探究新技術在事業單位人事檔案管理中的應用

李 飛 韓志強

（內蒙古準格爾旗人力資源和社會保障局，內蒙古 準鄂爾多斯 010300）

如今，在我國市場經濟體制不斷改革的背景下，競爭成為各個行業發展的重要動力，對于我國相關的事業單位而言，與一般市場主體相比具有非常明顯的差異，主要是因為事業單位是由政府撥款設立，在工作上主要涉及了教育、衛生、文化以及科技等行業，屬于目前社會發展中非常重要的服務性機構。各個行業所面臨的競爭壓力不斷增加，事業單位要想在最大程度上滿足現代社會發展要求，也應該將內部管理工作進行全面落實，不斷提升自身的核心競爭力。在事業單位管理工作中，人事檔案管理屬于其中非常重要的組成部分，對于提升人力資源利用效率有著非常重要的作用。因此，事業單位一定要將新技術應用于人事檔案管理工作中，對現有的人事檔案管理方式進行不斷創新和完善，這對于自身發展有著非常重要的促進作用。

1 事業單位檔案工作概述

檔案工作對事業單位的管理決策、各部門日常工作開展以及員工個人都有非常重要的意義，依據相關法規和管理制度歸集整理和存儲的檔案資料，完整的記錄和見證著單位或個人的發展與成長歷程。首先，檔案資料中記載著關于事業單位參與過的所有重大活動和相關決策執行過程的詳實信息，從中可以查詢到對目前的管理工作有應用價值的資料，對事業單位在新時期的管理運行中做出科學的決策有著非常重要的作用。其次，事業單位各部門日常工作中形成的重要文件也都會依據相關規定存檔，而對于這些包括重要工作部署文件、合同等的檔案資料，現有的工作人員會基于工作需要進行查詢。最后，在事業單位的檔案中還包括涉及所有相關員工的個人信息，而這部分檔案對個人而言具有重大影響，在辦理很多個人事務時都需要用到這些信息。因此，檔案工作需要一方面按照標準流程和規制要求做好建檔歸檔工作，另一方面面向各方面的需求提供有應用價值的檔案信息 服務。

2 新技術在事業單位人事管理中的重要性

1）有效降低管理成本。結合實際情況可以了解到，在人事檔案管理工作中，主要就是對人事檔案資料進行全面收集、整理、保管與鑒定，因此，人事檔案管理工作在整體上具有非常明顯的復雜性與系統性。正是因為人事檔案資料中涉及的內容非常多，所以在整個管理工作中需要有較多成本的投入，而將新技術應用于人事檔案管理工作中，不但可以減少人力資源投入，而且還能在一定程度上減少管理空間的使用。另外，在新技術使用的基礎上，還可以形成電子人事檔案信息，這樣也可以減少各方面資源的投入，這對于降低管理成本有著非常重要的作用。

2）有利于提升管理效率。將新技術應用于人事檔案管理工作中，可以通過現代科學技術來替代傳統的人工操作方式，因此，通過對新技術的合理應用，可以促進事業單位人事檔案管理工作面向智能化以及信息化的方向不斷發展。另外，在對人事檔案進行保存時，可以減少工作人員的參與，從而能夠有效避免因人為因素對人事檔案信息的準確性造成影響，這對于提升人事檔案管理工作的效率和質量有著非常重要的意義。

3）可以實現對管理方式的有效創新。在任何事物發展中，創新都屬于第一動力，并且在整個社會經濟發展中占據著非常重要的核心地位。在以往的事業單位人事檔案管理模式中，無論是從站在管理方法還是管理內容上進行分析，在整體上都呈現出了非常明顯的穩定性，同時管理人員對內容都比較熟悉，這就導致人事檔案管理工作經常會體現出一定的固化特點，很難實現進一步的發展。但是，將新技術應用于事業單位人事檔案管理工作中，可以逐漸改變傳統的管理模式，從而實現對人事檔案管理工作內容的合理調整。因此，將新技術應用于事業單位人事檔案管理工作中，可以實現對管理方法上的有效創新，從而在最大程度上發揮出人事檔案資料的應用價值。

3 目前新技術在事業單位人事檔案管理應用中存在的問題

1）應用范圍逐漸拓展，但缺少一定的專業性。由以上內容分析可以了解到，事業單位與其他行業相比具有非常明顯的差異，主要是因為事業單位工作具有一定的服務性。結合目前的實際情況來看，事業單位人事檔案管理工作所涉及的范圍正在不斷擴展，并且將新技術應用到了各個環節中，但是存在很多新技術的作用并沒有得到充分發揮，主要是因為新技術在人事檔案管理工作中不具備專業性。所以，雖然新技術在事業單位人事檔案管理中的應用范圍不斷擴展，但是卻在專業性方面還需要實現進一步提升，這也是目前事業單位人事檔案管理中所面臨的重要問題。

2）新技術在事業單位人事檔案管理應用中缺少科學性。如今，隨著新技術水平的不斷提升，在各個行業中發揮出了非常明顯的優勢，同時對于社會經濟發展起到了非常重要的促進作用。因此，目前事業單位也逐漸認識到了新技術的重要性，在此背景下，新技術在人事檔案管理中的重要性越來越明顯，明確出了在哪些管理環節中需要應用新技術，同時怎樣實現對新技術的合理應用。但是，將新技術應用于事業單位人事檔案管理工作中，目前還存在著一些問題，比如，沒有構建出完善的應用體系，這就造成管理環節與管理內容之間沒有實現有效銜接，從而導致各種技術問題產生。另外，事業單位還缺少相應的應用體系，這就在一定程度上降低了新技術在人事檔案管理中的作用。

4 新技術在事業單位人事檔案管理中的合理應用

1）提升新技術在事業單位人事檔案管理中的專業性。將新技術應用于事業單位人事檔案管理工作中，要想不斷提升應用過程中的專業性，就必須加強對新技術特點的分析工作，對事業單位人事檔案管理工作的實際內容以及發展目標進行全面了解，保證將新技術的優勢充分發揮出來，在此基礎上不但可以促進事業單位人事檔案管理工作可以順利開展，同時還能加強檔案管理流程的規范性。比如，通過對現代儲存技術的合理應用，可以實現對大數據的準確儲存與分析，可以在事業單位人事檔案管理電子信息儲存工作中實現合理應用。針對不同的新技術而言，在應用過程中所發揮的優勢都具有非常明顯的差異，這就需要人事檔案管理人員加強對新技術的研究，只有這樣才能在最大程度上提升新技術的專業性。

2）提升新技術在事業單位人事檔案管理應用中的科學性。目前對于相關的事業單位檔案管理人員而言，首先應該根據實際情況構建出完善的人事檔案管理應用體系，主要是在不同的管理工作中，可以實現對不同技術的有效對接；其次，事業單位還應該加強對人事檔案管理人員的培訓工作，通過學習使人事檔案管理人員對專業知識進行全面掌握，對系統的操作流程進行全面了解，實現對新技術的合理應用，通過這種方式可以構建出專業的人事檔案管理人才隊伍，保證新技術應用人員自身具備一定的專業能力，這對于提升新技術在事業單位人事檔案管理中應用的科學性有著非常重要的作用。