淺析我國中小企業存貨管理存在的問題及其對策

(合肥工業大學管理學院 安徽 合肥 230009)

引言

存貨作為企業重要的流動資產項目，占據流動資產項目的50%左右，所以存貨控制是企業財務管理的重點，也是企業內部控制的重要環節之一。對于中小企業，組織形式更加的多樣，企業的戰略也各不相同，如何結合企業的各方面情況，因地制宜，挖掘企業內部潛力，打造扎實的企業基礎管理的功底也凸顯的更加的重要。這篇文章就是針對中小企業存貨管理的目標和手段，吸收前人總結的經驗辦法上，結合本人的一些想法，提出的一些建議。

一、存貨管理的概念及其重要性

(一)存貨管理的概念

對于中小企業來說，狹義的存貨管理是指企業庫存貨物的管理，包括產成品、在產品、原材料、包裝物等等。因為中小企業存貨種類多，內容雜，重視存貨管理后將有明顯改觀。廣義來說，存貨管理是一種決策機制，控制成本實現最大盈利。綜上所述，存貨管理是指企業為了降低經營成本，維持正常運轉，提高經濟效益，而采用各種方法獲取存貨信息，并在此基礎上進行決策規劃，科學管理，以保證企業用最低的成本保障生產經營活動以及獲得最大利潤等工作的總稱。

(二)存貨管理的重要性

合理高效的存貨管理能夠幫助企業在市場中發揮優勢，降低成本，擴大銷售，保障企業生產經營和銷售活動的連續性，并且實現收益穩步持續增長。為了達到以上這些好的效果，企業必須有規劃、合理地購入、生產和銷售存貨，降低企業存貨占用的資金水平，提高存貨周轉次數與資金利用率。實踐證明，企業要想在復雜的市場經濟環境下持續經營下去，務必重視存貨的管理和控制。特別是中小企業，規模小，融資難，一旦發生意外，難以從外界尋求幫助，只能靠企業內部消化，而中小企業自身力量不足，會逐步走入困境，甚者會破產清算。鑒于中小企業正處于興起與資金積累的發展階段，使存貨價值量發揮最大，減少存貨的持有成本，降低存貨保管風險是重中之重，也有利于提高企業經營效率和獲利能力。

二、目前我國中小企業存貨管理現狀及存在的主要問題

(一)存貨流程有問題

中小企業組織結構單一，規章制度不完善，同時不少管理者對企業的存貨管理采取一種無謂的態度，往往憑借個人觀察、經驗數據等進行管理，不能充分意識到存貨管理流程的潛在價值。在這種情況下，造成了企業存貨采購人員盲目隨意采購，沒有有效的采購計劃，存貨庫存無法達到最佳供應量。

另一方面，企業缺乏科學的前景預測，管理者通常不愿意花費精力在了解購入需求和銷售需求的基礎上制定采購計劃。從而導致存貨庫存量過大，占用大量的企業流動資金，產生了很低的存貨周轉率，而銷售未能及時“消化”過多的存貨，嚴重降低了企業流動資金使用效率；存貨短缺可能造成生產及銷售得不到應有保障，如果企業有偶然或急需用物資等意外情況出現時，一時將無法周轉。一旦采用臨時采購方式，造成存貨成本增加，嚴重影響了生產與銷售進度，若無法按時交貨，將給企業帶來巨大損失。采購付款無籌備，往往采用現貨采購或全額付款的方式，造成企業資金大量被占用，影響企業整體及其他各部門的資金運作鏈條。存貨采購之后，驗收入庫、儲存及生產領用流程不受重視，時常發生賬有實無，存貨信息嚴重與實際不符。

