高校儀器設備全生命周期管理

李謀事，張夢影

（瓊臺師范學院國有資產管理處，海南海口 570311）

0 引言

隨著高校科研、教學、實訓任務在不同階段對儀器設備的需求，高校內各人員對儀器設備管理措施的關注程度逐漸增加。儀器設備管理包括前期購置、中期維護、后期處置等3 個階段，也是全生命周期管理（全周期管理）的主要框架。為了使高校儀器設備從它的購置、維護、處置3 個階段的全生命周期中發揮功效，需要建立起一套全新的全生命周期管理機制，使得現有的儀器設備充分利用，急需的儀器設備快速應用，為高校科研人員提供應有服務，充分提升儀器設備的使用效率。

1 高校儀器設備管理現狀

1.1 設備投入經費持續增加

近年來，國家倡導建設綜合性國際知名大學以及創辦雙一流學科的要求，其中一條最基本體現就是各高校各學科的專業儀器設備資產總值，為此各部委各地方政府也加大了儀器設備的經費投入。以海南省為例，近3 年來每年對高校的儀器設備采購投入不少于10%的遞增，為此，高校的政府采購項目中儀器設備采購也占多數。高校儀器設備招投標工作也日益繁重，一般情況下每年上半年均需要把計劃采購項目完成招投標工作，下半年屬于儀器設備供貨安裝培訓應用階段。另外，由于其他基建項目準備周期較長，經費支出進度較慢，每年年底各高校還會視情況，將尚未完成支付指標的經費調整為儀器設備購置使用。為此，近3 年來，高校的儀器設備產生總值每年不少于20%的速度增長。

1.2 設備利用率低，使用效果差

在財政經費預算充足，儀器設備采購效益立竿見影的促使下，儀器設備重采購、輕利用的弊端日益嚴重。有些高校領導，從職權分立、相互監督的角度考慮，將儀器設備采購使用方與日常管理方由不同人員分開負責，大家各司其職，互不干涉。一般情況下，儀器設備需求方為各科研實驗室科研實驗人員，他們只對儀器設備性能、使用習慣提出要求。日常管理方為實驗室管理中心設備管理員，他們需要維護保養儀器設備，使之能夠安全可靠高性能運行。從最終儀器設備發揮的功效看，雙方目的是一致的，都是讓儀器設備更好服務于科研教學工作，但是從儀器設備使用管理看，他們的要求是相悖的。使用方要求儀器設備盡量能夠滿足專業的個性化要求，以便完成獨有科研實驗，管理方希望所有的儀器設備進行共性管理，以便降低日常維護保養的工作壓力和管理風險。為此，目前高校普遍存在儀器設備購置量很大并且賬面上已經完全滿足學科要求，但是設備利用率以及使用效果很差的情況。甚至有些高精尖的進口儀器設備，購置后僅利用一次就封箱保存，避免無關或者非正當使用，由此產生高昂維修費用。

1.3 設備賬目價格不能真實反映設備現值

按照財政部門對高校固定資產報廢及折舊的要求，儀器設備從它的產生那一刻開始就進入折舊周期計算。但是由于高校儀器設備管理人員與固定資產管理人員對設備賬目價值以及使用現值理解不同，儀器設備資產總值的數據往往不能統一，甚至有些時候偏差很大。目前大多數高校中，儀器設備管理人員屬于實驗室管理中心管理，他們統計的只是儀器設備賬目價值，即儀器設備產生時的合同單價，固定資產管理人員屬于國資處管理，固定資產管理人員不僅統計賬目價值，還有設備使用至今折舊以后的設備剩余殘值。另外，由于儀器設備屬于固定資產的一部分，在固定資產進行后期處置時將對儀器設備一并處置，雙方在對儀器設備處置時不能實現實時同步，難免出現前后脫節的情況。有時上半年由實驗室管理中心上報給教育部門的數據中某項儀器設備還存在，但是下半年由國資處上報財政部門的數據中已經作為報廢處理，或者在財政數據中某項儀器設備數據已經達到報廢年限系統自動報廢，但是由于科研實驗的延續性以及該儀器設備的特殊性，該儀器設備仍然在實驗室管理中心正常使用。

2 建立儀器設備全生命周期管理機制

2.1 儀器設備全生命周期的理解與定義

儀器設備的全周期管理是指從設備的參數選型、技術論證、市場采購、應用驗收、運行使用、維修保養、淘汰報廢、再利用、處置處理等全過程管理，總得來說分為前期購置、中期維護、后期處置等3 個階段。前期購置作為儀器設備生命的產生階段，它決定著儀器設備未來使用的方向，為教學科研初期啟動工作提供基礎保障，為此儀器設備購置前的必要性、可靠性、可行性研究評審極為重要，它直接決定了儀器設備的技術參數，使用性能指標等要求；中期維護為儀器設備生命的運行成長階段，儀器設備采購入賬后即在高校固定資產中產生，它在科研教學工作中如何發揮功效，如何服務于廣大師生，這個階段管理尤為重要；后期處置為儀器設備生命走向結束階段，不管是報廢、變賣還是轉贈、捐贈給其他單位，在結束它的生命之前發揮最后的功和熱，它將徹底從高校固定資產賬目中消失。

