城建檔案管理的難點問題及解決策略

許定廣

（射陽縣城建檔案館，江蘇 鹽城 224300）

時代的進步必然伴隨著城市的規劃建設，利用城建檔案能夠為城市的規劃、發展方向加以引導。在實際的檔案管理工作中存在著城建檔案管理不重視、人員專業技能薄弱、管理制度不完善等，導致城建檔案在城市的規劃中無法充分發揮積極作用。

1 城建檔案管理重要性分析

在城市的建設工作中，首先需要對城市的發展方向進行規劃，而城市規劃中能夠為決策提供有力依據的途徑之一便是以城建檔案作為主要依據。

1）城建檔案是城市規劃基礎。城市規劃即城市在某個階段中需要規劃建設來滿足更多群眾的需求，促使當地城市向現代化、智慧化方向發展。在城市建設前需要通過制定方案對城市的發展方向加以確定，每個城市的形成與發展都呈現出一定的規律與過程中，在城市規劃工作中，需要對城市歷史、城市社會以及城市自然等條件加以充分的考慮，確保規劃方案的科學性、可行性、合理性。城建檔案即對城市的形成、發展以及過程進行全面的記錄，在開展城市規劃工作中存在很大程度需要以城建檔案作為參考依據，為城市的規劃、建設、發展提供數據支持。特別是對于新城市新城區的規劃，積極應用城建檔案能有效減少財力、人力、物力的投入與消耗。為確保城市能夠按照正確的方向發展、建設思想能夠更加優秀需要以往城市的規劃建設作為參考，因此可以說城建檔案在很大程度上是城市規劃的基礎。

2）城建檔案是城市管理憑證。城市規劃建設對于城建檔案具備依賴性，特別是當前城市高樓林立、交通錯綜復雜、各種管線深埋地下，需要城建檔案能夠為城市規劃建設提供準確、完整的信息參考，并為城市的管理提供服務。例如在發生地震等重大自然災害后，城建檔案的重要性更加明顯，其不僅與群眾的人身安全、財產安全存在緊密地聯系，同時對于城市的重新規劃與建設起到積極的影響作用。在城市的管理中，如果未開展全面、系統、科學的城建檔案管理工作，極有可能導致大量工作無法順利開展，對于現代化城市的管理造成影響。因此城建檔案對于城市的規劃建設與管理工作中發揮著重要作用，因此需要加強城建檔案管理工作，確保檔案資源的完整性與準確性。

2 城建檔案管理難點問題

1）缺少全面、系統的管理。因為當地的政府部門對于城建檔案管理工作的重要性沒有加以充分的重視，直接造成相關規章制度建立不完善，導致無法對城建檔案管理進行全面、系統的管理，管理工作漏洞百出，在城建檔案管理工作、城市建設存在的問題也沒有相關的規章制度加以約束和進行改善。同時因為缺乏相關的規章制度，導致管理人員在實際的工作過程中出現懈怠現象，管理人員無法積極主動地參與到城建檔案管理工作中，在追究其責任時無章可循、無據可依。

2）相關專業人才匱乏。城市的快速、大規模發展產生大量的資料，而因為相關部門沒有正確認識城建檔案管理工作重要性，導致在對大量的資料文件進行管理中出現人員不足情況。另外現階段我國相關專業的人才較為匱乏。對于城建檔案管理工作人員的要求除了需要其具備檔案管理能力外，還需要其對城市建設有一定的了解，從而才能對資料文件進行準確的整理歸檔，但我國現階段對于城建檔案管理人員的培養不足，參與城建檔案管理工作的人員要么是土木工程專業，要么是管理專業，要么是半路出家的非檔案專業，普遍存在單一具備一項技能、業務不精現象。在實際的城建檔案管理工作對于管理人員沒有進行崗前培訓工作，導致其在實際的管理工作中出現資料分類不準確、檔案丟失、歸納錯誤等現象，導致在城市規劃中無法及時提供資料參考。

3）城建檔案管理模式落后。當前階段，普遍存在城建檔案管理工作通過人工方式進行整理、歸檔、管理。在實際的城建檔案管理工作中很有可能出現因人為原因而發生檔案丟失、檔案混亂、檔案受損等情況。相關部門沒有積極應用現代信息化技術開展城建檔案管理工作，管理人員面對大量的資料文件，無疑增加了其工作量，又因為時間緊迫出現資料丟失、混亂的情況更加嚴重。

3 城建檔案管理工作問題解決措施

1）加強對城建檔案管理工作的重視。任何一項工作的開展都需要上層領導加強重視，做好帶頭作用，從而促使相關工作順利開展。對于城建檔案管理工作，首先單位內需要樹立先進、正確的管理理念，加強整個單位內工作人員對于城建檔案管理工作的重視，從而確保單位內各個部門能夠積極協助檔案管理工作。管理人員需要加強自身管理意識，認識到自身職責，做好管理工作是社會需求提供服務，進而督促自身積極投入到城建檔案管理工作中。將城建檔案管理工作分配到每一位管理人員手中，明確其職責，從而確保城建檔案管理工作的有效開展和落實。

2）加強管理人員自身素質。在城建檔案管理工作中，管理人員作為直接的負責人，其自身的管理能力和職業素養對管理工作質量造成直接影響，因此單位需要加強對相關工作人員管理能力的提升。單位可以定期開展培訓講座，使管理人員的知識結構和管理水平能夠隨著時代的進步而相應提升，確保管理人員在實際的檔案管理中能夠有條不紊地開展工作。另外為確保檔案管理人員能夠在實際的工作過程中積極自覺，認真全面地進行工作，需要促使其樹立良好的職業素養，保證檔案管理工作能夠全面、系統地開展。

3）建立健全相關規章制度。任何工作的開展都要有相關的規章制度加以約束，從而對相關人員工作行為進行管理，促使其積極投入到工作中。城建檔案管理規章制度的建立需要從監督管理制度、評價考核制度等方面著手。管理制度的建立需要在原有制度的基礎上進行改善，根據單位管理工作中存在的問題、單位實際情況以及社會的發展趨向對管理進行完善。通過制定評價考核制度對管理人員的工作質量和工作效率進行評價，使管理人員明確認識到自身存在問題有針對性地加以改進。確保有行為便有制度，有制度便要實施，實施過程中進行監督管理，監督后進行評價考核，評價后進行驗證，在驗證過程中對管理制度和管理工作中存在的問題加以發現，從而確保管理制度的實施始終保持可行性。

4）積極應用信息化技術。在很多企業和單位中都積極應用先進的信息化技術開展相關工作，通過信息化技術和計算機技術對企業、單位日常工作產生的數據信息進行收集、整理，有效提升工作效率和質量。對于城建檔案管理，因為其工作任務復雜，需要整理大量的數據，通過人工方式很容易因為疏忽而導致資料丟失等情況。因此單位可以利用信息化技術建立城建檔案管理平臺，從而有效減輕工作人員的負擔，在產生城建資料時，可以利用電子檔文件式整理歸檔。另外還需要設置授權管理體制，確保檔案的安全性。

4 總結

綜上所述，城建檔案管理能夠為城市的規劃建設提供參考，為確保城建檔案管理工作的有效開展和落實，單位上層領導首先需要做好帶頭作用，引導員工增強檔案管理意識，培養其形成良好的職業道德觀念，積極應用信息化技術開展管理工作，通過全面、系統的檔案管理工作促使城市得到高質量地長久發展。