(二)會計核算不準確，影響存貨信息保存

中小企業資金配置不合理，一般不會發放專門的資金供企業會計人員進行在崗培訓。從而相關會計人員專業素質較低，對存貨核算科目記錄混亂，記賬錯誤。存貨采購成本通常包含購入價款、相關稅費、運輸費、裝卸費、運輸途中的合理損耗、入庫前的挑選整理費用等其他可歸屬于存貨采購成本的費用，但一些企業會計人員將能夠直接計入各種材料的采購成本不直接計入，轉計入費用科目，或不按一定比例將采購費用分攤計入各種材料的購入成本，從而造成存貨的實際采購成本不能準確反映出來。

有的中小企業會計人員任意改變存貨核算方法，并沒有相關備查簿記錄，前后完全不一致。如在計價時，發出材料應負擔的成本差異不合理不斷變動，有時甚至還有計算錯誤，降低了存貨成本核算的準確性，進而影響當期報告橫向可比性、縱向可比性。在驗收入庫的過程中，如果發生購貨單據記錄信息與實際入庫數量、品質不對應的情況，企業會計懶于尋找措施，通常“睜一只眼閉一只眼”，采取調整賬戶存貨數量與價格的辦法，做平存貨賬。有時發生存貨丟失，核算人員利用專業所學，做假賬，將私用的存貨材料，當作日常領料生產處理。甚至出現即使某種存貨沒有經過領料生產的記錄，也可以將存貨消耗，用于生產加工。材料領料單的填制隨意性大，有時材料已經出庫生產，但采購單據還沒有到，期末會計人員也沒有按照規定以估計價格先入賬，導致成本計量出現錯誤，與存貨實際情況不符。

(三)內部控制機制不健全

楚墨回來時候，念蓉剛好看完最后一篇稿子。她瞅一眼石英鐘，凌晨三點。看來楚墨的確喝了不少，他在客廳里劃著圈兒，問念蓉：“咱家洗手間在哪？”念蓉扶他去洗手間，他坐上馬桶，命令念蓉：“開車。”念蓉苦笑。“怎么喝成這樣呢？”她說，“別人不管你，怎么莫高也不送你回來？”

中小企業的高層人員一方面對倉庫存貨信息不持續關注，另一方面對于企業前景過于樂觀，最終導致企業存貨采購量遠遠大于生產所需量，入庫保管時間延長，嚴重占用企業資金；還有的管理人員不實地考察市場情況，有“羊群效應”，盲目采購，不分析企業自身財務狀況，資金水平，購買過多價值低的存貨，明顯造成存貨銷售受阻，降低了企業的核心競爭力。

有的中小企業未按照不相容職務相分離原則辦事，一人兼任多職的情況廣泛存在，各部門員工之間崗位混亂，使存貨管理舞弊的可能性增大。再加上內部控制技術手段不先進，監督檢查機制薄弱，缺乏執行力度，監督部門形同虛設。例如：采購、生產、核算、銷售部門之間分工不明確、權責不明晰，無法做到各部門之間相互分離、相互制約、相互監督，信息交流緩慢、傳遞失真，無法充分共享。如若發生意外事件，各部門、各人員之間利益沖突，相互推卸責任，或者監督部門一個說了算，給企業造成損失。有時，部分供應商為了能夠向企業供貨，會賄賂采購部門，采購部門不經過嚴格的存貨質量審批程序就進行購貨，最終嚴重影響了企業信譽。還有的企業不重視定期和不定期存貨實地盤點的工作，只看重于生產銷售，對存貨很少進行清查盤點，造成有的存貨有物無賬，有的存貨有賬無物，賬實不符。或者對相關存貨管理人員難以進行一個標準化的監督，不能正確評價存貨情況。

