房地產(chǎn)檔案風(fēng)險防控管理工作探討

徐麗娜

（名門地產(chǎn)（河南）有限公司，河南 鄭州 450000）

目前由于社會經(jīng)濟的發(fā)展以及檔案信息化進程的加快，房地產(chǎn)行業(yè)也逐步規(guī)范起來，如何確保地產(chǎn)檔案能避免風(fēng)險的襲擊、確保民眾的利益不受損、地產(chǎn)行業(yè)井然有序，是擺在我們面前的一項重要工作。隨著《房地產(chǎn)法》的不斷地修正，房地產(chǎn)檔案管理模式也隨之發(fā)生變化，先進的管理手段有效地提高了房地產(chǎn)檔案的信息量和使用效率，但它在管理與利用中還是會存在諸多風(fēng)險，比如安全風(fēng)險、檔案管理內(nèi)控風(fēng)險、知識產(chǎn)權(quán)和災(zāi)難的風(fēng)險等，那我們必須正視現(xiàn)實，不斷改革創(chuàng)新，形成一整套新的檔案思想、觀念，強化檔案的風(fēng)險意識，防患于未然，最大限度地開發(fā)利用房地產(chǎn)檔案，挖掘檔案價值，使得檔案真正地發(fā)揮作用并且服務(wù)于民眾，這是我們做好房地產(chǎn)檔案的最終目的。

1 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀分析

《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》規(guī)定房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是城市房地產(chǎn)行政主管部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、調(diào)查、測繪、權(quán)屬轉(zhuǎn)移、變更等房地產(chǎn)權(quán)屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產(chǎn)權(quán)屬登記管理工作的真實記錄和重要依據(jù)，是城市建設(shè)檔案的組成部分，是很珍貴的檔案。這些檔案為解決房產(chǎn)糾紛、城鎮(zhèn)重建、民眾住房變革找到了出口和解決辦法。尤其是在房屋產(chǎn)權(quán)不明、產(chǎn)籍不清問題上提供了有力的憑證，正因為如此，它在查借閱利用上占有很大的比重，可見它的地位的重要。

房地產(chǎn)檔案與其它檔案不同的是它具有時代背景的特點，因為它間隔期比較遠，在各個階段呈現(xiàn)了不一樣的管理方法和特點，現(xiàn)在房地產(chǎn)檔案演變成由紙質(zhì)到電子化，這都使它帶有原來的特點和年代絡(luò)印。因為以往的技術(shù)水平和現(xiàn)代化程度不高，還不能夠細致地將房地產(chǎn)檔案的資料補充齊全，而現(xiàn)在通過掃描和其它的一些先進的手段卻能將檔案信息數(shù)字化，使得庫存檔案完整準確齊全，為檔案的利用工作打下了良好的基礎(chǔ)。

由于民眾對房地產(chǎn)檔案缺乏風(fēng)險意識和風(fēng)險防控知識，致使沒有從思想上關(guān)注風(fēng)險的存在，檔案管理意識薄弱，觀念落后，檔案人員素質(zhì)水平參差不齊，對風(fēng)險預(yù)案把控有所忽視，麻痹大意，更沒有相應(yīng)的防止風(fēng)險的預(yù)案和管理方法，造成了潛在的風(fēng)險。

1.1 安全風(fēng)險

隨著目前經(jīng)濟的飛速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案在其中發(fā)揮了很好的作用，檔案人員應(yīng)該學(xué)習(xí)充分利用信息化管理手段，通過檔案系統(tǒng)與軟件管理系統(tǒng)的對接，全程監(jiān)控檔案的形成情況，如果檔案人員沒有這種能力和識別風(fēng)險的敏感性，對計算機病毒的侵入沒有重視，致使網(wǎng)絡(luò)阻塞，黑客攻擊、信息被盜取，關(guān)鍵是數(shù)據(jù)丟失，甚至系統(tǒng)癱瘓，造成多年的房地產(chǎn)檔案的信息無法恢復(fù)，簡直就是災(zāi)難。所以檔案人員要提高警惕，不要因為自己的原因，將辛辛苦苦錄入的大量數(shù)據(jù)和工作成果毀于一旦，這就要求我們檔案人員如何做到享受現(xiàn)代化技術(shù)水平的同時，又要對網(wǎng)絡(luò)進行有效的監(jiān)控，學(xué)會建立良好的安全保障機制，做到數(shù)據(jù)安全、保密性好，確保系統(tǒng)的安全，這對檔案人員來說的確要認真研究，琢磨出相應(yīng)的對策是最關(guān)鍵的。

