國有企業(yè)檔案管理規(guī)范化管理的重要性研究

王雪青

（陽煤集團壽陽化工有限責任公司，山西 陽泉 045400）

建立具有一定特色、體現(xiàn)科學發(fā)展要求的檔案管理體系，對于進一步深化檔案管理政策制度調整改革，全面推進和加強檔案管理隊伍建設，具有十分重要的意義。而檔案的收集和整理關系到檔案信息的準確與否，關系到依據(jù)檔案資料作出的決策正確與否。可以說，檔案作為歷史地、全面地考察了解經(jīng)濟社會文化發(fā)展的重要依據(jù)，把檔案資源利用好，要在改革發(fā)展的大潮中把握時代形勢，必須緊密依托當前正在進行的市場經(jīng)濟體制和國家機構改革工作，構建檔案信息動態(tài)收集整理體系，不斷煥發(fā)檔案管理工作的生命力和活力。

1 國企檔案規(guī)范化管理的重要意義

1.1 有利于企業(yè)做出正確的決策

國有企業(yè)的發(fā)展需要參考和翻閱企業(yè)發(fā)展各個階段的歷史檔案，通過規(guī)范化的管理能夠及時的保護好國企發(fā)展的歷史資料，為企業(yè)的發(fā)展提供真實的參考和記錄，從而促進企業(yè)在發(fā)展和競爭中作出正確的決策。

1.2 有利于培養(yǎng)和使用干部人才

干部的成長需要檔案記錄，通過把干部參加大項任務和取得優(yōu)秀成績的檔案材料及時的登記記錄，完善和豐富國企員工的檔案材料，能夠黨組織培養(yǎng)干部、使用干部提供最真實的依據(jù)，從而把優(yōu)秀的人才使用好、培養(yǎng)好，為國企的發(fā)展提供源源不斷的智力支持。

1.3 有利于監(jiān)督和問責

檔案記錄了每個員工的成長痕跡，也記錄了企業(yè)的發(fā)展和各項決策。在從嚴治黨的形勢下，國有企業(yè)每年都要接受審計，每天都要接受紀委和群眾的監(jiān)督，檔案材料記錄了人事任免、經(jīng)費使用、物資采購等大項決策，在這些大項活動決策中是否合法、是否有違規(guī)問題，檔案材料最有說服力，因此檔案材料是監(jiān)督和問責的有力依據(jù)。

2 當前檔案管理存在的問題

2.1 檔案材料收集的不夠及時

當前信息傳播速度極快，各類文件、資料的數(shù)量及種類日益增多，圖片及影像檔案資料的信息量不斷加大，一些國有企業(yè)負責檔案管理工作的人員，工作責任心不夠強，對檔案信息更新的不夠及時，很多檔案信息還是多年前的狀態(tài)。有的檔案材料還是在領導查閱或者上級檢查時，按照通知要要求突擊完善的，檔案材料不能夠實時的實行補充和完善。一些單位在機構合并和轉隸的過程中，檔案傳遞的不夠及時，原單位沒有及時給新單位傳遞檔案資料，新的管理單位又需要及時的為接收的單位建立檔案，用于掌握情況、加強管理，這就導致了原單位檔案未轉遞，新的管理單位又重復建立的問題發(fā)生，而新建立的檔案對之前的信息材料不能夠及時補充，存在缺失的現(xiàn)象。如果原管理單位檔案工作人員不及時進行封存，隨著時間的流逝和人員的崗位調整，則會存在老檔案資料丟失的風險。

2.2 存在檔案材料收集不實的現(xiàn)象

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展人才流動越來越頻繁，國企單位在檔案的記錄上說成績的多，講問題的少，檔案管理單位由于人力有限的問題，存在工作作風不實的現(xiàn)象，沒有認真地核實各單位上報的檔案資料信息，導致了一些檔案資料還不夠客觀，收集的檔案材料信息不夠 準確。

2.3 少數(shù)單位檔案材料管理比較混亂

一些國企檔案管理工作是臨時聘用人員負責，在薪酬待遇不高的情況下，一些檔案管理單位工作人員流動比較多，有的甚至是不辭而別。新舊用人單位交接程序和機制不夠完善，一些檔案管理部門工作人員責任心缺失，導致檔案信息更新不及時，一些檔案材料處于呆滯的狀態(tài)。有的缺乏嚴密的審檔機制，借用、查閱、流轉手續(xù)不完善，檔案材料管理不夠嚴密，檔案材料信息保密不夠嚴格，甚至存在隨意涂改信息的問題。

3 加強檔案材料收集與整理的對策措施

3.1 提高檔案收集的連續(xù)性，使其成為記載歷史的核心軌跡

要加強對檔案管理的組織領導。檔案管理部門要及時制發(fā)《檔案材料收集整理實施細則》。檔案上報單位要結合本單位實際情況，制定相應的檔案資料信息網(wǎng)絡建設實施細則。在機構改革期間要及時成立領導小組，搞好新舊單位檔案管理的對接。應組織協(xié)調有力，能夠切實解決檔案信息網(wǎng)絡建設所需要的人員、設備和經(jīng)費等實際問題，確保按未來發(fā)展要求完成檔案信息建設任務。從現(xiàn)有的檔案管理程序來看，反映單位歷史和現(xiàn)實情況的依據(jù)性材料主要是各職能單位自己保管資料。如果各單位不及時向檔案管理部門提交檔案資料，檔案管理部門就不能全面反映該單位的真實情況，具有相當大的局限性和斷層性。要通過加大對各職能部門工作人員檔案材料的動態(tài)收集督導力度，依據(jù)各職能部門工作人員的實際情況，探索對檔案工作人員的科學考評體系，并把考評表定期收集到檔案資料信息中。通過對檔案管理工作進行細化分解考核指標，促進各各職能部門和工作人員的責任心，讓各部門及時的把本單位的檔案資料報送至檔案管理部門。這樣以來，一個單位和一些重要的領導的歷年表現(xiàn)和成長軌跡就能在檔案中得到連續(xù)的反映，單位和人員的歷史情況將更加詳實，更加豐富，起到閱卷即可識人的效果。

