信息時代中加強檔案安全管理工作的建議

武 暉

（攀枝花市水資源河湖保護中心，四川 攀枝花 617000）

信息時代的到來，使得生產生活節奏不斷加快，不僅極大地改變了人們生活的方式，而且，對于其工作也產生了一定的影響。在信息技術的科學應用之下，有效提高了工作的效率和質量，檔案管理也不例外。對于檔案管理工作而言，其最為重要的就是檔案的安全問題，信息時代背景下，在提高了檔案管理水平的同時，也增加了一定安全風險。

1 信息時代背景下的檔案管理工作

檔案管理工作自古以來就是十分重要的，在信息時代背景下，對于檔案管理工作的要求也在不斷提高，為此，信息化檔案管理方式逐漸得以推廣應用，不僅能夠有效提高檔案管理工作的效率及其服務質量，而且還極大地減輕了檔案管理工作人員的工作量和工作壓力，在信息技術的支持下，減少了人為操作，有效降低了由于人為失誤引發的問題或者損失。電子化檔案管理信息系統的出現，不僅對于檔案管理工作人員而言有著重要的意義，而且對于用戶而言檔案利用和借閱也更加簡單便捷，有效提升了檔案的利用率。信息化檔案管理在應用方面的優勢主要體現在以下方面：

第一，互聯網技術的飛速發展，有效提高了檔案信息傳遞的速度，改善了傳統紙質檔案借閱的問題，有效擴大了檔案服務對象的范圍，提高了檔案的利用率；第二，在時間方面，傳統檔案管理的服務不僅會受到地點的限制，也會受到時間的限制，而信息化檔案管理則能夠提供二十四小時的連續服務，便于用戶查找和借閱資料；第三，數字化背景下的檔案查閱和檢索十分方便，不僅能夠根據年份、資料范圍等進行檢索，還能夠通過關鍵字等方式進行查找，與人工操作相比更加便捷、迅速；第四，實現資源共享，由于互聯網技術的成熟發展，電子檔案的優勢得到極大程度地凸顯，檔案管理實現了資源共享，進一步擴大了檔案信息的來源以及用戶群體，豐富了資源的同時，極大地節約了人力和時間成本。

在檔案信息化管理程度不斷深入的情況下，互聯網的應用也為檔案安全管理工作帶來一定隱患。在互聯網信息技術不斷發展的同時，一些不法分子和行為也由此誕生，隨著人們工作和生活對于互聯網的依賴程度越來越大，各種黑客、病毒應運而生，對于個人信息、企業信息甚至是國家信息的安全都造成了嚴重的威脅，檔案管理也在此范圍之內，因此需要加強對于檔案信息的安全管理，確保與之相關活動的有效性[1]。

2 信息時代下加強檔案安全管理的重點及有效措施

在信息時代背景下，大數據已經逐漸滲透到人們生產生活當中的各個領域，而檔案信息作為大數據的一部分，不僅與人民的切身利益之間有著緊密的關系，甚至關乎著國家安全，檔案信息共享的程度越深，那么檔案的安全隱患就越大。因此，想要確保檔案數據信息的安全性，就需要將安全管理意識融入到檔案管理工作的全過程中，確保每一個環節的安全。

2.1 檔案數據采集安全

根據當前我國檔案管理工作的開展情況來看，目前檔案數據管理仍然需要采用紙質檔案和電子檔案同時歸檔和管理的方式進行。因此我國檔案管理工作過程中，檔案數據信息的采集來源主要包括以下兩種，第一，對于紙質檔案的數字化加工；第二，原生電子文檔。實際上，檔案數據采集過程中，存在安全隱患的環節主要是紙質檔案數字化加工的過程，在此過程中，主要包括的檔案形式有紙質檔案和數字化副本，因此檔案安全隱患也來源于此：其一，在對紙質檔案進行數字化加工的過程中，紙質檔案的安全性問題，例如，紙質檔案缺頁、掉頁，隨意涂改，紙質檔案掃描清晰與否，信息保密性如何等問題；其二，處理好的紙質檔案數字化副本的有效性，電子副本的有效性需要通過檢查進行確認，若電子副本不符合檔案數據采集要求就需要及時進行返工處理，除此之外，還需要加強對于電子副本病毒攜帶情況的檢查，確保文件的安全性。對于電子副本有效性的檢查，可以通過將全部數據與檔案系統相連，通過對其識別、讀取等相關功能進行檢測，確保數據信息的有效性。

在實際進行檔案數據采集安全管理的過程中，可以使用以下措施：第一，建立檔案數據采集管理的相關制度、規范檔案信息采集操作，確保相關工作人員在進行數據采集的過程中能夠有據可依，保障檔案信息采集的標準性以及可靠性，提高檔案數據信息錄入的準確性。第二，要確保檔案采集相關工作人員能夠明確自身崗位職責，可以通過科學合理的責任制度，將責任落實到人，提升檔案采集人員的責任感以及工作積極性，進一步保障檔案數據信息采集的準確性和可靠性，盡最大可能避免檔案數據失真情況的發生，與此同時，還需要加強對于相關工作人員的培訓，提升檔案采集工作人員的專業能力和綜合素質，以此提高檔案采集的質量和準確性。第三，為檔案采集工作人員提供其工作所需的基礎信息設備，例如，信息采集工具、掃描設備等，保證設備的運行穩定和可靠性，此外，還需要加強對于其工作環境的安全管理，在檔案辦公室內安裝監控設備，確保檔案信息的安全[2]。

