人工智能嵌入檔案管理的邏輯與特征

于英香 趙倩

摘要：近年來，人工智能成為檔案領域的研究熱點，且多集中于探討人工智能如何應用于檔案管理，卻鮮有關于其何以成為熱點的反思類研究。文章梳理人工智能的發展進程與國內外研究成果，從人工智能的價值屬性符合檔案管理主體的主觀需求、信息技術進步夯實人工智能嵌入檔案管理的基礎、政策與實踐的跟進推動人工智能嵌入檔案管理的進程三個方面探討人工智能嵌入檔案管理的邏輯。在此基礎上，從技術擴散呈現檔案管理主體間性、技術革新凸顯檔案場景機器化、技術演進拓寬檔案職業邊界三個方面分析了人工智能嵌入檔案管理的特征，通過對高熱度研究背后的因果關系進行多維度的剖析，對檔案管理智能化進行現象學的闡釋，為人工智能嵌入檔案管理提供理論張力。

關鍵詞：人工智能；檔案管理；技術哲學

分類號：G270

Logic and Characteristics of Artificial Intelligence Embedded in Archives Management

Yu Yingxiang1，2， Zhao Qian1

（1.School of Library， Information andArchives of Shanghai University， Shanghai， 200444； 2.Research Center for Electronic Records Management in Renmin University of China， Beijing， 100872）

Abstract：In recent years， artificial intelligence has become a hot topic in the field of archives. Most attention has been focused on how artificial intelligence can be applied to archives management， but few reflective studies are related on the cause of this phenomenon. This paper reviews the development of artificial intelligence and the research results at home and abroad， probes into the logic of artificial intelligence embedded in archives management from three aspects：the value attribute of artificial intelligence according with the subjective demand of the subject of archives management， the progress of information technology ramming the foundation of artificial intelligence embedded in archives management， and the follow- up of policies and practices promoting the process of artificial intelligence embedded in archives management. On this basis， the paper analyzes the characteristics of it from three aspects：technology diffusion presents the intersubjectivity of archives management， technology innovation highlights the computerization of archives scene， and technology evolution broadens the professional boundary of archives. This paper analyzes the cause and effect of research hotspot from multi- dimension， explains the intellectualization of archives management from phenomenology， and provides the theory tension for the artificial intelligence to embed in the archives management.

Keywords：Artificial Intelligence； Archives Management； Technical Philosophy

從遠古時期結繩記事技藝的使用到大數據時代云計算、區塊鏈技術的應用，檔案離開了沒有技術的伊甸園，技術常常嵌入檔案管理中，呈現出檔案管理技術發展的恢弘圖景。正如著名技術哲學家伊德所言：“我們已經離開伊甸園，棲居于塵世地球”。[1]

人工智能被稱為“ABCD”（Artificial Intelligence，Block Cha- in，Cloud Computing，Big Data）信息生態環境[2]中的重要一環，作為一個總稱性的概念，它可以細分為人工智能技術、人工智能應用等領域，主要包括自然語言處理、模式識別、專家系統、機器神經網絡、深度學習、分布式人工智能等技術。[3]人工智能的快速發展得益于算法的不斷演進、學習層級的不斷增加、計算能力的提升、大數據的飛速發展等多種因素。有專家預測在接下來的幾年里人工智能將在交通、智能家居、服務機器人、醫療健康、教育、安防、職業工作以及文娛產業等八個領域深刻影響公眾的生活。[4]人工智能技術已經應用到檔案管理中，也勢必對檔案管理產生深遠的影響。

1國內外研究進展

1.1人工智能的概念

Russell等認為，對于什么是人工智能，不同的人在不同的目標下有不同的意義，智能主要與理性行動有關。[5]Nilsson認為人工智能是致力于使機器智能化的活動，而智能則是使實體能夠在環境中適當地、預見地運行的活動。[6]斯坦福大學人工智能百年研究計劃則認為人工智能是受到人類神經系統啟發的一門科學以及一系列計算技術，并且通常與人們使用神經系統和身體進行感知、學習、推理的方式相差甚遠。[7]一些國內學者認為，人工智能是在以往信息技術、網絡技術、認知神經科學等一系列技術基礎上創生而出的全新技術領域，是在計算機、信息論、數學、心理學等多種學科相互綜合、相互滲透的基礎上發展起來的一門新興邊緣學科。[8]從這些定義中可以看出，國內外學者普遍認同人工智能是新的技術、新的科學，而且對其未來巨大的發展潛力寄予了很大期望。

