干部人事檔案數字化管理問題分析

黎倫智

（中共上杭縣委組織部干部人事檔案室，福建 龍巖 364200）

隨著從嚴治黨工作的不斷深化，干部人事檔案管理中暴露出了不少問題，這不僅影響了黨的組織工作的開展，同時也損害了黨和國家的形象，通過加強對干部人事檔案數字化的管理，能夠有效地避免干部人事檔案管理工作中出現的各種問題，從而確保干部人事檔案的安全性和完整性，促成干部人事檔案管理工作的可持續發展。

1 干部人事檔案數字化管理的重要作用

1.1 是提升干部人事檔案管理效率的重要途徑

檔案數字化管理與傳統的檔案管理相比，更加具有便捷性、先進性的特點，在數字化管理中，利用計算機進行檢索，可以迅速準確的找到對應的檔案，使檔案管理更加便捷、高效，因此在符合規定的網絡條件下運行干部人事檔案數字化系統，極大的降低了相關工作人員的工作強度，提高了干部人事檔案管理工作效率，能夠更好地實現資源的整合[1]。

1.2 是延長干部人事檔案壽命的有效手段

在數字化檔案管理中，通過計算機掃描以及圖像處理，可以將原有的紙質檔案轉變為數字化信息，進行快速存儲備份，實現檔案查詢數字化，既加快了查詢速度、提高了工作效率，又降低了紙質檔案的使用率，減少了翻閱紙質檔案過程中出現的磨損，延長了紙質檔案的壽命。

1.3 是新時代干部人事檔案管理工作的必然要求

今年新修訂的《中華人民共和國檔案法》，對檔案數字化工作作出了明確的規定，在電子檔案管理信息系統、檔案信息資源共享服務平臺建設等方面提出了明確的要求。干部人事檔案管理是我國檔案管理工作的重要組成部分，實現干部人事檔案的數字化管理，是新時代發展的必然趨勢，只有建立一套完整的干部人事檔案數字化管理系統，才能更好地實現對干部人事檔案的科學管理。

1.4 是實現干部人事數據分析系統化的重要手段

在干部人事檔案數字化管理中，可利用干部人事檔案數字化管理系統對海量的干部人事檔案數據進行綜合性分析，自動生成詳實、直觀的人事信息分析圖表，為干部人事管理決策提供許多有價值的信息，促成干部人事管理水平的不斷提高。

2 干部人事檔案數字化管理中存在的問題

干部人事檔案數字化，具有許多管理方面的優點，但也存在不少問題，主要有：

2.1 網絡信息安全問題

在信息技術快速發展的今天，網絡給人們的生活帶來了極大的便利，但與此同時，網絡安全也成了當今信息安全需要重點關注的問題。一些不法分子利用網絡管理漏洞，通過植入木馬病毒、黑客入侵等各種手段進行網絡攻擊，竊取相關的資料[2]。這給干部人事檔案管理數字化管理工作構成了極大的威脅。在干部人事檔案數字化管理中，需要將外部網絡資料轉移到內部網絡，在數據的傳輸過程中，如果沒有建立完善防火墻和防入侵系統，就會給不法分子以可乘之機，導致干部人事檔案信息的泄露。

2.2 檔案存儲安全問題

干部人事檔案的存儲中，無論是紙質檔案還是電子檔案，都需要對存儲的安全問題進行深入研究，而數字化檔案管理更具特殊性，數字化檔案信息大多是以服務器存儲為主，因此在數字化管理中，一旦出現軟硬件故障、系統崩潰，或者受到病毒攻擊等，都會導致干部人事檔案數據丟失。

2.3 檔案數據安全問題

由于在傳統的紙質檔案管理中，檔案載體和檔案信息這兩者是不容易分離的。而檔案數字化管理是以計算機數據的形式儲存的，其數據和檔案載體是可以分離的，這也使得檔案數據可以在任何時刻進行非實體的改造、復制和粘貼，從而容易導致檔案數據資料被篡改或 泄露。

2.4 缺乏檔案數字化管理專業人才問題

在干部人事檔案數字化管理中，一方面，因高素質的復合型檔案管理人才比較匱乏，使得干部人事檔案數字化建設的速度偏慢；另一方面，因檔案數字化管理人才匱乏，導致工作任務重，無法參加繼續教育，專業技能得不到進一步的提升，導致其管理水平呈下降趨勢。數字化管理工作水平決定了干部人事檔案管理的效能，我國的干部人事檔案數字化管理處于起步階段，人才的匱乏以及技術的不成熟，使得干部人事檔案數字化管理工作的效能得不到提升，再加上設備的老舊，影響了干部人事檔案數字化管理的推進速度和效率。

