做好辦公室工作要做到“四多”、“四干”

(中國人民大學 北京 100872)

辦公室在單位系統中處于承上啟下、聯系左右、協調各方的重要位置，是辦文、辦公、辦事、辦會的綜合機構。辦公室的工作千頭萬緒、繁雜瑣碎、包羅萬象、事無巨細，但沒有一樁屬于小事，沒有一件可以疏忽。辦公室工作人員服務領導、輔助決策,運轉保障、傳達溝通，身在“兵位”、胸為“帥謀”，其工作思維和工作方式直接影響工作的質量與水平,進而影響整個單位系統工作的開展與推進。

要將辦公室工作梳理有序，做到有條不紊、運轉順暢、富有成效，首先要從思想上認識和把握辦公室工作的基本規律和要求，并應用到實踐，做到四“多”和四“干”。

一、做好辦公室工作的四“多”

(一)深入思考，多想一步

在現代化辦公手段的“加持”之下，辦公室工作節奏越來越快，越來越高速，但高速并不等同于高效。為了取得高速，對工作不假思索的時候多了，深入研究得少了，“活兒到手就開工”正逐漸成為常態，隨之而來的便是機械應付，工作浮于表面。很多人覺得辦公室的工作不難，只要按要求做完就行，其實不然。辦公室的工作內容往往處在整個工作鏈條開端和結尾，分配得好，效率就高；匯總得好，成效就凸顯。在分配之前多想一步，思考工作分配是否合理，是否還有職能部門沒有納入，誰為主誰為輔；在匯總之前多想一步，收集的材料是否齊全且符合要求，還有沒有可以深挖的亮點。多想一步，磨刀不誤砍柴工，犧牲部分工作速度換取工作質量，獲得整體的效益最大化。要具有超前意識，象棋中有“走一步，看三步”的說法，辦公室工作繁蕪復雜，更需要系統思考，多想一步，開始做某一項工作時，就要提前做好整體規劃，確定好每一個時間節點，為后面的工作流程留足余量，留出匯總、修整和請示領導的時間，避免被工作時限牽著鼻子走，降低忙中出錯、出亂的概率，以時間前移，換取質量空間。

(二)準確溝通，多問一句

“準確”是辦公室工作的基本要求，最忌諱的就是“我以為我明白了”和“我以為你明白了”。在接收領導指令的時候，自己先捋順工作思路和流程，對不明白的地方，要多問一句，直到得到肯定答復，即使自認為沒有不清楚的地方，也要按照自己的理解復述一遍工作流程和要求，多問一句“是這樣嗎”，切忌自以為是。在傳達指令的時候，要多問一句“我能說明白嗎”“還有沒有什么不清楚的地方”，以獲得溝通的完整性和有效性，避免出現因傳達不準確和溝通不暢而出現的工作失誤。在進行部門間的溝通協調時，充分了解雙方所思、所想、所憂、所盼后，在確定工作任務時，多問一句“有沒有需要特別注意的地方”，不僅能提示雙方更深入思考，把工作想得更細，做得更好，還能有效防止事后推諉扯皮和返工補救。

(三)思慮周全，多備一份

辦公室一般都承擔著文書檔案、辦文辦會、購置辦公用品等職能，要做好這些工作，需要周密的思考和安排，避免因各種突發情況引發的慌亂和失誤。產生和經手的各種文件材料，除特殊要求不允許留存外，都應復印一份，留檔備查。組織會議時，對會議場地、會議材料和會議服務人員都應留出備份，以應不時之需。購買辦公用品時，不能只考慮目前缺什么就買什么，缺幾份就買幾份，而是要了解單位的整體需求，提前做好規劃，對于通用需求至少多備一份，做到及時響應。從事每類工作的人員也應該“多備一份”，形成“AB角”的無缺位工作制，A角為本職工作崗位的主角，B角為A角的配角，當A角因出差、休假或其他原因不能承擔工作時，由B角接替完成，并對所做的工作承擔相應責任，A角要主動加大對B角的工作培訓和經驗傳授，確保B角在關鍵時刻有足夠能力做好上級交辦的工作，不因個人原因耽誤整體工作進度。

(四)顧全大局，多做一點

辦公室工作頭緒多、對口部門多、材料種類多,經常性加班加點,工作量和工作強度遠大于其他業務部門，可以說選擇了辦公室，就選擇了隨時待命、隨叫隨到，就意味著選擇了吃苦和奉獻。特別是文字材料起草,大多要在夜深人靜或周末、節假日攻堅完成,確實存在別人看不到、不理解的情形。這就要求辦公室工作人員不斷調整心態，秉持“顧全大局，多做一點”的工作態度，始終保持平和心，正確看待個人與全局的關系，積極妥善處理好得與失、工作與生活、個人與家庭的關系；始終保持進取心，把個人的辛苦和付出視作個人職業生涯中難得的鍛煉機會，讓壓力升華為動力，真正把事業放在心上，把責任擔在肩上，腳踏實地不漂浮，埋頭苦干不張揚；始終保持奉獻心，樹立以大局為重、以事業為先的工作格局，不斤斤計較，不牢騷滿腹，在奉獻中體現價值，在奉獻中增強修養，在奉獻中提升境界。