1.2人工智能在檔案管理中的應用

國外的研究比較超前，且集中于將先進的AI技術應用于檔案管理中。Esposito等人利用基于機器學習的WISDOM系統進行檔案數字化、信息提取與檔案自動分類工作。[9]Vellino等人分析了信息化語境下電子郵件的價值，將機器學習技術嵌入電子郵件管理系統，提出將檔案管理專家的評估與自動分類相結合的創新方法。[10]愛爾蘭的工業記憶項目利用文本嵌入、機器學習、自動分類等技術，對2009年愛爾蘭政府披露的長達50萬字的工業學校虐待報告進行了基于關系數據庫的動態呈現，論證了機器學習應用于數據處理的先進性與準確性。[11]Rolan等人分析了專家系統、深度學習、統計模型嵌入檔案管理的可行性，并通過應用機器學習軟件對非結構化數據語料庫進行分類的案例加以論證。[12]

國內檔案學界與實踐界早于20世紀90年代就開始對人工智能融入檔案管理展開了理論分析與實踐探索，這些探討緊隨自動化、現代化、信息化語境的變化而變化，研究主要集中于人工智能在檔案管理領域的具體應用。朱久蘭和孫淑揚基于自動化背景分析了檔案自動化管理現狀，提出了人工智能的智能檢索特征。[13][14]在信息化背景下，國內學者對于人工智能的探討更加廣泛與深入。李子林與熊文景從管理理論創新、管理模式優化、管理人員變革三個維度探討人工智能對檔案工作的推動作用，[15]周楓與沙洲認為人工智能在檔案工作中的應用主要包括智能收集、智能分類與檢索、智能鑒定、智能保管與智能利用等場景，[16][17]薛四新等人則聚焦于人工智能背景下檔案從業人員的發展趨向與能力要求。[18]

從檔案學界的研究來看，學者們的研究大多集中于“AI+檔案”具體解決方案和具體技術應用方面，忽略了人工智能為什么要嵌入檔案管理以及嵌入之后會有哪些特征的思考。人工智能、大數據、區塊鏈等新技術的發展促進了檔案管理模式的轉型，提升了檔案管理的效益，樹立了新時期我國檔案服務的新形象，但隨著新技術與檔案管理的進一步融合發展，技術的異化和悖論也不可避免產生，因此對于技術的本質和邏輯的研究是消解和避免技術副作用的重要途徑。在此背景下，本文不討論人工智能在檔案領域中的具體應用，而從人工智能嵌入檔案管理的邏輯出發，對高熱度討論背后的因果關系進行多維度的剖析，思考人工智能嵌入檔案管理的特征，對檔案管理智能化進行現象學的闡釋，為人工智能嵌入檔案管理提供理論性的張力。

2人工智能嵌入檔案管理的邏輯

分析人工智能嵌入檔案管理的邏輯是人工智能技術能否在檔案管理領域長久發展的基礎。在檔案學領域，人工智能嵌入檔案管理的邏輯表現在以下三個方面。

2.1人工智能的價值屬性符合檔案管理主體的主觀需求

人工智能是一種蘊含巨大能量與價值的技術工具，是技術世界中具有顛覆性功能的技術形態。馬爾庫塞和哈貝馬斯反對技術價值中立論，認同技術負載價值論，伊德也認為技術在特定情境中的發揮帶有文化詮釋性，人工智能從屬于這一范疇。從價值論的客體角度看，人工智能本身所固有的屬性與功能成為人工智能嵌入檔案管理有用性的客觀基礎。從價值論的主體角度看，人工智能作為客體具有滿足檔案管理主體需要的效用價值。

