淺議秘書素質的優化

(安徽大學管理學院 安徽 合肥 230000)

秘書素質指秘書從業人員應具備的素養和能力，包括秘書的基本素質和業務素質。秘書的基本素質是完成秘書工作的根本保障。其中，身心健康是秘書從業的基本要求，積極向上的思想意識是秘書從業的精神向導。秘書的業務素質是秘書工作質量的條件保障。一方面秘書的業務能力涵蓋了知識能力、實踐能力、溝通交際能力、組織協調應變能力等；另一方面秘書的職業素養要求秘書要具備基礎的現代秘書素養和秘書職業的基本禮儀規范。

良好的秘書素質是成為一名合格優秀的秘書必須具備的條件之一，秘書素質內涵豐富且存在一個變化發展的過程。秘書素質的優化是一個積極肯定的過程，是鑒于客觀和主觀各方面因素綜合考慮的結果，存在其必要性。社會需要高素質的秘書人才，領導工作需要高素質的秘書團隊協助，秘書只有不斷優化素質才能在競爭激烈的人才隊伍中立足，提升自己才能適應快速發展的社會。秘書素質的優化需要多方面要素共同努力。

一、社會角度

秘書作為各工作單位中的獨立職業，其素質的優化應立足當下社會背景，國家在秘書素質優化的過程中發揮著重要作用。

(一)國家應加強秘書教育

任何一門職業的入門離不開初期的教育學習階段。我國秘書獨立教育發展緩慢，高校秘書獨立學科開設存在不足，秘書專業師資資源缺乏，有的高校甚至無秘書獨立專業。秘書作為一個歷史悠久的職業，需要進行專業化教育培訓。首先國家應適度加大秘書教育投入，督促各大高校在院系下獨立秘書專業并完善師資設備，設置專業化學校課程，理論教學與實踐教學同步，重視秘書專業教育，注重秘書實務操作實練。其次，借鑒國外秘書教育的有用經驗，立足中國實情建立具有中國特色的科學的秘書教育模式，培養更多高水準的秘書人才[1]。我國秘書教育大致興起于二十世紀八十年代初的改革開放的背景下，與發達國家相比，秘書教育起步晚，教育模式不夠完善，秘書人員學歷偏低[2]，因此需要借鑒國外秘書教育優點，取其之長，補己之短。

(二)國家應強化秘書職業道德建設

秘書是最接近領導上級的工作人員，所處地位特殊，往往容易滋生秘書腐敗行為。這就要求秘書必須遵守基本的秘書職業道德規范。因此國家應重視秘書職業道德的建設。一要加強職業道德教育和法律教育，通過教育途徑灌輸秘書人員正確的職業道德意識，即通過高等院校的在校知識教育和安排的相關實習實踐，以科學的理論指導，引導秘書樹立正確的職業觀念。在工作過程中，秘書應主動接受來自單位的素質教育課程，積極參與相關素質培訓實踐活動。二要加大輿論倡導。輿論往往具有引導作用，借助輿論媒體通過書面、視覺等方式宣傳秘書職業道德，如關于秘書正面的新聞報道、宣傳手冊、人物傳記、優秀事跡表彰等，從而引導秘書人員樹立正確的職業道德觀念。

(三)國家應完善秘書從業人員職業素質評價標準

職業素質評價是依據一定的職業素質標準對個體或群體的職業行為作出合格與不合格的判斷。理論與實踐的脫節客觀上迫切要求建立具有可操作性的秘書職業道德素質新標準[3]。首先秘書職業素質評價標準應立足整體，客觀全面，從秘書素質內容出發，結合工作發展實際要求，制定完備的素質評價標準，為工作單位提供合理的衡量秘書職業素質的尺度。其次秘書職業素質評價標準不是一成不變的，應根據秘書工作的變化發展情況及時更新，使之適應工作大環境的變化和秘書工作進程。第三，秘書素質評價標準需要貫穿秘書工作始終，并通過宣傳教育使之具有可行性，適時對秘書工作按照標準進行評估活動，一方面是對一個階段秘書工作的檢查與總結，起到督促規范作用，另一方面也為秘書從業人員樹立了一個素質不斷優化的目標。

二、工作單位角度

秘書素質的優化是在特定工作環境下完成的，環境對工作人員的潛移默化影響不容忽視。因此相關工作單位應創造良好的秘書工作外部環境氛圍。

(一)領導層應充分發揮領導團體的作用

領導層在任何組織中對工作的完成起著事半功倍的作用，秘書的工作狀態與領導環境緊密關聯，優秀的領導層是秘書素質優化的加速劑。第一，領導者應重視對秘書人員的任用和培養，關心支持秘書工作，為他們創造積極上進的工作條件，鼓勵他們抓住工作機遇，展現工作能力，同時指出他們工作中的不足，督促他們優化素質，提升自己。第二，領導層應使用領導團體自身的效應價值，發揮標桿榜樣作用，以自己的模范言行和優良品德去影響和激勵秘書，引導秘書樹立正確的工作心態，確立有價值的工作目標，帶動秘書工作的開展。第三，領導者應協調好組織內部關系，凝聚組織中的各方工作力量，團結人才，鼓勵大家協同合作，提供一個互幫互助、互相學習、互相完善、互相進步的工作環境。

