探討數字化技術在檔案管理工作中的應用

黃紹梅

（臨滄市檔案館，云南 臨滄 677000）

隨著互聯網技術的飛速發展，數字技術被廣泛應用于普通民眾的生活和工作中，其中數字化技術已被用于文件管理，以有效地提高工作效率和質量。檔案管理的數字化是在檔案管理鏈接中使用數字信息技術，將紙質檔案轉換為數字電子檔案，并將其存儲在檔案管理系統中。數字化技術將檔案的存儲形式發生巨大改變，包括后續的查找方式也隨之有所改變，從而使檔案管理操作的創新發展得以繼續。數字化技術的最明顯優勢就是大大節約了檔案存儲空間，并通過對文件管理內容進行分類，在查找、存儲檔案資料是提供了極大的便利。在數字檔案管理中，始終堅持真誠，有效，安全，便捷的服務宗旨，大大提高了數字化管理的效率。

1 數字化技術特點分析

1.1 依賴虛擬化載體

數字化技術主要利用各類信號進行數據和信息的加工、傳輸和存儲，信息和數據的載體需要依賴大容量的計算機內存，還包括一些服務器和光盤、磁盤等，數字化技術需要依賴計算機設備進行查閱和處理，從這個角度上講，這項技術依賴于虛擬化載體，也是數字化技術的基本特征。

1.2 信息處理快速

數字化技術的另一個顯著特點是信息處理速度，數字化技術以快速的處理和傳遞信息為優勢，要知道計算機的計算速度是目前來說我們生活中最方便快捷的，這個信息化時代，數據的處理速度是相當重要的，對信息數據的處理速率決定了數字化技術的強大優勢，這一點也恰恰符合了檔案管理數字化的條件。

2 數字化技術手段在檔案管理工作中運用存在的問題

2.1 檔案管理數字化系統發展尚不成熟

檔案管理數字化進程在不斷的推進，但其實這個技術并不成熟，目前還沒有一個完整的系統，兩者還沒有很好的結合。檔案資源的管理和使用都需要一個全面的資源平臺，但目前而言，檔案管理數字化系統發展尚不成熟。長期以來，檔案管理資料的作用只是提供服務咨詢和材料證明的作用，在實際的使用和服務上都缺乏創新性的突破，造成檔案管理工作僅停留在表層以上，缺乏開發與挖掘的深度，因此，眾多的檔案管理服務工作無法全面鋪開。

2.2 檔案管理數字化建設缺乏統一的標準和規范性要求

在檔案管理數字化的大趨勢下，很多地方部門的檔案管理都在使用這種模式，但是卻沒有得到很好的效果，大家都只知道一個大方向，就是將數字化技術應用于檔案管理，但是如何具體的運用卻沒有一個標準。這使得檔案管子數字化進程變得緩慢，甚至有些停滯。必須要有標準的，規范的改革操作，才能使數字化技術更好的應用于檔案管理工作之中，才能發揮它的最大效用。但是目前而言，我國的檔案管理還缺乏標準化的建設，對于數字化技術在檔案管理中運用相關規范和具體要求尚不健全。

2.3 檔案管理數字化工作存在較大的人才缺口

數字技術的創新形式及其在檔案管理業務發展中的應用需要具有專業素養的檔案管理數字化的人才。然而現在我國對檔案管理領域的人才培養還沒有給予足夠的重視，這門學科并不受很多人喜歡，而且由于大學開設相關專業的課程很少，因此在人力資源市場上這種人才少之又少，人才缺口很大，很難滿足當前數字化檔案管理工作的需求。

3 數字化技術手段在檔案管理工作中運用的改進措施

3.1 著力加強檔案管理數字化體系的建設

沒有規矩不成方圓，檔案管理體系的不夠完善，使檔案管理數字化工作不能夠順利進行，導致很容易在檔案管理過程中出現紕漏，從而使檔案管理無法高效的去完成，無法滿足工作需求，從而喪失了檔案管理和建設的現實意義。但是在當前的檔案管理中使用數字化技術手段，這些現象仍然普遍存在，這很大程度上會阻礙檔案管理數字化工作的快速發展和創新體系建設。因此，注重加強檔案管理的數字化建設對于工作效率有著很大的現實意義，我們要注意管理體系的系統化建設，以確保檔案管理的準確性和完整性。有效的利用數字化技術進行檔案管理需要充分利用信息化整合技術，另外，標準化的檔案管理可以極大地促進檔案管理的數字化。

3.2 注重培養具備數字化技術與檔案管理專業的綜合性人才

在工作人員的配置方面也需要得到我們的重視。術業有專攻，具有專業素養的專業人才是數字化技術得以在檔案管理工作發揮最大效用的基本條件。首先，具備優秀的專業素養，要有能力去勝任這份工作，要有一定的創新思維，不怕吃苦，勤奮好學。其次，工作單位要通過一些適當的舉措積極吸引一批具有專業素質和綜合技能的數字檔案管理人才，并在人才招聘、待遇等等方面做出改變，吸引高素質人才的注意和加入。

3.3 健全工作監督機制

要注意增設工作監督小組，在管理工作的各個環節都要確定總負責人和監督小隊，負責人應定期地監督和審查記錄管理工作，以確保記錄管理過程的正確性和標準性。同時，監督人員必須在每次檢查后提交檢查內容和具體情況，將記錄制成表格整合到一起，并將其提交給相應部門的負責人進行審查，保證監督工作的嚴謹性。要保證每個環節的檢查都要由該環節負責人親自簽字確保監督的真實性。在完成批處理文件的審查和管理工作之后，有必要立即審查結果，要及時地發現問題，并且盡量在問題初期就提出解決方案。要注意的是，要定期的處理總結之前的監督報表，沒有問題的監督報告可以忽略，要著重注意發生問題的監督報表記錄，并且整合資料存儲起來。在確認文件審閱項目的質量已通過認證之后，即可交付或存儲文件資料，從而確保數字化檔案管理的質量。

4 總結

數字化技術手段在檔案管理中的運用，可以極大的節省人力物力和財力資源，將人力逐步向服務轉型，不僅僅使檔案管理更加方便快捷，并且在需要查找檔案資料時，可以快速準確的找到響應的檔案資料，存取檔案的過程簡化大大提高了相關工作的效率。數字化技術在檔案管理工作中的應用，也順應了當今信息化、數字化的世界的趨勢，是檔案管理模式的一大革新。