新時代“互聯網+審批”模式下檔案管理的實踐和探索

孔 斌

（泗水縣政務服務信息中心，山東 濟寧 273200）

互聯網本身是一類高新技術，但其本身的應用也是一種思維，在信息時代中，互聯網便是信息與便捷的代名詞，該技術的出現在一定程度上顛覆了以往“面對面”式的交流模式，令“線上”、“大數據”等新生名詞被人們所熟知[1]。近幾年來，我國行政審批中的檔案管理工作正在利用互聯網技術實施改革，檔案管理是審批工作中至關重要的一環，但在過去傳統的審批模式中，檔案管理也是問題頻發的一環，存在缺陷的檔案管理模式也令行政部門的工作效率難以提高，而針對該類問題，我國檔案管理工作應當結合互聯網技術尋求突破，也就是“互聯網+審批”的新型模式。

1 “互聯網+審批”模式下檔案管理存在的問題

1.1 數據庫協同性不足

雖然目前我國諸多地方單位已開始落實“互聯網+”方面的政務改革，但目前仍處于“各自為戰”的狀態，各地“互聯網+審批”的發展進度不一，有的地區已建立了相應的檔案信息數據庫，而有的地區卻不然，而即便建立了檔案信息數據庫，也往往出現“敝帚自珍”的狀況，即數據庫自建自用，難以達到全國范圍內數據庫的協同統一，對于跨省辦理業務的群眾頗為不利。

1.2 部分地區“互聯網+審批”模式的使用率低下，檔案管理系統存在缺陷

雖然已建立了“互聯網+審批”的新型政務服務模式，但部分地區卻存在服務平臺、軟件使用率低下的問題，即平臺與軟件難以普及，當地群眾仍熱衷于去往業務窗口辦事，對互聯網辦事方式保持“不信任、不靠譜”的態度[2]。而隨著辦事群眾使用率的降低，業務辦理人員也隨之對網上業務產生了怠慢，許多地方都出現了網上提交業務后長時間未審批完成的情況，久而久之，人們對網上服務平臺及軟件不再信任，業務人員也對平臺、軟件不再重視，產生了惡性循環。由于使用率低下，許多單位對后續的檔案管理系統也缺乏重視，任何系統及軟件在編寫完成后都難以稱得上“盡善盡美”，還需相關編程人員對其進行不斷優化才能夠達到持續使用的效果。目前我國許多地方單位建立的檔案管理系統功能仍不夠全面、內容也不甚齊全，有時對相關詞條進行搜索時還會出現頁面丟失的狀況。

1.3 檔案管理業務人員技術能力不足

行政審批單位的業務人員仍停留在“窗口辦事”的觀念中，雖然單位中已建立了檔案系統，但該類業務人員對于檔案系統的使用卻并不嫻熟，其中更有一部分業務人員對互聯網的應用僅是一知半解，進而造成了檔案系統使用率不高。事實上，在當今互聯網時代，檔案管理工作需做到可持續發展，因此對業務人員的要求與以往大不相同，新時代的檔案管理不僅要求業務及管理人員對相關事宜的了解，還需要做到對辦公軟件及檔案管理系統的嫻熟應用[3]。除此之外，相關管理人員對檔案管理的認知性也存在不足，對行政審批中檔案管理的重要性沒有太多概念，致使電子信息化的檔案管理模式難以徹底落實，因此，目前我國行政審批中的檔案管理工作仍采取“線上、線下”結合的模式，未能徹底實現信息化與數據化。

2 “互聯網+審批”模式于檔案管理的改革對策

2.1 對網絡檔案管理系統進行不斷完善與優化

任何平臺、軟件都離不開維護與更新，為在“互聯網+審批”模式下落實檔案管理，政府在建立、設計相關平臺與軟件時需做到平臺、軟件功能全面、頁面簡介，且為避免不法人員利用該類平臺獲取信息及盈利，應當在搜索引擎中添加“官網”詞條。針對該類問題，相關政府應當做到對平臺及軟件的及時更新，除對使用界面的更新外，還需對內部功能進行完善，爭取做到政務及檔案管理的一體化，因此該類工作需技術人員與檔案管理及業務人員進行配合，不僅要添加相關功能，還要對需求量較大的業務類型進行統計，從而調整該業務在網頁內的位置，網頁內各類子條目也需及時更新或刪除，以免過時的實時信息給群眾帶來麻煩。

2.2 加強相關平臺與業務的宣傳

該類政務及檔案管理平臺之所以建立，其根本目的仍在于“便民”，“閉門造車”絕非長久之計。相關單位可通過目前使用率較高的媒體軟件對專業的檔案系統進行推廣，譬如微博內的官方賬號、微信公眾號的官方賬號以及報紙、廣播電臺及當地新聞電視臺等等。為保證該類平臺能夠持續運作及使用，相關單位可從學生開始落實，通過與當地高校合作的方式，為高校內的大學生快捷辦理業務，令網上辦理形成一種“風潮”，進而增加平臺的普及度。

2.3 對業務員及相關工作人員進行培訓

若業務員不能夠對檔案系統進行嫻熟操作，那么網絡平臺也不過是“空中樓閣”，難以發揮其真正“本領”。為保證業務員能夠系統、快速地對網絡公務進行處理，相關單位應當對業務員進行統一且專業的培訓，提高業務員知識儲備，提升業務員處理網上公務的業務水平，提高業務員對于當今社會新型電子信息化檔案管理的認知，保障網上業務的辦理暢通無阻[4]。

3 結語

目前總體看來，我國在“互聯網+審批”新模式以及其中檔案管理的建設已取得了彌足的進步，但從根本上而言，目前該類模式的發展與人民群眾的要求仍存在較大差距，為使其能夠得到積極發展，我國應當堅持采取“改革為本，創新為輔”的原則，在不斷實踐與應用的過程中查漏補缺，逐步向“服務型政府”轉變。本文對“互聯網+審批”模式、“互聯網+審批”模式在實際應用中的優勢、及“互聯網+審批”模式的現狀進行了介紹，并于后續針對“互聯網+審批”模式下檔案管理存在的問題提出了解決對策，以供參考。