淺談新時(shí)期地質(zhì)科技檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展

陳婉銘

（江蘇省地質(zhì)礦產(chǎn)局第六地質(zhì)大隊(duì)，江蘇 連云港 222000）

對(duì)于地質(zhì)科技檔案管理而言，因該檔案室是地質(zhì)科研工作中重要成果的匯總表現(xiàn)，所以檔案有著很強(qiáng)的繼承性。伴隨著新時(shí)期的進(jìn)一步到來以及科學(xué)技術(shù)的全面發(fā)展，檔案管理工作隨之體現(xiàn)出了電子化與數(shù)字化的特點(diǎn)，而地質(zhì)科技檔案在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中發(fā)揮的作用也變得更加明顯。因此，我們必須對(duì)地質(zhì)科技檔案管理工作加以重視，摒棄傳統(tǒng)檔案管理方式，注重創(chuàng)新。當(dāng)然，面對(duì)新時(shí)期下地質(zhì)科技檔案管理存在的問題，還應(yīng)立即采取措施改善，只有這樣才能讓檔案發(fā)揮自身該有的作用，并提高檔案管理的工作效率。

1 新時(shí)期地質(zhì)科技檔案管理工作現(xiàn)狀

對(duì)于地質(zhì)科技檔案而言，檔案工作的開展不僅能為地質(zhì)學(xué)研究提供有價(jià)值的參考數(shù)據(jù)，而且能夠促進(jìn)技術(shù)的交流[1]。通過地質(zhì)科技檔案與其他普通檔案的對(duì)比分析可知，地質(zhì)科技檔案的繼承性非常強(qiáng)，能為后續(xù)研究做好鋪墊。新時(shí)期下，雖然管理人員都意識(shí)到了地質(zhì)科技檔案管理工作開展的重要性，但不否認(rèn)檔案管理現(xiàn)狀并不理想，甚至存在有部分問題。主要可表現(xiàn)在三個(gè)方面。首先，缺乏完善的制度與健全的設(shè)備。當(dāng)前，大部分地質(zhì)科技檔案管理部門雖然都為檔案管理制定了一系列的管理制度，但通過對(duì)這些制度的深入分析我們?nèi)钥砂l(fā)現(xiàn)，管理不詳細(xì)、管理?xiàng)l例不規(guī)范等現(xiàn)象時(shí)有存在。如：缺乏檔案收集制度，導(dǎo)致很多重要資料缺失[2]。其次，信息化管理水平不佳。新時(shí)期，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展，為改善傳統(tǒng)手工管理帶來的弊端，在地質(zhì)科技檔案管理上我們需要引入先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，讓檔案管理從以往的紙質(zhì)管理方式逐漸過渡到了電子檔案管理。然而，事實(shí)卻是很多地質(zhì)科技檔案管理部分不僅沒有重視信息化技術(shù)在其中的引進(jìn)，缺乏信息管理能力，而且在檔案檢索上仍采用的是手工操作，這無疑將阻礙到檔案管理效率的提升。最后，管理人員整體素質(zhì)偏低。地質(zhì)科技檔案管理部門缺乏高素質(zhì)管理人才。此外，現(xiàn)有的大部分管理人員都不能對(duì)該檔案管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，實(shí)際管理中缺乏主動(dòng)性，計(jì)算機(jī)操作水平不理想，難以滿足新時(shí)期地質(zhì)科技檔案管理的需求。

2 創(chuàng)新地質(zhì)科技檔案管理的必要性

在新時(shí)期中，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再滿足地質(zhì)科技檔案需求。對(duì)此，為推動(dòng)地質(zhì)科技檔案管理發(fā)展，我們必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng) 新[3]。當(dāng)然，創(chuàng)新地質(zhì)科技檔案管理的必要性還可表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。首先，能滿足檔案管理工作的客觀需求。要想提高檔案管理工作效率，就必須注重檔案管理工作的創(chuàng)新。當(dāng)前，地質(zhì)科技檔案管理方式的不斷改革讓檔案的管理模式與服務(wù)模式逐漸朝向了多元化方向發(fā)展，此時(shí)我們對(duì)于地質(zhì)科技檔案的服務(wù)模式隨之有了更高的要求。面對(duì)這些變化，傳統(tǒng)的管理方式顯然無法滿足檔案管理工作中的這些客觀需求。因此，創(chuàng)新地質(zhì)科技檔案管理工作勢(shì)在必行。其次，有助于推動(dòng)檔案服務(wù)方式的改革。當(dāng)然，仍有部分管理人員在地質(zhì)科技檔案管理上采用的是手工搜索方式。這種方案雖然能夠完成對(duì)內(nèi)容的搜索但卻不能提高搜索效率。因此，必須改變這種傳統(tǒng)的搜索方式，要想實(shí)現(xiàn)這點(diǎn)就必須對(duì)創(chuàng)新檔案管理工作。最后，能夠滿足檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求。在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理往往會(huì)表現(xiàn)出一種被動(dòng)狀態(tài)，而且不符合新時(shí)期信息社會(huì)需求。因此，必須實(shí)現(xiàn)地質(zhì)科技檔案管理工作的創(chuàng)新，進(jìn)而提高地質(zhì)科技檔案管理的工作效率[4]。

