檔案管理與史志工作的關系

劉志萍

（沈丘縣地方史志編纂館，河南 周口 466300）

檔案管理是一門獨特的學問，是對檔案資料的保存與應用。其具有文化性、服務性、科學性、政治性等特點。檔案的文化性是由檔案的內容所決定的。檔案是記錄經濟和社會發展軌跡的資料，其面對的是廣大勞動人民和他們的智慧，是社會生活、人文歷史的原始記錄，從而可以看出檔案是對歷史的傳承，從歷史信息中也體現出了文化的傳承，因此，檔案具有文化的特性。一切有利于經濟發展和社會進步的資料都是珍貴的檔案資料，因此，檔案具有一定的服務性。史志是一個地區的百科全書，其包含了人文地理、歷史文化、經濟發展等區域性的全面記載，從各方面對本地區進行一段時間內的記錄。檔案與史志工作歷來就是相互依存的關系，利用檔案進行史志的編纂歷來就是我國編志的傳統，檔案管理的成功與否就關系到了史志編纂的權威性。

1 檔案管理在史志工作中的重要作用

史志的編纂和檔案管理具有一定程度的相似性，都是對事件的準確記錄，檔案管理為史志的編纂提供了基礎，史志的編纂有利于原始檔案資料的保存，大大增加原始檔案的保存年限。

1）檔案管理是史志編纂的基礎。編纂志書的原則是述而不論，要符合歷史事實，而檔案是“維護黨和國家歷史真實面貌”。編纂史志要利用各方面的材料，其中，檔案是最為可靠的資料來源。只有利用豐富的檔案資料，才能寫出一方之信史。在反映事物本來面貌的真實性方面，檔案材料是其他材料無法比擬的。所以，要進行歷史研究，編纂成高質量的志書，必須利用檔案資料。編纂史志與檔案管理之間，既有不同之處，又有緊密的聯系，檔案是歷史的原始記錄，史志是歷史的系統記載，編纂史志離不開檔案，沒有檔案，編纂史志就成了無本之木、無源之水，同時，如果檔案材料不用來編纂史志，也就失去了檔案的重要作用。從這個意義上說，只有在變成志書后檔案才能顯示出“資政”的功能。史志是區域性的百科全書。史志是對一定時期內的事件的記錄合集，檔案是實時記錄事件發生的合集，所以檔案是史志編纂的基礎。我國的檔案管理越來越規范化，各檔案歸口明了，并且檔案具有很強的時間性，因此是史志編纂的第一手資料。因此，檔案工作者在檔案歸類、裝訂、編寫目錄、編制題名、入庫上架等程序上容不得半點馬虎，這樣才能保證檔案在被查閱時提供者能夠快速找到檔案，利用者能夠方便地查閱到所需資料，避免了由于基礎工作沒做好而浪費時間的現象，真正做到檔案整理毫無差池的同時提高史志工作的效率。在檔案審核上力求準，檔案資料的準確度直接影響著史志編修的質量，對于收錄的檔案去粗存精、去偽存真、“細節上挑骨頭”等環節都是必要的，有助于在提升檔案真實性、準確性的基礎上保證史志內容的質量。

2）檔案管理為史志編纂提供便利。我國檔案管理工作專業化水平不斷地進步，檔案管理的方式也從單一的紙質化向電子化和多樣化發展。國家對檔案管理工作也越來越重視，為了更好地進行檔案管理工作，國家將這一學科作為一級學科進行建設，并投入大量的人力物力，這些都為史志的編纂提供了極大的便利。我國的公共檔案存量大，隨著檔案管理工作的規范化和專業化，檔案管理工作取得很大的發展，將檔案進行分門別類，妥善保存。行業、區域性的檔案也有了極大的進步，保存的專業性程度也不斷地提升，各檔案保存和管理單位之間的聯系也日益密切，歸檔檔案更加完善，覆蓋面更加廣闊，為史志的編纂提供了很大的便利。隨著網絡化和現代化的建設，更多的是將原始檔案進行電子化掃描，以電子文檔的形式保存。在檔案閱覽和查詢方面也有了更高的效率，隨著檔案的電子化，在規范化的檔案管理中只需要對目標檔案進行關鍵詞的輸入就可以查詢該類目下的所有檔案條目，這為跨度大、覆蓋面廣的史志的編纂提供了信息查詢的方便，也極大地減少了人工翻閱紙質檔案耗費的時間，確保了史志編纂工作充分利用檔案資料。