(四)信息技術落后

中小企業中對存貨管理有著很高信息技術水平的占少數，一方面因為提高存貨控制電子化水平所帶來的隱形成果還未被充分表現出來，另一方面企業的資金無法支持電子化的投資。但隨著企業規模的擴大，僅僅靠人工管理已經無法實現存貨控制的需要。另外，即使有的企業實現了信息化管理，程度也不高。通常企業的庫房保管人員有著一本手工賬簿，記錄存貨的入庫、出庫、剩余情況，而其他比如批次、質量等基本信息不夠完整，完全依靠人員手工記錄，錯誤程度高，無法保證庫存信息的準確性和嚴謹性，從而生成的信息也缺乏說服力。從根本上來說，中小企業規模小、融資難，資金不夠充足，導致前期將資金大部分投入在市場拓展，管理層不重視存貨電算化技術，而不愿意花錢購買計算機倉庫管理信息系統。企業資金投入在存貨管理技術方面嚴重不足，造成存貨管理的計算機水平低，信息共享慢，并在供應商、企業、銷售方之間各自斷開，無法及時交流存貨動態變化情況，管理者也難以通過對外公開的各種報表了解企業現有資產狀況，因而對企業未來投資方向不能做出準確判斷，在降低存貨控制成本上也無法充分發揮作用。雖然一些企業在進行核算的過程中，也采用現代的先進技術，但僅僅滿足了核算的需要，對整個存貨信息沒有進行動態管理，作用也是有限，進而無法實時、高效發揮信息的最大價值。

三、我國中小企業存貨管理的目標

存貨管理首先要滿足企業按照以往生產數據經驗的需要，確保產出穩中有漲；要有利于銷售，適應市場變動，不至于產生缺乏存貨失去銷售機會的情況；要維持均衡生產，既不會產生生產能力得不到充分利用的情況，也不會產生生產超出負荷的情況；要盡可能減少采購環節支出的成本，多與供應商談判，享受商業折扣，采取價格折扣的方式付款；要防止意外的發生，在采購、運輸、保管、生產、銷售時，避免發生意外。其次，要保證會計核算的及時、真實、可靠，內部報告與對外報告的準確性。再次，要在企業內部營造良好的存貨管理氛圍，保證一切活動合規、合法，使之和諧、有序發展。最后，要根據企業自身規模情況，關注企業外部經營環境，充分利用國家相關政策支持。

四、解決中小企業存貨管理問題的對策

針對本文提出的存貨管理存在的問題，相應的提出一些對策：

(一)建立科學的存貨管理流程

重視采購過程的管理，制定科學合理的采購計劃，采購計劃應該符合生產經營以及儲備要求。采購之前要對生產部門、銷售部門的需求情況進行調查，部門之間應該多配合，多交流，綜合各部門的實際情況；對材料市場進行充分的價格調研，貨比三家，并考慮市場供求情況以及物價浮動變化。如果有條件可以實施招標采購的方式，遵循公開、公正、公平的原則來選擇供應商。采購過程要有專門的監督部門或人員管理監督，杜絕從源頭的舞弊現象，各部門、各崗位之間也應該保持持續的相互監督、相互制約，保障采購過程的合規性、效率性。

安全入庫管理。材料入庫時，應有專門的職員核對數目、品質，確保與合同內容一致。核對入庫后，入庫員需要特別關注不同材料的存貯要求，注意保持通風、陰涼，避免因為存放不當而造成的損失。

保障合理的存貨流量。存貨流量管理應該滿足兩個要素，一是要能滿足日常生產銷售，二是要能發揮倉庫的最大使用價值。中小企業應根據自身經營對象和市場走向，合理預測未來存貨使用情況，存貨應儲存數量，并對存貨數量實時掌握；權衡存貨的使用情況，配置最合理的存貨結構。

加強存貨盤點，確保賬證、賬賬、賬表、賬實相符。倉庫管理人員定期對存貨清查并記錄，使用實地盤點法和技術推算法，定期向財務人員反饋存貨實存情況，加強兩個部門人員的交流與協作。

(二)存貨管理的兩種方法

實行存貨分級管理。各部門按照存貨管理流程制作單據并填寫，字跡清晰可辨認，責任明確，保證存貨的購入、驗收、消耗、生產、運輸和銷售的每一環節都有原始憑證可查。原始憑證獲取后要送至財務部門，留檔備查。存貨出庫時，嚴格按照計劃領用，如有浮動時要及時更新出庫單，并同時告知其他部門，需要時進行不定期盤點。

