綜合檔案室做好檔案收集歸檔工作的重要意義

姚翠艷

（廣東省特種設備檢驗檢測研究院云浮檢測院，廣東 云浮 527300）

新時代的檔案群體的需求變化是檔案開發的變革基礎，很多用戶群體越來越需要多元化的檔案資源，并在此基礎上形成了不同的瀏覽方式、打開方式。在開展綜合檔案室工作過程當中，要創新利用多元多種材料，全面系統地維護檔案的完整性、安全性和保密性及發揮其利用的最大價值。

1 新時代綜合檔案收集歸檔工作的問題分析

綜合檔案室的檔案收集歸檔的整個運營管理包括對于檔案的存儲以及數據的處理和挖掘等多個方面，在網絡信息技術出現之前，檔案單位往往采用較為笨拙的方式，定期進行數據分析，針對一年或一個季度之前所產生的數據進行整體總結歸納，這樣的方式不僅缺乏效率，而且隨著時間的推移，市場已經發生重要變化，但是自身的數據卻仍在機械的記錄。隨之大數據以及云計算技術出現，可以為檔案數據處理及數據更新提供更加便捷的方式，能夠讓相關工作人員對檔案單位的運行狀況時刻跟蹤，打破了時間與空間的限制，并為單位的下一步的決策、為社會經濟發展提供了相應的數據支撐。另外，由于單位的檔案管理中產生的資料非常龐大，包括其自身以及用戶的多方檔案資源，如果保存不善，不僅會造成檔案泄露，同時還可能產生經濟損失，因此綜合檔案室的檔案管理需要不斷完善，注重數據的傳輸、儲存、安全等多個重點環節。新時代的檔案資料利用群體的需求變化是檔案開發的變革基礎，很多用戶群體越來越需要多元化的檔案資源，并在此基礎上形成了不同的瀏覽方式、打開方式。

2 優化綜合檔案室檔案收集歸檔的價值分析

正如前文論述的那樣，行為方式的改變也對傳統的檔案行業帶來了更大的挑戰，但是需要注意的是挑戰與發展機遇共存，也讓檔案資源的發掘整理以及創新有了更多的可能性。但是值得注意的是，檔案的開發過程中需要與當前的互聯網以及信息化產業進行深度融合，既要有效地運用信息技術進行資源的整理、開發及利用，同時也要更多地傾聽檔案管理的需求，最大程度上消除用戶群體與檔案行業之間的隔閡，以更加開放的視角進行檔案開發。新時代綜合檔案室的檔案開發主要依托于網絡，并結合當前的計算機及手機等各類移動終端，打破了信息資源的時間與空間限制，為不同的需求群體提供了更便利信息傳播途徑，同時也能根據媒體技術將檔案進行不同類別之間的轉換，讓檔案資源充分發揮自身的社會價值及經濟價值。隨著時代的發展以及科技的變革，傳統的檔案開發以及利用方式已經不能滿足當前多元型社會的發展需求，互聯網以及相關技術產業正在深刻地改變著人們的生產生活以及工作方式，因此檔案開發應緊跟時代的步伐，改變傳統的管理模式，依托于數字化技術進行變革。探索推動綜合檔案室的檔案收集歸檔，對于構建科學的檔案管理體系具有重要意義，其中也離不開數據信息技術的支撐，對于綜合部門工作發展具有重要意義。當前檔案管理的信息需求更加多元化，利用電腦進行信息搜尋，所以碎片化的信息需求量在不斷增大，需要搜索和檢索要更加精準，甚至還要求檔案開發自動屏蔽一些無效信息，因此檔案的開發必然由單向性向多樣性轉變。在這樣的趨勢下，檔案管理要兼顧創新性與安全性，切實提升網絡環境下檔案管理的綜合效能。

3 優化綜合檔案室檔案收集歸檔的具體策略

在綜合檔案室工作實踐中，要結合檔案收集歸檔過程中暴露出的問題，有針對性地進行調整，特別是結合現代信息技術，尤其是大數據信息技術，進行資料的整合運用，提升管理的科學性與針對性，適應當前綜合檔案室工作發展需求。

3.1 推動檔案管理模式的深度融合

最早的檔案收集歸檔是需要一個有效的物理空間，然后由需求群體在空間內進行信息查找，需要耗費大量的精力和時間，隨著互聯網技術的發展，人們可以通過線上進行信息收集，雖然在一定程度上消除了時間與空間的限制，但是當前我國正處于高質高效發展的過程當中，線上技術為年輕人提供了更多的信息查找途徑，對于年紀稍大的朋友則并不十分便利，因此檔案的管理與應用服務應尊重客戶不同的需求從線上線下逐漸轉變為綜合服務體。同時檔案的開發服務環節也可以針對當前的語音輸入、智能AI等技術開發更加先進的服務手段，讓不同的年齡群體根據自己的需求選擇個性化及服務技能，有效提高檔案管理的參與度，也能防止檔案開發及利用過程中可能形成的信息渠道閉塞問題。雖然信息化技術為人們的生活提供了更多的便捷性，但是很多社會中堅力量已經習慣于傳統形式，因此要打造檔案服務的綜合體模式，注重線上線下的結合，開發更多的高科技服務形式，以智能化、普遍化的服務措施偏向不同的個性化群體，改善公眾對于檔案服務的刻板印象，建立一個相對開放、對等、公開、透明的檔案資源開發環境，實現信息的互聯互通，為檔案資源開發及利用開創全新局面。

