衛(wèi)生人事檔案管理現(xiàn)狀及完善措施

梁國(guó)揚(yáng) 王惠芳 李燦暉

（中山市沙溪隆都醫(yī)院，廣東 中山 528471）

衛(wèi)生領(lǐng)域的人事檔案資料是各位醫(yī)學(xué)工作者在學(xué)習(xí)、醫(yī)療等過程中建立，且被當(dāng)作其自身真實(shí)的歷史記錄儲(chǔ)存起來的資料，這種形式的資料能夠表現(xiàn)出醫(yī)療工作者的工作經(jīng)歷、專業(yè)能力等內(nèi)容，在為醫(yī)療工作者評(píng)定職稱或者享受各種優(yōu)惠待遇時(shí)，它也能夠被當(dāng)作參考資料。近幾年，我國(guó)人事制度在不斷進(jìn)行改革和優(yōu)化，衛(wèi)生領(lǐng)域的人事檔案也更加被人所關(guān)注，所以，相關(guān)工作人員要全面了解衛(wèi)生領(lǐng)域的認(rèn)識(shí)檔案管理現(xiàn)狀，找到其中隱藏的問題，采取各種完善措施。

1 沙溪隆都醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

目前，我國(guó)社會(huì)在不斷發(fā)展以及進(jìn)步，醫(yī)務(wù)工作者流動(dòng)率相對(duì)比較大，很多“單位人”逐漸變成了“社會(huì)人”，人和檔案資料分離的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，一些人把自己的檔案資料轉(zhuǎn)到其他地方后一去不復(fù)返，一些人自己保管檔案資料，導(dǎo)致人事檔案資料出現(xiàn)缺失或者不全等問題[1]。現(xiàn)階段，我院人事檔案管理中存在下述幾方面問題：

1）沒有意識(shí)到人事檔案管理的重要性。衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理工作相對(duì)其他類型的檔案管理工作來說，難度更大，內(nèi)容更多，且取得效果較慢。社會(huì)上很多人無法正確和全面認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作。他們普遍認(rèn)為做好人事檔案管理工作只需要抄寫一些報(bào)關(guān)性事務(wù)，做好自身的本分工作，不缺失檔案資料，不泄密，能夠順利應(yīng)付檢查就是完成這項(xiàng)工作了。無法在本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，所以，很多領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)常忽視人事檔案管理工作，無法把它加入到日常議事中。很多負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員需要同時(shí)兼任很多職務(wù)，福利待遇要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于衛(wèi)生技術(shù)工作者，長(zhǎng)久下去，導(dǎo)致很多檔案管理工作人員忽視這項(xiàng)工作，出現(xiàn)應(yīng)付了事的現(xiàn)象。在這種情況下，我院人事檔案工作一直處于應(yīng)付狀態(tài)中，無法促進(jìn)衛(wèi)生工作人員綜合素質(zhì)的進(jìn)步[2]。

2）人事檔案資料收集難度較大。近幾年，我國(guó)人才資源方面呈現(xiàn)出市場(chǎng)化發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)療工作人員流動(dòng)性越來越快，很多“單位人”逐漸變成“社會(huì)人”，人才流動(dòng)速度過快導(dǎo)致人和檔案資料出現(xiàn)分離現(xiàn)象，提升人事檔案資料收集工作的難度，放棄檔案的工作人員數(shù)量不斷增多。另外，在收集人事檔案資料的過程中，出現(xiàn)檔案資料不全的問題，乃至很多檔案資料存在無法保證真實(shí)性以及準(zhǔn)確性的問題，無法展現(xiàn)工作者的實(shí)際情況。特別是很多工作者年齡、學(xué)歷等方面存在虛假問題，降低檔案資料的質(zhì)量[3]。

3）我院人事檔案保護(hù)設(shè)施十分滯后。很多衛(wèi)生單位過于重視研究醫(yī)療技術(shù)，在保護(hù)人事檔案資料方面存在很多問題，其中保護(hù)設(shè)備落后是一個(gè)十分主要的問題。很多人事檔案室過于簡(jiǎn)陋，把辦公室、檔案?jìng)}庫等融為一間屋子，缺少先進(jìn)的防盜設(shè)備，防火、防潮方面建設(shè)也過于落后。一些人事檔案資料多次被使用，導(dǎo)致?lián)p壞紙質(zhì)版檔案資料；一些人事檔案資料被保存在隱蔽的位置上，缺乏先進(jìn)的保護(hù)措施，無法運(yùn)用到實(shí)際工作中，檔案資料的安全性無法保證。更加嚴(yán)重的是，一些工作者把保密性的資料公開化，導(dǎo)致檔案資料失去實(shí)際 意義。