1.2 災(zāi)難的風(fēng)險

災(zāi)難分為不可抗力和人為的風(fēng)險，不可抗力的風(fēng)險是天災(zāi)比如火山爆發(fā)、地震、臺風(fēng)、泥石流、洪水等，真是遇到天災(zāi)，檔案人員就會顯得力不從心、束手無策，人為因素比如有人縱火、搶劫檔案、戰(zhàn)爭等，如果沒有預(yù)案，檔案人員也會無能為力，因為災(zāi)難沒有時間概念，什么時侯來人們無法預(yù)測，更沒有辦法預(yù)防，所以我們要學(xué)會在日常的工作中投入一定的人力和物力，做好防護工作，在保管檔案時要遵循防護原則，采取防火、防盜、防紫外線、防潮、防蟲、防塵、防霉菌、防有害生物、防高溫、防強光等措施，在如何防災(zāi)上下功夫做到未雨綢繆，免得造成檔案和人員的傷害。

1.3 知識產(chǎn)權(quán)風(fēng)險

目前，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和新技術(shù)革命的到來，知識產(chǎn)權(quán)制度也在不斷地變革，知識產(chǎn)權(quán)工作得到了上至黨中央、國務(wù)院，下至各省市黨委、政府的高度重視，專利也在變得重要起來。雖然國家對網(wǎng)絡(luò)信息化方面的法律和法規(guī)越來越重視，但短期內(nèi)還是不完善，需要長時間的磨合和實踐中驗證。而隨著檔案信息化水平的提高，要求管理系統(tǒng)檢索查詢速度快，在線完成檔案的收集、整理、編目、移交和提供利用并且做信息共享，整個工作都是在網(wǎng)上操作，要共享信息，這就增加了數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險性，共享就會引起信息數(shù)據(jù)和知識產(chǎn)權(quán)的風(fēng)險。我們知道在實際工作中，科技成果具有專有性，它屬于知識產(chǎn)權(quán)，而對它如何保護如何規(guī)避風(fēng)險就成為目前主要問題，我們要按照上級的要求，強化監(jiān)管與執(zhí)法，提高知識產(chǎn)權(quán)的保護和管理，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)體系，加強信息處理、監(jiān)控和集中管理，全方位服務(wù)于 社會。

1.4 檔案管理內(nèi)控風(fēng)險

在房地產(chǎn)檔案管理中，存在著許多內(nèi)部管理問題致使風(fēng)險重重。其一檔案管理相關(guān)制度或流程缺乏明確規(guī)定，尤其是未對電子資料如何保管予以明確，可能導(dǎo)致電子資料歸檔不全，還有就是檔案管理制度未對不同密級等級的檔案的借閱權(quán)限予以明確，可能導(dǎo)致密級等級較高的檔案，被無關(guān)人員接觸，造成重要信息泄露或丟失等，借閱時未標明相關(guān)信息（比如借出人、歸還時間、歸還人等），使得重要檔案無法重復(fù)利用；其二檔案歸檔內(nèi)容不全，使得檔案利用不方便，查閱困難，急需利用時找不到，后果不堪設(shè)想；其三檔案管理人員對風(fēng)險有時存在僥幸心理，警惕性差，致使檔案管理工作比較隨意，一些重要檔案管理混亂，造成人為地丟失重要檔案或改檔案，嚴重地破壞了檔案的原始記錄性，部分歸檔的資料因原件遺失而歸檔復(fù)印件，嚴重影響了檔案的法律效用，弊端重大。

2 房地產(chǎn)檔案風(fēng)險管理控制措施

2.1 加強制度管理，真正做到過程控制到位

建立健全檔案工作的規(guī)章制度是依法做好房地產(chǎn)檔案工作和規(guī)范檔案管理的保障，是檔案工作與房地產(chǎn)行業(yè)工作同步進行的重要措施，是做好檔案工作的根本，但在實際工作中總是存在制度不健全、管理不規(guī)范、措施不到位、治理不及時等，這些是產(chǎn)生不安全因素的根源。所以我們要制定相關(guān)制度和流程，制定歸檔范圍、分類標準、保管期限、領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，檔案移交辦法、檔案利用制度及獎罰制度、風(fēng)險預(yù)案等，理順工作程序，明確工作職責(zé)，嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案的保護工作，建立檔案網(wǎng)絡(luò)體系，做到檔案的收集、整理齊全完整有效，實行追蹤管理，強化檔案的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，強化分級管理，逐級落實控制措施，杜絕風(fēng)險源。

