現代檔案管理基礎工作探究

于德洪

（吉林省四平市人才服務中心，吉林 四平 136000）

1 檔案管理基礎工作中存在的問題

檔案管理基礎工作是檔案管理工作的重要組成部分，它在檔案的規范程度和查找的準確度上都是不可或缺的，但在一些企業里檔案管理系統還存在一些問題。

1.1 檔案管理人員對基礎工作不重視

檔案管理基礎工作較為繁瑣枯燥，使得管理人員對此應付了事。在一些企業里對檔案的認識程度不夠，無法理解檔案管理的重要，將檔案管理視為可做可不做，這就使得檔案管理過程中出現缺失、分類不明等現象。檔案管理對企業是非常重要的，基礎工作做的不好導致檔案無法調取，就會對今后的檔案整理工作造成一定的影響。

1.2 檔案的分類不合理

很多企業在檔案管理中出現分類不合理的現象，分類標準太過單一。有些檔案在分類時只是簡單的按照時間分類，完全沒有考慮內容，使得在檢索時非常麻煩常會檢索出大量的檔案。還有的檔案頁碼標注不全，使得檔案缺頁或者排序不當造成檔案的有效性下降。檔案管理缺乏規范，使得檔案管理混亂，在檔案匯總后就會出現各種 問題。

1.3 檔案的編號缺失或不準確

檔案編號也是檔案管理的重要部分，在一些企業中檔案管理還是按照傳統的進行編號，使得許多新的內容無法準確表達。在檔案管理中還存在這樣的一部分檔案，沒有設計目錄，使得很多檔案無法被準確定義，丟失的部分無法確定，已經存在的部分無法排序，影響檔案的分類和內容的確定。

1.4 檔案管理缺少高素質的檔案管理人員

在許多企業中檔案管理人員多是年齡較大的，缺少年輕人，這種結構是不合理的。年齡大的人對新知識接受能力差，很多高新的信息管理方法都無法理解和應用，無法正確使用新的檔案管理系統。缺乏應用信息技術的人員也在一定程度上影響了檔案管理。年輕人對新事物學習快，探索性強，能更好的操作信息管理系統，推進檔案管理系統的現代化。

1.5 檔案標準化程度低

檔案管理實現現代化的必要條件之一就是檔案標準化。我國從檔案管理工作開始初期就大力地推廣檔案標準化準則，明確檔案管理工作的重要性和地位，雖然在以后的較長時間里，檔案管理工作形成了初步的標準化體系，但是由于在推廣檔案標準度初期存留下來的歷史問題比較多，例如管理的分散性、標準化程度遠遠達不到現代化水平等，所以到了現階段，我國檔案管理工作面臨著管理設備不齊全、不統一，軟件研發也沒有遵循國際標準的問題。在這種情況下，檔案管理工作的開展就會出現很大的盲目性，就會導致在發展的道路上多走很多冤枉路，這樣既浪費了很多人力、物力、財力，又阻礙了檔案管理工作實現現代化。

2 如何加強檔案管理基礎工作的有效性

檔案管理基礎工作在檔案管理中的重要性是毋庸置疑的，它對檔案管理的規范性準確性及有效性都有積極的意義。為了實現檔案管理的現代化就要正確對待檔案管理的基礎工作。切實的落實好每一步。

2.1 提高工作人員對檔案管理基礎工作的認識

在現實的工作中企業要加強對檔案管理基礎工作重要性的培訓，讓檔案管理人員清晰的認識到這份工作的重要，在觀念上強化基礎工作不容馬虎。在實際操作中也要做到準確規范。在檔案的分類，訂裝和登記等方面要嚴格認真，做到合理，有效。檔案管理人員的素質要高要求，在繁瑣的工作中能堅持不懈怠是非常重要的。檔案管理的好壞也可以看出這個企業的正規程度。

2.2 加強檔案管理的標準，使其更正規化系統化

檔案管理中重要的就是對檔案進行一系列的分類整理登記。但由于檔案管理不嚴密，從而影響了檔案的分類和查找。不同的單位檔案形式也不相同，檔案的分類缺少統一的標準，需要各單位能找到屬于自己的檔案管理方式。將檔案的分類和登入做的更細致，關鍵詞區分更完善，就能大幅度提升查找的準確性和便捷性。建立關聯數據庫，加速檔案檢索速度。一個完善系統的檔案基礎工作是檔案管理工作系統高效運行的保障。當然檔案管理工作不是一成不變的，它也是向著現代化發展的。那么引進現代化的信息技術和管理手段建立一套全面的檔案管理標準才能規范檔案管理基礎工作。有了較高標準的要求，檔案管理人員對檔案的管理會更認真，有利于提高檔案管理的查準率。標準一旦設立就要嚴格執行，否則就形同虛設。

2.3 強化檔案管理信息系統

信息技術的快速發展使得它在檔案管理系統中發揮著重要的作用，檔案信息大多已經變成數字信息化。但信息管理系統還不夠健全，在很大程度上影響了檔案信息檢索的準確性。若想實現信息化的管理模式就要完善信息管理系統。首先在信息管理上要優化分類，將檔案信息分類填寫細致，在設置關鍵詞時要準確，提高檢索效率。其次在信息分類中要避免使用符號或意義不明的詞匯，控制題名的長度。在設置檢索信息時要優先一些新的檔案信息，分清主次。同時丟失的檔案也要標明，方便查閱。強化信息管理系統的主要目的還是要提高檔案檢索的速度和準確率。既然在檔案管理工作中融入信息處理系統那就要不斷地進行更新，保持與現代技術的同步性，實現檔案管理工作的現代化。

2.4 加大檔案管理的安全性

檔案管理工作還要注重安全工作，在檔案館要安裝攝像裝置。管理人員要定期查缺補漏，做到檔案管理心中有數。在管理工作中要定期檢查檔案的保管情況，避免損壞或丟失。只有將基礎工作做好了才能保證檔案管理準確嚴密。

3 結語

檔案管理的基礎工作就是整個檔案管理的基礎，沒有這一步驟其余的現代化都是沒有意義的，前期的分類裝訂登記都是為了方便后期的查找和調取，所以這一步驟至關重要。只有將檔案管理的基礎工作做好了，檔案管理工作就變得簡單了。檔案管理基礎工作的重要性不容忽視。