關(guān)于對辦公室公文精益化管理的思考

畢妍

【摘要】在公文精益化管理理念逐漸普及的大環(huán)境下，辦公室中公文管理水平得到了一定的提升。本文通過對常見的辦公室公文管理問題進(jìn)行深刻剖析，研究改進(jìn)思路、提出解決措施，積極將辦公室的公文運(yùn)作處理能力發(fā)揮到最佳狀態(tài)，圍繞安全、準(zhǔn)確、及時、保密的原則，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公室公文管理的精益化。

【關(guān)鍵詞】辦公室 ?精益化管理 ?公文處理

公文又稱文件，指的是公文文書。在國家政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、社會組織的工作和管理中制定的文書。由于辦公室的工作復(fù)雜瑣碎，稍微馬虎就會導(dǎo)致一些問題的出現(xiàn)。雖然當(dāng)今辦公室公文管理水平已經(jīng)逐漸提升，但其中仍然存在著些許不足。因此，要求工作人員積極改進(jìn)工作思路，促進(jìn)公文管理的精益化與規(guī)范化。

一、辦公室公文管理中存在的問題

首先，文件接收登記分類模糊。文件接收是指按時接收外部送到公司或者機(jī)關(guān)單位的公務(wù)文件，其中包含資料、文件、信函、電報等。辦公室在接收涉密公文、一般公文時沒有按照類型和文件的重要程度進(jìn)行細(xì)致化分類，這為之后的管理工作造成阻礙。其次，缺乏公文的傳閱管理。公文的傳閱是企業(yè)或者單位文秘部依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批的傳閱意見，第一時間將接收到的公文或者其他資料提供給相關(guān)部門工作人員和負(fù)責(zé)人進(jìn)行查閱辦理工作。公文的傳閱記錄缺失會使公文的行蹤不明、閱覽速度受限，出現(xiàn)公文積壓、丟失文件等問題。最后，公文的交接過程不清晰。在公文歸檔工作中，不需歸檔與應(yīng)歸檔公文的區(qū)別不夠清晰，致使工作效率下降。

二、辦公室公文管理的精益化管理策略

（一）規(guī)范文件接收登記管理

按照部門辦公室的職責(zé)，進(jìn)行清晰分類精益化管理。第一，對于政府類涉密公文，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)的分類登記保存。同時，涉密文件的登記、接受工作需要依照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》等法律規(guī)章進(jìn)行。對于涉密文件需要及時進(jìn)行單獨(dú)登記，依照文件之間的關(guān)系、保存價值、特征分類登記，確保涉密公文信息的完整性、安全性。比如，省局的公文需要區(qū)別于一般的涉密公文和一般公文，單獨(dú)收發(fā)、登記、保存。第二，紙質(zhì)類型的公文需要單獨(dú)存放。同時需要依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單位或者公司紙質(zhì)文件的編號、登記、蓋章、發(fā)送、保管操作。紙質(zhì)公文登記應(yīng)依照登記表做到詳細(xì)記錄，確保文件的科學(xué)分類與合理保存。其三，對外來郵件的登記。辦公室在收到外來郵件時，應(yīng)立即拆封，按照具體標(biāo)準(zhǔn)在登記表中記載編號、名稱。其中涉密類文件要單獨(dú)存放，將該文件提送至部門主管進(jìn)行擬辦，供領(lǐng)導(dǎo)批示，依照領(lǐng)導(dǎo)的指示意見送到相應(yīng)的部門辦理，同時在公文登記表中詳細(xì)記錄。注意應(yīng)及時收回傳閱的文件，并仔細(xì)存放。

（二）創(chuàng)建文件傳閱登記表

公文傳閱登記表可以有助于對公文的實(shí)時登記追蹤，以免出現(xiàn)公文積壓或者丟失的現(xiàn)象。辦公室需要依照流程對各種類型的文件進(jìn)行登記。比如，利用傳閱登記表，對登記文件的編號、接收人、送閱單位、接受時間、備注、退回時間等數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的跟蹤登記，避免造成公文的積壓、泄密、丟失等問題，還可以在問題出現(xiàn)之后利用傳閱登記表找尋責(zé)任承擔(dān)人。另外，辦公室人員需要具有文件保密意識，以及警惕心理。比如，在公文的歸檔、保存、調(diào)取、登記、查閱等流程中，嚴(yán)格按照相關(guān)管理制度執(zhí)行操作，確保涉密公文的安全。

（三）強(qiáng)化公文交接登記管理

其一，需要將不歸檔與歸檔的案卷詳細(xì)區(qū)分，將歸檔的文件交由檔案管理員處理。其二，交接的文件名稱目錄需要一式三份，檔案盒中放置一份，接受部門和移交部門手里各一份，另附《移交備考表》，其中將移交人、交接時間、接收人等信息詳細(xì)記錄。其三，目前先進(jìn)的檔案管理軟件可以幫助工作人員提升檔案的管理效率，是辦公室中普遍應(yīng)用的管理方法。在文件的交接中，雙方需要仔細(xì)檢查文件的情況、案卷中文件的數(shù)量，判斷是否與移交目錄中文件的數(shù)量相一致。其四，公文交接工作需要嚴(yán)格辦理，符合條件的文件在辦理移交時，雙方各執(zhí)移交目錄一份，在檢查核實(shí)無誤之后方可登記簽字，其中辦公室的公文交接需要半年之內(nèi)做到紙質(zhì)公文與OA公文交接一次。

（四）升級公文流轉(zhuǎn)監(jiān)督管理

工作人員需要強(qiáng)化公文流轉(zhuǎn)的督查辦理能力，提升辦公的效率。比如，一般要求重要公文流轉(zhuǎn)時限為1日、復(fù)雜公文或者多部門相關(guān)的公文做到3日之內(nèi)完成。同時需要將公文信息及時記錄，依照要求在處理表上注明處理的期限。同時公文的管理單位應(yīng)當(dāng)按照公文辦理要求的重要程度，加以詢問處理，積極監(jiān)督有關(guān)部門及時進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)操作。防止因職責(zé)不清晰造成無人管理的現(xiàn)象。另外，需要履行督辦職責(zé)。比如，創(chuàng)建公文催辦制度，在一般情況下15個工作日內(nèi)進(jìn)行一次，遇到重大事項(xiàng)需要立即督辦通報，從而提升公文的流轉(zhuǎn)速率，改進(jìn)工作效率，提升管理水平。

（五）做好文件歸檔管理

工作人員在接受發(fā)送文件時注意做好文件的歸檔、保密工作。辦公司管理人員需要及時將傳閱后和完成辦理的企業(yè)、政府文件，進(jìn)行分類、整理、歸檔。其中涉密文件需要獨(dú)立存至文件保險柜內(nèi)，以保障文件的安全性和完整性，還可以于次年的3月末之前將文件移送至檔案室。

三、結(jié)論

在現(xiàn)代社會職位分工的不斷精細(xì)和專業(yè)條件下，精益化管理的工作方式已經(jīng)來臨。因此，要求工作人員需要充分將精益化管理理念與辦公室公文管理相結(jié)合，積極將辦公室由粗放化管理轉(zhuǎn)為精益化管理，將公文處理做到精益求精，實(shí)現(xiàn)辦公室服務(wù)效率與工作質(zhì)量的雙重提升。

參考文獻(xiàn)：

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