高校年鑒編纂質(zhì)量與效率提升的探索
——以《北京大學(xué)年鑒》為例

劉 鵬 孫啟明 徐聰穎

（北京大學(xué)黨委辦公室校長(zhǎng)辦公室，北京100871）

年鑒是匯編一年內(nèi)重要史事、文獻(xiàn)和統(tǒng)計(jì)資料，按年度連續(xù)出版的資料性文獻(xiàn)。從其名稱看，“年”字體現(xiàn)了年鑒的時(shí)間跨度和周期性，強(qiáng)調(diào)年鑒編纂的效率；“鑒”字則含有對(duì)照、審察、警戒的意思，強(qiáng)調(diào)年鑒存史資政的作用，這就對(duì)其編纂質(zhì)量提出了要求。

高校年鑒作為年鑒的一個(gè)分支，兼具綜合性和專業(yè)性。一方面，高校是舉辦高等教育的專門機(jī)構(gòu)，具有相應(yīng)的專業(yè)屬性；另一方面，高校的功能涵蓋教學(xué)、研究、社會(huì)服務(wù)、文化傳承、國際交流等各個(gè)領(lǐng)域，一些體量較大的綜合性大學(xué)業(yè)務(wù)范疇更為龐大。隨著高校日益重視文化建設(shè)和歷史傳承，紛紛編纂出版年鑒，一些與高校年鑒有關(guān)的論壇、研討會(huì)、行業(yè)組織也越來越多[1]胡少誠.中國高校年鑒發(fā)展報(bào)告[A].冀祥德主編.中國年鑒發(fā)展報(bào)告(2017)[C].方志出版社,2017.(P195)。但由于高校年鑒起步晚，體制機(jī)制建設(shè)較不完善，還存在許多薄弱之處。近期，《北京大學(xué)年鑒》以問題為導(dǎo)向，著力加強(qiáng)制度建設(shè)，在提升高校年鑒編纂質(zhì)量和效率方面開展了一些有益探索。

一、高校年鑒編纂的兩個(gè)核心抓手

質(zhì)量和效率是“年鑒”的題中應(yīng)有之義，是編纂工作的兩個(gè)核心抓手。高校年鑒工作應(yīng)充分認(rèn)識(shí)質(zhì)量和效率重要性以及二者之間的對(duì)立統(tǒng)一關(guān)系。

（一）編纂質(zhì)量的重要性

高校年鑒是記錄學(xué)校發(fā)展的百科全書，是輔助學(xué)校管理的寶貴信息資料庫，是編寫校史校志的重要資料來源，是學(xué)校歷史文化傳承的重要載體。因此，年鑒收錄內(nèi)容必須兼顧全面性、準(zhǔn)確性、合理性，一旦發(fā)生錯(cuò)漏將貽誤久遠(yuǎn)。目前關(guān)于高校年鑒質(zhì)量的討論主要集中在框架結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)與條目撰寫兩方面。普遍認(rèn)為，高校年鑒應(yīng)該根據(jù)各高校自身辦學(xué)特點(diǎn)，結(jié)合高等教育發(fā)展規(guī)律，突出師生主體，更多從讀者角度出發(fā)，條塊結(jié)合，逐步構(gòu)建起多維框架體系[1]參見孫長(zhǎng)青.高校年鑒框架設(shè)計(jì)理論與方法初探——從上海市高校年鑒框架設(shè)計(jì)說開去[J].中國地方志,2013,(11).胡少誠,任一丁.高校年鑒框架設(shè)計(jì)的比較分析[J].中國年鑒研究,2017,(1).王振華.淺析高校年鑒的框架設(shè)計(jì)——以《華北電力大學(xué)年鑒.等幾部教育部直屬高校年鑒為例[J].中國年鑒研究,2018,(2).。

