煙草行業人事檔案管理研究

梁瑜玨

摘 要：中國煙草行業是國有企業的中堅力量，為實現國家稅利提供了保障。在實踐中，人事檔案管理作為人事工作的基礎，不僅關系到每位煙草員工的利益，更是關系到國有企業的健康發展。從理論結合實踐的角度出發，探析煙草行業目前的人事檔案管理現狀，指出存在的問題，提出有針對性的解決方案，有利于健全人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平。

關鍵詞：煙草行業;人事檔案;管理

中圖分類號：F24 文獻標識碼：Adoi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2020.01.034

2018年11月，中共中央辦公廳印發了《干部人事檔案工作條例》，明確指出“干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執政資源，屬于黨和國家所有。”因此，國有企業的人事檔案管理顯得尤為重要。2018年煙草行業實現工商稅利總額超過一萬億元，為國有企業和國家的經濟發展作出重大貢獻。作為人事工作的重要組成部分，人事檔案管理在煙草行業的發展中起著重要的作用。

1 煙草行業人事檔案現狀

目前，全國煙草行業職工人數約55萬人，在國有企業中舉足輕重。煙草行業的人事檔案仍以紙質檔案居多，存儲在檔案室內。隨著行業內人員調動、學歷提升、個人信息變更等情況不斷出現，不管是查閱、更新、利用人事檔案顯得比較被動，人事檔案管理方式無法滿足行業高質量發展的需要。

2 人事檔案管理存在的問題

隨著信息科技的發展，人員的流動，人事檔案的頻繁利用，給煙草行業的人事檔案管理帶來了困難和挑戰，主要表現在以下幾方面。

2.1 重視度不夠，制度不健全

一直以來，人們對人事檔案的重視程度不高，認為人事檔案在不查閱的時候沒有什么用處，無需特別管理。行業內各個省市、各家單位的人事檔案管理制度不一，存在有的公司制度不健全的現象。制度的不健全帶來的問題很多，比如人事檔案的管理隨意、管理檔案的人員達不到要求、檔案室不符合規定的標準等。

2.2 人事檔案管理人員參差不齊

由于對人事檔案工作的不重視，管理人事檔案的人員素質參差不齊，有的管理人員沒有檔案管理的業務水平，不清楚查閱檔案的要求，不了解哪些資料應該放入人事檔案中、哪些不應該放入。甚至很多單位沒有專人負責人事檔案的管理，給人事檔案的安全造成一定威脅。

2.3 紙質檔案管理不易使用不便

一是傳統紙質檔案給管理人員造成不必要的工作負擔。由于個人信息的變更和增加，紙質檔案需要不斷修改目錄，這項工作十分繁瑣。比如每年末考核結束，員工當年的考核結果要被裝進人事檔案，此時就需要在檔案目錄中添加這一信息，然后將目錄頁打印出來，再把新的目錄和考核結果打孔后裝進檔案盒里。在數字現代化的今天，這項工作顯得有些多余，明明用電子化的手段可以更簡便地完成。二是傳統的紙質檔案儲存了幾年到幾十年，尤其是1949年前后形成的檔案，難免出現紙張脆弱、磨損嚴重的情況，有些檔案已經字跡不清、無法辨認，不利于查閱。三是隨著在干部提拔環節“凡提必審”，人事檔案越來越被頻繁使用，翻閱紙質檔案效率低，而且容易遺漏信息。

2.4 人事檔案管理被動

信息社會加快了工作節奏，但人事檔案的管理被動制約了人事工作的發展，主要表現在檔案管理人員無法及時掌握員工個人信息的變更，有些內容只能等員工上報材料，而員工很可能會忘記告知管理人員，給人事檔案的更新、人事數據上報帶來不便。例如，某員工2017年取得了某職業資格證書，直到2019年才把證書交給管理人事檔案的人員，導致了檔案更新不及時、統計人事信息錯誤的情況。

3 解決對策

針對當前煙草行業人事檔案管理出現的問題，結合行業的發展現狀，提出的對策為“制度+電子檔案”模式，即健全配套的檔案管理制度和建立電子檔案系統。

一是自上而下建立健全的、適應時代發展的人事檔案管理制度，各省市、各單位結合自身情況，建立適合自身發展的認識檔案管理制度。

二是在煙草行業內開發一個人事檔案系統，或在現有的中國煙草網絡系統中添加人事檔案的模塊，由各單位管理員負責人事檔案的錄入、新增、變更等管理工作。一方面電子檔案的普及將成為趨勢，在行業內越早建立電子檔案越有利于今后的工作;另一方面，使用行業內自己的系統大大降低了數據被其他公司或個人竊取的風險。

3.1 提高人事檔案的重視程度

煙草行業的領導和職工應該意識到人事檔案的重要價值以及管理人事檔案的意義，從制度上、從源頭上重視人事檔案的管理工作。國家局應完善相應的制度，各省、市煙草公司根據國家局的制度完善本公司的人事檔案制度，對人事檔案的管理原則、范圍、人員、方式等作出明確要求。

3.2 配備人事檔案管理人員

根據《干部人事檔案工作條例》，“每管理1000卷檔案一般應當配備1名專職工作人員。有業務指導任務的干部人事檔案工作機構，還應當配備相應的業務指導人員。管理檔案數量較少且未設立工作機構的單位，應當明確崗位，專人負責。”煙草行業的各單位應該明確專人負責人事檔案的管理，超過1000卷檔案的，應該設置1名專職工作人員;檔案數量較少的應當有專人負責。建議各州市煙草公司、各直屬單位將人事檔案管理員上報至省級公司備案，形成統一的人事檔案管理員庫，實行動態管理，同時定期舉辦人事檔案管理員培訓班，確保人事檔案管理員的素質符合管理的需求。

3.3 利用新科技做好電子檔案

紙質檔案的弊端在現代社會越來越多地顯現出來，而電子檔案將成為未來檔案的重要載體，開發、更新一個新的電子檔案系統勢在必行。第一，用電子檔案儲存海量的信息，解決存放空間不足、浪費紙張等問題;第二，人事部門和信息化部門協作管理電子檔案，有信息化專員維護系統，確保數據的安全性;第三，設計搜索關鍵詞的功能，不必逐頁逐句去尋找;第四，設計自動匹配目錄的功能，將更細、添加的檔案內容標題自動更新到目錄中。

3.4 管理方式變主動未變動

在建立電子檔案的基礎上，可以改變管理檔案的模式，從傳統的人事部門負責管理到全員共同參與。假如借助中國煙草網絡學院平臺，各單位有一個管理員賬號，擁有增加、修改電子檔案的權限，人事部門負責人擁有審核電子檔案的權限，其他每個員工都有自己的賬號，用于上傳個人信息。當員工個人有新增的檔案時，比如取得博士研究生畢業證，該員工將信息和畢業證掃描件上傳到電子檔案系統中，提交管理員審核，管理員審核通過后將信息添加到該員工人事檔案中。

4 結語

人事檔案的管理看似是微不足道的工作，實則關系到人事工作的根基是否牢靠，發展是否長遠。因此，做好新時代的人事檔案管理工作任重道遠，我們應以飽滿的熱情和認真的態度投入到人事檔案管理中，為煙草行業的發展貢獻新力量。

參考文獻

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[3]全國煙草行業連續四年實現水里、上繳財政兩個超萬億元[EB/OL].http：//www.ce.cn/xwzx/gnsz/gdxw/201901/17/t20190117_31289811.shtml，2019-01-17.