2.2 檔案數據整理安全

由于檔案數據信息數量龐大，內容較為復雜，依靠人力難以完成，因此，檔案數據整理對于計算機的依賴性較強，這也就意味著檔案安全問題存在較大的隱患，因此，需要采取有效的安全防護措施，避免病毒的入侵。想要確保檔案數據整理過程的安全性，需要先了解病毒的危害和特點，計算機病毒具有一定潛伏性和隱蔽性，病毒的入侵會使得檔案數據原始信息受到損壞，影響數據信息的真實性，而且對于已經整理完畢的檔案數據也會產生破壞。針對計算機病毒的這種特點，就要求在進行檔案數據整理之前，做好計算機的安全管理，采取一定防范措施，盡最大的可能避免病毒的入侵。首先，在使用計算機進行檔案數據整理之前，需要安裝殺毒軟件，對計算機進行殺毒處理，確保檔案數據整理環境的安全性和可靠性。與此同時還需要建立病毒監控系統以及防火墻，并定期檢查防火墻漏洞，確保計算機系統以及網絡的安全性，通過物理方式對內網以及外網之間進行隔離，確保內網運行的安全性。其次，在進行檔案數據整理的過程中，要加強對于硬件的管理，避免其他硬盤、U盤等設施連接到正在進行檔案數據整理的計算機上，確保檔案數據的安全性。最后，在完成檔案數據整理工作之后，需要相關工作人員對檔案數據的數目及其內容的完整情況進行檢查和盤點，確保檔案數據安全的同時，保障數據整理的完整性和全面性。

針對檔案數據整理方面的安全問題，隨著當前病毒等攻擊技術的不斷提高，還需要進一步提高安全防御水平和技術。在進行檔案管理的過程中，需要加強對于病毒的關注，針對最新病毒的實際情況和特點，合理制定病毒防范措施，定期優化和更新計算機安全防范措施，提高其抗病毒能力，以此確保檔案數據的安全[3]。

2.3 檔案數據保管安全

信息時代背景下的檔案保管主要有兩種形式，其一，紙質檔案保管，其二，電子檔案數據的存儲。其中，電子檔案數據需要存儲在服務器、硬盤、光盤等載體中，因此想要加強檔案數據保管的安全，就需要確保存儲載體的安全性。這種電子檔案數據存儲方式的主要特點是體積小、容量大，且攜帶較為方便，但也正因如此，這些載體相對較為脆弱，容易損壞，因此檔案數據的備份十分重要。檔案數據保管工作對于庫房環境和基礎設施等有一定的要求。第一，要確保庫房環境的安全性，將其與檔案閱覽室以及辦公區之間進行區分，確保這三個區域是相互獨立的，并且，對于涉密計算機而言，為確保其檔案數據的保密性，不同涉密計算機之間不能夠互相訪問，確保其中信息的獨立性，以此保障信息數據安全；第二，為確保檔案數據存儲裝置的安全性，避免其受到損壞，還需要在檔案庫房設置溫度和濕度檢測儀，確保檔案存儲載體始終處于良好的環境下；第三，加強對于庫房安全的管理，做好消防措施以及安全措施；第四，加強對于硬盤、服務器等檔案數據保管載體的質量檢測，確保其符合檔案管理需求和相關標準。除上述對于檔案數據保存庫房及相關硬件的基本要求之外，還需要加強對于相關系統和硬件設施的維護。

2.4 檔案數據利用安全

檔案數據的利用是檔案管理當中的重要環節，檔案管理工作的目的之一就是讓其中的數據信息能夠得到有效地利用，因此確保檔案數據利用的安全對于保障檔案管理安全而言有著重要的意義。隨著當前信息技術的不斷發展，人們生活和工作的節奏逐漸加快，對于檔案利用也提出了更高的要求，需要檔案管理部門能夠為用戶提供更好的檔案借閱服務。在此過程中，需要確保檔案數據相關的硬件和軟件系統安全，主要包括以下兩個方面，一方面，即數據庫系統計算環境，要避免數據庫遭到各種非法入侵和使用，加大先進硬件設備購置方面的投入，加強對于軟件系統的維護和更新，確保系統具備一定抵抗外界入侵的能力；另一方面，需要重視數據庫的兼容情況以及抗風險能力。其中，訪問權限是確保數據庫安全的最主要因素，檔案管理部門需要借助信息技術，進行用戶等級分類，并根據其等級確認其檔案數據庫的訪問權限和借閱權限，并加強用戶身份信息登錄的保密性以及安全性，實現多種方式共同驗證。除此之外，為進一步保障檔案數據信息的完整性以及安全性，避免由于突發情況造成檔案數據信息的丟失，還需要定期對數據庫中的數據信息進行備份和歸檔管理，并根據檔案管理實際情況建立相應的管理規范和流程，確保數據安全。最后，檔案管理系統還需要具備自動記錄操作過程功能，能夠為后續管理員排查系統安全隱患提供有力的證據和參考[4]。

3 結束語

綜上所述，隨著時代的發展和變化，檔案管理的信息化轉變是其發展的必然選擇，在信息時代背景下，為進一步確保檔案管理的安全性，就需要在檔案數據采集、整理、保管以及利用全過程中采取有效措施，確保檔案信息數據的安全性，以科學合理的方式加強檔案管理及其相關服務水平。相信在對檔案安全管理的深入研究之下，我國檔案管理水平將會得到進一步提升。