(二)秘書部門應營造良好的工作氛圍

秘書部門作為領導部門的辦事機構之一，溝通上下、聯系左右，在工作過程中發揮著橋梁作用，是各工作單位聯系過程中的關鍵環節。秘書部門是由多位秘書人員組成的秘書隊伍的體系，秘書部門的工作效率和工作水平的高低取決于各秘書人員的能力素質的綜合和秘書人員之間的合作程度。首先秘書部門應進行工作的合理規劃安排，在秘書工作的快節奏壓力下，營造具有動力的工作氛圍，忙碌而不浮躁、有壓力而不沮喪，互幫互助，協作創造，同時提供良性競爭平臺，促使秘書人員跟上工作節奏，調整工作心態，共同努力。其次秘書部門應適當加強對秘書的培養，增加秘書學習教育培訓活動，鼓勵秘書人員在工作之余多學習、多實踐、多總結，提倡繼續學習的理念，引導完善道德素養，提高業務能力、優化素質結構，從而構建一支精干的秘書隊伍。

(三)相關工作部門應加強多方面監督

“秘書腐敗”已成為當今社會上的一種普遍存在的不良現象[4]，相關管理部門需要適當加強監督。秘書是領導者的助手，是上級的直接下屬，為避免腐敗的滋生，工作單位應完善監督機制。首先應強化內部監督，提供適當的監督約束，通過領導監督、監管部門監督、流程監督，把秘書行為置于有效的內部監督范圍之內，督促秘書人員貫徹求真務實、清正廉潔的工作作風。其次提倡工作人員之間的良性相互監督，公正開明、從大局出發，通過互相監督，提高秘書自覺意識，保持警惕的工作態度，謹記相關規章準則，規范工作行為。第三開放外部監督即社會公眾的監督，任何一項工作都不可能與社會脫節，相關監督部門應合理開放接受來自本工作單位外的監督反饋，并對社會監督反饋進行務實處理。秘書多一層監督約束，則多一份自覺自律心理。

三、個人角度

秘書素質的優化關鍵在于秘書的自我優化。內部因素往往起著決定性作用，其作用遠大于外界因素。秘書個人應從學習、思想、實踐三方面來進行秘書素質的優化。

(一)秘書素質的優化貴在勤奮學習

學習是優化秘書素質的第一步。一是學習知識，儲備扎實的秘書相關知識基礎，優化秘書知識結構，做學習型秘書。首先要培養求學熱情，開發學習興趣，通過在校接受教育獲得相關理論知識，儲備知識基礎，奠定實踐資本；其次要養成自學習慣，在工作之余，安排適當的時間用于學習，豐富知識面，彌補自己的不足。最后要改進學習方法，應掌握多種學習方法的結合運用，靈活開發，提高學習效率，花適量的時間學到有用的知識。二是學習經驗，要學習借鑒模范榜樣。榜樣對自己的最大作用在于精神向導和經驗借鑒，優秀人士的成功經驗、工作作風、品德習慣等都是學習的源泉。三是團隊學習。與同事和睦相處、團結合作，在工作中互幫互助，互相學習，取長補短，共同進步。

(二)秘書素質的優化離不開思想素質提升

秘書人員應具備秘書從業者必備的觀念意識，尤其要培養良好職業心理[5]。一要對秘書職業有清晰認知，正確認識秘書工作的多種職能作用和輔助服務性質，謹記秘書角色定位，認真高效完成領導交代的每一個任務。二要自尊自愛自強，尊重秘書職業，培養事業責任意識，端正態度，尊重領導，適應領導工作的需要；同時適當堅持自己正確的見解，牢記工作崗位只有工作分工不同，沒有高低貴賤之分。三要有團結互助、合作共贏的意識。團結同事，學會分享成功，換位思考，善于從他人角度考慮問題；同時要學會承擔責任，面對矛盾學會協調，建立友好的人際關系。四要增強心理承受力。秘書工作任務多、節奏快，需要秘書快速適應，自主調節壓力。

(三)秘書素質的優化重在實踐鍛煉

實踐出真知，任何知識經驗都離不開社會實踐。秘書素質優化是在工作實踐中完成的。秘書的職能性要求秘書人員必須牢固掌握專業知識，培養專業技能，提高動手能力，達到對專業秘書人員的相關要求標準，實事求是工作，不斷提高自己。首先秘書通過在校學習基本的秘書知識理論體系，進行基礎的秘書實操，為秘書正式工作提供寶貴的理論基礎。將所學知識運用于工作中，轉化為嫻熟的工作能力，并進行新的探索和總結，做到學習中實踐，實踐中學習，用經驗來彌補工作中的不足，實現自我超越。其次在工作中遇到問題要冷靜處理，不慌不焦，通過一次次工作實踐吸取教訓，積累經驗，鍛煉自己處事能力。在工作中應時刻謹記秘書的素質準則，為自己構建一道心理標準約束防線。

總之，當今社會對現代各職業的工作要求越來越高，秘書職業也不例外。秘書素質的優化是符合各企事業發展進步的必然要求，是遵循秘書事業發展規律的結果。秘書人員必須把握秘書事業發展的特征和趨勢，熟識秘書素質的基本內涵，掌握秘書素質優化的途徑，在社會和工作部門提供的環境氛圍下不斷提高自己。