數據時代企業電子文件鑒定工作研究

孔明月

鑒定工作一直被認為是檔案工作的“關鍵一環”，決定著檔案的“存亡”。尤其是在計算機技術、網絡技術不斷發展的數字時代，電子文件迅速崛起，其多變性、易逝性、信息和載體的可分離性、對計算機的依賴性等特點對紙質文件鑒定理論造成了巨大沖擊，電子文件鑒定已成為亟待研究的重大課題。企業信息化的不斷推進，使得辦公逐漸實現自動化、電子化， 大量的電子文件出現，成為新的主體。如何在海量數據中發現具有價值的數據成為新環境下面臨的首要問題。企業電子文件管理業務內容包括收集、整理、鑒定、歸檔、保護、檢索、提供利用等方面，這些業務環節在文件生命周期整個過程中都發生了一些改變。鑒定工作作為檔案管理的核心組成部分，無論是在理論還是在實踐中，都有著重要的意義。我們對檔案鑒定的研究也在不斷前進。特別是在數據時代，網絡與信息化技術的發展的新環境下，使得對電子文件鑒定的研究不斷升溫。企業實踐活動產生的電子文件同樣需要鑒定其留存。企業內部的電子文件對于企業盈利具有一定的推動作用。隨著新技術的應用，企業應對電子文件的鑒定有新的認識，以推動企業檔案工作的有序進行，最大限度發揮電子文件的價值。

一、企業電子文件特點及鑒定工作現狀

1.企業電子文件特點

電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于各類載體中，依賴計算機等設備閱讀、處理并可以在通信網絡上傳遞的文件。隨著企業信息化數字化的不斷發展，企業電子文件基本具有大數據的特征。首先，企業在長期的科研、生產、經營活動中，使海量數據匯集到一起，電子文件的數據量龐大。其次，企業電子文件類型多種多樣，涉及多個門類，包括：文書檔案、基建檔案、科研檔案、產品檔案、設備檔案、聲像檔案、照片檔案、會計檔案和人事檔案等。此外，電子文件所賦予的價值越來越高，能有效保護檔案原件不被損害并且可以通過數據分析重現企業當時的實踐活動，推動企業智慧化決策。越來越多的電子文件出現在辦公領域，傳統檔案將逐漸淡出人們的視野。檔案工作的重點逐漸由注重實體保管轉向虛擬網絡保管。

2.企業電子文件鑒定工作現狀

在網絡科技數據高速發展的新環境下，鑒定工作比以往地位更加重要，電子文件的鑒定工作成為整個文件生命周期所有業務活動的核心環節，是其他業務活動的基礎。鑒定工作同時也決定著文件的“保管”與“處置”，電子文件的保存數量以及電子文件的保管期限。如果沒有鑒定工作，根本談不上電子文件的保留并歸檔轉化成電子檔案，其他工作也失去了存在的物質基礎。在企業中，堅持以經濟效益為中心，因此，企業中的各個部門以及工作都需要考慮到成本的問題。檔案工作作為企業的有機組成部分，也需要發揮自己的獨特價值為企業謀取最大效益。企業電子文件的鑒定工作在某些程度上決定著企業科學決策的進行。然而，企業現階段的鑒定工作相對落后。鑒定理念不革新，鑒定工作得不到重視，工作人員缺乏責任，觀念落后，技術水平的局限性這些因素都導致了保管過程中“存而不鑒，鑒而不毀，玉石混雜”，造成電子文件數量激增，管理成本上升，檔案工作效率低下，企業發展會受到一定阻礙。

二、企業電子文件鑒定工作中的挑戰與瓶頸

1.電子文件鑒定的安全與隱私面臨極大的挑戰

隱私保護問題與電子文件的信息安全是開放的數據環境下所發展出來的新命題。在傳統的條件下，鑒定的目的是區分出有價值的檔案，確定其保管期限，以便利用時能及時滿足需要。傳統的鑒定工作在一定程度上節約了文件的存儲空間以及成本。但是在以數據智能為主導的新環境下，隨著“云”技術的出現，電子文件的存儲并不是問題，存儲空間以及存儲成本都有所降低，對于企業獲得效益有重要幫助。然而，隨著計算機、數據的不斷流入，電子文件的利用渠道也趨于多樣化，這對于電子文件的安全與隱私問題無疑提出了挑戰。電子文件作為企業業務活動的原始記錄，如果不注重其隱私保護以及信息安全，就會造成對企業員工、企業合作者、企業本身的信息泄露，企業內部數據的泄露，會給企業帶來巨大的危難，電子文件所面臨的安全風險系數增高，對于信息泄露所帶來的危害控制難度也將加大。

2.電子文件鑒定對技術水平提出更高要求

為誰鑒定”“由誰鑒定”和“如何鑒定”貫穿著鑒定工作的始終。信息技術的發展使得傳統鑒定在為誰鑒定、由誰鑒定、如何鑒定三個方面發生了變化。尤其是如何鑒定這方面。新環境下，企業電子文件的數量持續加大，越來越多的電子文件出現在實踐領域，這必然導致企業工作量的加大，鑒定工作的工作量也會倍增，傳統的鑒定模式將無法適應新的節奏。因此，面對海量的電子文件，鑒定方式必然會發生轉變。鑒定方式的創新改革有賴于技術水平的高低。企業具備先進的技術水平，就可以依據企業信息化進程，選擇適當的鑒定標準，設計開發出可以自動鑒定或者批量鑒定的軟件或程序，節省人力物力財力，節約成本，促進經濟效益的發展。

3.電子文件價值多樣復雜難以分辨

企業電子文件的價值難以判定導致了企業鑒定工作的落后。在企業中，不同利用者的不同需求就會造成電子文件對這個部門有益處，而對于其他部門無用處，這就會造成無法準確確定電子文件的真正價值。電子文件本身的內容也會導致電子文件的價值呈現出多樣性。對于科研技術類的企業，其電子文件產生的價值，對于科研部門就產生科研價值;對于辦公室行政管理人員就產生文書價值或業務價值。不同性質的的電子文件所具有的價值不同，一份電子文件也可能同時具備經濟價值、文化價值、科學價值、史料價值等等。此外，在電子文件時代，對企業檔案價值的鑒定還要從其生成過程和加工的過程考慮其內容的完整性、真實性、可靠性、可用性、可識別性等。其價值的多樣性要求鑒定工作在實際中要考慮全面，同時也要做好電子文件價值的評估分析，考慮好優先等級，是一項情況復雜極具挑戰的工作。

4.電子文件工作者缺乏鑒定意識、缺乏責任感

電子文件的日益增長，使得人們對于電子文件的需求越來越精準，鑒定工作顯得尤其重要，然而，在我國現行的檔案工作中，鑒定工作的狀況并不盡如人意。在企業中表現尤其突出。在實踐過程中我們不難發現，許多企業內部檔案管理部門只有一位檔案管理者，有的企業可能是其他部門兼任管理，一些小規模企業甚至沒有設定專門負責檔案工作的部門。檔案管理者的專業能力我們暫且不考慮，企業內部只設置少量管理檔案的人員，可想而知其任務繁重。整個企業檔案的業務活動都需這些少數工作者完成，更何況具有難度的鑒定工作。鑒定工作也只是按照收集過來的文件全部保管，而沒有充分考慮電子文件的真實價值。這無疑加重了企業檔案管理的難度，造成不必要的資源浪費，企業的成本也會提高。企業對于檔案的認識不充分，對鑒定工作的不重視，加大了企業電子文件鑒定工作的難度。由于對于電子文件鑒定工作缺乏專業全面的意識，許多企業的檔案室都是“重數量、輕質量”，許多無用的電子文件沒有及時清理，這在一定程度上會造成電子文件利用的查找困難，導致資源浪費。鑒定工作的風險十分巨大，如果鑒定發生錯誤，就會造成對工作者本人、整個企業的損失。因此，大多數工作者畏于擔責，直接選擇全部保存，導致許多期滿的檔案未進行及時的銷毀，積壓嚴重，這種現象在企業中十分普遍。對于企業鑒定工作，沒有專門的存毀標準，工作人員觀念落后，使得鑒定工作舉步維艱。

三、基于國內外鑒定理論對企業鑒定工作策略思考

1.企業制定規范的鑒定標準

實踐是檔案鑒定的最高標準，企業鑒定工作應牢牢抓住具體實踐，從實踐中獲得正確的鑒定認識。根據實踐活動并結合企業內部條件制定必要的標準規范可以促進鑒定工作的發展。在以數據為主導的新環境下，需要對電子文件的安全、隱私保護充分考慮，并對其中的因素進行評估。首先，制定企業文件隱私保護標準。隱私標準的制定應充分考慮哪些文件可能存在隱私侵犯風險，哪些部門的文件應重點保護，還要明確可能涉及的隱私有哪些，這些隱私會對哪些主體造成損害。通過制定隱私標準，定為重點保護的文件，確保其隱私得到保護。其次，制定安全信息保護及評估標準。要規范電子文件利用途徑，確保文件的安全。企業鑒定工作要綜合考慮文件存儲、文件利用渠道、系統安全等方面，制定安全保護標準，定期從文件內容、軟硬件存儲環境、系統安全性等角度對電子安全評估，確保鑒定工作的有序進行。

2.提高企業技術水平建設自動鑒定系統

技術水平的高低在一定程度上決定著鑒定水平的高低，技術水平也是鑒定工作積極創新發展的物質基礎。在電子文件高速增長的今天，如果不能有效解決大量電子文件的價值判定，就會造成企業的資源浪費，企業的成本增高，員工的工作量以及工作難度都會加大。因此，面對海量的電子文件，直接鑒定法將無法適用。企業應根據實際情況選擇適當的鑒定方法，做好元數據管理，開發設計出可以“批量處理”或自動鑒定的軟件程序，由工作者將適用的鑒定理論或者方案嵌入所開發的軟件系統中，依托計算機系統進行自動識別和智能化鑒定。例如職能鑒定法、宏觀鑒定法在企業電子文件鑒定中仍然適用，可將其作為基礎理論編入系統。可以采取系統捕獲文件、抓取文本信息、進行特征匹配等方式對電子文件開展智能鑒定。這將極大推動企業生產的效率，推動企業檔案工作的發展，更好的配合企業其他部門以獲得經濟效益。

3.革新工作人員觀念科學認知電子文件價值

在企業實踐活動中，電子文件價值鑒定的影響因素關鍵在于工作者對于所產生的的電子文件的科學全面認知。然而，對于目前的檔案工作人員來講，全面認知電子文件的價值的觀念和能力仍然有所欠缺。這就要求檔案工作者在不同階段考慮不同的情況。文件雙重價值論指出，公共文件的價值分為第一價值和第二價值，第一價值是對原機關的原始價值，它是指文件對形成機關工作事務的有用性，分別體現為行政管理價值、法律價值、財務價值和科技價值。第二價值是對其他機關與個人利用者的從屬價值，它是指文件對形成機關以外的其他利用者的有用性，包括證據價值和情報價值。因此，在進行電子文件鑒定時，既要考慮對產生電子文件業務部門的原始價值，也要考慮對社會利用者的第二價值。在電子文件鑒定時既要考慮對其內容鑒定，也要考慮對其技術鑒定，要保證電子文件的真實可靠性，這就是雙重鑒定思想。對于一份電子文件也要對具有的不同階段價值進行精準的考量;要全面考慮電子文件對多元主體的不同價值。因而，企業應在單位內部設置鑒定專員，建立完整的電子文件人員管理體系，定期開展員工專業能力培訓，學習先進的檔案理念，革新舊觀念。要培養工作人員對電子文件價值判定的系統性科學性，形成一整套完整的鑒定方案，從而結合技術設備給予科學合理的鑒定。

4.擴大鑒定主體總結工作經驗

在充分尊重檔案鑒定原則的前提下，各企業單位在具體鑒定工作中需要提前制定出相應的宏觀規劃。對于實踐中的鑒定工作應基于政策制度的支持。加強企業的頂層設計，建立社會角度的鑒定方式，形成一種自上而下全單位鑒定的模式，將鑒定主體擴大化，將微觀鑒定融入到企業生產經營中，減少企業鑒定工作的難度。同時，鑒定工作者應該善于總結鑒定工作的經驗，在鑒定標準的要求下，明確不同部門不同性質檔案的不同價值，確定其保管期限或處置，以避免和減少在實際操作過程中“尊重檔案”而不“銷毀”的現象，以發揮電子文件的最大價值，使企業良性發展。

（作者單位：河北大學管理學院）