企業改制中人事檔案管理現狀與對策研究

王 成

（遼寧省丹東市寬甸滿族自治縣經濟發展促進中心，遼寧 丹東 118200）

企業中的人事檔案是員工個人信息的記錄載體，其中包括員工個人的工作經歷、個人素質、社會關系以及一些基本信息。人事檔案的健全完整可以讓企業對員工有全方位的了解，可以讓企業根據這些信息分析出員工的個人能力和性格特點等信息，從而判斷企業本身是否需要這樣的人，人事檔案同時也是企業認識員工的第一印象，不論是對企業還是對員工都尤為重要。除此之外，人事檔案的存在還可以幫助相關部門合理分配企業員工，讓他們就職于適合自己的崗位，還對員工的職位晉升選拔有些一定的促進作用，幫助企業良好運行，提高企業員工的綜合素質。

1 企業改制中人事檔案管理中存在的問題

1.1 企業不夠重視

企業在將自己的產權變動之后，對人事檔案的管理有所忽視，尤其是一些領導層常常將企業的盈利作為企業發展的動力，對人力資源的認識也不充分，更不明白人事檔案的管理對企業根本的重要性，所以就會將企業的大部分資金都投入自身產品的變革和銷售當中。從表面上看，人事檔案的管理不會給企業帶來直接的盈利收益，也不似產品銷售那樣重要，更還會讓企業員工產生消極情緒，以至于讓企業領導忽視了該項工作的重要性，也不會對其付出過多的人力物力資源，甚至于不會將人事檔案管理工作作為會議記錄，不會將其歸入日常工作當中。有些企業就會由此直接將自身的人事檔案管理工作停滯，但是正是由于這樣的做法，才會影響到企業本身的發展。

1.2 企業員工素質不高

在很多企業領導看來，人事檔案管理工作是相對輕松，無聊的，只需要安排一些誠實可靠、性子平和細膩的人就可以很好的完成這項工作，但是他們沒有意識到這是一項非常重要的工作，除了上面兩個特點，員工還需要有很強的責任心和專業技能。領導們對這項工作的深層認識也影響到了員工對該工作的忽視，以至于有很多員工在進行管理工作時出現了“現學現賣”的現象。雖然企業在招人時也會要求文化水平，但是這些員工大部分都沒有接受過專業的檔案管理培訓，在工作時常常會出現很多錯誤。尤其是一些員工還認為這項工作只是自己捎帶做的事，對自己出現的錯誤也不加理會，上述所說的情況都不利于企業人事檔案管理工作的有序進行。

1.3 人事檔案管理制度不健全

企業人事檔案管理制度的不健全，最容易造成的錯誤就是歸檔材料的缺失，歸檔材料中會包括一些履歷表、年度考核表、員工工資條等其他的一些材料，他們的缺失主要有以下兩個原因：第一個就是企業員工和領導對檔案的認識，對于企業的員工和領導們來說，需要填寫的履歷表和獎勵等材料有很多，其中的內容往往沒有任何的更新，所以填寫的時候也不會太過認真，甚至出現只將關鍵詞寫出，以及雷同的現象。更有甚者只將自己的姓名和材料主題寫出，其中沒有任何的內容。第二個就是員工對檔案材料的不及時歸檔，一般企業一定會要求員工將自己的基本信息收起來，以備不時之需，但是有些員工認為個人信息應該自己收起來，這樣會更安全，使用起來也更加方便。有些企業則是不主動要求員工對相關材料進行歸檔，或者并沒有對需要歸檔的材料進行分類存放，以至于出現員工的個人信息丟失，相關材料不齊全等現象。甚至在員工進行職位轉換，或者不在該企業工作時也沒有將自己的材料進行轉移或者移出，以至于出現查無此人等現象。這樣，員工的個人信息和檔案就不是最為真實和準確的信息了。

1.4 管理水平不夠信息化

由于人事檔案對企業非常重要，所以企業對人事檔案的管理也必須要有一定的規范性和嚴格性，以至于在管理過程中人工勞動力也會增多，這就缺少了信息化管理的準確性。例如，目前為止，有很多的郵電改制企業均沒有開設員工檔案信息化管理系統，仍然還會將員工的檔案以紙質版保存。

2 企業改制中人事檔案管理中問題的解決對策

2.1 加大宣傳力度，增強檔案意識

為了增強檔案管理的意識，企業應該從上層領導開始著手。首先應讓領導充分認識到人事檔案管理的價值和重要性，讓領導們重視起來，使得人事檔案管理的宣傳投資得到了保障。其次是企業要做好員工的思想培訓，并且加大企業檔案管理者的培訓工作，增強記錄保管者的責任意識，加強員工的專業技術，最大限度地提高人事檔案的作用，為企業實現最大的價值。最后檔案管理部門要切實到位，對企業的人事檔案進行嚴格監管。

2.2 不斷提高企業人事檔案管 理人員的素質

第一是在進行人員選拔時，必須認真遵守道德和才能的標準。優先選擇公道正派，守法，熱愛本職的員工，并且對工作責任心強的員工。第二種是定期培訓，以保證員工得到新的知識和技能。第三點，企業專業技術人員要定期組織業余技術人員交流經驗。互相學習，不斷進步。

2.3 完善檔案制度

一個良好的制度是管理好工作的一個重要前提，如果沒有一個完整的制度，所有的工作就沒有一個可以按照的規則。因此要持續改進人事檔案的收集，分類，保管，檢測，出借和使用系統，并且嚴格的監管，確保人事檔案的完整性和真實性，以便企業的使用。在調整企業結構后，解雇及再就業的人員，應該構建解雇及再就業人員的文件管理系統，并且使用專用的人力文件管理系統，嚴格遵守。根據制度，將這些人員的文件做好分類。做好檔案記錄，可以減少工作中不必要的很多問題和失誤，也可以提高人事檔案管理水平。因此，企業要完善規章制度，并嚴格實施。

2.4 重視開發利用，增強服務功能

檔案管理部門要適應情況發展，要遵循企業結構調整和市場的發展方向。檔案管理部門和人事部應該根據企業改制的特點和發展方向，加強人事檔案對企業的作用，并且強化檔案管理的服務功能。第一，在企業改制時，應根據企業的特點完善企業人事檔案管理的相關制度。第二，在企業改制中為被解雇勞動者提供其他的工作機會。第三是要引進先進的檔案管理服務功能，為改制的企業提供更加適當的人事檔案管理方案。

3 結束語

綜上所述，人事檔案工作是企業經營的重要環節，企業管理者應加強人事檔案管理，并在其工作系統中應遵循以人為本的理念，以現代化的理念實現管理，加強管理。提升人事檔案的價值，為企業人力的使用提供更好的保障。