如何做好造林工程資料的整理和歸檔

黃潔

（清遠市銀盞林場，廣東清遠 511500）

林業生產周期長，而在生態文明建設過程中林業的發展具有舉足輕重的作用，造林工程資料的收集、整理、歸檔不僅為清遠市林業重點生態工程提供真實、準確、可靠的資料還對日后林業調查規劃及動植物生長生活的觀測有著重要的指導作用。

1 造林工程技術資料和報賬資料整理和歸檔的重要性

林業生產和經營都是粗放型的，不像土建工程那么嚴密，許多人都認為林業工程資料無足輕重，導致工程負責人不能及時對林業工程資料進行記錄與整理。廣東省林業廳在2018 年出臺了四大重點林業生態工程技術要點，以及廣東省林業調查規劃院出臺的《廣東省2018 年林業重點生態工程檢查操作細則》，對林業工程施工要求日益嚴格，工程資料收集、整理、歸檔工作作為工程建設過程中重要的環節，同樣引起相關部門負責人的重視。

1.1 工程資料具有連續性

工程資料的記錄伴隨著工程的整個過程，是對工程建設過程的詳細記載。一個造林項目有以下環節：劈青、清雜、打穴、施基肥、回表土、購苗（含苗木的檢疫檢驗）、種植和撫育。每一個環節都必須及時檢查驗收，形成的文字材料和圖片（或視頻）作為歸檔材料。因此相關工作人員要詳細記錄每一個環節，做到材料的及時記錄與整理才能掌握造林項目的發展情況。

1.2 工程資料可對施工現場進行有效監督

工程資料可以直觀地了解到工程項目中任何一個施工環節中所耗費的時間、數量、人員、規格等內容，并且能夠反映工程項目中存在問題，是否偷工減料、是否存在工程的數量誤差等等。跟班作業的技術人員或監理單位可以監督施工的質量并及時的提出施工單位沒有察覺到的漏洞。一些隱蔽工程（比如打穴、施肥和苗木）在工程結束后，就很難看出其真實狀況，必須要有當時的檢驗或驗收報告，才能掌握施工狀況。工程資料能夠幫助工程負責人清晰地意識到項目中存在的缺陷。

1.3 工程資料可作工程信息查詢的有效依據

在后期對造林項目進行審查的過程中，高質量的工程資料能夠幫助項目負責人了解每個環節及節點的情況。當出現問題的時候（數量不符、質量差異等），工程負責人能夠及時準確地從工程資料中查詢到導致問題出現的原因。因此及時對工程資料進行記錄，不但有利于工程負責人科學有效地管理項目，同時為上級決策領導提供科學的依據，正確指導全市的營造林工作，特別對工程項目的績效評價和工程項目的審計更具有工程資料的重要性。

1.4 造林工程資料可作學習交流的有效工具

工程資料不僅在造林項目的建設過程中提高工程負責人的工作效率，在造林工程結束后還能夠為之后的造林項目在技術采用及問題解決方面提供實踐經驗。每個階段性工序都必須有施工小結，竣工時必須寫好竣工報告，聘請監理單位的每個階段性工序都必須有階段性監理報告，竣工時必須寫好竣工監理報告，這些文件能夠反映出施工過程中需要著重注意及可借鑒的方面，對這些材料進行學習能夠幫助工程負責人提高工程管理能力，同時也是相互學習交流的有效工具。

1.5 資料規范管理工作對工程建設的重要性

①充分認識內業資料規范管理工作對工程建設的重要性。要從人員、設備和資金三方面進行全面保障；②參與內業資料建立和整理的人員要勤學苦練，工作中做到嚴謹、真實和準確。內業資料工作是工程建設中一項重要的基礎性工作，反映各參建單位的綜合管理水平和人員的業務水平，所有人員應本著精益求精的態度做好工作；③要加強實踐與理論知識方面的聯系，能夠在實踐過程中摸索和歸納經驗。各參建單位要切實規范內業資料工作，做到立卷要規范、歸檔要及時、分類要準確，確保檔案安全、規范化管理。

2 造林工程技術資料整理和歸檔的具體措施

2.1 及時收集和記錄工程技術資料，保證真實、有效

在整理工程技術資料時要保證資料的準確性、客觀性及真實性，避免出現投機取巧或為省工省料而造假的情況，更不能一味的追求較高等級的工程質量而弄虛作假。施工單位在開展工作的過程中要將批準的作業設計作為施工的依據；必須使用“三證一簽”的良種壯苗；肥料必須按照設計書要求的各種元素配比適當的合格產品；打穴規格、施肥的數量和質量、苗木的苗高和地莖等情況，要在階段性驗收（監理）報告和竣工報告中真實反映出來，階段性驗收（監理）報告和竣工報告技術資料必須由施工單位項目負責人（或監理單位）簽署和填寫，不能隨意涂改，堅決保證工程資料的準確性與可信性。

2.2 確保技術資料準確無誤

技術資料的記錄與整理需要專業的工作人員，保證記載內容及數據能夠在準確可靠的基礎上充分的體現工程的情況。首先工作人員要能夠及時了解圖紙、設計方面出現的改變，同時有一定的實踐經驗，還要在造林項目的施工環境以及工程品質方面具有良好的評估能力。必須按照《造林技術規程》（GB/T 15776—2016）詳細具體地填寫技術資料。