（二）編纂效率的重要性

進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校各類信息得到更加快捷的傳播，但同時(shí)也更加零亂繁雜、輕重難分。因此，年鑒整合提煉信息、便于檢索查詢的功能更加突出，受眾需要時(shí)效性更強(qiáng)的信息服務(wù)。有一些看法認(rèn)為，編纂年鑒是“為志書積累資料”“為地方志工作培養(yǎng)人才”，這實(shí)際混淆了地方志與年鑒工作，忽視了年鑒是年度信息工具書的屬性，結(jié)果造成許多年鑒的出版周期越來越長(zhǎng)[2]參見許辰君.論提高年鑒出版的時(shí)效性[J].中國地方志,2016,(2).許家康.關(guān)于縮短年鑒出版周期和加強(qiáng)年鑒編纂理論研究的建議[J].滄桑,2011,(6).。在一些發(fā)達(dá)國家，年鑒多為市場(chǎng)化運(yùn)作，對(duì)出版時(shí)效和信息服務(wù)極為強(qiáng)調(diào)，這值得我們學(xué)習(xí)借鑒[3]張恒彬.借鑒國外年鑒經(jīng)驗(yàn) 推動(dòng)年鑒事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)[J].史志學(xué)刊,2019,(5).。

（三）質(zhì)量與效率的對(duì)立統(tǒng)一

在年鑒編纂工作中，質(zhì)量與效率看似矛盾，實(shí)則是對(duì)立統(tǒng)一的。一方面，要保證年鑒質(zhì)量，就必須保障一定的編校出版時(shí)間，為速度犧牲質(zhì)量是不可取的。但另一方面，年鑒需要處理的信息量日益龐雜，編纂時(shí)程愈久，刪繁就簡(jiǎn)、去偽存真的難度愈大，倘若長(zhǎng)期延宕，更可能積重難返。相比地方大多設(shè)有地方志工作機(jī)構(gòu)或行業(yè)協(xié)會(huì)，高校普遍未配備專職志鑒隊(duì)伍，加之內(nèi)部組織體系相對(duì)松散，人員流動(dòng)較快，大量的數(shù)據(jù)和文稿資料如果不及時(shí)收集、核對(duì)，很容易淹沒在瑣碎的日常工作中，時(shí)間越久越難核查。從這個(gè)意義上講，保證適當(dāng)?shù)墓ぷ餍视兄谔嵘觇b編纂質(zhì)量。每年及時(shí)成書出版的年鑒是交流學(xué)習(xí)的最好素材，也是培訓(xùn)年鑒工作新人的直接教材。

二、高校年鑒編纂的主要問題及原因分析

北京大學(xué)是國內(nèi)較早開展年鑒工作的高校之一。1987年，為迎接建校90周年開始編寫《今日北大》。該書由鄧小平同志題寫書名，匯集學(xué)校各方面資料，輔之以綜合性文字介紹，以5年為記錄周期，先后出版3冊(cè)。在此基礎(chǔ)上，學(xué)校1998年以百年校慶為契機(jī)，正式啟動(dòng)《北京大學(xué)年鑒》編纂工作。北大是國內(nèi)頂尖的綜合性大學(xué)，學(xué)科和內(nèi)部組織健全，大學(xué)功能多元，其年鑒編纂工作因而具有較強(qiáng)代表性，筆者以《北京大學(xué)年鑒》為例，分析高校年鑒編纂存在的質(zhì)量和效率問題及其原因。

（一）主要問題

1.質(zhì)量問題。高校年鑒大多采取面向校內(nèi)各單位征稿，而后由編輯部匯編修改的編纂方式。各單位內(nèi)部組稿時(shí)，同樣會(huì)根據(jù)分工進(jìn)行任務(wù)分解。因而高校年鑒是典型的“眾手成書”。以北大為例，年鑒供稿單位多達(dá)近200家，參與撰稿人員近千人。撰稿人均非專業(yè)人員，以往缺少年鑒業(yè)務(wù)培訓(xùn)，文字水平參差不齊，有的撰稿人甚至不能區(qū)分年鑒和新聞稿、工作總結(jié)的寫法差異。此外，條目選題模式化、雷同化現(xiàn)象嚴(yán)重，例如僅在往年稿件框架上簡(jiǎn)單替換數(shù)字和事例，缺少對(duì)本單位年度工作特色和亮點(diǎn)的挖掘和提煉。

