職業學校檔案信息化管理的策略分析

韓美鳳

（黑龍江省青岡縣職業技術教育中心，黑龍江 綏化 151600）

縱觀當前我國已經邁入了智能引領、融合創新的信息化教育時代，在教育信息化2.0時代，加強資源的科學開發，合理應用，順應智能大環境，加強教育現代化是職業教育的關鍵任務。職業院校是“大國工匠”的搖籃，是培養復合型人才的主要陣地。其檔案是各項活動或是工作開展的原始憑證和記錄，其檔案涉及各個方面各個環節的內容，如，學校歷史、管理、科研、招生、教學等，是職業院校所有工作活動的濃縮，價值意義無法比擬，隨著社會的發展和學校信息數量的日益爆增，傳統檔案管理模式的弊端日益凸顯，據此職業院校要打破墨守成規的思想，堅持堅持與時俱進，聚焦戰略發展目標，瞄準自身需求，重點加強檔案信息化管理，最大化地發揮檔案的價值，實現檔案管理的數字化、規范化、信息化。

1 檔案信息化管理概念

高職院校檔案管理信息化，是基于現代數字化、信息化、智能化技術基礎，通過對傳統檔案管理方式的轉變，使之滿足紙質檔案及電子檔案管理的方式。在檔案管理信息化應用中，還將融合網絡信息技術平臺，完成在線的檔案資料檢索、查詢與下載等，使全新的管理方式得到呈現及普及[1]。另外，對于高職院校的檔案管理層面而言，通過網絡信息技術的支持，能夠完成系統化的檔案收集、分析、處理、傳輸及應用等，并形成有效的共享機制，使高職院校檔案管理趨于科學化、系統化、數據化及規范化，實現檔案管理質量的躍升。

2 職業院校檔案管理信息化的重要性

2.1 提升檔案管理質效

隨著職業院校規模的日益擴大，檔案信息資源呈爆炸式增長，面對繁雜的工作量導致傳統檔案管理的弊端日益凸顯，傳統檔案管理需要花費大量的人力物力，時間才能完成檔案收集、整理、儲存工作，人工模式難免會存在失誤，導致管理效率不盡人意[2]。并且紙質檔案受物力因素的影響，時間一長就容易出現發霉、發黃或是紙質檔案丟失的情況，檔案信息化管理，可以利用信息技術掃描紙質檔案信息內容，進行數字化的處理、存儲，節約人力資源，規避人為的低效和失誤，確保檔案資料的完整性，提高檔案管理的質效。

2.2 有助于檔案便捷查詢

相較于傳統的檔案管理方法，基于檔案信息化管理的模式更具優勢，特別是在傳統紙質檔案的查詢中，往往需要管理者從大量的紙質檔案中進行尋找，不僅占據著巨大的存儲空間，也將增加檔案管理人員的工作壓力[3]。如在操作中根據檔案的目錄，一步步進行檢索和查詢，眾多的操作環節極易產生錯誤，且效率不足的問題也對管理質量帶來制約。而在信息化管理模式下，檔案管理人員可以通過信息系統進行檢索，在極短的時間內便可以找到相應的目標，實現了檔案管理效率的提升。

2.3 有助于檔案資源共享

檔案是高職院校重要的應用資源，在傳統的管理視野下，對檔案資源的應用程度不高，主要源于檔案應用程序復雜，且紙質方式的呈現效果不佳，難以在教育和應用中發揮出普及效果。因此，為體現檔案的信息化管理優勢，高職院校逐步建立了檔案資源的融合平臺，使各類檔案資料實現了便捷化管理，在教學過程中查詢便利，應用空間較大，有效地實現了檔案資源的共享共用，不僅便利了檔案管理者，更為檔案的使用者提供了方便。

