對農業科研院所文書管理工作的思考

關 欣

（黑龍江省農業機械工程科學研究院綏化農業機械化研究所，黑龍江 綏化 152054）

衡量農業科研單位檔案管理工作水平的關鍵指標之一就是文書資料管理。文書資料管理工作在農業科研事業逐步發展過程中占據了越來越重要的位置，隨之提高的還有人們對農業科研文書資料管理工作的關注以及對其重要性的認識。農業科研單位文書資料管理要想從容的應對和處理當下全新的任務和挑戰，就必須基于以往的管理模式采取改進措施，根據當下工作需求實施更加合理的管理方案，為農業科研工作的順利開展提供堅實的文書資料支撐力量。

1 農業科研所文書檔案管理工作現狀

首先，文書檔案管理制度完整性不高。文書管理人員專業知識不足，未按規范和要求處理文書，另一方面由于文書資料的形成分散于不同的研究室，擁有研究室公章鑰匙的人不止一個，所以很容易因為人員疏忽出現文書重號的問題；其次，缺乏文書檔案資料收集意識。省級農業科研院所大多負責重點的攻關項目，科研人員雖然對資料有較好的建檔意識，但缺乏文書管理意識，甚至認為只是上報用的，沒有重視公務活動中文書檔案的歸檔[1]；再次，材料收集不夠完整，部分工作人員沒有深刻理解文書檔案資料的價值，不愿意將需要歸檔的資料交至檔案室存檔，或者因為缺乏信任，往往無法及時歸檔有關經濟利益、重大科研成就和人員獎懲的材料，難以保證歸檔材料的質量；最后，檔案管理還未從人工操作階段跳脫出來，在檔案調閱、文書查對和關鍵信息檢索等環節都難以提升工作效率。

2 有效開展農業科研院所文案管理的策略

2.1 建立具有規范性的文書資料收集制度

文書檔案資料的收集與整理是科研工作的重要組成部分，農業科研院所有必要建立具有規范性的文書資料收集制度，涉及借閱記錄、收發登記、打印留存等管理制度，在文書管理人員的崗位責任中納入資料收集任務。文書借閱要由專人負責，確保辦結文件成功歸檔，按照要求保證字跡材料的壽命和公文載體材料，提升公文用筆、格式和簽章的規范性。關于文書的處理和來龍去脈等信息，檔案管理人員要高度關注，在每個周期內篩選收集的文件材料并做好分類，細致化的開展文書檔案資料的收集整理工作，確保材料內容的質量。

2.2 制定科學合理的文書資料分類方案

有效的文書材料收集和歸檔是基于科學合理分類方案展開的，相關人員要立足于日常工作實際情況，圍繞本單位活動和工作緊密相關的文件資料進行分類整理，在分類上注意把控歸檔文件的完整性，最好能直觀的反映單位工作全過程。工作人員在資料收集中嚴格按照科學合理的分類方案執行，一方面以對號入座的形式歸置文件，另一方面在后期也可以基于這個分類快速的查找資料，創造發揮文書資料價值的便利條件[2]。關于文書資料分類方案的制定，檔案管理人員可借助調研去征求單位各職能部門的意見，在每年年終時間段對文書資料進行統一的分類整理，提升歸檔資料的質量。

2.3 在完整性原則下做好文書資料的收集工作

資料收集是開展后期各環節文書管理工作的重要基礎，而文書資料的完整性又與文書檔案的利用價值、文書檔案的質量和文書檔案的借閱等有著緊密的聯系。資料收集要注意兩點，一是突出機關單位的主要職能活動，二是體現機關單位的歷史面貌與發展特色，這樣才能保證這些文件材料是具有較高價值的，比如農業科研活動、農業經濟活動和外事活動中形成的材料。檔案員在開展材料收集工作時要盡可能的拓寬收集渠道掌握主動權，同時還要具備超前意識，基于對部門工作的了解去收集文件資料從而提供超前有效的服務[3]。在整理環節中要抓住立卷歸檔材料的重點，設置短期、中期和長期三個不同保管期限來確保立卷歸檔的時效性，及時的做好后續一系列工作，包括收集、審核、完善、整理、歸檔和移交等。對于包含了單位全部工作內容和發展歷史的文書檔案，必須以集中性統一管理模式開展工作，確保系統性和完整性，從而最大化的發揮其對單位建設的服務價值與 作用。

2.4 致力于推進文書檔案工作的信息化建設

人工智能、大數據等信息技術在時代發展背景下被越來越廣泛的應用到了各社會領域，新時代下科研院所文書檔案資料管理要求已經無法從傳統管理方式中得到完美的實現，因此必須跟隨信息時代發展步伐，致力于推進文書檔案工作信息化建設。實現農業科研單位文書檔案信息化管理，一方面能更加便利高效的開展檔案借閱、歸檔和查詢，騰出大量的資料堆放空間，讓管理人員的工作量和工作強度有所緩解，另一方面，在保存文書檔案完整性的同時提高文書價值的利用率，最大化的避免檔案損耗、丟失和放置混亂等情況出現[4]。所以有必要在解放思想、轉變觀念的基礎上開展與時俱進的信息化建設的工作，加快推進文書檔案數字化建設，在此過程中既要加大培養現有工作人員和積極引進外部人員的力度，讓檔案信息化發展擁有足夠的人才力量支撐，還要從資金、硬件層面上加大投入，采購掃描儀、計算機和管理系統等信息化辦公設備，讓檔案信息化發展擁有堅實的硬件條件。

2.5 通過強化部門合作提升文書和檔案工作銜接性

農業科研單位的文書檔案是以各職能部門的文書資料為基礎的，在某種程度上來說，各部門文書的質量將會影響到整個檔案資料的價值，所以有必要做好文書工作和檔案工作的銜接。單位文書人員要以檔案管理的要求時刻提醒自己，及時準確的處理文書，做好收發文件的登記工作，及時查找缺乏內容并做好補充，尤其是具有實時性的外出會議、領導講話等會議材料等，一定要及時收集才能確保完整性，從而有效開展后續的文書材料立卷歸檔，實現文書、檔案一體化。

2.6 強化文書檔案管理人員專業能力與綜合素質

負責文書檔案資料管理的人員除了擁有扎實的業務能力以外，還要具備較強的服務意識和管理能力。文書檔案業務的管理與服務在社會經濟飛速發展的過程中面臨著越來越高的要求和嚴峻的挑戰，專業知識更新不及時的文書檔案管理人員就難以在面對新問題的時候從容應對和處理，所以當下有必要通過自主學習和參加各種培訓來強化文書檔案管理人員的專業能力與綜合素質，一方面要熟知農業科研工作的流程、步驟和各個環節，分門別類的掌握不同載體檔案的管理方法，另一方面要拓寬視野多多關注農業發展動態和現狀，將檔案學科的新技術和新理論應用到管理工作中，實現多樣復合型的工作方式。

3 結語

農業科研院所文書檔案管理工作的開展不僅需要良好的精神風貌、扎實的工作作風，還需要合理適宜的有效措施，同時滿足農業科研文書檔案自身發展需求和農業科研工作需求。通過加強農業科研文書檔案管理工作推動農業科研項目順利實施。