2.效率問題。根據(jù)年鑒的特點(diǎn)和要求，一般來說，一卷年鑒的編纂出版時(shí)間應(yīng)控制在一年以內(nèi)。但對(duì)于并非志鑒專業(yè)機(jī)構(gòu)的高校來說，這一時(shí)限要求具有較大的挑戰(zhàn)性。以北大為例，2000年5月，《北京大學(xué)年鑒（1999）》（記錄1998年情況）出版，但截至2019年初，才正式出版13卷年鑒（1999卷至2011卷），延宕卷目多達(dá)7卷，基層供稿單位、編輯部、出版社各環(huán)節(jié)均存在拖延，累積任務(wù)量巨大。據(jù)筆者了解，其他開展年鑒編纂的高校也普遍存在不同程度的拖延情況。

（二）原因分析

1.年鑒工作長(zhǎng)期重要性和短期邊緣性之間的矛盾。年鑒具有存史、資政、育人、交流的作用，特別是從長(zhǎng)期看，其重要性不言而喻。隨著信息的迭代更新，歷時(shí)越久，年鑒的價(jià)值越大。但從短期看，年鑒則顯得并非那么“不可或缺”。以北大為例，盡管將年鑒編輯部設(shè)在黨委辦公室、校長(zhǎng)辦公室以凸顯重視，但相較于辦公室其他“急難險(xiǎn)重”的工作，年鑒編纂處于相對(duì)邊緣的位置，容易被耽擱。基層供稿單位同樣也有此問題。

2.年鑒系統(tǒng)性和工作網(wǎng)絡(luò)松散性之間的矛盾。年鑒編纂是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，以《北京大學(xué)年鑒》為例，每卷約150萬字左右，近20個(gè)類目，每個(gè)類目都需要保持體例風(fēng)格統(tǒng)一。但長(zhǎng)期以來，年鑒工作架構(gòu)較為松散，編輯部和供稿單位之間的聯(lián)系僅限于簡(jiǎn)單的催收稿件，缺少業(yè)務(wù)規(guī)范、責(zé)任分解、溝通交流，未能形成強(qiáng)有力的約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。

3.年鑒專業(yè)性和高校相關(guān)人員業(yè)余性之間的矛盾。年鑒編纂需要必備的專業(yè)素養(yǎng)，而高校則普遍缺少專業(yè)年鑒工作人員。以北大為例，年鑒編輯部長(zhǎng)期缺少專職人員，編輯僅利用業(yè)余時(shí)間參與年鑒工作。各基層單位供稿人大多同時(shí)承擔(dān)大量行政工作，年鑒撰稿僅為其中費(fèi)時(shí)較少的一項(xiàng)。北大黨辦校辦2010年設(shè)立了負(fù)責(zé)年鑒和統(tǒng)計(jì)工作的科室，但直到2017年才配備1名專職人員。由于人力不足，年鑒編纂工作推進(jìn)緩慢，編輯部亦無精力加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，以及對(duì)供稿單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)。

三、提升高校年鑒編纂質(zhì)量與效率的實(shí)踐

基于對(duì)上述問題的總結(jié)和反思，北京大學(xué)近年來優(yōu)化年鑒工作體系規(guī)范，建立健全工作機(jī)制，加強(qiáng)專業(yè)人員隊(duì)伍建設(shè)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際開展了一系列實(shí)踐，有力提升了年鑒編纂質(zhì)量與效率。