3 地質(zhì)科技檔案管理工作發(fā)展的措施

在地質(zhì)科技檔案管理上，除了需要注重創(chuàng)新之外，還應(yīng)注重該管理工作在新時(shí)期中的發(fā)展。具體可根據(jù)管理工作中存在的問題進(jìn) 行[5]。1）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度作為保證地質(zhì)科技檔案管理工作走向規(guī)范化發(fā)展的關(guān)鍵。在檔案管理制度的完善上需做到以下三點(diǎn)。首先，需要根據(jù)我國(guó)現(xiàn)有的檔案管理規(guī)定，結(jié)合地質(zhì)部門實(shí)際的工作情況，制定出一套詳細(xì)的管理制度。其次，需要完善地質(zhì)科技的獎(jiǎng)懲制度，針對(duì)管理效率高的管理人員給予精神或者是物質(zhì)上的鼓勵(lì)，針對(duì)管理效率低，渾水摸魚的管理人員適當(dāng)?shù)膽土P，進(jìn)而讓管理人員認(rèn)真對(duì)待地質(zhì)科技檔案管理工作，并讓更多的地質(zhì)研究人員將自身研究出的結(jié)果貢獻(xiàn)給檔案部門。最后，在新時(shí)期中需要注重對(duì)先進(jìn)檔案管理軟件的引進(jìn)，制定嚴(yán)格的檔案管理與分類標(biāo)準(zhǔn)，讓地質(zhì)科技檔案管理工作朝自動(dòng)化方向靠攏。當(dāng)然，還需在此過程中引入先進(jìn)的地質(zhì)科技管理方式，完善檔案管理機(jī)制，讓地質(zhì)科技檔案管理工作在今后得到更好的發(fā)展。2）優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。不管是在地質(zhì)科技檔案管理的創(chuàng)新上，還是在檔案工作服務(wù)的創(chuàng)新上，往往離不開檔案工作人員。再加上檔案工作人員對(duì)地質(zhì)科技檔案今后發(fā)展有著直接影響。因此，必須注重人力資源結(jié)構(gòu)的優(yōu)化，并采取措施讓管理人員的整體素質(zhì)得到提升。首先，無論是在管理人員的定位上還是在配置上都需要突破傳統(tǒng)的服務(wù)觀念，積極應(yīng)用新的用人制度，根據(jù)實(shí)際管理的需求選擇檔案管理人員。其次，需要不斷的完善檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，讓檔案管理人員在日常生活中通過不斷的學(xué)習(xí)，拓寬自身視野。當(dāng)然，也可通過培訓(xùn)的方式，強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)，提高管理人員的管理技能。3）注重信息化建設(shè)。在新時(shí)期中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)成為該時(shí)代不可或缺的一種信息交換工具。要想推動(dòng)地質(zhì)科技檔案管理工作發(fā)展，除了需要做到上述兩點(diǎn)外，還應(yīng)注重信息化的建設(shè)。首先，需要合理轉(zhuǎn)化檔案資料，應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，把檔案中的數(shù)據(jù)一一存儲(chǔ)到一次光盤、硬磁盤等可靠性高的存儲(chǔ)載體中，并且定期做好安全檢查。這一做法可在改善傳統(tǒng)紙質(zhì)管理易損壞的同時(shí)，方便工作人員隨之查詢，提高查詢效率[6]。其次，對(duì)于檔案管理中包含的一些重要資料，需要進(jìn)行數(shù)字化的加工，并且做好備份。最后，可通過掃描技術(shù)或者是光盤技術(shù)在地質(zhì)科技檔案管理工作中的深入，提高檔案資料的存儲(chǔ)量。當(dāng)然，在信息化建設(shè)的過程中，還應(yīng)注重提高檔案管理人員的信息管理能力。只有這樣才能在提高檔案管理效率的同時(shí)，為地質(zhì)科技工作人員提供更好的服務(wù)。

4 結(jié)束語

總而言之，伴隨著新時(shí)期的進(jìn)一步到來，地質(zhì)科技部門隨之越發(fā)注重檔案管理工作。通過上述對(duì)該內(nèi)容的深入分析可知，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不再符合新時(shí)期與地質(zhì)科技部門的發(fā)展需求。對(duì)此，在新時(shí)期中我們必須注重地質(zhì)科技檔案管理工作的創(chuàng)新。而面對(duì)檔案管理中存在的問題，可從完善檔案管理制度以及注重信息化建設(shè)等方面著手，進(jìn)而提高檔案管理效率。