2.2 儀器設備按照生命周期實現階段職能轉變

從儀器設備的內部關系人中大體可分為設備采購人員，設備使用人員和設備管理人員，這些人員從目前高校的管理職能劃分中，屬于不同的3 個部門，其中設備采購人員由國資處負責，設備使用人員由各院系專業教職工負責，設備管理人員由實驗室管理中心負責。這些人員在儀器設備生命周期的各個過程中，直接和間接與儀器設備打交道，雖然分工明確，職責清晰，但是每一類人員對儀器設備的“干涉”均會影響到另外兩類人未來對它的使用，從而影響設備功效發揮。例如，使用人員對儀器設備性能提出過多過高的要求，勢必影響采購人員的采購預算以及采購周期，從而會對設備管理人員提出更高的維修保養要求，增加設備維護保養經費；采購人員一味追求采購效率，節約經費預算，也會忽略儀器設備某項高精尖的性能指標，造成購置的設備不能滿足使用人員的要求，既影響設備使用率，占用實驗室空間，并且會對后期設備管理人員的安全管理產生影響。為此，在儀器設備全生命周期過程中，儀器設備的干系人尤其是采購人員、使用人員、管理人員必須職權分立，協同合作，才能使之平滑順利地實現階段轉變。

2.3 分級管理，責任到位，層層落實

儀器設備作為固定資產的一部分，必須按照固定資產管理模式進行分級管理，務必做到責任到位，并且要求層層落實。首先，儀器作為科研教學設備，有時它并非單獨屬于個人使用，很難像其他固定資產一樣將其定義為單個人下的資產。例如，公共機房的可編程機器人，計算機專業和電子電工專業師生均可用到，甚至個別專業老師做科研也可用到；其次，有些儀器對使用環境有特殊要求，并非在本單位區域內使用，不能簡單將管理責任落實到某一個部門，例如，高精度電子天平，平時存放在恒溫恒濕柜中，但是恒溫恒濕柜的資產管理部門并不能管理高精度電子天平；再次，有些儀器中零配件較多而且尤為貴重，在資產登記中無法界定，出現管理責任落實但并未管理到實體有價值的物品問題，例如，進口電子顯微鏡的鏡片顯示器，它可拆卸使用，但是其合同價比其他顯微鏡本身的價格還要貴。儀器設備即使有其獨特性，管理上也存在一定困難，只要按照校級、部門級、使用級的三級管理模式進行，明確分工職責，注重細節，加強監督，層層落實，還是可以有效合理地規避以上問題。

（1）三級管理模式。按照高校職能分工，明確實驗室管理中心為儀器設備管理的頂層管理級別，儀器設備全生命周期的3個階段狀態均由其批準后才能實現轉變；部門級作為三級模式的中間級別，負責匯總并審核使用級的儀器設備訴求，包括采購需求、維修、租借、報廢等訴求；使用級作為儀器設備的最底層直接級別，向部門級提出儀器設備的具體訴求，必須用數據可量化準確描述出來。

（2）分工明確，注重細節。儀器設備采購、維修、租借、報廢，均實現流程化管理，流程中明確各操作人員職責，流轉表單的填寫要求，各流程節點的運轉周期，加強流程管理宣傳，利用信息化手段建立管理系統，實現流程可視化管理。

（3）加強監督，層層落實。通過信息系統實現各流程自動運轉，設定流程簽發提醒功能，定期發布未按照規定執行情況通報，督促流程各操作人照章執行，依法辦事。

2.4 利用信息化手段，實現賬、物、價三者相符

高校儀器設備數據一般存儲于實驗室管理系統或者儀器設備管理系統，作為固定資產的一部分，它同時也存儲于固定資產管理系統或者國有資產管理系統。以海南省高校為例，其數據還存儲在財政部門的內部資產管理系統中，這3 個系統由于對儀器設備管理要求不一致，為此往往系統不能統一建設，數據也相對獨立，中間必然存在數據偏差。為此，經常出現某高校需要采購空調設備，經校內使用部門審核、國資處批準，現有空調確實不能滿足要求，確實需要購置新的空調，但是申請上報到財政部門，財政部門審核發現該校空調存量完全可滿足制冷面積，無需增加并駁回采購需求。實際其中一批空調早期已經實現報廢，只是財政系統不能及時更新才導致數據偏差。為此，必須利用信息化手段，通過數據接口，引入數據總線集成，搭建數據橋梁，將儀器設備數據從其生命周期前期產生的實驗室管理系統、中期運行維護的固定資產管理系統，到后期處置的財政國有資產管理系統全程貫通，協同合作，實時同步，真正意義上實現儀器設備賬目價格（“賬”）、物有所在（“物”）、現有價值（“價”），三者一一對應、件件相符。

3 結語

在儀器設備管理過程中，全生命周期管理是未來發展趨勢，也是實現精細化管理必不可少的一部分。只有把握好儀器設備的購置、維護、處置等3 個階段全生命周期的各個環節，通過各干系人員職權分立、協同合作、分級管理，利用信息化手段，實現賬、物、價三者相符，建立起一套全新的全生命周期管理機制，充分提升儀器設備使用效率，才能使儀器設備為高校科研人員提供應有服務。