2.3 確保技術資料和報賬材料的完整性

技術資料由于記載或者保存過程中出現紕漏導致其完整性降低，嚴重影響工作人員對工程施工過程的了解，無法準確地反映工程項目的質量水平。不完整的報賬資料不能報賬，即使勉強報賬了，也會為將來的績效評價和審計帶來不必要的麻煩。

（1）造林工程技術資料。根據清遠市造林工程建設的實際，歸檔的造林技術資料有以下幾個方面：①資金下達文件；②立項批文及財審資料；③造林工程設計書及批復，設計有變更的還有設計變更請示和批復；④招投標文件；⑤施工記錄：包括開工報告、天氣記錄、檢查報告、整改報告和造林工程實施前后的圖片（視頻）等；⑥造林工程質量驗收記錄：包括階段性驗收（監理）報告、竣工報告及工程自查驗收報告和上級核查報告。這些資料都在工程施工過程中由專人負責進行逐項收集、整理、匯總而成。

（2）造林工程報賬材料。①《請款申請函》（施工單位出具并蓋公章）；②《建設單位請款請示》；③《清遠市財政支農專項報賬制資金審批表》（實施項目名稱、撥款單位、資金來源、支付金額及經辦人、審核人、單位領導簽字，并由單位主管部門和財政部門審核蓋章）；④《財政支農專項資金報賬制實地核查表》；⑤《清遠市財政支農專項報賬制資金支出明細表》；⑥《勞務（培訓）費支出表》；⑦《物資入庫單》；⑧《項目竣工驗收報告》；⑨《項目實施單位資金申報承諾書》；⑩《（銀行）開戶許可證》（施工單位）；1○《發票》；12○《資金下達文件》；13○《施工合同》；14○《政府采購備案表》；15○《中標（成交）通知書》。

2.4 技術資料和報賬材料必須規范化

技術資料與報賬資料要具有真實可靠以及完整性的情況下，資料的規范性也有一定的要求。首先，資料中出現的簽字部分一律使用碳素墨水筆，且不能存在漏簽、代簽的情況，字體要規范、字跡要整潔；工程資料全部用A4 紙裝訂，保證紙張無污染；其次，資料中的分類分項要清楚，材料清單、資料封面、三級目錄等內容完備，資料要編排有序，逐頁匯編；最后，設計變更單、施工現場簽證單及技術核定單等材料要齊全。

信息技術在檔案工作中的科學應用，能夠充分發揮技術優勢，對管理工作進行科學優化，借助信息設備和網絡技術，使得相關信息能夠通過網絡進行高效傳遞，保證檔案資料的時效性，同時利用信息技術對數據信息進行深入分析，形成對檔案利用環節的科學優化，提高檔案利用效率。

以前都是手工記賬，速度慢，效率低?，F在我們能夠結合財務檔案管理實際情況，充分利用相關信息進行高效的錄入和修改，及時發現異常信息和錯誤操作，利用大數據的先進技術，準確提取檔案資料中的重點內容，形成完善的數字化檔案數據庫，通過對財務工作信息的全面收集分析，形成及時的反饋，對管理決策的優化提供有效支持。

2.5 加強培訓指導

加強聯系項目實際，對造林工程項目建設內業資料規范管理的定義、重要性、特性、組成、收集范圍、編制存在的問題和具體項目有關資料的內容等七個方面進行分析。對各參加單位進行有效的指導，強調要確保工程檔案內業資料與項目同步進行。在培訓中，重點圍繞分部、分項、單位工程的確定、與監理單位的資料配套、從事內業資料工作人員穩定、施工技術資料填寫規范及要求、造林工程竣工資料編制及歸檔等方面進行交流和討論?；氐巾椖亢笠雅嘤査鶎W的知識運用到實際工作中，并通過傳幫帶的方式把培訓學到的內容傳遞給更多參與項目內業資料技術人員和管理人員，使項目的內業資料管理水平有新的提高。

2.6 嚴格標準，全面提高檔案收集整理水平

根據機關檔案工作目標管理考評標準，要全面保持和提高檔案工作質量，關鍵要堅持抓好檔案工作的基礎工作。①經常對檔案工作進行全面的清理和清查，加強督促指導，將各類檔案資料按規定時間歸檔，造清單，移交至檔案管理人員；②在檔案整理過程中，我園按照標準高、要求嚴等規定，采取集中物力、財力和人力分類整理，根據國家檔案局的“八號”令，按上級部門制定的規定，要明確文件歸檔的范圍，準確劃分檔案的保管期限。

3 小結

造林工程資料整理工作是工程建設中舉足輕重的一項關鍵性工作，是一項系統工程，是涉及林業各個部門、存在于施工各個階段的一項綜合性的工作。只有提高業主、監理以及施工單位三方面的工程資料管理能力，才可以確保工程資料的真實性、完整性、規范性以及準確性，最大限度反映出工程建設中各個環節的工作情況。不斷提高我國造林工程資料的整理水平，保證工程資料的質量，為我國建造高品質的林業項目提供實踐性的依據與保障。