2 沙溪隆都醫(yī)院人事檔案管理的完善措施

1）重視人事檔案管理工作。我院人事檔案管理工作要把借助人力資源信息當(dāng)做前提，將其變成提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)收益的基礎(chǔ)。在開發(fā)更深層次檔案資料的過程中，能夠使檔案資料的使用價(jià)值不斷提高，例如，研究和運(yùn)用人才信息軟件，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料共享可以推動(dòng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)方面的發(fā)展。另外，負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員要建立一定的服務(wù)意識(shí)，積極開發(fā)和研究人力資源信息，由封閉式人事檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式人事檔案管理，把搜索的各種人才信息用最快的時(shí)間以及速度輸送給單位，使其更好的為臨床等工作服務(wù)[4]。

2）促使檔案管理工作者的綜合素質(zhì)不斷提升。在新時(shí)代背景下，如果想要不斷提升我院人事檔案管理工作的整體水平，那么就要幫助檔案管理工作者不斷提升自身的技術(shù)水平，培養(yǎng)出具備創(chuàng)造精神的人才。首先，檔案管理工作者要建立敬業(yè)精神，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)各種檔案管理知識(shí)以及管理方法等，全面學(xué)習(xí)和了解檔案管理工作中包括的各項(xiàng)內(nèi)容。其次，要建立以人為本的管理理念，借助各種科學(xué)合理的管理方法，加強(qiáng)建設(shè)衛(wèi)生文化以及開發(fā)人力資源，促使檔案管理工作者自身的工作積極性得以不斷提高，不斷提高自身的工作效率以及質(zhì)量。最后，積極運(yùn)用各種競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，采取競(jìng)爭(zhēng)上崗以及擇優(yōu)錄取等方式，將一些掌握先進(jìn)管理知識(shí)，具備高水平管理能力的人才選拔到檔案管理工作中。

3）完善沙溪隆都醫(yī)院人事檔案管理制度。在建立人事檔案管理制度的過程中，要把相應(yīng)法律法規(guī)當(dāng)做建立原則，創(chuàng)建符合醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)真實(shí)情況的管理制度。第一步，確保硬件設(shè)備的建設(shè)符合相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。在開展人事檔案管理工作時(shí)，要建立專業(yè)的人事檔案室，其中包括專門的儲(chǔ)存庫房、閱讀室以及工作室，并且，要制定規(guī)范的閱覽檔案資料程序。在人事檔案室中，要配備齊全各種設(shè)備，像是空調(diào)、滅火設(shè)備等，確保這些設(shè)備能夠正常工作。第二步，建立嚴(yán)格的保密規(guī)定。借助計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新我院人事檔案管理工作，可以把一些不在保密范圍的人事檔案資料投入到網(wǎng)絡(luò)中，與他人共享這些資料，屬于保密范圍內(nèi)的一些人事檔案資料要進(jìn)行嚴(yán)格的保存，防止泄露，確保人事檔案資料的價(jià)值能夠被發(fā)揮出來。第三步，建立監(jiān)督措施，且將其落到實(shí)處。在制定各種監(jiān)督措施的過程中，要針對(duì)實(shí)際檔案管理情況進(jìn)行制度。在利用各種監(jiān)督措施時(shí)，要針對(duì)監(jiān)督對(duì)象不同以及監(jiān)督目標(biāo)不同，開展針對(duì)性監(jiān)督工作，重點(diǎn)監(jiān)督一些重要內(nèi)容。

4）優(yōu)化檔案管理方法。借助科學(xué)的管理理念和方法，按照人才信息資源工作的實(shí)際發(fā)展規(guī)律，科學(xué)合理的管理人事檔案系統(tǒng)，提升我院人事檔案管理工作的整體水平。為了達(dá)到這些目標(biāo)，那么要統(tǒng)一規(guī)劃和協(xié)調(diào)，提升我院人事檔案管理的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保不共享各種保密性資料。制定人事檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，借助微縮技術(shù)等各種輔助技術(shù)，完善收集檔案材料方面的制度以及轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出檔案材料方面的制度，防止一些虛假檔案進(jìn)入到系統(tǒng)中。

3 總結(jié)語

在沙溪隆都醫(yī)院人事檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)隱藏一些問題，這些問題的存在直接影響到管理工作的質(zhì)量。在遇到各種問題時(shí)，要全面分析問題出現(xiàn)的原因，針對(duì)人事檔案管理現(xiàn)狀采取各種完善措施，促使檔案管理工作向著信息化方向發(fā)展，推動(dòng)衛(wèi)生領(lǐng)域的檔案管理改革，提升醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。