（一）加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，優(yōu)化工作體系

學(xué)校高度重視年鑒工作，成立由校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人組成的年鑒編輯委員會(huì)，并明確一名校領(lǐng)導(dǎo)分管年鑒工作。黨辦校辦切實(shí)承擔(dān)年鑒編輯部職能，做實(shí)年鑒工作有關(guān)科室，賦予職責(zé)和相應(yīng)的人財(cái)物資源。因?qū)Ｂ毴藛T數(shù)量有限且很難熟悉學(xué)校方方面面的工作，年鑒編輯部構(gòu)建了三維工作體系：黨辦校辦有關(guān)科室集中精力發(fā)揮好綜合協(xié)調(diào)職能，從職能部門和院系中選聘若干熟悉各類業(yè)務(wù)工作的老師兼職擔(dān)任復(fù)審編輯，選聘若干學(xué)生兼職擔(dān)任初審編輯。同時(shí)，全面梳理年鑒供稿單位，要求各單位登記負(fù)責(zé)年鑒工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和組稿人。建立激勵(lì)機(jī)制，學(xué)校組織開展年鑒先進(jìn)集體和優(yōu)秀個(gè)人評(píng)選，提高基層單位積極性。

（二）細(xì)化編纂規(guī)范，制定供稿標(biāo)準(zhǔn)

為克服“眾手成書”帶來的供稿質(zhì)量問題，年鑒編輯部大幅修訂完善工作手冊(cè)，細(xì)化編纂規(guī)范，方便各單位工作人員易學(xué)易會(huì)。由于年鑒文稿需要極高的實(shí)用性、資料性和延續(xù)性，為了保證供稿信息的準(zhǔn)確、全面和規(guī)范，將各單位需提交的文稿分為A、B兩類，A類為介紹年度工作情況的文稿，每個(gè)單位都需提交；B類為數(shù)據(jù)表單、人物名錄、特稿等。A類文稿又細(xì)分為四個(gè)模塊：綜合條目、特色條目、表格、圖片，其中綜合條目用于介紹本單位機(jī)構(gòu)人員設(shè)置、教學(xué)科研、交流合作、黨建工作等各項(xiàng)常規(guī)工作情況；特色條目用于介紹本單位本年度有特色的重要工作，如重要活動(dòng)、重要事件、重大成果等。為統(tǒng)一體例，根據(jù)各單位具體工作制定供稿內(nèi)容清單，將供稿方式調(diào)整為“填空”式，在供稿單中列明必備信息、字?jǐn)?shù)格式和行文要求，要求供稿單位組稿人和分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，對(duì)內(nèi)容負(fù)責(zé)。為增強(qiáng)年鑒內(nèi)容的橫縱可比性，要求綜合條目全面、精準(zhǔn)、連貫，核心信息和重點(diǎn)數(shù)據(jù)完整；要求特色條目和圖片突出特色，聚焦中心工作，反映一線師生員工風(fēng)貌。編輯部還針對(duì)學(xué)校工作特點(diǎn)制定了《〈北京大學(xué)年鑒〉行文規(guī)范》，提供各類文稿的例文模板，方便參照學(xué)習(xí)。每年底，面向全校各單位組稿人召開年鑒工作培訓(xùn)會(huì)，重點(diǎn)講解供稿要求和常見問題，平時(shí)則通過微信群、郵件、電話等形式保持與組稿單位的溝通。

（三）全面再造流程，明確工作時(shí)限

鑒于前期卷目延宕嚴(yán)重，學(xué)校轉(zhuǎn)換思路，優(yōu)先編纂近期年鑒，并以新年鑒為抓手全面梳理組稿、供稿、編輯、出版流程，確立當(dāng)卷年鑒于當(dāng)年出版的目標(biāo)，倒排時(shí)間進(jìn)度。各環(huán)節(jié)工作時(shí)點(diǎn)如下：前一年12月，召開全校培訓(xùn)會(huì)，布置年鑒工作。1月至2月，各單位撰寫報(bào)送稿件。3月至6月，編輯部開展三輪審校，各為期約1個(gè)月。初審是對(duì)各單位供稿的格式、行文、基本信息進(jìn)行核對(duì)和修訂；復(fù)審是根據(jù)學(xué)校年度重點(diǎn)工作和各單位工作實(shí)際對(duì)收錄內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化、增補(bǔ)、刪減，排除不宜公開的信息，保證年鑒能夠反映學(xué)校全局發(fā)展情況；終審統(tǒng)稿是在通讀全書的基礎(chǔ)上，復(fù)核前兩輪審校中出現(xiàn)的問題，確認(rèn)彩頁圖片、名錄、特稿等收錄情況，確認(rèn)年鑒內(nèi)容完整。7月至11月，出版社對(duì)編輯部定稿進(jìn)行三審三校，期間雙方保持密切溝通，嚴(yán)把關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，及時(shí)處理問題，溝通確定裝幀設(shè)計(jì)。