嵌入檔案管理的人工智能不僅按照內部發展邏輯形成，而且受社會政治、經濟與文化等多種因素的滲透影響，具有明顯的社會形塑特征。[19]人工智能應用于檔案管理的不同領域，借助于檔案管理主體的規定與衡量，呈現出不同的特點與價值。例如，科大訊飛的檔案超腦平臺基于檔案管理的安全保密要求，內置了專業的語料庫，形成了完全本地化保存的檔案數據，保證了數據的安全可靠，這類應用滿足了檔案管理主體在檔案安全方面的需求，提升了檔案管理本身的效率和效果。又如，科大訊飛的語音識別技術針對口述檔案的收集、管理與音視頻檔案數據化等工作內容進行了技術范式的適宜性調整，實現了口述文本與音視頻檔案的實時輸出與自動化提取，[20]這類應用則滿足了檔案管理主體在檔案管理智能化與信息開發利用等方面的需求。

2.2信息技術進步夯實人工智能嵌入檔案管理的基礎

人類社會經歷了農業時代、工業時代、信息時代的時空位移，工具與技術的變革與創新時刻貫穿其中，歷代技術成果的積累與應用構建了龐大的技術世界。[21]檔案管理與技術世界并不是平行的兩個系統，相反，技術世界與檔案管理一直如影隨形?？茖W動態的管理流程、高度凝結的精致技藝糅合在從古至今的檔案管理中。20世紀中期以降，電子文件的快速發展為檔案管理帶來了機遇與挑戰，計算機輔助管理成為檔案管理自動化的重要推手。隨著人工智能的發展，計算機智能化程度不斷提高，人們對計算機的認識也在不斷提升，計算機從依賴于人的工具變成人決策的可靠助手。[22]信息技術進步夯實了人工智能嵌入檔案管理的基礎。

如今，檔案管理大有走向檔案數據管理之勢。大數據是引領人工智能發展的重要窗口，是人工智能發展的基石和助推劑，在此背景下，人工智能嵌入檔案管理相得益彰。檔案部門為人工智能嵌入檔案管理發展提供了優良的數據與資源基礎，體現在我國大部分地區的檔案管理已經實現“存量數字化，增量電子化”的使命，這為人工智能的嵌入創造了條件。

2.3政策與實踐的跟進推動人工智能嵌入檔案管理的進程

在政策制定方面，國務院于2017年印發的《新一代人工智能發展規劃》[23]對人工智能基礎理論與關鍵共性技術進行了探討，其中自然語言處理技術與跨媒體分析推理技術對檔案數據的挖掘與分析、知識圖譜的構建大有裨益。同年，英國國家檔案館發布的《數字戰略》制定了大數據策略，通過機器學習技術開展數據收集工作。[24]芬蘭國家檔案館簽署人工智能合作協議，推動數據系統互操作性與開放性。[25]2018年4月，國家檔案局與科大訊飛簽署戰略合作協議，在人工智能的規則制定方面尋求合作。[26]

在管理實踐方面，江蘇省檔案學會積極探討技術創新、管理創新和業態創新話題，尋求與智能企業的合作，探索檔案管理的智慧實踐。在人工智能嵌入檔案管理的技術專利方面，基于人工智能的檔案分類系統[27]、檔案存取裝置[28]與檔案管理機器人[29]等專利相繼公開。同時，上海浦東新區檔案局將人工智能輔助竣工檔案驗收納入工作范疇。專利的開放與實踐的探索將助推檔案管理智能化的進程。

3人工智能嵌入檔案管理的特征

人工智能的興起不僅是一場技術革命，更是帶動了政府治理與決策革命。人工智能的嵌入體現為技術的擴散、技術的革新與技術的演進，它正開啟一個全新的未知空間，影響著檔案管理的轉型與創新。人工智能嵌入檔案管理的特征主要表現在以下三個方面：

3.1技術擴散呈現檔案管理主體間性

技術擴散是人工智能嵌入檔案管理的首要體現，呈現為一種技術抽身而去，另一種技術旋即在場的空間狀態。技術擴散是指技術的傳播，而主體間性是指從主體A到主體B的轉變，即技術擴散的主體間性是主體到主體間技術范式格式塔的轉換，若技術范式轉換過程中發生黏滯則不利于技術擴散，若主體成功構建新的技術范式則利于技術擴散的順利進行。[30]人工智能的嵌入將造成檔案管理領域內技術規則、技術理論與工具的變化，因此，人工智能的嵌入有利于構建新的技術范式，以此推動檔案管理的轉型升級。