3 檔案信息化管理的基本原則

3.1 技術支持原則

檔案管理實現信息化的基礎在于依托現代網絡信息技術的支撐，通過信息化人才及信息化設備的應用，以構建起檔案信息化管理的基本形態。因此，在檔案信息化管理體系構建中，高職院校應加強技術匹配與應用，通過管理系統的研究與開發，建立起基本的信息化管理體系。與此同時，在檔案信息化管理進程中，要積極適應信息化檔案管理方式，注重對傳統檔案的轉化與錄入，使之更全面地呈現于系統之中，以方便使用者對檔案的查詢利用[4]。

3.2 檔案電子化原則

由于高職院校檔案內容多元，在實施檔案管理的過程中，要及時對所產生的檔案進行轉化，并逐步應用檔案電子化的管理方式，使之滲透于檔案生成的全過程，減少對傳統檔案生成模式的依賴，更好地為后續的檔案電子化、信息化提供基礎保障。另外，檔案管理人員也應強化電子檔案的應用能力，加強對電子檔案的分類、分層管理，通過檔案管理系統將檔案進行歸檔存儲，并設置便捷化的檔案檢索機制，使檔案的查詢更加直觀和方便，使高職院校檔案管理更為規范。

3.3 安全保密原則

與其他行業一樣，高院院校檔案管理所存儲的，均涉及學校各個領域的資料與成果，為避免重要信息的外泄，在實施檔案信息化管理的進程中，要重視對網絡技術的管理，尤其在網絡安全領域要加強投入，提升檔案管理系統的安全保密性，以防止源于外部的攻擊與竊取，確保檔案電子化后的信息數據安全。同時，在內部管理中也要重視權限審批，達到內外兼顧的安全保密目標

4 當前職業院校檔案管理面臨的弊端

4.1 檔案信息化意識較為淡薄

毋庸置疑，檔案信息化管理不是一朝一夕的，是一項長期系統化工作的。當前受多種因素的影響，職業院校將工作重點放置在抓教學，抓實訓方面，在很大忽視了對檔案信息化管理，這種重教育輕管理的片面思想，阻礙了檔案信息化管理工作的有序推進，導致檔案管理工作質效不盡人意[5]。因此，職業院校要堅持與時俱進，加強檔案信息化管理。

4.2 設施不完善信息化程度低

縱觀當前在職業院校檔案管理工作中依舊還在延續傳統人工操作方式，智能化信息存儲質效低，還有部分院校檔案管理室只有打印機和電腦，基礎設備不完善，比如，夠投影儀、錄入機、投影儀、掃碼器等，更談不上專業的檔案管理系統或是查閱軟件，雖然有部分院校投入了大量的財力，物力，引入了基本設備，但是這些設備基本上都是擺設，用于基礎的檔案存放、目錄編排、沒有加強與其他高校的互聯，無法進行檔案資源的信息共享，無法最大化地發揮檔案價值，亟待改善這種局面。

4.3 缺乏完善檔案管理制度

所受眾因素的掣肘，當前很多職業院校都缺乏完善的檔案管理制度，特別是信息化管理機制，如此一來就導致檔案管理人員在管理中缺乏一個科學的參考依據，管理存在盲目性，無法滿足當前的當年管理需求。從另一個角度來說，雖然有部分職業院校結合實際制定了信息化檔案管理制度，但是其缺乏可操作性，導致在具體管理效率不盡人意，同時也某種程度上影響了檔案管理人員的工作積極性?；诖?，職業院校要統籌謀劃、科學設計，瞄準自身需求，采取針對性地措施不斷完善檔案管理制度。

4.4 缺乏信息化復合型人才

當前我們正處在信息時代，職業院校檔案管理即是檔案信息資源的保管員，同時還是檔案信息資源的提供者、擁有者[6]。因此，需要他們具有較強的信息技術能力，扎實的專業知識，加之當前從檔案管理工作的人員基本上都是身兼數職，并不是專業的人士，部分檔案管理者年齡較大，學習能力較差，利用信息技術的能力有待提升，人才補充力不足，缺乏復合型，抓專業性人才，自然整個檔案管理隊伍信息化水平較低，阻礙了整個檔案管理效率的提升。

