論加強工程檔案管理促進工程建設質量

夏艷暉

（廣東佛盈匯建工程管理有限公司，廣東 佛山 528000）

在工程建設活動中會形成多種類型的工程檔案，比如工程的可行性研究、設計基礎資料、合同、計量、招投標文件、施工管理文件等工程資料是在工程建設過程中逐步形成的，是反映工程項目在整個建設過程中工程管理的原始記錄，是工程項目管理中的一項重要組成部分，也是工程使用過程中維修、擴建、改建等重要的參考資料，更是工程竣工驗收、審計、結決算、財務審計的有力依據。這些文件有文字形式、圖表形式、聲像形式等，但無論以哪種形式、哪種介質存在，都需要經過檔案管理環節進行整理、歸檔保存，目的是為后續工作提供文件溯源支持。

1 工程檔案的內涵

工程檔案是在建設項目的過程中形成的投資計劃、設計方案、施工進展、檢查驗收、維修改造等活動中形成的文檔材料。工程檔案它貫穿于整個工程建設的全過程，是維護建設工程歷史真實面貌的一項重要工作，從一個工程項目的提出、立項、論證、審批、勘察設計、招投標、施工、監理、竣工驗收等工程建設及工程管理過程中形成的，應當歸檔保存的文字、圖表、聲像、圖紙等各種載體的總和。交通運輸部、國家檔案局發布的《交通檔案管理辦法》（交辦發[2005]431號）、《交通建設項目檔案管理登記辦法》、《交通建設項目檔案專項驗收辦法》和《交通檔案進館辦法》（交辦發[2007]436號）；以及廣東省檔案局《廣東省執行〈企業檔案工作目標管理辦法〉實施細則》、廣東省檔案局、省發改委《廣東省檔案局發改委-重大建設項目檔案驗收辦法》（粵檔發[2006]32號）（含《廣東省重大建設項目檔案驗收評分表》）等文件精神要求：科技檔案是科技活動的歷史記錄，是一項重要的信息資料和知識寶庫。工程檔案作為發展工程建設必不可少的依據，在工程科研、規劃設計和生產建設中發揮著越來越大的作用。

2 檔案管理工作現狀及存在問題

1）檔案管理工作缺少專業的人才。在進行工程的建設過程中，管理人員通常情況下都是擔任了很多其他職位的工作人員，或者是臨時抽調的，對檔案管理的條例以及規定并不了解，有的人員沒有檔案管理業務的技能，同時也沒有管理的經驗，使得工程尤其是隱蔽工程的文件資料收集不完整，歸檔不滿足標準要求，在檔案質量以及管理方面的水平還有待提高。要利用既懂路橋專業知識又熟悉檔案管理的專業人才對項目檔案管理進行規劃和整理，組建有專業經驗的竣工文檔編制整理隊伍迅速對所有文檔進行收集、整理、編制和規范，并形成最終的竣工檔案。2）工程檔案管理基礎薄弱。工程項目大都遠離城市，大都在比較都在交通不便、自然環境惡劣的農村野外。工程建設往往點多線長，施工地點和施工單位流動頻繁，難以組織起有效的檔案管理隊伍。四個同步工作很難在實踐中落實到位。檔案管理崗位人員往往臨時指定，隨意換人。又存在著不便于在施工現場駐場，在現場了解掌握第一手的施工資料，很容易形成工程各階段資料不夠完整詳實。檔案資料沒有分門別類專門整理存在的檔案室。往往造成檔案管理人員收集資料倉促，檔案材料不完整。有的單位有專門的檔案室。有的單位則由其他業務部門代管。很多工程項目竣工后，只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案。3）督導檢查工作以及工程檔案竣工移交工作完成不到位。工程建設項目法人在檔案管理方面的督導檢查的力度不夠，無法保障歸檔工作的標準性和規范性。進行工程檔案竣工移交工作的過程中，常常出現滯后的現象。在進行檔案移交工作的時候，有關的檔案管理工作人員沒有對要歸檔的文件資料進行認真的審查，導致很多時候有錯交遺交的現象出現，這些情況都在很大程度上影響了入庫檔案的質量。

