質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核有效性探析

(上?？臻g電源研究所 上海 200245)

有效的內(nèi)部審核可以正確評(píng)估企業(yè)體系，將企業(yè)內(nèi)部中存在的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)，從而展開(kāi)有效整改，促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升。但立足于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況看，諸多企業(yè)的內(nèi)部審核難以落到實(shí)處，在審核中不能將企業(yè)內(nèi)部中存在的問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，如此便不能第一時(shí)間予以糾正，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中審核監(jiān)督效果并未充分發(fā)揮出來(lái)，久而久之，便會(huì)對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)造成嚴(yán)重影響。

一、質(zhì)量體系內(nèi)審存在的主要問(wèn)題

(一)未認(rèn)識(shí)到質(zhì)量體系內(nèi)審的重要性

各行各業(yè)的質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)文件都對(duì)內(nèi)部審核活動(dòng)提出了明確要求，質(zhì)量體系內(nèi)部審核是企業(yè)質(zhì)量管理體系自我完善的有效渠道[1]。企業(yè)能不能對(duì)質(zhì)量體系內(nèi)審引起高度重視，通?？梢詫⒋似髽I(yè)對(duì)質(zhì)量管理工作以及管理改建效益的思維的重視程度體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)質(zhì)量體系內(nèi)審是否重視，是企業(yè)質(zhì)量管理體系有效、持續(xù)運(yùn)行以及順利開(kāi)展改進(jìn)工作的關(guān)鍵。在實(shí)際工作中，沒(méi)有重視質(zhì)量體系內(nèi)審，其作用和重要性通常沒(méi)有由上至下落實(shí)。企業(yè)的一些領(lǐng)導(dǎo)和員工并未充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部審核工作，覺(jué)得質(zhì)量體系內(nèi)審便是挑刺和走過(guò)場(chǎng)的任務(wù)，審核部門(mén)并未積極對(duì)待，并未做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，甚至一些被審核部門(mén)和內(nèi)審人員相對(duì)抗。在質(zhì)量體系內(nèi)審中通常沒(méi)有事先安排對(duì)本部門(mén)業(yè)務(wù)熟悉的專人展開(kāi)審核向?qū)?，沒(méi)有事先把相關(guān)記錄和材料準(zhǔn)備好，審查項(xiàng)涉及活動(dòng)的人員不在崗、相關(guān)記錄材料并未及時(shí)提供，對(duì)審核效果和審核效率造成了極大的影響。

(二)審核活動(dòng)的覆蓋范圍不夠

在審核中，就內(nèi)部審核活動(dòng)，并未將健全的標(biāo)準(zhǔn)和覆蓋面形成，特別是諸多內(nèi)部審核活動(dòng)密切關(guān)注的，更多只是一種較為客觀的元素，并未有效審核內(nèi)部質(zhì)量審核活動(dòng)條款、標(biāo)準(zhǔn)。甚至一些企業(yè)運(yùn)用“抽樣”的方法將全面審核活動(dòng)替代，對(duì)整個(gè)審核活動(dòng)的實(shí)際價(jià)值造成了影響。除此之外，在現(xiàn)階段諸多企業(yè)內(nèi)審活動(dòng)中，缺少嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和程序開(kāi)展，特別是大部分企業(yè)在實(shí)施一定時(shí)間后，通常會(huì)將執(zhí)行內(nèi)部審核活動(dòng)的力度減輕。特別是部分企業(yè)也沒(méi)有配備專門(mén)的、專業(yè)的內(nèi)部審核員，這些均對(duì)企業(yè)內(nèi)審活動(dòng)的開(kāi)展效率造成了極大的影響。

(三)內(nèi)部審核員隊(duì)伍能力有待提升

現(xiàn)階段，大部分企業(yè)主要通過(guò)聘請(qǐng)外部人員對(duì)質(zhì)量體系內(nèi)審員予以培訓(xùn)，使之能夠獲取內(nèi)審員資格證。但不重視對(duì)內(nèi)審員的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)、繼續(xù)教育與職業(yè)素養(yǎng)等，并且內(nèi)審員在選拔方面存在湊數(shù)的情況，部分企業(yè)質(zhì)量管理部門(mén)未針對(duì)內(nèi)審員隊(duì)伍制定一套完善選拔和培養(yǎng)方案，導(dǎo)致質(zhì)量體系內(nèi)審員隊(duì)伍的審核水平、內(nèi)審工作素養(yǎng)參差不齊，使得質(zhì)量體系內(nèi)審過(guò)程存在不客觀、不公正的可能，從而進(jìn)一步滋生被審核部門(mén)的不滿與對(duì)抗情緒，較為嚴(yán)重的影響審核效果。

二、提升企業(yè)質(zhì)量體系內(nèi)審有效性的建議措施

(一)發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，增強(qiáng)質(zhì)量體系內(nèi)審動(dòng)員作用

