行政檔案管理工作的現狀與時代融合研究

張閩軍

（無棣縣行政審批服務局，山東 濱州 251900）

所謂“行政檔案”，指的是國家行政機關及相關企業事業單位在現行法律賦權的范圍內開展行政和管理等相關工作直接形成具有保存價值的原始數據信息。行政檔案相比一般檔案，憑借顯著的政治性、服務性和權威性等特征，決定了其在實踐管理中異于其他檔案管理。在新時代背景下，行政檔案管理工作只有與時俱進，才能彌補傳統管理模式的缺陷，充分發揮出行政檔案管理工作的作用，確保行政單位功能的實現。

1 行政檔案管理工作的現狀分析

在較長的一段時間內，行政檔案管理主要以紙質文件為主，在實踐中最易出現文件遺失、破損、涂改等問題，直接影響行政檔案信息的完整性和真實性，從而制約了檔案開發利用價值的挖掘。在新時代背景下，無棣縣行政審批服務局大力推進檔案數字化管理，不斷將檔案資源從紙質文件轉化為電子文件形式進行保存，實現了線上線下同步管理，一方面極大地增加了行政檔案安全性；另一方面切實提高了行政檔案管理效率和水平。同時，行政檔案數字化管理的推進，也為檔案管理人員釋放壓力提供了可能性。但是無棣縣行政審批服務局在行政檔案管理工作實踐中，由于種種因素的制約，導致行政檔案管理工作現狀不容樂觀，還需要探索檔案管理工作與時代融合的有效途徑，才能真正意義上提高行政檔案管理工作質量和效率[1]。基于無棣縣行政審批服務局行政檔案管理工作現狀來說，集中體現在以下幾個方面：

1）數字化建設進程遲緩。當下，我局雖大力推進行政檔案數字化管理，但是在實踐工作中，少數檔案管理工作人員應種種因素的制約，未能全面落實數字化管理，直接影響行政檔案管理整體效率的提高，且不利于行政檔案管理工作的數字化發展，這對于行政檔案資源開發利用價值的挖掘是極為不利的。以文書管理為例，文書承辦人與檔案管理人員在具體工作中，未能采取數字化處理程序，而是沿用傳統流程，一方面增加了相關工作人員的工作強度，影響文件審核和傳遞效率；另一方面對行政檔案管理工作數字化建設起到了一個遲緩的負面影響[2]。

2）安全風險預防措施不到位。無棣縣行政審批服務局在全面推進行政檔案數字化管理過程中，使得行政檔案資料逐漸轉變為電子信息，歸屬于網絡信息范疇，此刻行政檔案信息會面臨網絡信息安全風險。尤其是無棣縣行政審批服務局的檔案信息，當中不乏一些機密信息和重要信息，若這些信息遭到網絡病毒程序的攻擊，或者遠程攻擊，容易導致行政檔案信息被篡改、盜用、丟失等，不僅影響行政檔案管理水平的提高，還可以產生巨大的負面影響[3]。無棣縣行政審批服務局的檔案管理工作之所以面臨這些風險，是因為在行政檔案管理實踐中，未能落實安全風險預防措施。

3）信息系統未能完善。無棣縣行政審批服務局開展行政檔案數字化管理的基礎是建設檔案信息管理系統?；谀撤N角度來說，檔案信息管理系統建設直接影響數字化管理效果和質量。而無棣縣行政審批服務局在建立信息管理系統時，只是單純地進行復制，沒有培訓專職專業技術人員參與其中，導致信息管理系統與本單位的實際情況不符，出現實用性不高、操作性不強等問題，對行政檔案數字化歸檔和整理產生了負面影響，從而制約行政檔案數字化管理發展的同時，不利于行政檔案資源價值的開發與利用[4]。

2 行政檔案管理工作與時代融合的發展思路分析

無棣縣行政審批服務局在檔案管理工作中，雖與時俱進開展數字化管理工作，但是在實踐中因種種因素的制約，出現了數字化建設進程遲緩、信息系統未完善等問題，制約檔案價值的開發與利用，這就要求相關人員在實踐中，探索有效措施確保行政檔案管理工作與時代融合發展。

1）加快推進并落實數字化建設。在行政檔案管理實踐中，時代融合發展的重要體現是加強數字化管理。因此，檔案管理人員必須不斷提高自身數字化管理素養和信息素養，同時增強對行政檔案數字化管理的認識，為加快推進和落實行政檔案數字化管理提供保障。以文書管理為例，檔案管理人員應利用計算機來接收和發送檔案文件，并根據相關要求在節點時間完成傳閱和辦理工作，若承辦人未能在節點時間完成審批，系統會自動發出警示信號，以此保證檔案文件得以高效處理[5]。由此可見，行政檔案數字化管理的建設和落實，優化了文書管理流程，具有更高的管理效率。

2）完善與落實安全防護措施。行政檔案當中不乏機密信息和重要信息，這就要求無棣縣行政審批服務局在檔案數字化管理實踐中，完善與落實安全防護措施。首先，技術人員為檔案信息管理系統配置完善的安全軟件，如常見的防火墻、360殺毒軟件等，及時發現系統中的安全隱患；其次，技術人員在建立檔案管理系統時，必須設定權限，向不同用戶設定職權范圍內的權限，約束檔案使用者的實際行為，確保行政檔案信息安全的同時，也可以在檔案風險出現后第一時間找到責任人。再者，行政檔案信息保存統一利用備份功能，避免系統問題而造成檔案遺失或者損壞。最后，無棣縣行政審批服務局需制定完善管理制度，如檔案數字化處理流程、檔案查閱、檔案加密處理等，需要建立與之相匹配的制度，用于約束檔案管理人員的各類行為。如保密性檔案數字化處理時，對檔案管理人員進行全程監控，嚴禁手機、攝影設備等電子產品進入檔案室，確保保密性檔案的安全。

3）建立完善的信息系統。為了進一步提高行政檔案數字化管理水平，無棣縣行政審批服務局應在現有基礎上，建立完善的信息系統，整合單位的其他系統，如財務系統、人事管理系統等，以在內部營造良好的檔案數字化管理氛圍。無棣縣行政審批服務局在完善系統時，可在社會上邀請知名軟件企業或者專家，不斷提升系統的各項性能。例如：系統完善可以使用全光纖磁盤陳列產品，此產品支持多種PAID保護級別，滿足當下無棣縣行政審批服務局的多元化檔案管理需求。同時此類產品具有數據隔離、共享等功能，可以大幅度提高檔案數字化管理的安全水平。另外，全光纖磁盤陳列產品可在網絡環境下實現在線升級，更為關鍵的是在存儲模塊中選用圖形管理界面，具有便于維護、操作簡單等一系列優點，有利于大幅度提高行政檔案管理工作質量和效率。

3 結語

總之，在國家體制日漸完善的背景下，行政檔案管理工作的重要性日漸提高。而無棣縣行政審批服務局在檔案管理工作中雖進行了檔案管理的創新，大力推進檔案數字化管理。但是在實踐中仍然諸多不如意之處，這就要求無棣縣行政審批服務局正視檔案管理現狀，并在實踐中加快推進和落實數字化建設，并重視安全防護措施的落實，建立完善的信息系統，才能促進行政檔案管理工作與時代發展齊頭并進，保障無棣縣行政審批服務局功能的發揮。