2.2 挖掘房地產(chǎn)檔案的利用價值，確保檔案的法律效用

房地產(chǎn)檔案是城市建設(shè)規(guī)劃、房屋查詢、處理房產(chǎn)糾紛以及財產(chǎn)清查工作的重要法律性依據(jù)。開發(fā)檔案信息資源，要堅持“檔為我用”，不要光保管不重視查借閱的情況，但要怎么使得檔案資料為民眾服務(wù)，還需要創(chuàng)新檔案服務(wù)機制，在管理過程中，其一檔案人員要改變思路，努力學(xué)習(xí)新知識，尤其是信息數(shù)字化知識，認真將檔案資料及時輸入電腦，建立電子檔案目錄，做好掃描檔案及整理入庫工作，隨時為利用者服務(wù)，并用活檔案；其二想方設(shè)法編制各類檢索工具，比如專題目錄、全引目錄等，將數(shù)據(jù)信息全部做到文件級檢索甚至擴展房產(chǎn)信息的緯度，增加檔案載體種類，以方便快捷查到檔案內(nèi)容為最終目的；其三積極向利用者提供房地產(chǎn)檔案原件，通過資料的二次甚至三次加工致使房地產(chǎn)檔案信息翔實、準確，挖掘房地產(chǎn)檔案信息線索，供人們查閱利用，達到檢索工具信息源的多樣化，從而加快檔案現(xiàn)代化進程。

2.3 提高檔案人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，更好地適應(yīng)社會發(fā)展需求

由于專業(yè)的檔案人員學(xué)歷、工作年限和認識檔案重要性的差異性，導(dǎo)致專業(yè)知識欠缺，個人水平不盡相同，再加上對國家和房地產(chǎn)行業(yè)的管理規(guī)定又不熟悉，不能適應(yīng)目前的工作要求。所以檔案管理人員必須認真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，增加才干，還可以采取內(nèi)部培訓(xùn)和外出調(diào)研的方式去學(xué)習(xí)檔案學(xué)知識和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識，全面掌握新技能，加強自學(xué)能力，具備專業(yè)知識和實操本領(lǐng)才能確保設(shè)備和信息的安全性。而且檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)、觀念和水平也在隨著時代的變遷不斷地提高，這就使得許多潛在的問題能被檔案人員發(fā)現(xiàn)并采取相應(yīng)的防控措施。

2.4 時刻繃緊檔案風(fēng)險意識的弦，引入檔案風(fēng)險評估機制，消除隱患

在檔案管理工作中由于多種原因會存在很多隱患，而這些隱患又是引發(fā)檔案事故的誘因，有時檔案人員還自我麻痹，存在僥幸心理，總認為風(fēng)險不會來，總覺得做了許多防范措施應(yīng)該萬無一失，正是這種風(fēng)險意識淡泊的思想使得風(fēng)險由于管理的失誤時常襲擊檔案的安全，我們知道檔案具有保密性、真實性、可利用性，由于信息化程度的提高，檔案的風(fēng)險就會增多，所以我們既要有風(fēng)險意識，加強宣傳教育，又要有防范意識，采取有效措施，積極應(yīng)對又要對檔案管理人員進行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高警惕風(fēng)險的意識。

風(fēng)險評估是應(yīng)對風(fēng)險的第一步，為進一步加強檔案安全管理，提高檔案安全風(fēng)險防范和保障能力，確保檔案館庫、檔案實體和檔案信息安全，2019年2月，國家檔案局印發(fā)《檔案館安全風(fēng)險評估指標體系》，對檔案的安全風(fēng)險提出了具體要求，尤其是引入了評估機制，對規(guī)避房地產(chǎn)檔案風(fēng)險有良好的效果。就是要在檔案入庫前進行風(fēng)險評估預(yù)測，建立一套完善的防護預(yù)案，提前謀劃布局，沒有人能保證天災(zāi)人禍什么時侯來，所以我們要定量預(yù)測，量化風(fēng)險，就將所有可能發(fā)生的問題一一列舉出來，細致分析危害性，有條件的話可聘請評估專家來進行預(yù)測，將所有潛在風(fēng)險消滅于萌芽中，還要將檔案安全教育滲透在各項基礎(chǔ)工作中，把收集、整理和保管利用工作的每個細節(jié)都預(yù)測做實，學(xué)習(xí)風(fēng)險評估知識，最大限度地確保房地產(chǎn)檔案的安全，提高房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險管理水平。

3 結(jié)論

總之，房地產(chǎn)檔案在未來的經(jīng)濟發(fā)展中越來越熱門，越來越發(fā)揮著重要作用，房地產(chǎn)檔案的安全是檔案工作的底線，是檔案事業(yè)的根基，所以我們房地產(chǎn)檔案管理人員應(yīng)該堅持問題導(dǎo)向，以超前的眼光，增強底線思維，考慮檔案安全工作現(xiàn)狀，認真梳理查找風(fēng)險隱患點，采取有效措施，對發(fā)現(xiàn)的問題逐一解決，對存在的隱患逐一消除，將危機感、使命感、責(zé)任心貫穿于檔案管理工作中，真正實現(xiàn)檔案的安全管理，提高檔案工作的整體水平，為社會發(fā)展服務(wù)。