基于信息化背景的文書檔案管理工作創新研究

黃 金

（鄭州地鐵集團有限公司，河南 鄭州 450000）

1 文書檔案管理中存在的問題

隨著社會經濟體制的不斷轉換，不少企事業單位在發展過程中忽略了文書檔案管理工作，沒有充分意識到加強文書檔案管理工作對于企事業單位所帶來的間接經濟效益提升。有很多企事業單位在實際的管理中缺乏對文書檔案管理的資金和人力投入，缺乏自上而下的管理體系。由于管理體系不健全，從而使得文書檔案管理工作與企業的實際發展方向相背離，相關部門難以充分配合，分散的文書檔案管理無法達到實際的管理需求。還有在文書檔案管理過程中缺乏專業的檔案管理人員，現有人員無法適應文書檔案管理的創新發展，專業知識、管理思維和業務素養都有待進一步提高。另外一個最主要的問題則是在現階段的企事業單位文書檔案管理工作開展過程中，整體呈現信息化程度較低的現象，仍缺乏科學合理的統一規劃標準。至今也有部分企事業單位仍舊沿用傳統的文書檔案管理模式，在文書檔案信息化管理方面的投入不高，人才匱乏，技術欠缺，使得企事業單位的文書檔案管理工作難以落到實處。

2 文書檔案信息化管理的價值

在文書檔案管理工作開展過程中，可借助信息化管理方式進一步規范文書檔案管理的流程，在加強資料收集、信息處理、數據保存、科學存檔等一系列管理的同時，將相應的信息進行有效的轉化和銜接，從而強化各部門之間的聯系，使得相關部門和平臺能夠實現數據共享，實現全方位綜合性的文書檔案管理，全面提高企事業單位的工作效率。通過信息化的文書檔案管理，在提升文書檔案管理的效能、降低文書檔案管理難度的同時，以更加有效的、覆蓋面更廣的管理模式，全面提高文書檔案管理的精度和廣度，從而提升文書檔案本身的價值。

3 加強文書檔案信息化管理的措施

3.1 強化認識，創新理念

在信息化時代背景下，為了全面加強文書檔案管理的創新工作，需要利用信息化技術，充分認識到信息化管理的優勢，結合企事業單位的實際業務情況，科學合理的應用信息化手段，不斷優化創新文書檔案管理模式，將信息化手段有效應用到文書檔案管理中，全面提高文書檔案的利用價值。在文書檔案管理工作開展的過程中，則要求相應的管理者能夠積極學習，結合技術發展，不斷優化更新自身的知識體系，同時能夠結合企事業單位的實際管理需求，不斷創新文化檔案管理理念和工作模式。提高文書檔案管理工作站位，借助先進的指導思想，將其與企事業單位長遠發展緊密結合在一起，全面加強文書檔案管理工作。

3.2 完善體系，加強實踐

為了保障信息化技術在文書檔案管理中的應用效果，在企事業單位文書檔案信息化建設中，還需要考慮事業單位的各項業務，按照實際情況完善相應的管理體系，并制定文書檔案信息化管理的相關標準和要求，充分借助數字化檔案管理平臺的優勢，建立科學有效的文書檔案管理體系，全面加強文書檔案資料控制工作。這就要求相應的管理者在實際的工作過程中，熟悉企事業單位的實際發展狀況以及各部門工作內容，構建完善的文書檔案管理體系。在體系建設的過程中，要確保文書檔案管理的真實性、有效性和完整性。確定文書檔案管理的載體，制定相應的標準和檔案要求。在工作過程中，還需要理解企事業單位文書檔案管理的本質，明確加強文書檔案管理的根本目的和意義，從而增加成本投入，全面提高文書檔案管理的質量。

3.3 引進人才，強化隊伍

高素質的文書檔案管理隊伍是企業文書檔案管理實現信息化的基本保障。所以在企事業單位文書檔案信息化建設的過程中，還需要全面加強對管理人員的培訓工作，通過專業培訓讓相應的管理人員能夠積極學習和充分了解信息技術的優勢，從而在管理過程中借助信息技術不斷完善文書檔案管理的相關流程，提高其工作效率，提升文書檔案的信息處理和匯總能力。在培訓的過程中，還需要全面增強檔案管理人員的創新意識和信息管理思維，加強實踐實操，讓相應的管理人員能夠靈活掌握文書檔案管理辦法，學會應用信息技術手段管理操作，提高文書檔案管理人員的綜合素養，從而讓企事業單位的文書檔案管理工作能夠實現信息化、規范化和標準化。

3.4 打造平臺，強化管理

健全的文書檔案管理制度是實現文書檔案管理現代化的基礎。因而在現階段的企事業單位文書檔案信息化建設過程中，需要加強管理制度的制定，使得文書檔案管理工作能夠更加科學合理地進行。在制度建設的過程中，要科學合理地分配責任，完善相應的領導體制和監督體系，從而提高文書檔案管理的實效性。打造信息化的文書檔案管理平臺，通過多元化的管理方式，使得企事業單位的文書檔案管理工作能夠更加適應信息時代的發展和公司業務。在文書檔案信息化平臺建設的過程中，首先要建立相應的文書檔案加工系統，在做好基本的信息收集工作時，借助精密的文書檔案存管系統加強文書檔案管理工作，為了保障文書檔案能夠及時調取和隨時查閱，在信息化平臺建設的過程中還需要增加系統的查閱借閱和流程處理功能，以此減輕文書檔案管理人員的工作壓力。在實際的管理過程當中，還需要文書檔案管理人員掌握基本的資料分類整理能力，來強化文書檔案的管理工作。

3.5 完善檔案管理工作系統

對于推進檔案管理體系信息化進程而言，不斷地完善檔案管理工作系統是極為有必要的。具體來說，首先應該重視硬件設施的完善，這是檔案管理工作實現信息化轉型的基礎。部署新型的計算機系統，利用最先進的技術搭建檔案管理平臺，將所有的檔案分類管理，提升檔案管理效率。其次，建立新型的數字化數據庫，不斷提升管理人員的專業水平。最后還需要解決很多單位的領導和檔案管理人員對于檔案管理工作現代化和信息化的認識程度不夠高的問題，因此需要不斷地投入資金和組織培訓，實現觀念的根本性轉變，建立一個符合本單位的檔案數據庫，提升工作能力和管理質量，為單位的發展做好充足的人才信息準備。

4 結語

總之，在文書檔案管理工作開展的過程中，借助信息化技術能夠有效提高其管理的效果，以充分利用現代化資源，加強制度建設，使得企事業單位的文書檔案管理工作能夠更加高效穩定。這就需要企事業單位能夠加強人員培訓，加強制度建設，以結合信息時代不斷優化文書檔案管理的方式方法，從而為企業發展助力。