淺談新時期地質科技檔案管理工作的創新與發展

陳婉銘

（江蘇省地質礦產局第六地質大隊，江蘇 連云港 222000）

對于地質科技檔案管理而言，因該檔案室是地質科研工作中重要成果的匯總表現，所以檔案有著很強的繼承性。伴隨著新時期的進一步到來以及科學技術的全面發展，檔案管理工作隨之體現出了電子化與數字化的特點，而地質科技檔案在基礎設施建設中發揮的作用也變得更加明顯。因此，我們必須對地質科技檔案管理工作加以重視，摒棄傳統檔案管理方式，注重創新。當然，面對新時期下地質科技檔案管理存在的問題，還應立即采取措施改善，只有這樣才能讓檔案發揮自身該有的作用，并提高檔案管理的工作效率。

1 新時期地質科技檔案管理工作現狀

對于地質科技檔案而言，檔案工作的開展不僅能為地質學研究提供有價值的參考數據，而且能夠促進技術的交流[1]。通過地質科技檔案與其他普通檔案的對比分析可知，地質科技檔案的繼承性非常強，能為后續研究做好鋪墊。新時期下，雖然管理人員都意識到了地質科技檔案管理工作開展的重要性，但不否認檔案管理現狀并不理想，甚至存在有部分問題。主要可表現在三個方面。首先，缺乏完善的制度與健全的設備。當前，大部分地質科技檔案管理部門雖然都為檔案管理制定了一系列的管理制度，但通過對這些制度的深入分析我們仍可發現，管理不詳細、管理條例不規范等現象時有存在。如：缺乏檔案收集制度，導致很多重要資料缺失[2]。其次，信息化管理水平不佳。新時期，隨著計算機網絡技術的迅速發展，為改善傳統手工管理帶來的弊端，在地質科技檔案管理上我們需要引入先進的網絡技術，讓檔案管理從以往的紙質管理方式逐漸過渡到了電子檔案管理。然而，事實卻是很多地質科技檔案管理部分不僅沒有重視信息化技術在其中的引進，缺乏信息管理能力，而且在檔案檢索上仍采用的是手工操作，這無疑將阻礙到檔案管理效率的提升。最后，管理人員整體素質偏低。地質科技檔案管理部門缺乏高素質管理人才。此外，現有的大部分管理人員都不能對該檔案管理工作有一個正確的認識，實際管理中缺乏主動性，計算機操作水平不理想，難以滿足新時期地質科技檔案管理的需求。

2 創新地質科技檔案管理的必要性

在新時期中，傳統的檔案管理方式已不再滿足地質科技檔案需求。對此，為推動地質科技檔案管理發展，我們必須對其進行創 新[3]。當然，創新地質科技檔案管理的必要性還可表現在以下幾個方面。首先，能滿足檔案管理工作的客觀需求。要想提高檔案管理工作效率，就必須注重檔案管理工作的創新。當前，地質科技檔案管理方式的不斷改革讓檔案的管理模式與服務模式逐漸朝向了多元化方向發展，此時我們對于地質科技檔案的服務模式隨之有了更高的要求。面對這些變化，傳統的管理方式顯然無法滿足檔案管理工作中的這些客觀需求。因此，創新地質科技檔案管理工作勢在必行。其次，有助于推動檔案服務方式的改革。當然，仍有部分管理人員在地質科技檔案管理上采用的是手工搜索方式。這種方案雖然能夠完成對內容的搜索但卻不能提高搜索效率。因此，必須改變這種傳統的搜索方式，要想實現這點就必須對創新檔案管理工作。最后，能夠滿足檔案管理的現實需求。在傳統的檔案管理中，檔案管理往往會表現出一種被動狀態，而且不符合新時期信息社會需求。因此，必須實現地質科技檔案管理工作的創新，進而提高地質科技檔案管理的工作效率[4]。

3 地質科技檔案管理工作發展的措施

在地質科技檔案管理上，除了需要注重創新之外，還應注重該管理工作在新時期中的發展。具體可根據管理工作中存在的問題進 行[5]。1）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度作為保證地質科技檔案管理工作走向規范化發展的關鍵。在檔案管理制度的完善上需做到以下三點。首先，需要根據我國現有的檔案管理規定，結合地質部門實際的工作情況，制定出一套詳細的管理制度。其次，需要完善地質科技的獎懲制度，針對管理效率高的管理人員給予精神或者是物質上的鼓勵，針對管理效率低，渾水摸魚的管理人員適當的懲罰，進而讓管理人員認真對待地質科技檔案管理工作，并讓更多的地質研究人員將自身研究出的結果貢獻給檔案部門。最后，在新時期中需要注重對先進檔案管理軟件的引進，制定嚴格的檔案管理與分類標準，讓地質科技檔案管理工作朝自動化方向靠攏。當然，還需在此過程中引入先進的地質科技管理方式，完善檔案管理機制，讓地質科技檔案管理工作在今后得到更好的發展。2）優化人力資源結構，提高檔案管理人員的整體素質。不管是在地質科技檔案管理的創新上，還是在檔案工作服務的創新上，往往離不開檔案工作人員。再加上檔案工作人員對地質科技檔案今后發展有著直接影響。因此，必須注重人力資源結構的優化，并采取措施讓管理人員的整體素質得到提升。首先，無論是在管理人員的定位上還是在配置上都需要突破傳統的服務觀念，積極應用新的用人制度，根據實際管理的需求選擇檔案管理人員。其次，需要不斷的完善檔案管理人員的知識結構，讓檔案管理人員在日常生活中通過不斷的學習，拓寬自身視野。當然，也可通過培訓的方式，強化檔案管理人員的素質，提高管理人員的管理技能。3）注重信息化建設。在新時期中，網絡信息技術已經成為該時代不可或缺的一種信息交換工具。要想推動地質科技檔案管理工作發展，除了需要做到上述兩點外，還應注重信息化的建設。首先，需要合理轉化檔案資料，應用計算機處理技術，把檔案中的數據一一存儲到一次光盤、硬磁盤等可靠性高的存儲載體中，并且定期做好安全檢查。這一做法可在改善傳統紙質管理易損壞的同時，方便工作人員隨之查詢，提高查詢效率[6]。其次，對于檔案管理中包含的一些重要資料，需要進行數字化的加工，并且做好備份。最后，可通過掃描技術或者是光盤技術在地質科技檔案管理工作中的深入，提高檔案資料的存儲量。當然，在信息化建設的過程中，還應注重提高檔案管理人員的信息管理能力。只有這樣才能在提高檔案管理效率的同時，為地質科技工作人員提供更好的服務。

4 結束語

總而言之，伴隨著新時期的進一步到來，地質科技部門隨之越發注重檔案管理工作。通過上述對該內容的深入分析可知，傳統的檔案管理方式已不再符合新時期與地質科技部門的發展需求。對此，在新時期中我們必須注重地質科技檔案管理工作的創新。而面對檔案管理中存在的問題，可從完善檔案管理制度以及注重信息化建設等方面著手，進而提高檔案管理效率。