房地產檔案風險防控管理工作探討

徐麗娜

（名門地產（河南）有限公司，河南 鄭州 450000）

目前由于社會經濟的發展以及檔案信息化進程的加快，房地產行業也逐步規范起來，如何確保地產檔案能避免風險的襲擊、確保民眾的利益不受損、地產行業井然有序，是擺在我們面前的一項重要工作。隨著《房地產法》的不斷地修正，房地產檔案管理模式也隨之發生變化，先進的管理手段有效地提高了房地產檔案的信息量和使用效率，但它在管理與利用中還是會存在諸多風險，比如安全風險、檔案管理內控風險、知識產權和災難的風險等，那我們必須正視現實，不斷改革創新，形成一整套新的檔案思想、觀念，強化檔案的風險意識，防患于未然，最大限度地開發利用房地產檔案，挖掘檔案價值，使得檔案真正地發揮作用并且服務于民眾，這是我們做好房地產檔案的最終目的。

1 房地產檔案管理現狀分析

《城市房地產權屬檔案管理辦法》規定房地產權屬檔案是城市房地產行政主管部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分，是很珍貴的檔案。這些檔案為解決房產糾紛、城鎮重建、民眾住房變革找到了出口和解決辦法。尤其是在房屋產權不明、產籍不清問題上提供了有力的憑證，正因為如此，它在查借閱利用上占有很大的比重，可見它的地位的重要。

房地產檔案與其它檔案不同的是它具有時代背景的特點，因為它間隔期比較遠，在各個階段呈現了不一樣的管理方法和特點，現在房地產檔案演變成由紙質到電子化，這都使它帶有原來的特點和年代絡印。因為以往的技術水平和現代化程度不高，還不能夠細致地將房地產檔案的資料補充齊全，而現在通過掃描和其它的一些先進的手段卻能將檔案信息數字化，使得庫存檔案完整準確齊全，為檔案的利用工作打下了良好的基礎。

由于民眾對房地產檔案缺乏風險意識和風險防控知識，致使沒有從思想上關注風險的存在，檔案管理意識薄弱，觀念落后，檔案人員素質水平參差不齊，對風險預案把控有所忽視，麻痹大意，更沒有相應的防止風險的預案和管理方法，造成了潛在的風險。

1.1 安全風險

隨著目前經濟的飛速發展，房地產檔案在其中發揮了很好的作用，檔案人員應該學習充分利用信息化管理手段，通過檔案系統與軟件管理系統的對接，全程監控檔案的形成情況，如果檔案人員沒有這種能力和識別風險的敏感性，對計算機病毒的侵入沒有重視，致使網絡阻塞，黑客攻擊、信息被盜取，關鍵是數據丟失，甚至系統癱瘓，造成多年的房地產檔案的信息無法恢復，簡直就是災難。所以檔案人員要提高警惕，不要因為自己的原因，將辛辛苦苦錄入的大量數據和工作成果毀于一旦，這就要求我們檔案人員如何做到享受現代化技術水平的同時，又要對網絡進行有效的監控，學會建立良好的安全保障機制，做到數據安全、保密性好，確保系統的安全，這對檔案人員來說的確要認真研究，琢磨出相應的對策是最關鍵的。

1.2 災難的風險

災難分為不可抗力和人為的風險，不可抗力的風險是天災比如火山爆發、地震、臺風、泥石流、洪水等，真是遇到天災，檔案人員就會顯得力不從心、束手無策，人為因素比如有人縱火、搶劫檔案、戰爭等，如果沒有預案，檔案人員也會無能為力，因為災難沒有時間概念，什么時侯來人們無法預測，更沒有辦法預防，所以我們要學會在日常的工作中投入一定的人力和物力，做好防護工作，在保管檔案時要遵循防護原則，采取防火、防盜、防紫外線、防潮、防蟲、防塵、防霉菌、防有害生物、防高溫、防強光等措施，在如何防災上下功夫做到未雨綢繆，免得造成檔案和人員的傷害。

1.3 知識產權風險

目前，隨著社會經濟的發展和新技術革命的到來，知識產權制度也在不斷地變革，知識產權工作得到了上至黨中央、國務院，下至各省市黨委、政府的高度重視，專利也在變得重要起來。雖然國家對網絡信息化方面的法律和法規越來越重視，但短期內還是不完善，需要長時間的磨合和實踐中驗證。而隨著檔案信息化水平的提高，要求管理系統檢索查詢速度快，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用并且做信息共享，整個工作都是在網上操作，要共享信息，這就增加了數據安全的風險性，共享就會引起信息數據和知識產權的風險。我們知道在實際工作中，科技成果具有專有性，它屬于知識產權，而對它如何保護如何規避風險就成為目前主要問題，我們要按照上級的要求，強化監管與執法，提高知識產權的保護和管理，創造優質的網絡體系，加強信息處理、監控和集中管理，全方位服務于 社會。

1.4 檔案管理內控風險

在房地產檔案管理中，存在著許多內部管理問題致使風險重重。其一檔案管理相關制度或流程缺乏明確規定，尤其是未對電子資料如何保管予以明確，可能導致電子資料歸檔不全，還有就是檔案管理制度未對不同密級等級的檔案的借閱權限予以明確，可能導致密級等級較高的檔案，被無關人員接觸，造成重要信息泄露或丟失等，借閱時未標明相關信息（比如借出人、歸還時間、歸還人等），使得重要檔案無法重復利用；其二檔案歸檔內容不全，使得檔案利用不方便，查閱困難，急需利用時找不到，后果不堪設想；其三檔案管理人員對風險有時存在僥幸心理，警惕性差，致使檔案管理工作比較隨意，一些重要檔案管理混亂，造成人為地丟失重要檔案或改檔案，嚴重地破壞了檔案的原始記錄性，部分歸檔的資料因原件遺失而歸檔復印件，嚴重影響了檔案的法律效用，弊端重大。

