事業單位檔案管理及服務效率提升策略

周 迅

（吉林省輕工業設計研究院，吉林 長春 130021）

事業單位檔案管理主要是指利用有效的圖片及文字方式，記錄主要發展歷史進程及其它真實反映管理信息資源的綜合性整理結果。檔案信息化建設是近年來在管理單位建設中重要的行政管理工作。在信息化進程快速發展的新形勢下，事業單位檔案管理體系中的管理方式與制度建設已不能適應發展形勢。人們簡單的認為檔案管理工作就是人事檔案的保存與查閱。本文主要通過分析事業單位檔案管理現狀，闡述了事業單位檔案管理及服務效率提升策略發展方向。

1 事業單位檔案管理服務的原則

檔案管理服務是當前備受事業單位關注的一項內容，為保證服務質量和效率的穩步提升，嚴格遵循以下幾項原則是非常重要的：一是完整性原則。由于事業單位檔案信息復雜多樣，涉及不同層面，也有著很大的時間跨度，所以在檔案管理服務當中，首先需要保證檔案資源的完整性以及全面性，可以適應事業單位的發展，為單位的長久運轉提供決策依據，也為黨和國家事業的持續發展創造良好條件。不管是單位的檔案管理還是檔案服務，都需要把完整性原則作為基礎，確保檔案信息功能的發揮。二是真實性原則。這里所提到的真實性原則主要指的是確保事業單位檔案信息內容真實，這是優化檔案管理服務的一個根本。而且要挖掘檔案知識的價值，服務于社會發展，保證各項服務工作都能夠滿足各方面的要求，需要把真實性原則貫穿全過程，用優質和完善真實的服務推動事業單位長效發展。三是人本性原則。不管是檔案管理還是檔案服務，都必須將以人為本落到實處，這是當前貫徹科學發展觀，落實人文理念的重要做法。事業單位也需要在實際工作當中充分考量社會需求，把滿足檔案服務需要作為核心，保證各項檔案資料都能發揮應有價值。

2 事業單位檔案管理現狀分析

當前，事業單位檔案管理中存在著諸多問題，具體表現存以下幾個方面：一是事業單位檔案管理收集信息不完整。檔案管理是一個長期的工作，隨著工作進程的發展進程時間長短，部分檔案整理工作時間性跨度較大。部分事業單位的檔案信息收集工作在較長時間跨度內的連續性受到了嚴重的影響。資料時間順序上的整體性出現了一定的斷層。二是檔案管理技術不過關。檔案管理工作經過長期的發展與進步，與傳統的檔案管理工作有非常大的區別。主要體現在檔案查詢與檔案利用率方面，事業單位的檔案管理信息化是一個應用效果較好的管理模式。在具體的檔案管理工作中現有的檔案管理工作人員對于檔案管理信息化的掌握程度不盡人意，檔案管理工作人員不能熟練的應用檔案信息化管理系統。所以事業單位總體檔案信息化管理水平 偏低。

3 事業單位檔案管理與服務效率提升策略

3.1 運用現代科技創新服務

伴隨現代信息技術的發展，各行各業的工作效率得到提高。事業單位檔案管理工作的實施要在質量以及服務效率方面獲得突破，也需要與時俱進，加強對現代技術手段與現代管理方法的運用，在此基礎上，打造創新型的管理服務模式。過去的檔案管理類別繁多，細節繁瑣，信息查找耗時長，且容易出現不同程度的失誤，也會增加管理服務的成本。面對這樣的情況，事業單位在檔案管理服務當中要加大先進設備設施投入力度，完善信息化檔案管理系統和管理平臺。該平臺在建設和運行當中需要配備科學化的管理軟件與安全性強的防火墻，維護信息安全真實，助推檔案管理信息化與一體化建設。比如，可以在開展事業單位檔案管理過程中有效利用數字化技術，對傳統檔案信息存儲、檢索與查閱等相關檔案管理工作內容進行徹底改變和優化。基于數字化技術應用的檔案管理系統可以從根本上提升事業單位檔案管理的有效性，但是必須要確保檔案管理軟件設備與硬件的質量，保證各級事業單位可以選擇符合本事業單位檔案管理工作的信息化管理技術與數字化技術，力求可以持續完善事業單位的數字化檔案管理系統，提升其檢索和利用檔案資源的效率，同時也可以增強檔案管理系統同其他相關系統之間的兼容性，如可以在共享檔案資料的過程中做到有效互補，不斷提升事業單位檔案管理工作的有效性。

3.2 注重提高檔案管理的信息化水平

作為檔案管理者，應該始終樹立終身學習理念，工作過程中應該不斷學習信息專業知識，掌握具體的技術、工作內容，利用信息技術優化檔案工作流程，提高事業單位檔案工作質量、工作效率。在應用信息技術時應該注意技術所帶來的安全隱患，保證網絡安全，做好檔案的備份工作，避免檔案遭受到病毒，黑客攻擊而受損。另外事業單位還應該注重高素質檔案人才培養，定期開展培訓，確保檔案管理人員的專業知識結構及時得到革新，掌握信息化檔案管理具體要求，從而促使檔案管理工作向著規范化、專業化、信息化方向發展。

3.3 化檔案管理人才結構

由于檔案管理工作的性質，這一工作在大多數事業單位中屬于重要性不高的“閑職”，也并非具有專業技術的人才的首選，因此目前我國大多數事業單位中檔案管理人員老齡化程度較為嚴重，而老年人的思維和技能的顯著不如年輕人，因此當未來事業單位進行檔案電子化后，現有的檔案管理人才將無法支撐電子檔案的管理和維護工作。為此，事業單位應當注重優化檔案管理人才的結構，通過吸納具有相關技術和技能的年輕人進入的方式確保檔案管理人才能夠支撐單位檔案信息的轉化，在檔案管理部門形成“年輕人為主、老年人為輔”的局面，讓有專業知識和技能的年輕人充分發揮其作用。

3.4 加強信息安全防護

電子信息雖然有助于提升工作效率，但也存在容易泄密的問題，并且電子信息的泄密不同紙質信息直觀，因此難以被發現。為加強事業單位電子檔案的管理，應當建立電子信息保密制度，重視信息安全防護，避免因信息泄露造成損失。事業單位應當針對電子信息保密的相關措施建立完善的電子信息保密制度，對于電子信息的儲存、調取等相關操作進行規范，并要求相關人員遵守相應的規范進行操作，防止因不正規操作造成信息泄露。此外，事業單位信息化檔案管理系統應當應用防火墻以及身份驗證技術，防止外部攻擊者以及未經授權的人員獲取檔案中的關鍵信息造成信息泄密事故。

4 結語

綜上所述，事業單位的檔案信息化管理是為行政管理工作提供決策依據與執行性數據統計的基礎性管理工作。檔案管理工作主要存在著事業單位檔案管理收集信息不完整、檔案管理技術不過關、事業單位檔案管理工作在日常行政管理工作中不被重視等問題。信息化事業單位的檔案管理數字化信息檔案管理工作運行成本費用低，但是前期投入的成本較高、檔案數字化信息系統有利于行政管理工作的工作效率提高。