3.2 加強檔案材料收集的正規(guī)化、信息化建設

檔案資料是由具有保存、查考價值的文字、圖表、聲像等憑證性材料構成的。但是，由于技術和觀念的上的原因，一些單位的檔案資料一直以來僅僅指的是紙質的案卷。隨著時代進步和科技的創(chuàng)新，信息更新頻率逐漸加劇，原有的紙質檔案已經(jīng)不能全面反映各類問題的現(xiàn)實和歷史表現(xiàn)，進而導致檔案利用率偏低，生命力和活力不足。面對這種情況，各檔案保管單位要樹立“大檔案觀”，突破紙質檔案的束縛，建立集聲、像、圖、表等為一體的立體信息檔案。積極構建具有“聲像文件”功能的檔案管理平臺，正好為檔案管理的正規(guī)化、信息化提供了這個平臺。檔案管理單位通過建立信息化的檔案管理平臺，利用錄音、錄像和其它媒介記錄經(jīng)濟社會發(fā)展過程的關鍵環(huán)節(jié)，既有助于加強對發(fā)展過程的監(jiān)督，更有利于直接反映有關單位和人員在經(jīng)濟社會發(fā)展中的表現(xiàn)，并且為以后考察培養(yǎng)人才提供直接的、近乎面對面的場景。當檔案管理單位在系統(tǒng)中保存了有關經(jīng)濟社會發(fā)展歷次重大事件的場景，那么呈現(xiàn)在檔案利用者面前的便是一部經(jīng)濟社會發(fā)展和各類人才成長的紀錄片。把立體的信息影音信息和紙質檔案結合，就能全方位的反映歷史信息，也能夠很好的克服新舊單位交接檔案過程中的不便和紕漏。

3.3 提高檔案材料收集管理人員的綜合素質和責任心

通過檔案資料信息的嚴密管理加強對人才的考評是檔案管理部門正規(guī)化、制度化建設的集中反映。為了全面提高企事業(yè)檔案材料專職管理人員的業(yè)務素質和管理水平，使檔案管理崗位專業(yè)化、規(guī)范化，各類用人單位要強化檔案管理部門人員的責任心，探索對國內(nèi)企事業(yè)單位檔案專職管理人員進行崗位培訓，考試合格發(fā)給“崗位合格證書”，實行持證上崗制度，逐步實行持證上崗。為了認真開展這項工作，抓好在崗專職檔案管理人員的崗位培訓和持證上崗制度的落實，培養(yǎng)對象為從事企事業(yè)各級圖檔庫(室)的領導及專職檔案管理人員。培訓內(nèi)容為公司、經(jīng)濟法與檔案管理法規(guī)；檔案基本建設管理程序及文件材料；檔案保護技術；公共關系學；檔案現(xiàn)代化管理。 通過培訓應該使得企事業(yè)檔案管理人員對單位內(nèi)部掌握和收集的檔案高度重視，能夠了解檔案專業(yè)的基本知識，熟悉檔案法規(guī)。了解企事業(yè)檔案資料信息管理和國內(nèi)企事業(yè)單位檔案管理的基本知識，熟悉國家、地方政府和企事業(yè)的檔案管理的政策、法規(guī)。了解計算機應用、網(wǎng)絡信息的知識。熟悉本單位和本部門建設的歷史與現(xiàn)狀。掌握檔案資料信息管理和工作程序。

3.4 注重在重大任務和活動中收集檔案材料

一般對國企單位和人才的考評分為定期考評、晉升考評和隨機考評，隨機考評結合重大活動和任務進行。實際的情況是，當前一些單位往往重視定期考評和晉升考評等資料的收集和保存，而忽略了隨機考評檔案資料的收集。目前企事業(yè)單位多樣化任務機會較多。這些重大活動既是鍛煉人、考驗人的有利時機，同時也是收集檔案材料的有利時機。事實和歷史證明，越是艱難險阻和生死存亡的關鍵時刻，越是能反映一名領導人才的政治品質和能力素質。在大是大非問題上頭腦清醒，立場堅定，在危機關頭的臨危不懼和果斷處置，能夠充分反映一名人才的能力氣概。作為檔案管理部門，必須要抓住這些考察人才的有利時機，把那些經(jīng)過重大活動錘煉出來的人事的優(yōu)秀表現(xiàn)形成依據(jù)性材料，及時裝入檔案資料信息。作為檔案管理的補充和拓展，力求使其成為檔案資料信息中的點睛之筆。

當前，檔案人才的培養(yǎng)和管理工作作為國家創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略的一項大事和熱點，正在穩(wěn)步推進、全面落實。檔案資料信息材料收集工作作為檔案管理工作的基礎，必須緊跟時代主題，積極響應，把對及時收集、高標準收集、突出重點收集有關材料，貫穿于檔案資料信息動態(tài)形成的全程，努力拓寬檔案資料信息的廣度和深度，提高檔案資料信息的生命力和活力。