淺談新時期如何做好電子檔歸檔管理

李 娟

（襄屯灌區管理中心，山西 長治 046000）

相比于紙質文件，在電子檔歸檔管理工作中，具有更高的難度和細致程度，主要原因在于當前負責處理電子檔案的工作者，仍然受到傳統觀念影響，而電子檔案又十分依賴計算機系統，在歸檔過程中需要借助計算機完成編目，假如從事檔案管理的人員對計算機操作不熟悉，就會在工作中遇到許多困難。因此，在單位電子檔案管理工作中，應充分考慮單位自身辦公自動化與信息管理工作的實際情況和需求，掌握規律特點，并對信息產生源頭予以詳細了解，從而在辦公自動化信息管理工作程序中納入電子檔歸檔工作，并對歸檔制度進行建立。

1 電子檔管理方式的選擇

在實踐中我們發現，借助磁盤對數據進行脫機采集，這種移交方式中很容易丟失數據。一些存在質量問題的磁盤還會破壞文件的可讀性。為了避免丟失數據，通常需要制作多個備份盤，使工作量和存貯磁盤數量極大，而最為簡便、安全的方法就是使用網絡移交歸檔手段，將光盤作為存貯介質。隨著計算機信息網絡在工作中的應用，許多重要文件都借助網絡進行傳輸。這些文件會由各個業務管理部門挑選且對職能活動概況予以反映，并且在上網前結合信息管理部門要求來轉換了文件格式，從而實現了更具通用性、可靠性的數據傳輸，也是歸檔工作的關鍵。而一些具有保存價值的電子文件并沒有輸送到計算機信息管理網絡上，針對這些文件應該形成部門編目整理，并借助于網絡技術，傳輸給檔案部門，在各業務管理機構和檔案部門之間，借助于信息管理網絡開通電子文件歸檔專遞網線，在信息管理網絡上建立相依附的專用歸檔子系統。

在辦公自動化發展過程中，為了滿足工作需要人們越發對信息工作系統化、標準化等予以重視，在開發計算機信息系統方面，逐漸由分散各異轉化為集中統一，在系統中逐漸將某個方面或者多個方面的職能活動內容結合起來。在開發集中統一型信息系統過程中，規劃、統籌本單位信息管理工作主要由計算機信息管理部門負責，這些部門屬于牽頭部門，是電子文件信息的集中部門，并且在技術設備、人才配置等方面更為完善。在歸檔管理工作中，針對工作中形成的具有保存價值的電子檔，由這些人員負責歸檔是最為有效的。

2 建立電子檔歸檔制度

在電子檔歸檔工作中，電子文件頭緒較多，制度約束是必不可少的，借助制度可以激發歸檔人員的自覺性。在本單位立卷歸檔制度中要納入電子檔歸工作。并在信息管理工作程序中列入，在開展布置、檢查、總結以及考核信息管理等工作過程中，同時開展相關電子文件的歸檔工作。相比于紙質文件，在電子歸檔工作中，涉及了更加廣泛的問題和眾多制約因素，難以僅僅依靠檔案部門獨立完成工作，因此，在電子檔歸檔工作中應充分聯合電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門等三方面的工作。在電子文件形成部門中，對各項管理業務較為熟悉，對電子文件形成規律、歷史聯系等較為了解，在電子檔歸檔工作中承擔著主要責任，在工作價值鑒定中也具有較強發言權。在檔案部門工作中，主要對原則、方法、全局情況等十分了解，從而具有把關、統籌等作用。在計算機與信息管理部門中，這一單位是電子文件的形成單位，并且還負責對信息管理網絡的設計和維修，以及對電子信息進行管理，在制度化、標準化的電子檔歸檔工作中，這一部門工作具有非常重要的作用。通過相互滲透三個部門之間的職能，將各自優勢充分發揮出來，協同開展電子檔歸檔管理工作，從而實現更高質量的電子文檔。

3 歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

在電子文件載體、信息技術等方面，存在不穩定性和電子文件的易修改性，需要針對重要文件進行必要的拷貝和復制，從而提升數據安全性。當前工作中，通常采取雙軌制來將電子文件和紙質文件轉化成檔案，并形成“兩套制”歸檔內容，也就是將紙介質、光磁介質等文件共同歸檔，從而使兩套檔案的內容相同。在歸檔過程中，所使用的編目方法和存貯裝具不同，在每一卷紙質檔案備考表、卷內目錄備注項中，檔案部門應將相應電子文件編碼和地質進行明確標注，同時，將紙質文件的檔號和存址也相應標注在電子文件歸檔目錄的備注項中，從而方便兩者之間的對應。從長遠角度看，在進一步改進電子文件的存儲介質技術條件以后，這對那些具有較高參考作用、情報價值的檔案，可以嘗試主要采取紙質介質作為歸檔方式，并借助光磁介質作為輔助。通過這種方式，可以實現檔案管理工作效率的提升并對館藏予以優化，使檔案體積變得更小，從而避免庫房出現緊張。在簡化合一這兩種介質歸檔方式過程中，應做到萬無一失，并將信息的實質內容作為其他檔案所包含文件的簡化的合一首選目標。

4 加強電子檔檔案管理工作應采取的措施

在對電子檔歸檔工作予以推動時，要保證較高的著眼點并立足于實際，在對電子檔歸檔進行規劃時，應對單位內部辦公自動化和信息管理工作實際情況予以充分考慮，詳細掌握規律特點，掌握信息的來源，并在辦公自動化和信息管理工作程序中納入電子檔歸檔工作，實現歸檔制度的建立。

電子文件載體和信息技術，具有不穩定性和易修改性等特點，在電子文件的制作、管理、檔案工作等方面，應對相關技術措施予以積極采取，從而實現具有更高可靠性的電子文件。

針對電子文件歸檔，建立全過程管理制度，對各方面職責要求予以明確并加強重視。在一開始，就需要針對信息的收集、整理等工作明確工作責任，并建立好歸檔制度，從而實現具有原始性、真實性、完整性的電子檔案。

在電子檔歸檔管理工作中，對“歷史記錄”“社會記憶”等功能予以實現，借助一定技術處理方式針對已歸檔文件進行處理，將文件設為只讀性文件，這些文件只能閱讀而不可以被修改，從而對電子文件的原始結構進行識別和保護，對電子文件可靠性予以保證，將紙質文件所具備的社會效用同樣借助于電子文件實現。

在歸檔工作中，可以采取多種編目方法、存貯裝具等，在檔案部門工作中的，針對每一卷紙質文檔，都要將其對應的電子文件編碼和存址詳細標注到備考表或者卷內目錄備注項中，電子文件檔案也同樣如此，對相應的紙質文檔檔號和存址進行標注，從而方便兩者之間相互參照和對應。

加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養檔案管理人才，要讓檔案管理人員不斷“充電”不斷補充，“能量”，以求適應。要使檔案人員適應信息技術和檔案事業的發展，就需采取積極措施，抓好知識更新，引進、消化，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。

5 結語

在單位發展過程中，會產生各種文件，而為了對這些文件進行良好地儲存和記錄以方便后期的追溯，就開展了相應的檔案歸檔和管理工作。而隨著信息技術的快速發展，在檔案歸檔管理工作中，逐漸將電子文件作為了主要形式，因此，必須認真開展電子檔歸檔管理工作。