3.2 形成檔案安全管理與創新意識

綜合檔案室的創新與革新需要從多個方面進行考慮。首先，在內部管理層面要堅持以人為本的理念，注重內部人才的選拔，制度革新更多的強調管理的創新態度，發揮人才的重要作用，對于表現杰出的人才要委以重任，讓所有員工都能充分發揮出自身的優勢，為單位的發展盡一份力。其次，要加強檔案單位職工與管理層的交流與溝通，通過相關軟件開設基層員工的投訴與建議通道，讓單位員工有合理的傾訴出口，一定要在一定程度上保障員工的基本權益，同時也可以對員工集中反映的問題進行集中收集和整理，對于反映較多的問題可以進行集中整治和優化。最后，單位內部還要建立賞罰分明的獎懲制度，對于在工作過程中表現優異的員工，要給予適當的物質和精神獎勵，激發員工的工作主動性，同時對于消極怠工的員工也要有一定的處罰，管理中的懲罰分明可以激發員工的主人翁精神，有助于單位整體管理與發展質量的提升。

3.3 充分利用大數據技術進行收集歸檔

大數據是當前科技發展的必然產物，同時也是社會進程中必不可少的環節。在不同歷史時期，我國采用不同的檔案發展戰略，當前我國正處于社會深度變革、市場化經濟盛行的階段，因此必須轉變以往的檔案管理觀念，強調自身的改革與創新，不斷探索和完善更加優化的檔案管理方法，為社會提供安全可靠的服務。當前我們的社會正處于數字化時代，任何工作的運營以及后期維護，都可以將具體的事件或實物量化為數據進行分析和總結，當各個行業中的人員能夠快速掌握和分析自己所處的行業信息數據，那么在內部與內部、內部與外部之間的溝通與聯系上，會更加精準和便捷。就檔案管理而言在各個環節當中需要不斷收集信息并且上傳與更新單位內部的數據庫，將其作為分析的重要依據。大數據的發展初期是以收集數據、為單位提供經營策略為主要目的，但是隨著當前科技以及社會的快速發展，大數據并不應該單獨的存在，而是需要與其他技術進行有效連接。從專業的角度講大數據與云計算之間有著密不可分的關系，由于當前單位及用戶在整個的生產與使用時間線上，會產生的檔案數據量非常龐大，因此過于復雜的處理，是無法通過單獨的計算機完成的，而云計算則實現了通過云端建立整套更加高效的計算框架，而單位和用戶均作為數據采集的終端，將這些終端數據進行上傳，使其基礎的內容分步進行云計算，這樣可以使整個大數據網絡更加精密化，這也是當前快速發展的重要基礎。

3.4 整合建立檔案資源數據庫

新中國成立以來，我國在檔案管理工作中取得了長足性進展，尤其在紙質資料方面有了較大儲備和修繕，但是隨著數字化時代的到來，需要將當前的紙質資料進行數字化保存，在當前重要的檔案信息過渡階段，要加強國內的信息數據庫建立，成立多元化解功能齊全的服務體系。首先各地方政府要根據自身的實際情況制定電子檔案規劃工作，前期做好統籌安排，對于未來的檔案開發及利用進行統一布局并實現市、省、國家之間的檔案信息多重儲備。其次，檔案的開發需要轉變傳統的服務職能，擴大服務范圍，借助數字化技術構建面向全社會的網絡檔案，并以更加開放架構為今后的檔案發展提供可拓展空間。最后檔案部門要不斷拓充自身的人才儲備，根據科技發展形勢可以從高校中引進更多的專業性人才，實現傳統檔案與現代檔案的有效過渡與深度融合，為當前的工作模式引進更多的創新性建設思想，突破原本的服務固有觀念，盤活原本的管理固化資源，更好地推動數字化檔案的開發與利用。

4 結語

綜上所述，科技是社會第一生產力，當前數字技術的快速發展為我國的民族振興提供了更多可能性，因此綜合檔案室檔案的創新以及開發利用要充分結合數字資源和技術，對于各級部門進行有效整合，注重成果利用的共享模式，加強綜合服務體的建設，并成立多元化的信息數據庫，以此增強檔案收集歸檔力度，實現檔案管理的創新發展。