淺談辦公室檔案管理工作的優化途徑

李 帥 趙 陽

（1.棗莊市精神衛生中心，山東 棗莊 277300；2.棗莊市衛生人才服務中心，山東 棗莊 277100）

隨著現代社會的快速發展，辦公室管理職責越來越細化，這就使得檔案管理開始成為辦公室工作中極其重要的一個組成部分，需要專門制定相關的管理制度來進行檔案管理，同時還要不斷完善檔案管理過程中存在的不足，這樣才有有效保證此項工作的安全性和高效性。

1 做好辦公室檔案管理工作的必要性

1）有利于相關工作的開展。眾所周知，在企事業單位內部，雖然檔案內容各有不同，但都記錄了單位重要的記錄性內容，具有很高的重要性部分保密性較高的機密檔案，甚至會直接對企事業單位的業務工作開展造成直接的影響。為此，在辦公室檔案管理工作中，工作人員必須充分意識到加強檔案管理工作對于促進各項工作開展的重要性，才能實現利用檔案資料推動單位正常運行的目的[1]。例如，單位人事檔案資料準確記錄了每一位員工的發展歷程及任職現狀，單位通過對人事檔案資料的合理利用，才能保證后續人事聘用等工作的科 學性。

2）做好檔案資料管理工作。辦公室有針對性的管理好單位重要檔案資料能夠大幅提升單位工作效率，主要原因就是因為辦公室資料文件通常為指導性文件，對各個部門的工作思路和工作方式都有一定的指導性。因此可以說辦公室檔案管理工作也能起到促進單位整體工作更加有序的作用。此外，優化辦公室檔案管理工作還能幫助單位各個部門進行資料查閱。在信息化時代背景下，辦公室通過檔案管理信息化建設能夠實現快速檢索和模糊性檢索信息的功能，從而為各個部門查閱資料提供更加便捷的服務。

3）提高檔案資料的安全性。要想提高辦公室檔案資料的查閱效益，就必須提高檔案管理的針對性和層次性，以便更好的滿足不同等級檔案需求人員查閱相關資料的需求。為此，還需要同時做好分級化檔案管理工作。檔案資料分級化管理工作不僅可以實現檔案管理整體效率的提升，還能進一步加強辦公室檔案管理工作的安全性和保密性，從而為單位的長遠發展打好基礎。

2 辦公室影響檔案管理工作效率的原因

1）檔案管理體制漏洞較多。辦公室在開展檔案管理方面，需要相關人員具備一定的檔案專業能力和意識，能夠嚴格根據單位制定的檔案管理制度和流程，完成各項信息檔案資料的收集和整理。然而從實際情況上來看，很多辦公室工作人員都沒有經過系統性的檔案管理培訓，對于檔案管理工作的認識不夠充分，因此在工作中難以根據實際情況開展好檔案資料的收集、整理和完善工作，更難以對各項檔案信息進行合理的利用[2]。當然這種情況并不完全是因為工作人員的問題所導致，其主要原因還是因為一些單位缺乏完善的檔案管理機制，沒有隨著單位的發展對檔案管理工作進行合理規劃，從而導致現階段一些辦公室在開展檔案管理時仍然以紙質檔案為主，沒有將其轉變為現代電子數據進行管理。這就使得工作人員知識對資料進行簡單的收集，并不注重檔案資料的后期編研和服務等工作，最終影響了辦公室檔案資源的開發利用效率。

2）設施技術陳舊。檔案管理設施陳舊是影響當前檔案管理效率的主要原因之一。目前很多單位辦公室都沒有合理引進現代化的檔案管理設備和技術，導致檔案管理工作繁重，檔案價值不能被充分挖掘。在信息時代背景下，各種數字信息技術的發展大幅促進了數據庫的完善以及線上信息服務的實現，但是一些單位辦公室由于設施技術陳舊，檔案管理工作往往會出現信息收集不全、整理不規范、服務不到位等情況，不利于提升辦公室工作效率。

3）檔案管理人員素質有待提升。目前，很多單位在聘用辦公室工作人員以及辦公室常規培訓中都沒有意識到檔案教育的重要性，以至于大部分檔案人員管理意識不足，因此在工作過程中往往會出現各種各樣的問題。有的單位辦公室甚至沒有設置專門的檔案管理崗位，而是安排其他崗位人員兼任，從而導致該項工作被邊緣化，難以發揮其在辦公室體系應有的作用，甚至可能還會在一定程度對單位整體工作進展造成影響。

3 優化辦公室檔案管理工作效率的有效策略

1）建立健全檔案管理的工作制度。辦公室檔案管理規章制度是開展辦公司檔案管理工作的依據，在優化檔案管理效率的過程有著非常重要的作用。因此在建立和健全制度的過程中，必須意識到在信息時代背景下，現有檔案管理制度的問題所在，并結合單位現狀調整相關制度，以此提高檔案管理制度的針對性、及時性以及合理性，改變傳統檔案管理工作中存在的各種問題[3]。除此以外，還要積極構建檔案利用反饋機制，對干部職工檔案利用情況進行調研，了解其在辦公室檔案利用過程中遇到的問題的和需求，并有針對性的提出解決 策略。

2）科學使用信息技術。在網絡信息時代背景下，仍然有部分企事業單位檔案管理方法陳舊，無法滿足現代檔案管理的相關要求。要解決這一問題，就必須積極將現代信息技術運用到檔案管理之中。例如，利用信息技術進行檔案收集，系統能夠實現自動獲取檔案資料，自動進行保存和識別等等，從而有效提升檔案管理的靈活性和有效性，同時還能拍出人為因素對檔案管理準確性造成的影響。此外，加強對現代信息技術的運用還能節省檔案管理的時間。由此可見，在當前企事業單位辦公室工作中，必須引用先進的信息技術來開展檔案 工作。

3）打造優質的檔案管理工作隊伍。在辦公室人才選用，要注意關注和選用具有檔案管理專業背景的人才，同時還要進一步加強檔案管理人員培訓工作。通過引進優秀人才和加強在崗培訓兩種方式，不斷促進辦公室檔案管理人員隊伍綜合素質的提升。一方面，辦公室要繼續對現有的檔案工作人員隊伍進行擴充，改變過去由離退休人員管理或其他崗位人員兼職的現狀，突出在辦公室各項工作中檔案管理的重要性，強化對現有辦公人員的檔案管理培訓，以信息化技術學習和檔案管理知識教育為切入點，運用網絡視頻、專題講座等多種等手段，使工作人員的專業素質得到穩步提升[4]。另一方面，則是要強化檔案管理工作考核，建立健全的激勵機制，按管理工作的效率以及檔案信息的完整度、更新速度作為考核標準，對于檔案管理工作突出的人員進行物質及精神獎勵，而檔案管理工作滯后的人員則要進行相應的懲處，從而起到推動檔案工作效率進一步提升的作用。

4 結語

總而言之，在當前科技水平越來越發達，人們對檔案工作要求越來越高的背景下，辦公室必須不斷對檔案管理工作模式進行改進和完善，需要進一步提高相關管理工作水平，提高新技術、新方法的掌握與應用，從而保障辦公室檔案管理的工作效率持續提高。