實行存貨分類管理。分類管理存貨的主要方法是ABC分析法，能夠對重要性不同的存貨分別管理。ABC分析法就是依據數量分析，以分析對象的各個組成部分在總體中所占的比例作為參與依據，然后進行大小排列，按照對象的比例分為 ABC 三類，依照重要程度分別采取有效對策，而不是“一手抓”，清晰地表現出存貨管理的重心，有利于各部門工作產出最大。在管理的過程中，對于重點部分，要詳細記錄其采購批量、供應商信息、市場價格、準確的進貨時間、發出剩余等等，使得存貨信息完整，還要進行定期盤點，隨時關注采購情況和消耗情況。對于次要的存貨，大方向上不停止控制，細節管理可以適當地放寬。

(三)采用專業技術分析

中小企業應該對存貨的保管嚴格監督和控制，任用專業財務管理師測算企業的存貨成本，找出使存貨購入、保管、運輸、出庫和沉沒成本之和最小時的最佳均衡點；尋找企業最佳的進貨時間和進貨批次，充分考慮固定成本，變動成本的影響，在不同重要程度的存貨總成本與帶來的總收益之間作加權分析，找到經濟訂貨批量。同時，應定期計算存貨周轉次數，用營業成本除以存貨的平均余額，存貨周轉次數越多，說明企業存貨周轉越快，銷售情況好，企業實現的利潤相對應增加，表明企業的存貨管理水平高；反之，則說明存貨占用的企業資金越多，存貨管理水平低，應該立即尋找原因，并調整存貨管理方案。還應該將此指標與公司歷史數據以及同行業其他公司指標相比較，才能更好的做出優劣判斷。

(四)強化會計職能

強化會計職能主要包含以下幾個方面:會計員、采購員必須分開，各司其職，責任明確，不能一人兼任多職；企業應任用專業知識扎實、實踐經歷豐富的人才擔任財務會計等重要崗位；存貨的計價方法有：個別記價法、先進先出法、加權平均法、計劃成本法，會計人員必須結合企業自身存貨情況，選擇適合企業的一種計價方法，不能任意改變核算方法，這樣企業才能從中獲益；會計人員要及時準確記錄存貨各項科目，全面掌握存貨使用情況，保證賬實相符；合理確認存貨入庫時需要暫時估計價格的情況，待單據到達時要及時調整采購差異，使期末存貨價格能夠反映市場價格；會計人員應當定期或者不定期抽查存貨實際情況，與存貨盤點表以及相關賬目核對，注意盤點過程發現的存貨跌價，取得真實可靠的原始憑證時才可入賬；加強會計人員的繼續教育，提高會計人員的專業素質與職業道德水平；重視對重要會計崗位的監督，一旦發現問題，及時從源頭扼殺，并對相關會計人員做出嚴厲懲罰；建立單獨的會計檔案部門，或者由專人監管，原始憑證應該定期裝訂成冊，一般由檔案部門保管15年，銷毀時，由檔案機構和會計機構共同派員監銷，單位負責人簽署意見。

(五)引入績效管理

引入績效管理，將員工薪酬與績效掛鉤，在源頭上杜絕了“大鍋飯”現象，能者多勞，勞者多得，避免了員工主觀上消極行為，懲罰了不良行為。使日常的薪酬發放嚴肅化、制度化、公平化。企業應根據自身實際情況，健全績效管理機制，具體實行過程中要按規章執行，公平公正，不能“開后門”，否則將傷及管理人員與部分員工的情感，導致心里出現失落，分散企業的向心力，影響企業職員愛崗敬業的工作態度。

(六)重點培養企業高層管理人員

企業領導人通常是單位的核心，是企業的引路人。特別是中小企業，管理人員的角色更加突出與重要，管理人員的水平直接影響了企業未來的發展，所以加強對企業管理人員的學習和培訓顯得尤為重要。要注重提高企業管理人員對于存貨管理的重視，通過培訓增加其對存貨的認識，全方面了解存貨管理，提高綜合素質能力，最終使得管理人員更加了解基層采購員、銷售員等工作內容，溝通起來也更加方便快捷；認識到存貨管理的價值，制定出更適合企業發展，滿足企業實際情況的存貨管理方案。