3）檔案管理工作保證了史志的質量。檔案是文書部門辦理完畢歸檔保存的材料，也是所記錄事件的經驗積累，具有原始性。史志編纂工作中充分收集、利用檔案資料，把檔案資料作為史志的編纂不可或缺的素材，這就保證了史志的資料與志書的權威性。從現有出版獲獎的地方史志看，凡是在編纂過程中，收集檔案資料全面，收集渠道暢通，運用檔案資料準確，這部志書就會受到讀者的歡迎，就會成為資政的重要參考書籍，反之也是如此。所以，作為史志的編纂者，一定要重視檔案資料，成為收集利用檔案資料的行家里手。

2 史志工作對檔案管理的積極影響

1）有利于規范檔案管理工作，豐富檔案資源。編纂史志時會大量利用檔案資料，這一過程能檢驗檔案工作成效。修志人員在查閱和利用檔案過程中，會發現檔案收集和管理等工作中存在的問題，從而促使檔案工作人員進行反思，不斷改進和完善檔案管理工作。如果不能做到應收盡收，有些關鍵性的、具有重大意義的文件或記錄將會缺失，編纂史志時無法查找，必將影響志稿內容的全面性和修志進度。遺憾的是，由于檔案管理制度的不夠科學與完善，特別是沒有制定合理的歸檔范圍，一些記錄單位重大變革性事件的資料沒有歸檔，編纂志書時無法查找。在史志編纂中，修志人員會盡可能多地加入珍貴的歷史照片，這些照片既準確、真實地反映了歷史，又豐富了志書的內容，實現了圖文并茂，從而使志書更加完善與豐滿。

2）有利于加快檔案信息化進程，提高檔案利用效率。史志包括綜合志、專業志等，不同種類的志書對于檔案檢索的要求不盡相同。如，編寫一個地區綜合性史志與編寫該地區某個行業專業志，二者的查檔需求是不同的，前者需要的內容比較宏觀，查詢的關鍵詞涵蓋內容也比較寬泛，后者需要的內容比較微觀，查閱的關鍵詞也比較具體。這就要求檔案檢索工具要向適用性廣、實用性強的方向發展，能滿足編史修志人員進行快速專題檢索的需求，并且確保編制完備、檢索手段先進。

3）有利于深化檔案編研工作，凸顯檔案價值。檔案工作人員參與史志編纂、查找和利用檔案，實際上也是對館（室）藏檔案情況進行摸底和全面熟悉的過程，也是對檔案管理各方面工作進行全面自查的過程。在參與編史修志前，主要負責常規性的檔案編研工作，如進行檔案文獻匯編和編寫檔案參考資料等。通過參與地史志編纂，檔案工作人員對館（室）藏檔案資源進行了梳理，對館（室）藏檔案資源有了宏觀了解，并且開拓了視野、更新了工作理念，有利于發現原先編研中存在的編研的面不廣、編研的深度不夠等問題，進而在分析與考證鑒別檔案史料、擴大編研范圍、改進選材等方面下功夫，推動編研工作不斷深化。

3 結束語

綜上所述，編纂史志與檔案管理工作確實是“血濃于水”，有著深厚的淵源和不可分割的聯系。檔案資料在編纂史志工作中發揮了舉足輕重的作用，參與編纂史志工作也是檔案管理工作向更高方向發展的必經途徑。檔案管理工作的好壞直接關系著編纂史志的進度和質量，編纂史志的過程又有力地促進了檔案管理工作的開展，二者相輔相成、不可替代。