4.5 檔案信息儲存安全性不足

傳統檔案都是紙質，實體的因此不存在傳輸、存儲等問題。較傳統檔案管理方式信息化管理方式主要依托信息技術，信息設備、信息平臺等，對海量的檔案管理信息進行收集、整理，傳輸、存儲，由于數字化信息的特殊性，在保管中難免會遇到不法分子的攻擊，因此，保證檔案信息的科學收集、安全傳輸、有效存儲，共享在信息時代職業院校面臨的重要問題。

5 職業院校檔案信息化管理的策略

5.1 固本培元革故鼎新，深化信息管理意識

“意識是行為的先導。”檔案管理的意識的直接關系到整個職業院校檔案管理工作的質效，為確保檔案信息化管理工作井然有序的開展，首先職業院校要打破傳統墨守成規的思想，革故鼎新，不斷更新檔案管理理念，堅持因時而為，因時而立，為信息化管理奠定良好的基礎。其次，職業院校要認識到信息化管理的內涵和實質，認識到檔案管理工作數字化、系統化、信息化的優勢，不斷深化檔案管理信息化意識，聚焦時代發展需求，瞄準檔案管理工作，主動接納“互聯網+”思維，并將信息化管理有效地提升學校戰略高度，通過這樣的舉措全面提升檔案管理工作質效。最后，職業院校要利用學校網站，各新媒體載體重點加強檔案管理工作的宣傳力度，營造良好的工作氛圍，通過多措并舉促進檔案管理人員對信息化管理工作的認識，從而為有條不絮的開展信息化管理工作奠定扎實的基礎。

5.2 加強資金投入力度，不斷完善基礎設施

在信息時代，為切實做好職業院校檔案管理工作，首先，院校領導者要高度重視檔案管理信息化建設工作，立足于實際，加強資金傾斜力度，保證專項資金投入，以偏為檔案信息共享或是存儲奠定基礎。其次，保障資金?？顚Ｓ茫粩嗤晟朴布O備，一方面要確保基本辦公設備的完善，比如，電腦、掃描，掃描儀、打印機等，另一方面還必須具備一定數量的網絡設備設施，比如，防火墻、服務器，交換器等，夯實規范化、科學化、信息化檔案管理的基礎。同時并購買相應地軟件構建檔案管理網絡平臺，檔案管理部門在購買的過程需結合自身實際或是個性化需求，對相應地軟件公司提出自己的需求，從而最大化的確保所購買的軟件能滿足檔案信息化管理的需求，確保相關設備的實用性和可操作性，充分利用設備，從整體上提升檔案管理的質效。最后，還要依托云計算、物聯網、大數據技術等，構建檔案數據，實現檔案管理工作智能化、信息化、網絡化，對此職業院校要充分利用大數據平臺，構建數據庫，整合各種檔案信息，并將其做好分類，將其錄入到數據庫，實現檔案的信息化管理，在這過程中要重點加強大數據平臺管理工作，尤其是安全管理，提升安全存儲效度。開展線上交流平臺，這項工作有專人負責，在信息化管理平臺在線為相關部門提高效、優質的服務，為其提供精準化的服務，推動檔案管理服務效度的全面提升。