（四）調(diào)整框架結(jié)構(gòu)，切合時(shí)代需要

根據(jù)學(xué)校改革發(fā)展的最新情況，調(diào)整年鑒框架結(jié)構(gòu)和條目設(shè)置。調(diào)整和擴(kuò)充部分類目，更詳實(shí)地呈現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研、管理、社會(huì)服務(wù)、后勤保障等事業(yè)發(fā)展。整合基本數(shù)據(jù)、大事記、年度發(fā)展概況，并置于全書靠前位置，點(diǎn)線面結(jié)合、精準(zhǔn)扼要地呈現(xiàn)學(xué)校年度工作進(jìn)展，起到提綱挈領(lǐng)、概覽總結(jié)的作用。增加收錄學(xué)部和實(shí)體研究機(jī)構(gòu)情況，更加全面反映學(xué)校“雙一流”建設(shè)成效。2019卷年鑒設(shè)置“120周年校慶專欄”類目，刊載校慶重要文件、活動(dòng)日程、新聞報(bào)道等。為適應(yīng)新時(shí)代讀者習(xí)慣，調(diào)整年鑒裝幀設(shè)計(jì)，封面設(shè)計(jì)突出北大紅、華表祥云等特色元素，簡(jiǎn)潔大方，內(nèi)文改為雙欄排版，書口增加梯標(biāo)，更加便于閱讀和檢索查詢。

（五）加強(qiáng)調(diào)研學(xué)習(xí)，促進(jìn)工作交流

針對(duì)編纂出版中遇到的各種問題，一方面立足學(xué)校實(shí)際進(jìn)行分析研究，另一方面堅(jiān)持“開門辦年鑒”，虛心向兄弟高校和各類志鑒編纂機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)。2018年來，北大年鑒編輯部走訪了北京教育年鑒和上海交通大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、浙江大學(xué)、南京大學(xué)、上海外國語大學(xué)年鑒負(fù)責(zé)部門，參加北京市年鑒業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)，參與《海淀年鑒》《中關(guān)村年鑒》等地方年鑒的供稿和互審工作。此外，還參加北京地方志學(xué)會(huì)高校志鑒研究會(huì)等行業(yè)協(xié)會(huì)的工作。通過同行交流，北大年鑒吸取了許多寶貴經(jīng)驗(yàn)，特別是在體制機(jī)制建設(shè)方面受益良多。

基于以上改進(jìn)和努力，《北京大學(xué)年鑒（2019）》于2019年年內(nèi)順利完成編纂出版，同時(shí)還追趕了多卷前期年鑒的工作進(jìn)度，基本清理完成編輯部層面的“歷史舊賬”。

年鑒編纂是高校“功在當(dāng)代、利在千秋”的一項(xiàng)重要工作。要秉持對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)當(dāng)下負(fù)責(zé)、對(duì)未來負(fù)責(zé)的態(tài)度，抓好年鑒編纂的質(zhì)量和效率。《北京大學(xué)年鑒》將繼續(xù)深化體制機(jī)制改革，積極探索數(shù)字化采編出版，拓寬高校年鑒呈現(xiàn)和利用的渠道方式，在深化國內(nèi)高校年鑒研究交流的同時(shí)，借鑒國外高校年鑒編纂經(jīng)驗(yàn)，努力打造世界一流的大學(xué)年鑒。