人工智能的嵌入使得檔案管理主體更新技術范式，反思技術規則，重建人工智能嵌入下的檔案管理本土化的技術圖景，界定映射的人工智能語境邊界。江蘇省常州市順應檔案信息化發展趨勢，推動技術融合與數據融合，實現檔案館（室）從手工管理到計算機智能管理的轉變。首先，從創新檔案管理思路出發，借助企業檔案智能管理的先進經驗，推動檔案科技創新，為人工智能的嵌入撥開理念落后的“濃霧”。其次，通過建設智慧檔案管理平臺、智能檔案管控平臺、檔案工作智能辦公平臺推動檔案智能管理與業務協同合作，為人工智能嵌入檔案管理提供實踐基礎。最后，以技術維度作為檔案管理創新發展的重要支撐，推動人工智能技術與檔案管理的深度融合，為人工智能的嵌入明確目標定位。[31]

3.2技術革新凸顯檔案場景機器化

技術革新是人工智能嵌入檔案管理的重要體現，對于負載價值的人工智能來說，它的嵌入體現著一種管理場景的革新。首先，檔案管理場景從計算機輔助向人機協作轉場。其次，在檔案管理圖景中機器作為管理主體成為可能，即機器有能力、有權從事檔案管理活動。最后，檔案管理場景中技術的使用更加多元化，通過多元技術的融合與跨越機構的合作推動檔案管理轉型，構建人工智能大背景下的話語體系。

在實踐層面上，國網江蘇省電力公司檔案智能管理中心于2019年10月正式投運，打造高度智能化的智慧館庫系統、建成“1+N”智能庫房云體系、研發檔案智能運維機器人，實現了人工智能技術在電力檔案管理中的融合應用。[32]國泰君安證券公司利用語言處理和模式識別技術實現合同的簽名比對與智能掃描工作，提升了簽名比對的效率與掃描的準確度。另外，該公司還利用機器學習技術進行圖片、視頻檔案的編研工作，實現對視頻中重要人物進行人臉圖像的智能聚合。在不遠的未來，檔案場景將呈現更加豐富多彩的技術圖景。

3.3技術演進拓寬檔案職業邊界

技術演進是人工智能嵌入檔案管理的時代體現，從技術發展的歷時態來看，檔案職業存在著一種邊界，這種邊界隨著技術的演進不斷拓寬。人工智能嵌入檔案管理之后，檔案工作者的再技能化特點顯現，通過改變角色定位，升級職業技能來拓寬檔案職業邊界。智能只是人工智能時代最微不足道的特點，發人深省的往往是時代洪流下所引發的諸多社會影響。

人工智能給檔案職業的重新定位帶來的更多是春天般的機遇，它推動著檔案職業邊界的拓展。在檔案職業培訓方面，各省市都秉承“術業有專攻”的原則，通過交流見學、交叉任職、專家傳授等方式，提升職業技能與技術水平。打造“高、精、尖”一流檔案人才隊伍。例如，北京市海淀區檔案館將技能型檔案人才培養作為工作重點，積極開展校政合作，創新人才培養模式。[33]在檔案專業教育方面，中國科學技術信息研究所成立人工智能前沿研究中心，開設人工智能相關課程。北卡羅來納大學信息與圖書館科學學院、亞利桑那大學信息學院與康奈爾大學信息科學學院開設了算法、機器人倫理與人機交互設計等人工智能相關課程。人工智能環境下，檔案工作者應主動適應業務電子化、檔案數據化、管理智能化、服務個性化的新要求，做好角色定位與職能轉型。

4結語

2020年，第十九屆國際檔案大會將“賦能知識社會”作為主題，其中人工智能成為熱門議題。人工智能已經進入我們的視野，它將在未來幾年內對我們的生活、工作環境產生廣泛而深刻的影響。正如伊德所說，我們已經離開了沒有技術的伊甸園，棲居于人工智能賦能下的塵世地球。

人工智能給我們提供了新的技術理念、管理模式與研究方法。作為檔案學領域中的研究者與工作者，應在接納新興技術的同時打破傳統桎梏，在保持專業敏感度的同時保持哲學思考，并在緊跟技術潮流中堅守傳統與創新的二者統一。須知，栽好梧桐，自有鳳凰來棲。

*本文系國家社科基金項目“大數據背景下檔案數據管理理論構建、技術選優與實踐創新研究”（項目編號：18BTQ092）階段性研究成果。

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