事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述

閆靜靜

（惠民縣公共就業和人才服務中心，山東 濱州 251700）

現如今，我國社會經濟飛速進步，以往的事業單位檔案管理模式已經無法滿足廣大人民群眾的需求，為確保我國事業單位的長遠發展，必須緊跟時代發展的步伐，積極開展資源檔案信息化管理工作，同時事業單位是否能夠長遠發展，直接影響到我國國民經濟的建設及國民民生保障的方方面面。在信息時代背景下，由于以往單一的紙質檔案已經難以滿足這一時代的發展需求，我國事業單位檔案管理需要不斷創新和完善，促使事業單位檔案管理實現數字化與智能化，減輕檔案管理工作的強度，提高檔案管理工作的效能，大大提升事業單位的公眾形象，有效保證社會大眾的利益，構建起一個健康穩定的社會環境。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

事業單位與普通企業的檔案管理工作相比，具有一定的獨特性，這是它隸屬于國家的性質而決定的。人事調動、工作紀要記錄以及發展歷程等內容則是其工作的重點，這些資料都是事業單位歷史變革的見證，有著重大的意義。現代社會科技的快速發展，使得辦公走向自動化、無紙化的道路，檔案的生成方式也從傳統的方式走向了信息化的道路，讀取的方式從人工走向了機讀。這樣的檔案管理方式與傳統的紙質管理方式有著很大區別。在未來檔案管理當中，檔案工作人員會面臨各種各樣的檔案文件，對于信息檢索者來說，無論是進行信息決策還是開展有關的項目服務，這些都是可以參考的重要內容。所以，積極創新事業單位檔案管理的方式方法，深入數字化、信息化的應用手段，推進檔案信息化管理工作，更有助于實現事業單位檔案管理工作的優化、效率的提升，對于實現檔案管理工作的可持續發展大有裨益。

2 事業單位檔案管理信息化建設問題

2.1 檔案管理信息化的理念尚未深入人心

隨著信息技術的出現和廣泛使用，它在各個領域的發展和創新中發揮了不可磨滅的作用。信息技術已在管理大型公司方面發揮了巨大的優勢。對于事業單位中的文件管理，它還必須配備現代信息技術，這大大提高了文件管理和使用的現代化程度。但是，仍然有一些事業單位的相關管理人員尚未意識到基于信息的檔案管理的重要性，繼續使用傳統形式的檔案管理，由于相關的管理人員和干部對于信息技術存在偏見，因此他們認為進行檔案管理信息建設是必須消耗大量的人力、物力和資金等。同時，部門負責人和各個部門的員工對待檔案管理的態度嚴重阻礙信息建設檔案管理的計算機化設計嚴重阻礙了事業單位在未來的健康穩固發展。盡管在某些事業單位的文件管理過程中，信息構建被視為未來文件管理中的重要問題之一，但通常在建立過程中只是對其進行膚淺的了解，而沒有加深對其管理或健全和完善，并且在構建過程中沒有投入太多的精力。

2.2 缺乏資金

檔案信息化建設離不開資金支持，在加大硬件投入、加強管理規范等方面需要較大資金，信息技術日新月異也需要對軟硬件設施不斷更新換代，信息安全防護系統構建都需要大量資金。而且在很多檔案部門，檔案的重視程度不夠，忽視了利用的目的，大量檔案仍是紙質化，難以形成檔案信息的數字化和規模化，導致檔案信息化建設發展較慢。

2.3 信息化安全存在隱患

檔案是一項重要的信息資源，資源共享連通信息孤島，讓信息多跑路，讓使用者少跑腿，檔案信息化為使用者帶來了極大便利，但在我們享受便捷服務的同時也存在很大的安全隱患，檔案信息化以互聯網為基礎，一旦遭到黑客攻擊或網絡故障，信息容易丟失或泄露，硬件基礎設施和軟件系統建設不能適應信息化的安全需要，設備陳舊，網絡建設跟不上，檔案信息安全技術還需不斷完善。

3 事業單位檔案管理信息化建設有效策略

3.1 建立信息化檔案管理理念

伴隨著社會的持續發展，信息化環境之下檔案管理工作發生了明顯的改變，檔案管理工作的信息化發展創新已經成為一個必然的趨勢。在這一環境背景之下，檔案管理工作必須從服務社會角度著手，做好信息化建設。與此同時，必須做好檔案管理理念的創新和優化。在具體工作中，需要先從制度體系方面著手，對檔案管理工作的規范化、秩序性進行落實，同時在問題出現時及時進行應對轉變，落實獎勵與懲處機制，并將管理責任落實到個人。在制度體系方面可以突出優化節約、收納等相關工作，盡可能規范管理措施。另外，還需要做好管理意識與責任意識的培訓教育，促使相關工作者可以對檔案管理工作形成正確認識，杜絕工作中的隨意性，提高檔案管理工作的整體水平。

3.2 加大對事業單位檔案管理的資金投入

不管是工程項目還是公司管理部門，順利進行的原因都是每個部門都投入了大量的人力、物力和財力，事業單位中的文件管理也是如此。為了能夠及時更新舊設備并有足夠的資金來引進高新技術，必須增加文件管理方面的資本投資。首先，在有關部門的大力支持下，事業單位可以積極引進現代化的管理設備，取代原來的計算機、掃描儀、打印機和其他文件管理所需的材料。但是，應注意的是，更換設備后，人員應保存原始數據并將其傳輸到新設備中，以進行有效的分類和集成。其次，為了確保所收集文件的安全性和機密性，還應建立完整的安全保護系統，以確保文件信息不會丟失，從而確保信息的安全性、完整性和有效性

3.3 強化檔案信息安全管控

近年來，檔案安全事故頻發，檔案損毀、數據泄露，檔案安全是檔案工作的底線，要進一步加強檔案安全工作，提高檔案安全工作水平。一是嚴格落實檔案管理、資料移交、信息查詢等工作制度，完善制度規定，簽訂保密協議責任書，使檔案工作人員充分認識到檔案安全工作的重要性，從制度上規范各項業務工作，消除安全隱患。二是開展消防安全講座，進行檔案安全宣傳教育，提高消防安全意識，開展消防演練活動，加強消防設施設備，定期對檔案庫房進行全面檢查，科學備份數據，保障檔案安全。三是定期對檔案工作人員進行信息安全教育培訓，加強安全教育，從技術方面進行全方位全程監管，降低廉政風險，確保信息安全，多方面加強信息安全長效機制建設。

4 結束語

事業單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術的進步，也是社會效率提升的必然選擇。事業單位在檔案管理信息化建設上要做好與社會共同進步的準備。在這個過程中，需要優化自身的信息管理水平，與單位的運行情況相結合，探索真正適合自身發展的科學道路。了解最新的網絡信息、計算機技術以及應用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎。