng)以及選拔制度。對(duì)于檔案管理工作而言，專業(yè)人才是檔案數(shù)字化能夠真正實(shí)現(xiàn)的主體。對(duì)于數(shù)字化而言，其同樣需要有技術(shù)人員來(lái)進(jìn)行操控以及檢查，所以，擁有相關(guān)理論知識(shí)以及專業(yè)技能的綜合性人才將成為檔案管理行業(yè)發(fā)展以及進(jìn)步的核心動(dòng)力。為確保能夠有源源不斷的人才被輸送到這一行業(yè)中來(lái)，相關(guān)部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)于人才培養(yǎng)以及選拔的工作，要盡快形成一個(gè)科學(xué)的人才培養(yǎng)制度以及一個(gè)規(guī)范化的專業(yè)人才選拔體系，并保證能夠真正地落到工作中去。

5.4 要將檔案管理軟件與系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一。數(shù)字化檔案最核心的就是其所應(yīng)用的軟件以及系統(tǒng)。正是由于這一原因，使得軟件以及系統(tǒng)等問(wèn)題變得至關(guān)重要。一方面，必須確保有一個(gè)安全、流暢的管理軟件;另一方面軟件必須有一個(gè)完整的操作模塊，除此之外，還要確保其在行業(yè)中具有一定的深度以及廣度。想要使上述問(wèn)題得到解決，必須從以下幾個(gè)環(huán)節(jié)著手。首先，收集紙質(zhì)版資料并逐漸將其數(shù)字化，對(duì)于水利事業(yè)而言，已經(jīng)存在很長(zhǎng)一段時(shí)間，漫長(zhǎng)歲月中積累了眾多資料以及信息，因此在進(jìn)行整理時(shí)一定要保證沒(méi)有遺漏，同時(shí)還要注意錄入的精確性;其次，在日常使用以及管理中要對(duì)數(shù)據(jù)管理以及消除進(jìn)行明確分工，使資料信息趨向于簡(jiǎn)潔化，便于未來(lái)的借鑒以及檢查。[3]

水庫(kù)事業(yè)自誕生之日到現(xiàn)在，已經(jīng)歷過(guò)了無(wú)數(shù)次技術(shù)的突破，同時(shí)也為我國(guó)水利事業(yè)做出了巨大貢獻(xiàn)，使我國(guó)水利事業(yè)得到了進(jìn)一步的發(fā)展，但由于時(shí)代不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，各個(gè)行業(yè)為順應(yīng)時(shí)代潮流也開(kāi)始進(jìn)行改革，將檔案進(jìn)行信息化以及數(shù)字化的管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求，水庫(kù)的數(shù)字化檔案管理同樣如此，只有將檔案數(shù)字化與信息化，才能實(shí)現(xiàn)資源方面的共享，進(jìn)而使檔案價(jià)值得到最大程度的展現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝文茹.數(shù)字化檔案信息管理平臺(tái)建設(shè)實(shí)踐研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（11）：11-12.

[2]趙啟新，張東，魏慶鎮(zhèn).數(shù)字化檔案在水庫(kù)管理單位中的應(yīng)用[J].山東水利，2018（08）：54-55.

[3]郗霞.淺議水庫(kù)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)[J].河南水利與南水北調(diào)，2013（08）：27+29.

（作者單位：河南省陸渾水庫(kù)管理局? ?來(lái)稿日期：2019-10-12）