檔案信息化的信息資源管理問題分析

郭 昕

（黃河水利委員會機關服務局，河南 鄭州 450000）

1 人力資源檔案管理信息化的重要性

電子政務時代，加強檔案管理信息化建設勢在必行，要推進人力檔案管理信息化建設，提升檔案管理工作效率，使檔案便于保存、取用。當前，我國實行“人才強國”戰略，人才是國家重要競爭力，檔案信息化管理有效提升了檔案管理的效率。傳統紙質版檔案查詢和管理十分不便、人力資源管理效率較低，檔案管理的信息化能夠實現快速、高效地取用和管理人事檔案，將人們從簡單重復勞動中解放出來。檔案管理信息化建設能夠有效提升檔案服務水平，檔案信息化管理將傳統的紙質版檔案轉化為電子版的數據和信息，存儲在電腦中，工作人員能夠借助電腦等終端進行存儲、查詢等，有利于開展便民服務。當前，國家經濟快速發展，社會對人才的需求量提升，信息化技術極大地便利了人事檔案的存儲和調用，能夠綜合人才的背景、資質經歷以及業務能力等來選拔和任用人才。

2 檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理制度相對不完善

基于我國社會發展情況，很多單位在管理相關檔案過程中或多或少會出現檔案管理不善問題。站在客觀辯證角度去思考，圍繞檔案管理所建立的相關管理制度，應具備明細合理分配、管理與貼合單位發展趨勢的特點，對應管理人員還要實時根據檔案數據變化，以此對其進行統計與管理，讓管理規則和條例優化的同時做出合理變更。還可對檔案加以適當編研，使其具有更高利用價值，需要注意在建立管理規章制度的同時，相關負責人員也要站在公正角度對其建立完善的考評指數。借助健全的考核制度規范人員行為，讓此崗位工作者可強化自身工作意識和素養認知，提升責任意識與個人工作能力。

2.2 檔案管理人員職業素質不高

檔案管理人員職業素質不高，檔案管理團隊中缺乏專業技術人員和了解檔案法、公司需求的綜合能力較強的員工。專業技術能力上的不過硬使得在使用專業軟件的過程中，無法將硬件設備和軟件設施靈活運用到現代企業檔案管理信息化中。對法律和企業需求了解的不透徹，在檔案信息采集上就只能被動完成工作的基本要求，沒有清晰的目標和系統的規劃來推進檔案管理的實施進程，無法將檔案管理上升到科學管理的高度。檔案管理人員職業道德素養較低也會桎梏在檔案管理工作開展中的創新能力，固守傳統，難以推陳出新。

2.3 資金投入不足，軟硬件配備不齊

檔案管理信息化建設需要對檔案存儲環境、配套設備進行更新完善，更需要對數據庫、檔案檢索系統、檔案查閱平臺等軟件進行開發和購買，從而形成完整的軟硬件管理系統。這些都需要投入大量的資金和經費。如果資金投入不足，將導致檔案信息保管、維護不力，難以保障檔案信息的安全；部分單位的檔案存儲環境較為簡陋，配套設備沒有及時更新換代，也會導致檔案查閱不便捷；而檔案管理和共享軟件平臺技術開發薄弱，將直接導致檔案管理信息化得不到足夠的支持，從而影響信息化建設進程。

3 檔案管理信息化建設策略

3.1 強化技術支持，規范安全管理

檔案信息化管理在一定程度上增加了人事信息資源的不安全性，檔案信息化管理的安全涉及電腦的硬件、軟件、人員以及人文環境等多種因素，為此，需要對各個方面加強管理和控制，以此來實現對檔案的安全管理。一是檔案信息具有保密性特征，開放性是互聯網的特性，互聯網的開放性與檔案管理的保密性嚴重相悖，為此，檔案管理人員要加強檔案的內部管理，從而確保檔案信息安全和民眾隱私安全。二是關注信息技術的發展，計算機技術和計算機病毒都處于高速發展狀態，檔案管理人員要密切關注信息技術的變化和計算機病毒的新變化，制定針對性的措施，加強對檔案的管理。加快基礎設施建設，以提升檔案信息化管理的安全性和規范性。

3.2 建立檔案信息檢索目錄

檔案信息的類型很多，分類檔案具有較大的難度，信息技術可以對檔案進行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。檔案資料的量極大，需要查找檔案或者使用檔案的時候，需要花費較長的時間進行查找，在一定程度上增加了檔案管理的難度。在利用信息技術后，可以建立檢索目錄，按照檔案信息的類型進行分類，如人事資料、單位資料，之后再在下方建立子目錄。通過子目錄的建立可以讓檔案的類型分類更加明確，提高了檔案管理的效率。當建設檢索目錄后，如果需要使用或者查找檔案，只需要輸入關鍵詞就可以調出檔案信息，在一定程度也可以促進檔案使用效率的提高。在建立檢索目錄時需要結合具體的檔案管理工作來制定，保證可以符合檔案管理工作的需求。

3.3 加強人才培養，建立高素質的專業人才隊伍

一方面，要加強對現有檔案管理人員隊伍的繼續教育和業務培訓，不斷提升其對檔案管理工作新理念、新形勢的認識，提高其信息化技術的知識范圍和技術層次，熟練掌握檔案管理應用軟件的使用方法。要特別針對計算機網絡、數據庫技術、檔案查閱平臺等專業技術進行培訓，促進檔案管理工作人員盡快適應信息化時代的要求；另一方面，要加強對高素質人才的引進，為檔案管理人才隊伍增加新鮮血液。檔案管理信息化建設需要專業的信息技術人才，從目前的發展情況來看，單純依靠繼續教育等手段難以滿足對人才的需求。這就要求檔案管理單位加強人才引進，從高校、科研單位等引進掌握信息技術、檔案管理知識并熱愛檔案管理工作的專業人才，實現快速提升檔案管理信息化水平的目標。

4 結語

檔案是人類開展各種實踐活動的重要記錄方式，是人類發展、社會發展的重要信息財富，提升人事檔案管理的標準化和規范化，制定完備的檔案信息化管理規章制度，發揮檔案信息化管理的優勢，能將企業檔案管理信息化建設與企業經濟效益協調發展。