關于加強新形勢下檔案管理工作的探討

劉思文

（扎賚特旗應急管理局，內蒙古 扎賚特旗 137600）

檔案館檔案管理工作絕不是一項簡單的工作，很多人認為檔案管理就是整理工作。其實檔案管理設計到很多方面的工作，設計到資料整理、數據分析、檔案儲存。通過檔案管理還能夠合理地進行信息資源的共享。但是很多檔案館在開展檔案保密管理過程中還存在著很多問題，例如信息程度不高、安全性不強等問題，這樣對于檔案工作開展是什么不利地。檔案館在日常管理過程中必然要有效地解決這些問題，從而更好地促進檔案館健康的發展。

1 檔案館檔案保密管理概述

檔案安全管理是檔案館發展的一個重要環節。通過檔案管理能夠完成對于檔案的整理、保存以及鑒定，更好地反映個人的相關培訓經歷、社會關系、學歷及年度考核等信息。當前時代對于檔案管理提出了新的要求，需要不斷打破傳統檔案管理的方法，積極引進數字化管理系統，不僅能夠提高檔案信息的電子化管理，還可以有效防止紙質檔案出現數據損壞問題，提高檔案保存年限。對于檔案館而言，一方面，傳統的檔案管理就是一份“死物件”，職工若不發生職務任免、工作變化等外因變更因素，本人的檔案基本上處于“靜止”狀態，基本不可能被查看。另一方面，檔案館人力資源管理尚不完善，以崗位設置為例，不僅十分復雜，而且不同崗位的工作內容也十分廣泛。這樣容易導致工作效率不高，很多部門或者工作人員的工作內容出現重疊現象；再比如招聘工作，一些檔案館在招聘過程中不是根據崗位需求進行招聘，即使定崗定員招聘了，又將招聘的人員隨機安排在空缺部門，沒有考慮到被招聘人員的工作經歷、工作能力等因素，導致人才沒法發揮自己最大的效用。

同時，隨著信息時代的到來，各種數字化管理系統和技術被廣泛應用到檔案管理過程當中。借助計算機操作，即可在檔案管理系統中植入人力資源管理的模塊，用現代人力資源管理的思想分模塊化管理檔案，通過對模塊的查詢使用，即可使檔案變“活”，發揮檔案應有作用，促進檔案管理工作。當然，由此對管理人員提出了更高的要求，需要他們不僅要掌握專業的管理知識，還需要掌握一定的信息化管理能力。

2 檔案安全管理和利用過程中存在的問題

1）管理制度和管理理念滯后。我國檔案館在檔案管理理念還存在著一定的滯后性，雖然很多檔案館在發展過程中已經建立了完善的檔案管理體制，但是這種體制并沒有隨著時代的變換植入新的內容，導致檔案安全管理存在著一定的問題。例如隨著黑客技術的發展，新的病毒層出不窮，如果沒有升級安全防護系統，這樣使用舊的系統很容易發生信息泄露，給檔案館造成嚴重的經濟損失。另外很多檔案館在開展檔案安全管理過程中也沒有意識到人力資源管理的重要性，導致人力資源管理沒有在檔案管理中發揮相應的作用和功能。

2）缺乏專業的信息技術人才。很多檔案館對于檔案管理的重視程度不夠。大多數檔案管理人員都是公務員，在工作過程中缺乏一定的創新性，尤其是缺乏信息管理能力。很多檔案館在人事招聘方面也不會去招聘專業的信息管理人員，只是根據崗位的需求來對于錄取人員進行隨機分配，在分配方面并沒有完全考慮到檔案管理人員的專業、綜合素質以及工作經驗。這樣對于檔案館開展信息化建設也是十分不利地。很多檔案館在信息化管理培訓方面的工作也存在著一定的問題，導致很多人員沒有得到系統的和專業的培訓，使得他們對于很多管理軟件不熟悉，導致檔案管理效率不高，如何更好地提高檔案管理人員的素質，是檔案管理信息化建設的重要舉措。

3）信息管理體系不夠完善。檔案信息管理的建設和完善是信息化建設的重要環節。在開展信息化建設過程中需要結合檔案館實際規模以及檔案管理發展的情況來合理開展系統地建立和完善。在建設管理過程中要充分發揮信息技術的作用，將各種檔案管理相關環節數字化和系統化，減少紙質存儲所占的比例，將各種業務轉移到線上，能夠方便用戶和管理者的管理，從而也減少了用戶辦理相關業務所需要的時間。但是很多檔案館在推進數字化建設過程中缺乏一定的指導，使得檔案管理效率不高，這樣對于檔案館檔案管理是十分不利地。如何更好地更好地開展信息化系統建設也是檔案館發展需要考慮的重要問題。

3 加強檔案館檔案管理的幾點建議

1）著力加快“智慧檔案”體系建設步伐。加強檔案信息系統建設是檔案管理信息化發展需要考慮的重要問題。在建設過程中需要加大對于軟硬件的投入力度。尤其是需要加強新技術的應用，例如數據庫技術、區塊鏈技術等。通過建立虛擬云，將所有的生產檔案資料全部上傳到這個虛擬云當中，通過權限控制技術能夠使得不同層級的人員具有不同的讀寫權限。另外通過引進區塊鏈技術，工作人員只需要把自己負責的那部分內容傳到區塊鏈里實現信息共享。另外通過云計算和分析能夠完成高級信息檢索，通過數據挖掘技術能夠對于生產檔案中的數據進行有效挖掘，更好地得到數據背后的規律，從而服務于檔案館的發展。

2）加強人力資源制度在檔案管理過程中的應用。人力資源在檔案安全管理和利用過程中發揮著積極地促進作用。檔案館可將人力資源管理制度有效地應用到檔案保密工作的管理和建設當中。因此要積極制定相關的福利政策來吸引具有扎實信息技術基礎、掌握工程管理專業知識的高素質人才。為了加強人資資源管理制度在生產檔案管理中的應用，首先需要不斷完善制度建設。根據檔案館實際情況，不斷制定完善的管理標準以及相關責任制度，明確各個崗位的責任以及負責內容，哪個環節出現問題要追究相關人員的責任。另外還需要規范生產檔案管理的具體環節，規范檔案的歸檔和借閱環節，嚴禁任何人利用職責借閱檔案，避免生產檔案出現數據丟失或者損毀。切實發揮生產檔案管理制度的優勢，提高管理水平。

3）注意信息管理人才的培養。在進行檔案管理系統建設的過程中各個檔案館要一定要認識到高素質人才在促進信息技術應用方面發揮重要的作用，因此要積極制定先關的福利政策來吸引具有扎實信息技術、掌握工程管理專業知識的高素質人才。需要注意以下幾點。檔案館為了可持續發展目標地需要，需要積極引進優秀的檔案管理人才。這些檔案管理人員不僅需要有扎實的檔案管理專業業務能力，同時還需要具體很強的信息管理能力，能夠掌握信息管理系統地使用，同時還能夠對于相關數據進行有效地分析和處理，從而更好勝任檔案管理檔案管理系統和科學化建設地需要。加強在職管理者信息技術培訓。

4 結語

綜上所述，檔案館檔案管理是一項重要的工作。目前在開展工作中要加強信息技術和大數據技術的應用，不斷促進檔案管理工作朝著數字化和信息化的方向發展。另外檔案館管理人員還要重視檔案的管理工作，制定完善的人才建設制度，從而建設一支優秀的檔案人才隊伍。