運用信息技術(shù)提升學(xué)校檔案管理效率

張惜靜

【內(nèi)容摘要】檔案管理作為高中學(xué)校重要的一項日常工作，是加強高中學(xué)校日常管理、提升教學(xué)質(zhì)量的重要保障。新形勢下，借助信息技術(shù)強化學(xué)校檔案管理工作，不僅提升了管理的效率，也推動了檔案現(xiàn)代化管理水平，是信息技術(shù)背景下的必然選擇和發(fā)展趨勢。基于此，本論文結(jié)合高中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，對信息技術(shù)在檔案管理中的具體運用，進行了詳細(xì)的研究。

【關(guān)鍵詞】檔案管理高中信息技術(shù)?應(yīng)用途徑

高中學(xué)校的檔案主要對學(xué)生的具體情況、教師的教學(xué)工作、學(xué)校的基礎(chǔ)工作等進行了詳細(xì)的記錄。在高中學(xué)校的教學(xué)管理中，全面加強學(xué)校的檔案管理工作是其中非常重要的一個組成部分，直接決定了學(xué)校管理質(zhì)量，以及學(xué)校的整體教育質(zhì)量。但是在具體的管理中，由于檔案繁多而復(fù)雜，人工管理手段弊端日益暴露，根本無法滿足新形勢下的管理需求。基于此，必須要融入計算機信息技術(shù)，借助現(xiàn)代化的管理手段，不斷提升學(xué)校檔案管理效率。

一、高中學(xué)校檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)

1.高中學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀

高中學(xué)校的檔案管理是一項非常重要的工作，同時也是一項繁瑣的工作。尤其是在當(dāng)前形勢下，傳統(tǒng)的人工管理模式下的弊端逐漸暴露。具體來說，集中體現(xiàn)在：（1）基礎(chǔ)性的工作任務(wù)非常繁重。在當(dāng)前形勢下，高中學(xué)校的檔案管理工作的任務(wù)也更加繁重，全校中所有師生的具體情況，都要詳細(xì)地記入到檔案中。如此一來，使得基礎(chǔ)性的檔案管理任務(wù)更加繁重。另外，伴隨著高中學(xué)校學(xué)生人數(shù)的不斷增加，檔案管理任務(wù)也變得更加艱巨;（2）傳統(tǒng)的人工管理模式顯然已經(jīng)無法滿足當(dāng)前的檔案管理需求。在以往的高中檔案管理工作中，基本上都是采用的手工管理模式，并且在具體的管理中，管理人員很少會采用信息技術(shù)這一先進的管理方式。如此一來，致使高中檔案管理工作效率非常低下;（3）缺乏信息化管理人員。新形勢下，實現(xiàn)檔案信息化管理已經(jīng)成為一種必然趨勢。但是在當(dāng)前高中檔案管理中，這一工具基本上都是由任課教師兼任的，缺乏相關(guān)的信息化專業(yè)人才。這些因素都在很大程度上制約了學(xué)校的檔案管理信息化進程[1]。

2.信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用價值

信息時代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透在社會生活和生產(chǎn)的每一個角落中，并彰顯出顯著的應(yīng)用價值。高中學(xué)校的檔案管理也不例外，通過信息技術(shù)的應(yīng)用，一方面徹底改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集特點、記錄特點，更加便于高中學(xué)校檔案的管理、保存。這主要是在以往的紙質(zhì)檔案中，對保存的環(huán)境要求比較高，保存的時間比較短，并且在具體的保存中，不可避免地出現(xiàn)丟失、損毀等現(xiàn)象。但是通過信息技術(shù)的應(yīng)用，可將學(xué)校的檔案進行數(shù)字化，并將其儲存在空間內(nèi)，只要保護措施得宜，基本上不會出現(xiàn)丟失、損壞等現(xiàn)象;另一方面，將信息技術(shù)應(yīng)用到高中學(xué)校的檔案管理中，更加便于檔案的查找。教師在需求檔案的時候，無需一本一本翻找，只需要鍵入查找鍵即可。如此一來，節(jié)約了大量的時間，提升了檔案管理效率[2]。

二、借助現(xiàn)代信息技術(shù)，全面提升高中學(xué)校檔案管理質(zhì)量

1.提高重視程度，轉(zhuǎn)變管理理念

目前，雖然信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個行業(yè)中，已經(jīng)成為各個行業(yè)發(fā)展的最佳推動力。但是針對高中學(xué)校來說，仍然有很多學(xué)校的管理者，在對學(xué)校開展管理的時候，依然將重點放到學(xué)生的學(xué)習(xí)中，認(rèn)為學(xué)校的檔案管理工作可有可無，不會影響學(xué)校的教育質(zhì)量。這些落后的觀念，直接制約了信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。因此，在借助現(xiàn)代信息技術(shù)開展學(xué)校檔案管理的時候，必須要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的理念，對學(xué)校的檔案管理工作給予全面的、客觀的認(rèn)識。一方面，高中學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)的教師，必須要認(rèn)識到信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用價值，從領(lǐng)導(dǎo)層面對其給予足夠的重視，不斷推進信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用;另一方面，還要注重檔案信息化管理中的相關(guān)操作要素、操作理念，不斷提升檔案信息化管理的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性等;最后，還要不斷加強相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在全面了解現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，合理規(guī)劃信息技術(shù)設(shè)施建設(shè)、加大信息技術(shù)資金投入、構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)共享平臺和系統(tǒng)等，不斷推進高中學(xué)校檔案管理的信息化[3]。

2.檔案信息資料格式化

在實現(xiàn)高中學(xué)校檔案管理信息化的過程中，面臨的首要問題就是實現(xiàn)檔案信息資料的格式化，只有做到這一點，才能實現(xiàn)高中學(xué)校檔案的精準(zhǔn)、便捷、快速管理，不斷提升檔案管理的有效性。具體來說，在實現(xiàn)檔案信息資料格式化的過程中，要想借助計算機強化檔案管理，必須要建立健全、完備的檔案資料庫。在檔案資料庫中，在查閱檔案、利用檔案的時候，無需接觸到檔案的原件，可通過電子的形式進行查閱。如此一來，延長了檔案的保存時間，也避免了檔案在應(yīng)用過程中出現(xiàn)的損傷現(xiàn)象，顯著提升了檔案的管理效率，發(fā)揮了檔案的應(yīng)有價值。因此，為了實現(xiàn)這一點，檔案管理人員必須要從原來的檔案保管員，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的“審計員”，對檔案信息的連續(xù)、精準(zhǔn)、完整和真實性給予足夠的關(guān)注，并借助現(xiàn)代信息技術(shù)，將學(xué)校統(tǒng)一的檔案資料進行電子化，將其存放在檔案資源庫中，最終實現(xiàn)檔案的信息化管理。

3.注重檔案信息的收錄和整理

在實現(xiàn)高中學(xué)校檔案信息化管理的過程中，要想保證其具有極強的整體性、可持續(xù)性，管理人員在開展檔案管理的時候，為了保障檔案的完整性，以及可利用性，必須要注重紙質(zhì)檔案在保管與審查的時候，具有極強的信息完整性。具體來說，相關(guān)管理人員在錄入檔案的時候，要對紙質(zhì)檔案中相關(guān)的信息進行審核，確保其具有極強的完整性，以免出現(xiàn)信息不全的現(xiàn)象。只有加強這一系列基礎(chǔ)性的工作，才能有效提升高中學(xué)校檔案的信息化管理水平[4]。

4.構(gòu)建云計算信息處理平臺

信息技術(shù)背景下，通過云技術(shù)的應(yīng)用，可以精準(zhǔn)了解用戶的需求，并為其提供有針對性的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。具體來說，云技術(shù)主要是由云服務(wù)、云計算共同構(gòu)成，其中云計算主要是借助虛擬化、自動化的現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)造出更多的運算資源;云服務(wù)則是借助虛擬形勢，利用網(wǎng)絡(luò)這一載體，直接對客戶進行服務(wù)。因此，在加強高中檔案室、圖書室信息化管理的過程中，必須要加強信息化管理平臺建設(shè)，將學(xué)校的檔案資料上傳到學(xué)校的公共云平臺上，并對其進行安全加密，進行妥善的保存。如此一來，不僅實現(xiàn)了檔案資源的共享和利用，也強化了檔案的管理效果。

5.強化檔案管理的安全性

由于高中學(xué)校檔案管理中涉及到的內(nèi)容非常繁多，包括動態(tài)化的學(xué)生信息、教師信息等。在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，受到信息技術(shù)特點的制約，不可避免地會出現(xiàn)檔案信息泄露的現(xiàn)象。因此在加強檔案管理的過程中，不斷提升檔案管理的安全性是首要任務(wù)。這就要求在加強檔案安全管理的時候，針對重要的檔案信息，可充分借助云存儲技術(shù)、信息加密技術(shù)、防護墻技術(shù)等，不斷提升檔案信息的安全性、完整性;另一方面，還要強化檔案管理工作人員的安全意識，在日常工作中時刻做好檔案信息的安全防護工作，確保檔案信息在管理的過程中不會出現(xiàn)泄露的現(xiàn)象。

6.提升信息檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

在借助信息技術(shù)開展學(xué)校檔案管理的過程中，必須要加強相關(guān)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)工作，使其具備極強的專業(yè)素養(yǎng)，滿足當(dāng)前的信息檔案管理需求。一方面，高中學(xué)校必須要積極引進一些專業(yè)化的檔案管理人才，充實檔案管理隊伍;另一方面，還要加強相關(guān)工作人員的培訓(xùn)工作，例如，定期開展專業(yè)培訓(xùn)、組織工作人員開展信息化管理知識學(xué)習(xí)、到其他學(xué)校參觀與學(xué)習(xí)等，不斷提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，適應(yīng)信息化的檔案管理需求。

結(jié)語

綜上所述，將信息技術(shù)應(yīng)用到高中學(xué)校的檔案管理中，有效提升了檔案管理的效率，推動了學(xué)校的管理工作，為學(xué)校更好地開展教學(xué)提供了有力的外部保障。因此，高中學(xué)校必須要重視檔案管理，并及時更新管理理念、優(yōu)化管理手段等，全面推動信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用。

【參考文獻】

[1]徐強.信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用[J].管理觀察，2018（14）：136-137.

[2]朱自生.論信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（4）：90.

[3]張文國.信息技術(shù)對提升高中檔案管理質(zhì)量的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（12）：102.

[4]丁榮茹.信息技術(shù)在高中學(xué)校檔案管理中應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（1）：26-27.

（作者單位：山東省棗莊市第八中學(xué)南校）