二、做好辦公室工作的四“干”

(一)圍繞中心干

辦公室作為一個單位系統中的綜合機構，其服務質量高低直接關系整體工作的運轉效能。辦公室工作，點多面廣線長，涉及方方面面，而單位系統的中心工作就是辦公室工作的“魂”，做好辦公室工作的核心前提就是一切工作必須圍繞單位系統中心工作來開展。辦公室工作人員必須要有強烈的中心意識和大局意識，深刻認識到一切脫離中心的工作都是“不務正業”，始終服從服務于工作大局，善于站在全局和戰略高度來思考問題、謀劃工作，要熟悉黨和國家的路線、方針、政策，對上級重要工作部署了然于胸，做到思想圍繞中心轉，工作圍繞中心干，堅定不移、不折不扣地落實領導層決策，將頂層制度設計細化落實到具體工作上，切實發揮好辦公室參謀助手的作用。

(二)按照規矩干

沒有規矩，不成方圓。辦公室是協調上下、聯系內外的重要綜合部門,能接觸到很多其他部門接觸不倒的信息，擁有很多其他部門無法比擬的便利條件，一旦無章可循或不依規行事，就容易越位越權，對工作和個人都可能造成嚴重后果。做好辦公室工作，一是要有規矩。要加強辦公室自身的制度建設，明確崗位責任，嚴明組織紀律，讓工作有規可依有矩可循。二是要講規矩。辦公室工作人員要遵守政治紀律,不該說的堅決不說,不該問的堅決不問,不該做的堅決不做。要遵守組織紀律,認真做好本職工作，在貫徹執行領導意圖時,不打折扣,不傳小道消息，不隨便議論，不狐假虎威，做到令行禁止。遵守廉政紀律,帶頭模范遵守規矩，廉潔自律,清白做人,堅持原則,絕不為私事大開方便之門。

(三)團結合作干

辦公室位置重要，工作任務重，工作環節多，僅靠個人力量獨木難支，無法完成重大工作任務，成員之間只有“同唱一臺戲”，牢固樹立一盤棋思想，心往一處想、勁往一處使，密切配合，分工不分家，擰成一股繩，才能形成強大的團隊戰斗力。因此在辦公室內部建設中，不僅要注重提升工作人員的業務能力，還要注意培養工作人員賞識他人的優點，學習他人的長處，團結互助，同榮辱、共進退的意識，培養一支在關鍵時刻能靠得住、頂的上、能吃苦、能戰斗的隊伍。團結出凝聚力、出戰斗力，互相補臺好戲連臺，互相拆臺一同垮臺。通過成員之間的相互支持、精誠合作，同頻共振、同向而行，大事講原則、小事講風格，在共事中同心共進，營造出團結和諧、奮發向上的良好工作氛圍，不僅能使個人本職工作做得更好，也能在很大程度上提高辦公室整體的工作效率，進而充分體現辦公室行政管理重要價值，促進單位系統整體工作邁上新臺階。

(四)擼起袖子加油干

辦公室工作能不能干好，會不會干是保障，想不想干是基礎。辦公室領導者要堅持思想引領、正面激勵，有效提升辦公室工作人員“想干愿干積極干，擼起袖子加油干”的精氣神，增強工作人員的責任感和使命感。堅持思想引領，倡導同心同向謀事業，同舟共濟促發展，以共同的價值追求激勵擔當作為，激發“舍我其誰”的使命感。堅持正面激勵。大力發現培養選拔有激情、有能力，能干事、敢擔當的工作人員；探索科學的績效考評辦法，建立容錯機制，為擔當者擔當、讓有為者有位，營造鼓勵干事、寬容失敗的良好氛圍；關注工作人員的工作情況、精神狀態，讓其有歸屬感、認同感，從而有效提升干事創業的精氣神。辦公室工作人員要適當給自己“打雞血”，保持工作熱情。要從工作中找事業感，把工作當成個人事業，讓理想、信念、情懷和使命感成為工作的內生動力；從工作中找獲得感，辦公室的管理服務工作常常是“隱形”的，個中辛苦不為人知，獲得感較低，如果重結果輕過程，就會失去很多獲得感，要更加系統全面地看待辦公室工作，重視從工作過程中累積獲得感，進一步提高工作質量。

三、結語

辦公室是單位系統內聯系上下的橋梁、協調公務運行的樞紐、溝通內外的窗口、宣揚機關形象的陣地。隨著社會發展,辦公室所面臨的工作環境已經發生了比較大的變化，工作職責、工作內容正逐步拓展，辦公室工作人員必須真正認識到辦公室工作的重要性,增強學習意識，充分利用好八小時之外的時間，徹底摒棄怕苦畏難情緒，提高對全局工作的認識和思考，努力提升自身業務水平和綜合素養，扎實做到“四多”、“四干”。面對新時代、新節奏、新要求，亟需完善辦公室行政管理體系，進一步明確辦公室工作的職責定位，從辦公室行政管理工作存在的問題入手，更新工作理念，加強人員培養，創新工作方式，切實提高辦公室工作效率和工作質量。