2 房地產檔案風險管理控制措施

2.1 加強制度管理，真正做到過程控制到位

建立健全檔案工作的規章制度是依法做好房地產檔案工作和規范檔案管理的保障，是檔案工作與房地產行業工作同步進行的重要措施，是做好檔案工作的根本，但在實際工作中總是存在制度不健全、管理不規范、措施不到位、治理不及時等，這些是產生不安全因素的根源。所以我們要制定相關制度和流程，制定歸檔范圍、分類標準、保管期限、領導責任制和崗位責任制，檔案移交辦法、檔案利用制度及獎罰制度、風險預案等，理順工作程序，明確工作職責，嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案的保護工作，建立檔案網絡體系，做到檔案的收集、整理齊全完整有效，實行追蹤管理，強化檔案的業務基礎建設，強化分級管理，逐級落實控制措施，杜絕風險源。

2.2 挖掘房地產檔案的利用價值，確保檔案的法律效用

房地產檔案是城市建設規劃、房屋查詢、處理房產糾紛以及財產清查工作的重要法律性依據。開發檔案信息資源，要堅持“檔為我用”，不要光保管不重視查借閱的情況，但要怎么使得檔案資料為民眾服務，還需要創新檔案服務機制，在管理過程中，其一檔案人員要改變思路，努力學習新知識，尤其是信息數字化知識，認真將檔案資料及時輸入電腦，建立電子檔案目錄，做好掃描檔案及整理入庫工作，隨時為利用者服務，并用活檔案；其二想方設法編制各類檢索工具，比如專題目錄、全引目錄等，將數據信息全部做到文件級檢索甚至擴展房產信息的緯度，增加檔案載體種類，以方便快捷查到檔案內容為最終目的；其三積極向利用者提供房地產檔案原件，通過資料的二次甚至三次加工致使房地產檔案信息翔實、準確，挖掘房地產檔案信息線索，供人們查閱利用，達到檢索工具信息源的多樣化，從而加快檔案現代化進程。

2.3 提高檔案人員的專業能力和綜合素質，更好地適應社會發展需求

由于專業的檔案人員學歷、工作年限和認識檔案重要性的差異性，導致專業知識欠缺，個人水平不盡相同，再加上對國家和房地產行業的管理規定又不熟悉，不能適應目前的工作要求。所以檔案管理人員必須認真學習業務，增加才干，還可以采取內部培訓和外出調研的方式去學習檔案學知識和計算機網絡技術知識，全面掌握新技能，加強自學能力，具備專業知識和實操本領才能確保設備和信息的安全性。而且檔案人員的專業素養、觀念和水平也在隨著時代的變遷不斷地提高，這就使得許多潛在的問題能被檔案人員發現并采取相應的防控措施。

2.4 時刻繃緊檔案風險意識的弦，引入檔案風險評估機制，消除隱患

在檔案管理工作中由于多種原因會存在很多隱患，而這些隱患又是引發檔案事故的誘因，有時檔案人員還自我麻痹，存在僥幸心理，總認為風險不會來，總覺得做了許多防范措施應該萬無一失，正是這種風險意識淡泊的思想使得風險由于管理的失誤時常襲擊檔案的安全，我們知道檔案具有保密性、真實性、可利用性，由于信息化程度的提高，檔案的風險就會增多，所以我們既要有風險意識，加強宣傳教育，又要有防范意識，采取有效措施，積極應對又要對檔案管理人員進行培訓學習，提高警惕風險的意識。

風險評估是應對風險的第一步，為進一步加強檔案安全管理，提高檔案安全風險防范和保障能力，確保檔案館庫、檔案實體和檔案信息安全，2019年2月，國家檔案局印發《檔案館安全風險評估指標體系》，對檔案的安全風險提出了具體要求，尤其是引入了評估機制，對規避房地產檔案風險有良好的效果。就是要在檔案入庫前進行風險評估預測，建立一套完善的防護預案，提前謀劃布局，沒有人能保證天災人禍什么時侯來，所以我們要定量預測，量化風險，就將所有可能發生的問題一一列舉出來，細致分析危害性，有條件的話可聘請評估專家來進行預測，將所有潛在風險消滅于萌芽中，還要將檔案安全教育滲透在各項基礎工作中，把收集、整理和保管利用工作的每個細節都預測做實，學習風險評估知識，最大限度地確保房地產檔案的安全，提高房地產檔案的風險管理水平。

3 結論

總之，房地產檔案在未來的經濟發展中越來越熱門，越來越發揮著重要作用，房地產檔案的安全是檔案工作的底線，是檔案事業的根基，所以我們房地產檔案管理人員應該堅持問題導向，以超前的眼光，增強底線思維，考慮檔案安全工作現狀，認真梳理查找風險隱患點，采取有效措施，對發現的問題逐一解決，對存在的隱患逐一消除，將危機感、使命感、責任心貫穿于檔案管理工作中，真正實現檔案的安全管理，提高檔案工作的整體水平，為社會發展服務。