3 干部人事檔案數字化管理措施

2018年，中央組織部曾歷時兩年時間，對全國干部人事檔案進行專項審核，在省干部檔案專項審核中發現一些檔案做假情況，其中有420人因檔案造假受到組織處理或者紀律處分。由此可見，做好干部人事檔案數字化管理工作已經迫在眉睫，只有做好干部人事檔案數字化管理，才能更好地避免檔案造價現象的發生，確保干部人事檔案資料的真實性，為黨的組織管理工作和干部隊伍建設做出應有的貢獻。

做好干部人事檔案數字化管理，可從以下五個方面抓起。

3.1 精心籌備并夯實干部人事檔案數字化基礎

把干部人事檔案數字化管理工作擺上重要的議事日程，精心安排干部人事檔案管理工作，組成專門的工作機構，組建專業的干部人事檔案數字化管理人才隊伍，明確干部人事檔案數字化管理的工作標準和工作流程，確保精準高效、安全穩妥地做好干部人事檔案數字化管理工作。

3.2 嚴格把控并強力推進干部人事檔案數字化管理

為了確保高質量、高標準、高效率地完成干部人事檔案數字化管理工作，可通過“三嚴格” 的管理措施，以加強干部人事檔案數字化管理：一是嚴格執行保密紀律，依照現行法律法規結合工作實際制定相應的保密紀律，并與相關的工作人員簽訂保密協議，確保檔案信息的安全性；二是嚴格落實管理制度，結合干部人事檔案數字化管理特點制定相關制度，并且嚴格落實，由專人負責跟蹤檢查，確保制度執行落到實處；三是嚴格執行工作標準，依照檔案數字化工有關標準，結合《干部人事管理條例》和干部人事檔案管理特點，進一步細化干部人事檔案數字化管理標準，并嚴格執行，杜絕標準降低和簡化程序的情況發生。

3.3 及時檢查并不斷調整干部人事檔案數字化管理工作

在干部人事檔案數字化管理工作中，堅持四看原則：首先是看進度，每周匯總工作進度，召開工作會議，適時調整計劃安排，確保工作按期高效推進。其次是看問題，發現存在的問題及時與相關單位或者管理人員聯系，需要核實的進行核實，需要完善的督促完善，從而確保干部人事檔案數字化工作的真實、完整、高效。三是看學習，平時加強同上級主管部門的溝通，積極與兄弟單位就檔案數字化管理工作進行交流學習，借鑒優秀的檔案數字化建設經驗，從而不斷完善干部人事檔案數字化管理工作。最后是看質量，對已完成的干部人事檔案數字化成果，指定專人負責驗收，在驗收過程中發現的問題，要求及時進行整改，確保高標準、高質量地完成干部人事檔案數字化管理工作。

3.4 落實干部人事檔案數字化管理工作的安保措施

一是做好干部人事檔案管理的基礎設施建設。干部人事檔案的管理中，為了確保干部人事檔案數字化的管理安全，需要建設相對封閉獨立的建筑，采取防盜、防火、防潮、防高溫和防紫外線措施，周邊必須安裝監控設備，構建干部人事檔案管理的安全環境。

二是做好干部人事檔案數字化信息的安全管理。為確保干部人事檔案數字化信息的安全，可以采取以下措施：首先是實施物理隔離，將數字化檔案管理的內部網絡與外部網絡從物理上進行隔離，確保數字化檔案管理內部網絡不會受到網絡的木馬病毒攻擊[4]。其次是對信息進行加密處理，采取密碼算法進行編碼，將數字檔案文件轉換成只有通過正確密碼鑰匙才能讀懂的信息，能夠很好的防止非法用戶對數字檔案文件以及數字檔案管理控制系統信息的讀取和修改，保證了數字檔案文件數據在存儲和傳輸中的安全性。最后是對訪問技術進行控制，通過控制不同用戶對服務器、目錄以及文件的訪問權限，確保只有得到授權后才可以進行查閱或處理數字化干部人事檔案數據，從而維護干部人事檔案信息的真實性和完整性。

3.5 做好干部人事檔案備份和軟硬件設施的更新升級工作

在干部人事檔案數字化管理中，對于重點干部檔案資料，還需要做好備份，確保干部人事檔案更加牢靠、安全。在對干部人事檔案的管理中，需要從實際出發，做好軟件和硬件設備的更新，同時加強對應的網絡防火墻升級工作，能夠有效的防止網絡攻擊，從而確保干部人事檔案數字化信息庫的安全。

4 結束語

通過干部人事檔案數字化建設能不斷提高干部人事檔案工作效率和管理水平。在干部人事檔案數字化管理中，一方面，必須從內部和外部進行雙重管控，利用計算機管理軟件，對檔案的提取、查閱等做好相應的權限控制，杜絕檔案篡改資料現象的發生；通過升級防火墻和軟硬件設備的更新，阻止網絡攻擊，實現對干部人事檔案的安全管理；另一方面，還需要提升檔案管理人員的安全意識，通過培訓，使他們建立足夠的責任意識，為干部人事檔案數字化管理提供重要的人員保障。