5.3 加強標準體系構建，完善檔案管理制度

為確保檔案管理工作有章可循，有據可依，職業院校要立足實際，對現有檔案管理制度進行優化完善，對此可以以政府所出臺的《電子文件歸檔與管理規范》、《磁性載體檔案管理與保護規范》的技術指導文件，標準化管理規范等為指導藍本，結合符合自身實際情況的信息化標準，讓檔案管理人員在具體的工作中依托制度規范電子檔案的利用、管理以及電子文件的整理、收集、形成以及歸檔。等工作，依托制度指導檔案管理人員的工作，因此，在完善制度的時候，要充分調研，從而更好地基于原有管理標準或是制度上進一步完善優化，促進制度的可操作性。其次，檔案管理人員在管理中要嚴格根據信息化管理制度，確保所有檔案信息資源的管理環節都有一個科學標準的支撐，比如，針對電子檔案，要進行集中管理，從而這樣的舉措，構建具有較強實用性，并且各種軟件都可以接收到交換或是電子文件存儲的格式標準，最大化地確保檔案信息的規范化，科學化，實現對檔案信息的共享。最后，職業院校還要對現有考核制度進行完善，依托制度最大化激發檔案管理人員的主觀能動性，促進他們積極主動地投入到檔案管理工作中，并且將考核成果與檔案管理人員的進修、薪資福利、晉升、假期進修掛鉤，通過制度培養其端正的工作態度，切實做好檔案管理工作。

5.4 加強管理隊伍建設，提高管理綜合素養

在職業院校檔案信息化管理中，團隊建設是至關重要的，首先，職業院校要結合自己的檔案信息管理工作需求，引入理論知識牢固、信息的處理非常敏感、實踐操作能力強的復合型人才，從而推進檔案信息化管理工作的推進。其次，職業院校要采用“走出去，引進來”的方法重點培養檔案管理人員的的信息化技能、專業能力，同時還可以采用，理論+實踐的方式，線上線下的方式，對檔案管理人員進行全方位的培訓，從而更好地達到“雙線驅動”“同頻共振”的效果，從整體上促進檔案管理人員綜合服務能力和信息化管理能力的全面提升，切實做好檔案信息化管理工作。最后，職業院校要重點培養檔案管理人員的保密意識和安全意識，讓他們認識到自己權限，規避檔案信息的泄露，以便更好地實現檔案資源共享。另外職業院校還要重點培養檔案管理人員的職業素養，通過溝通協通能力培訓、崗前培訓等，讓他們更好地投入到工作中，切實提高檔案管理信息化的質效。

5.5 采取科學管理模式，提高檔案的安全性

不可否認，隨著信息化技術的發展與滲透，檔案管理信息化將成為必然選擇。而在此關鍵的轉型升級階段，學校應依據技術發展優勢與管理實踐，積極在管理中融入信息化理念，探索與創新管理模式，以此來適應信息化管理模式的變革。對于學校檔案管理信息化發展而言，技術屬于基礎的應用手段，而管理模式的科學性才是關鍵。因此，學校檔案管理的信息化，要加快創新管理的步伐，摒棄傳統落后的管理思維，使之在信息化建設中起到牽引和指導作用，形成系統化的管理方式，將檔案管理各個環節納入其中，不斷提升檔案管理的安全性。另外，檔案管理信息化屬于創新模式，在實踐過程中除了依據流程外，還要注重對細節的優化與完善，尤其是面對學校檔案冗雜的問題，更要加強檔案的收集整理工作，避免在操作中造成檔案的遺漏。強化管理責任，發揮人員的專業性與主動性，通過技術能力培訓提升人員素質，掌握必要的檔案管理技術及安全防范能力，確保學校檔案庫長期安全穩定運行。

6 結語

一言以蔽之，在大數據時代下，信息是一種非常重要的資源，檔案作為信息的來源，對職業院校的內涵式發展是大有裨益的，基于此，職業院校要認識到檔案管理信息化的重要性，分析當前檔案管理中存在的問題，結合實際從固本培元革故鼎新，深化檔案信息管理意識，加強資金投入力度，不斷完善基礎設施、加強標準體系構建，完善檔案管理制度、加強管理隊伍建設，提高管理綜合素養、采取科學管理模式，提高檔案的安全性等方面入手，切實做好檔案信息化管理工作，規范化、科學化、信息化的管理檔案，最大化地發揮檔案的實效，為職業院校的穩健長遠發展夯實良好的基礎。