試論新形勢下事業單位檔案管理與創新

劉艷芳

（菏澤市成武縣白浮圖鎮鎮政府，山東 菏澤 274000）

事業單位都是由政府通過國有資產設立從而形成的一種社會組織，事業單位始終受政府領導，同企業相比而言，事業單位是通過政府撥款或者其他資金作為收入來源，不以盈利作為經營目的。在此基礎之上從事的公益服務事業，事業單位的開支方式通常是由財政部門撥款，而這種方式也充分證實了事業單位當中的檔案管理工作的重要性，在新時期背景之下的事業單位所屬檔案管理涉及相關工作，必須要確保檔案管理有關部門相關工作的持續順利開展，盡可能避免檔案出現丟失狀況發生，不斷革新思路，提高檔案管理工作質量。

1 新時期事業單位檔案管理工作的作用

1）隨著社會經濟不斷快速發展，國內社會主義事業面臨前所未有的機會和挑戰，在社會多項事業的空前變化之下，市場經濟也有了天翻地覆的變化。同時也給事業單位檔案管理帶來不小的壓力，伴隨新的革新與發展，事業單位檔案管理工作的要求也變得越來越高，不管是從哪個方面來說，檔案管理工作涉及的相關數據信息資料逐漸增長，而科學精準的記錄所有信息對今后檔案整理歸檔具有十分重要的作用。科學合理有效的檔案管理所涉及相關工作對于事業單位而言，對其將來的發展壯大具有非常重要而深遠的意義，在新時期背景之下，對于事業單位檔案管理革新，有利于推動社會經濟快速發展。

2）事業單位檔案管理工作同事業單位內部每一位員工的工資都有直接的關系，對于事業單位檔案的有效管理，可以有效維護未來社會經濟的發展。當下，我國正在建設小康社會，而前提就是要不斷深化落實科學發展觀。科學發展觀就是最為先進的指導思想，并且是對管理工作的極度重視，是充分對市場經濟發展涉及的有關各方利益的衡量。在某種程度上是對事業單位檔案管理工作的高度關注。現如今，國內事業單位仍然在檔案管理工作方面表現較為滯后，年代稍微有些久遠的檔案資料信息極有可能會出現丟失損壞等現象，亦或者由于檔案管理未能盡到責任，從而導致信息失真狀況的發生，諸如此類現象的發生都是由于檔案管理部門對本職工作沒有引起足夠的重視。為了推進事業單位檔案管理所涉及相關工作能夠達到預期效果，必須強化事業單位所涉及的檔案管理的重視程度，要做到定期對檔案展開歸檔、整理，有效發揮檔案管理工作的作用。

2 新形勢下創新事業單位檔案管理效果的途徑

2.1 創新檔案管理規章制度

對于事業單位而言，在檔案管理工作的開展過程中，更需要注重檔案管理制度的完善，要以實際情況為準，制定符合實際需求，提高檔案管理效率的制度。要結合事業單位自身的特點，注重科學有效的管理模式創新，提高檔案管理的效率，重視檔案管理制度內容上的創新，加強事業單位內部各崗位對于自身檔案管理的需求，保證制定的制度與時俱進。同時，在相關制度的制定過程中，要保證各崗位地位上的平等，不能因為員工與領導的區別而對檔案管理區別對待，只有嚴格要求，規范處理，才能夠真正意義上保證檔案制度的有效性，同時可以創新設定檔案管理的獎懲制度，對檔案管理內部人員嚴格要求，不得惡意修改，隨意添加，對檔案管理負責人進行重點考察，關注他們的工作積極性和責任心，同時對于優秀的檔案管理人員給予一定的獎勵，激發他們的工作熱情，保證事業單位自身檔案管理工作能夠健康有效運轉。

2.2 選擇科學的信息化軟件

辦公室檔案管理的信息化水平直接影響其數據檔案管理的效果，在選擇軟件方面要本著科學化原則精心設計：一是利用系統性設計方法創新檔案管理。現代信息管理技術在絕大多數的事業單位都已經得到普及，傳統的紙質檔案變成了目前的數字檔案，可是，有一些數字化的管理單位還仍然沿用傳統的人工分類方法或者是人工搜尋的方法來進行檔案的數據管理，認為只要在網絡中進行資源的搜集，就已經實現了數字化的建設。這種數字化建設是不系統的、是流于表面的。要想提高檔案的信息化建設水平，就要轉變觀念，認識新的檔案管理方式，采用系統性設計的方法創新檔案管理，避免從紙質的堆積變成電子文稿的堆積。二是采用動態化的檔案信息管理方式。應用目前快速傳遞的數字分析方法數據化存儲方法，刻不容緩地進行檔案系統的轉移。如：在檔案信息的復制過程當中，不僅可以應用Excel提供的一鍵粘貼功能，還可以應用大數據庫提供的圖文轉換功能，這些數據化的功能都可以降低工作人員的工作難度。同時，檔案管理的工作人員還可以應用service系統提供的相關數字轉化功能，或者是Python系統提供的自動學習功能來進行更加高效的數字管理。三是檔案管理人員要善于利用電子打印技術。目前的電子打印不僅可以支持個人pc端，還可以支持移動端，這種打印化的管理方式可以同時存儲電子檔案和紙質檔案。采用這種打印管理的方式可以方便不同的部門、不同等級的管理人員應用這種系統來進行同一個文件資料的分享，建立一個良好的決策系統，從而更好地利用檔案中加載的信息，促進優化決策。這種紙質檔案和電子檔案同時存儲的方式有利于檔案信息的快速查詢，更便于公民對于檔案管理的監督，還避免了檔案不兼容而造成丟失的問題。

2.3 提升檔案管理人員的綜合能力，實現信息技術的有效運用

在檔案管理中，如果員工不具備專業的素質，會造成檔案管理工作的問題，只有具有優秀和專業的檔案管理隊伍，才能為檔案管理創造更大的價值，還可以保障檔案管理的標準性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質量是最為重要的，想提升檔案管理的質量，首先要求相關工作人員必須具備專業的技術和職業素質。事業單位應該加強對于檔案管理人員綜合能力的培養，提高員工的綜合素質，在招聘檔案管理人員時，應招聘高素質、高水平并且能夠操作現代化設備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對于檔案的保密工作，事業單位應該有專門存放檔案的庫房，讓員工加強管理，對于進出的人員必須做好詳細的登記，避免出現檔案丟失的情況。

2.4 不斷加強事業單位檔案保密工作

檔案管理工作的重點是保密工作，單從檔案保密方面出發，庫房應設在辦公處的最底屋，而庫房門窗等設施需要加固來防止盜竊行為，庫房與辦公室還應該做好分離，檔案管理庫房設置有專人管理，并且還要根據實際情況制定出嚴格的管理制度，與檔案管理部門無關的人員一律不可入內。另外，檔案資料與事業單位的其他資料也要分開管理，確保檔案資料的保密性，如果因為檔案管理部門的疏漏造成檔案信息的流失與疏漏，勢必會造成很嚴重的后果，一發不可收拾，因此，事業單位檔案管理工作的保密性是首要原則，需要事業單位上下級共同努力、協作安排才可以達到預期的標準，而檔案管理工作人員也要意識到這一點，做好與上級的配合工作。

3 結語

綜上所述，在社會的不斷發展中，事業單位對于檔案管理工作的創新是必然的，只有提升了事業單位的檔案管理工作，才能進一步促進事業單位的發展。想提升事業單位檔案管理工作，應該讓檔案管理工作與現代科技發展相連接，充分利用現代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設備的提升，并且還要通過加強員工的綜合素質來強化檔案管理工作。