隨著企業(yè)對(duì)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)貫標(biāo)工作的推廣以及深入，質(zhì)量管理逐漸發(fā)展成了企業(yè)管理的主要工作。就領(lǐng)導(dǎo)作用而言，其屬于質(zhì)量管理的八大原則之一，同時(shí)GB/T19001-2016版中第五章標(biāo)題也為領(lǐng)導(dǎo)作用，由此可見(jiàn)領(lǐng)導(dǎo)作用在企業(yè)質(zhì)量管理工作之中具備著極強(qiáng)的影響力。企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)中，領(lǐng)導(dǎo)作用尤其是企業(yè)最高管理人員，在促進(jìn)質(zhì)量管理工作方面十分重要。所以，企業(yè)管理層需增強(qiáng)對(duì)質(zhì)量體系內(nèi)部審核工作的重視，使之能夠得到最高管理者的支持，并適當(dāng)?shù)奶岣邇?nèi)審人員的薪酬待遇。同時(shí)，企業(yè)管理層需對(duì)質(zhì)量管理的作用予以全面的了解，掌握質(zhì)量體系內(nèi)部審核在企業(yè)質(zhì)量管理體系、企業(yè)自身管理優(yōu)化方面的作用，并可以在企業(yè)之中實(shí)現(xiàn)由上到下的動(dòng)員與貫徹，將內(nèi)部審核工作作為標(biāo)準(zhǔn)需求，不斷增強(qiáng)執(zhí)行觀念。其次，還應(yīng)將質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核工作作為企業(yè)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以及解決問(wèn)題的主要方式，立足于此進(jìn)行完善，以此來(lái)確保質(zhì)量管理PDCA(即計(jì)劃Plan、執(zhí)行Do、檢查Check、處置Action)能夠得到全面的落實(shí)。

(二)做好審核活動(dòng)的溝通機(jī)制

如今，企業(yè)在實(shí)施內(nèi)部質(zhì)量體系審核活動(dòng)時(shí)，一定要重視專業(yè)審核隊(duì)伍體系的配備，特別是在整個(gè)審核工作中，應(yīng)對(duì)組內(nèi)審核隊(duì)伍的溝通交流工作引起高度重視，組內(nèi)審核人員需在經(jīng)過(guò)討論、分析后，評(píng)判不合理行為，借助不斷調(diào)整、優(yōu)化，讓整個(gè)內(nèi)部質(zhì)量管理體系的有效性得到充分保障[3]。當(dāng)組內(nèi)統(tǒng)一結(jié)論達(dá)成后，應(yīng)同被審核部門(mén)、組織機(jī)構(gòu)多溝通交流，對(duì)被溝通方的意見(jiàn)進(jìn)行有效收集，第一時(shí)間予以反饋。當(dāng)審核組對(duì)審核活動(dòng)的具體情況、相關(guān)問(wèn)題做出認(rèn)真分析后，就審核活動(dòng)和實(shí)際活動(dòng)之間存在的不匹配問(wèn)題展開(kāi)具體比較，以高質(zhì)量、精準(zhǔn)度的實(shí)施整個(gè)內(nèi)部審核活動(dòng)，建立健全內(nèi)部審核體系，以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量管理活動(dòng)實(shí)施加之的提升。不論是內(nèi)部審核，還是和被審核組進(jìn)行溝通，整個(gè)內(nèi)審活動(dòng)均需將管理者反饋意見(jiàn)。就整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際情況能夠看出，對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)效果影響最大的就是內(nèi)部質(zhì)量，而企業(yè)經(jīng)營(yíng)者則是決定與把控企業(yè)發(fā)展因素的主體。所以，在整個(gè)內(nèi)部審核過(guò)程中，若要將其目標(biāo)最終實(shí)現(xiàn)，就必須反饋各種問(wèn)題，特別是認(rèn)真梳理其中所存在的質(zhì)量問(wèn)題，在充分重視的前提下，借助有效溝通讓活動(dòng)效果達(dá)到最佳。

(三)適度抽取質(zhì)檢樣本

因抽樣性調(diào)查的缺陷所造成的誤差是能夠降低的，將審核總量結(jié)合起來(lái)展開(kāi)科學(xué)化抽取，使數(shù)量得到保證，把抽樣帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)降低[4]。因?yàn)閮?nèi)審存在一定的時(shí)間性差異，企業(yè)在每個(gè)內(nèi)審期間應(yīng)有足夠的時(shí)間進(jìn)行準(zhǔn)備，確保充足的抽樣調(diào)查數(shù)據(jù)，盡量對(duì)企業(yè)的所有情況做出綜合性反映。與此同時(shí)，詳細(xì)性抽樣調(diào)查正在進(jìn)行的項(xiàng)目，嚴(yán)格審查企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié)，以促進(jìn)企業(yè)綜合性實(shí)力的提升，把薄弱環(huán)節(jié)消除。

(四)注重內(nèi)審員骨干力量的培養(yǎng)

因?yàn)榇蟛糠制髽I(yè)內(nèi)審員均屬于兼職，要想增強(qiáng)內(nèi)審員對(duì)標(biāo)準(zhǔn)要求的認(rèn)識(shí)，提升現(xiàn)場(chǎng)審核能力，并對(duì)骨干力量進(jìn)行培養(yǎng)，適當(dāng)?shù)奶岣邔Ｂ殞徍巳藛T待遇，進(jìn)而吸引骨干人員加入，同時(shí)聘請(qǐng)專職審核人員輔導(dǎo)兼職人員，通過(guò)定期培訓(xùn)，可增強(qiáng)內(nèi)部審核人員對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的理解，提升現(xiàn)場(chǎng)審核能力，并掌握過(guò)程方法開(kāi)展審核的要點(diǎn)，為今后更好的通過(guò)過(guò)程方法實(shí)施內(nèi)部審核工作夯實(shí)了基礎(chǔ)。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，質(zhì)量體系內(nèi)部審核工作屬于對(duì)企業(yè)質(zhì)量管理體系有效性予以評(píng)價(jià)的主要方式，同時(shí)也屬于對(duì)質(zhì)量管理體系予以完善的主要方式，企業(yè)需全面的認(rèn)識(shí)到內(nèi)部審核工作的重要性，對(duì)內(nèi)部審核過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行解決。同時(shí)，企業(yè)需結(jié)合內(nèi)部審核現(xiàn)狀，制定提升內(nèi)部審核有效性的措施，不斷增強(qiáng)內(nèi)審員工作能力水平，提升企業(yè)的質(zhì)量管理體系的自我完善能力和管理水平。