(七)注重存貨管理的電子化建設

中小企業要盡快在企業內部引入先進的存貨管理模式，達到現代化管理的要求。目前發展最為完整的是ERP系統，即企業資源計劃系統，是一種集信息技術與先進管理思想于一身，為企業員工和管理人員提供決策手段的管理平臺。主要面向企業進行物料資源、資金資源和技術資源集成一體化管理的企業電子化管理系統。

中小企業引入ERP系統將會產生以下幾個方面的積極影響：首先，實現存貨的動態監控管理，應用企業資源計劃系統，企業可以實現對存貨的購入、運輸、保管、領用、銷售、出庫直至退換貨和售后服務等所有環節的動態監控，而且還可以避免原來傳統物資采購管理過程中存在的信息不對稱、資源不共享、管理不連續、監督不到位、短期利益與長期利益矛盾、局部利益與整體利益矛盾等問題。其次，因為實施ERP系統之后，企業的每件存貨都會擁有自己的標簽碼，像身份證一樣記錄這件存貨的價格、供應商、批次、質量、保存環境等信息，掃描儀掃描標簽碼后可以將存貨信息儲存在電腦系統。存貨領用轉移時，都可以通過掃描完成信息移動。ERP的動態技術隨時更新存貨信息，因而系統基本上能夠自動完成存貨盤點的工作，不需要手工實地盤點或者技術推算，大大的降低了存貨的盤點成本，使存貨的盤存變得簡單明了。再次，ERP系統儲存了所有存貨的詳細信息，包括價格和數量，如此一來，企業完全可以實現用個別計價法來核算存貨的成本，因而更精確地計量存貨的出庫成本和期末剩余成本，大大提高了會計核算的可靠性和正確性。

(八)營造良好的企業外部發展環境

企業要想在激烈的市場競爭中占據一席之位，僅僅關注內部建設當然是不夠的，企業本身就處在內部環境與外部環境的雙重環境之下，在企業抓好內部控制的同時，要加強與當地的工商部門、稅務部門、財政部門等政府部門的聯系，多多關注國家政策。特別對于我國的中小企業來說，中小企業已經占據市場經濟的主體地位，國家制定了有利于中小企業與大企業公平競爭的發展規劃與規則；建設和扶持有利于中小企業健康發展的社會化促進體系；加大政府對中小企業的財政支持力度；完善對中小企業的行政和司法監督。所以，中小企業應抓住當前的有利時機，爭取在政策、技術和環境等方面多多獲得政府的支持和幫助。另外，中小企業規模小、經營范圍廣、涉及稅收、工商、銀行政策多，加強組織企業內部及時學習法律法規，更新國家政策變化內容，增進與社會政府職能部門的溝通與了解，營造良好的寬松的社會環境，為企業的順利發展提供良好的外部環境。

五、結論

在我國，中小企業規模小，資金實力不強，抗風險能力弱，在競爭激烈的市場環境中，要想獲得長久的發展機遇并能抵抗不期而遇的各種風險，應對自身的存貨管理建設給予充分重視，也體現出了建立和健全內部控制的重要性和緊迫性。只有企業上下充分認識到這種情況，中小企業才能從根本上開始改變，重視存貨管理。無論任何事情，都不能一蹴而就，要結合企業實際情況，不斷探索，不斷修正。每個企業都有自身的特殊性，我國中小企業數量，種類又是如此龐大，一一找出不太可能，企業在認識到重要性之后，結合自身實際情況，行業發展，國家政策，建立健全企業存貨管理機制，找出一條適合自己，能持續發展的存貨管理機制，尋求最適合企業的存貨管理模式，降低企業存貨管理成本，提高企業的核心競爭力，才是最重要的。