3 加強工程檔案管理的措施

1）實現工程檔案管理信息化、加大檔案管理的安全性。要強化工程檔案管理的信息化，運用新思路及新方法，實現檔案數字化，使電子檔案管理更加科學化、專業化、規范化，提高工程檔案管理的效率。利用軟件對檔案實現信息化管理，不斷壓縮工程檔案的體積及儲存空間，擴大工程檔案的儲存量，不僅便于檔案的存儲，還能有效提高工程檔案原件的保護水平。加強電子檔案的安全管理，為保障工程檔案的信息安全，要采取行之有效的安全保護措施，完善安全管理制度，妥善解決檔案管理工作中可能出現的安全問題，最大限度地規避人為方面的安全隱患。不斷提高檔案管理人員的網絡技術水平，保持與現代技術的同步性，制定完善的安全防范措施，確保檔案信息化系統的安全運行。2）加強對建設檔案管理工作人員的培訓。工程建設主管部門以及工程項目法人應該有規律的開展不同的培訓，同時讓工作人員到相關的單位參觀學習，讓工作人員能夠及時的學習檔案管理方面的新標準以及新知識。同時，還需要對有關的內容進行探究討論，把所學到的新技能運用到實際的檔案管理工作中，用以處理和解決在他們工作過程中所出現的問題。全方面的強化工程建設檔案管理人員的綜合素質，從而全方面地提升檔案管理工作的水準。3）建立完善制度，抓好落實執行。建立完善檔案管理制度，抓好制度的落實和執行提高工程檔案管理水平的關鍵所在。檔案管理制度是檔案管理工作開展的重要依據，是實現工程檔案規范化、科學化管理的基礎。（1）建立健全制度是根本。通過建立健全檔案管理制度，從機制體制上保障工程檔案管理工作的正常有序開展。檔案管理制度必須與工程建設管理實際相符合，做到全面、科學、系統。要研究制定檔案管理技術規范規程，推進檔案管理標準化建設。（2）抓好制度落實是關鍵。嚴格執行檔案管理制度是實現工程檔案科學化、規范化、標準化管理的關鍵。要加強對檔案管理制度執行情況的監督檢查，發現問題，及時整改，促進檔案管理各項制度措施落實到位。（3）明確責任主體是抓手。落實檔案管理工作責任制，真正實現工程檔案層層有人管理、層層有人負責。配套建立問責機制，對未認真履行檔案管理責任的人員實行責任追究，對發生重大檔案質量失控問題的工程實行責任倒查機制，通過明確責任、建立問責，確保檔案管理工作扎實開展。4）構建數字化平臺，提升檔案信息的有效性。工程建設檔案管理的重要性不需贅述，而想要使其作用得到切實發揮，除了理順管理流程外，更重要的是提升信息的有效性，針對這一點，可以通過構建數字化檔案信息平臺的方式來實現。這一平臺可以幫助檔案管理人員迅速處理檔案資料，讓檔案資料以統一形式完成入檔。另外，當具有審閱權限的人員查看檔案時，也能根據要求迅速調出對應的資料，從而提升審閱效率。數字化平臺還具有共享性特征，能夠讓工程建設單位內部的各個部門獲得相同的信息內容，這對于加強部門之間的聯動具有重要意義。

4 結束語

新時期工程檔案管理要符合社會發展的需求。因此，要充分認識工程檔案管理在建設工程質量中的重要性，努力提高檔案管理人員的思想意識和專業能力，明確管理的載體、主體、任務以及要素，依照法律法規嚴格進行管理。工程檔案管理不只是記錄，更要把完整的整個建設工程串聯在一起，發揮其積極作用，還要保持順暢、快捷，其價值才能充分發揮出來。