事業單位辦公室檔案日常管理與應用分析

李安波

（上海精密計量測試研究所，上海 200052）

事業單位辦公室檔案日常管理人員要不斷的去加強對于檔案管理工作的優化，選擇更加合適的檔案管理方法以提升整體檔案管理的效率，并且制定就業完善的檔案管理制度，保證相應的工作人員能夠按照規范要求去開展檔案日常管理工作，一能夠提升辦案管理工作人員的重視程度。同時也要不斷的去對帶檔案日常管理工作當中存在的問題進行分析，以能夠根據存在問題去制定具有針對性的措施，使得辦案日常管理水平得到良好的提升相應的工作人員也要不斷的加強自身的管理技能，更加熟練的應用先進的計算機設備去開展檔案日常管理工作，使相應的檔案資料能夠更加的完善和全面，保證能向事業單位的各項工作提供依據。

1 事業單位辦公室的日常管理當中存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不足

雖然事業單位在不斷的去進行改革，但是當前事業單位對于檔案日常管理工作的重視程度仍然不足，也就是在當前事業單位則開展的各種檔案管理工作，仍然較為傳統所運用的模式落后不在滿足當前對約旦日常管理的需要。同時也沒有更加全面性的去對當前檔案管理工作所運用的各種管理方法進行優化，使得所開展的檔案管理活動的全面性不足，不能夠更加合理的去對當前事業單位的各種檔案進行系統性的整理，使得檔案管理工作的效率相對較差。而且在傳統檔案管理模式的影響下，使得相應的管理人員對于整個辦案管理工作的重視程度不足，其在開展檔案管理工作的時候，僅僅是去對檔案資料進行整理，缺乏對于檔案信息的安全管理，使得在管理工作當中容易出現信息泄露的問題，并且沒有全面性的去對信息進行收集和考察，導致的當前所收集的各項檔案信息的完整性和真實性不足。

1.2 檔案日常管理制度不完善

導致當前事業單位整體檔案管理工作效率較低、不能夠及時去對檔案日常管理工作內容進行優化的原因是當前檔案日常管理的制度不完善，沒有明確的規定出相應檔案日常管理工作人員所需要履行的職責，以及不能夠完善的去規劃檔案日常管理工作的具體項目內容以及程序，導致整體檔案管理工作不能夠完全落實，從而使事業單位內部的檔案管理工作效率降低不能夠全面性的去對當前進行收集和整理，對當前事業單位所開展的各項檔案管理工作過于形式化，不能夠更加完善的去對所涉及的檔案進行整理，導致檔案出現丟失缺漏現象，同時由于檔案日常管理制度不完善，也就使得檔案的調動與借閱等相應的管理制度不足，使得整個檔案的借閱流程不明確，管理力度不足，導致在借閱后不能夠及時的將其歸還到檔案管理部門使得出現檔案丟失現象，嚴重影響了整個檔案管理工作的質量。

2 加強事業單位辦公室的日常管理與應用的措施

2.1 提升對于檔案日常管理工作的重視程度

為了能夠不斷提升事業單位檔案管理工作的質量，就需要不斷的去加強對于檔案日常管理工作的重視程度，使得相應工作人員能夠完全按照自己崗位職責去開展各項檔案管理工作，并且能夠更加全面的去對相應的檔案進行收集和整理，也能夠不斷應用先進的設備設施，提升整體事業單位的檔案管理工作效率，向事業單位的各項工作提供重要的依據，因此在事業單位內部要不斷的去加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使各個部門的人員都能夠明白檔案收集的重要性，從而保證各部門的人員都能夠配合辦公室檔案日常管理人員的工作，及時的向檔案管理人員提供相應的檔案信息，并且在借閱檔案后能夠及時的歸還，以保證檔案管理人員能夠及時的去整理相應的檔案資料，保證事業單位內部檔案資料的完整性。

2.2 加強檔案管理制度的建設

為了保證當前些單位當管理工作的規范性，明確出當管理人員的具體工作內容，使其能夠按照工作內容開展檔案管理工作，就需要不斷的去加強加強檔案管理制度建設，明確出檔案管理崗位人員的職責，使其能夠將檔案管理工作落實到位，并且通過管理制度的建設明確出檔案的調動以借閱的制度與標準，使得事業單位內部的人員能夠按照規范流程去進行借閱，及時的對所借閱的檔案資料進行登記，從而保證相應的檔案管理人員能夠對檔案的去處查詢，并督促相應部門人員及時歸還，保證整個檔案體系資料的完整性。通過制度建設不斷的去推進檔案管理工作人員去優化自身所運用的各種檔案管理方法，并且采用先進的管理技術，提升整體檔案管理的效率與質量。

2.3 引進先進的檔案管理設備

為了不斷提升當前日常管理水平，必須要相應部門引進更加先進的檔案管理設備，以使得相應的工作人員能夠運用先進的計算機技術去對檔案資料進行整理和歸納并儲存，提升檔案資料的儲存期限，并且運用相應的管理軟件更加系統性的去對檔案資料進行整理，提升檔案管理的效率，同時通過應用計算機技術，也能夠極大地提升檔案收集的速度，使各部門人員能夠及時的向檔案管理人員提供相應的檔案資料信息，加強了各部門之間的信息溝通，從而為檔案管理工作提供了便利。同時為了保證事業單位辦公室檔案資料的安全性，相應管理人員也要加強對于信息資料的安全管理工作，在計算機設備當中應用相應的安全防護軟件，防止外部用戶的侵入，以保證相應重要檔案資料的安全性，對于重要的檔案資料也要進行加密處理，以減少檔案資料出現泄漏現象。對于紙質性的檔案資料，相應的管理人員要按照明確的規范要求去開展借閱工作，保證其他部門人員在借閱檔案資料時能夠及時的登記，并且督促其在規范的日期內歸還，保證辦公室檔案資料的完整性。

3 總結

為了能夠保證事業單位辦公室工作的正常開展，就需要不斷的去加強對于檔案日常管理工作的建設，有效提升當前的事業單位辦公室工作效率，這也就需要事業單位的檔案管理人員對在檔案日常管理工作當中存在的問題進行分析，以能夠提出具有針對性的解決措施，并且不斷的去對檔案日常管理當中所運用的各種管理方法進行優化和改革，制定完善的管理規劃，以及明確出各個崗位相關的工作的內容，使得相應的工作人員能夠按照崗位職責要求去開展檔案日常管理工作。也要不斷的去加強對于檔案日常管理當中所需要運用到的各項設備設施進行更新和升級，推進管理人員更充分地應用當前所運用到的各項信息設備，也能夠不斷的去加強對于檔案的完善工作，使得事業單位辦公室檔案管理更加全面，從而有效的推動事業單位的良好發展。