探討文書檔案管理的辦公自動化應用

張 琦

（佛山市第一人民醫院，廣東 佛山 528000）

現代信息技術的不斷發展與推廣，促使著自動化辦公也得到了極大的發展空間。而以往的文書檔案管理工作已經無法適應當下時代背景，所以必須要做出改變和創新。而在辦公自動化背景下，傳統的文書檔案管理受到了巨大的沖擊，在帶來發展機遇的同時也面臨著巨大的考驗。因此，本文在辦公自動化背景下對文書檔案管理工作的相關思考，有著十分重要的意義。

1 文書檔案管理工作辦公自動化的優勢

1）穩定地保存檔案，提高工作效率。在以往檔案管理工作中，主要是以人工操作為主要管理模式，通過人工手動實現對資料的搜集、匯總、分類和保存，人工操作非常容易出現失誤，比如在登記造冊時非常容易出現信息錯誤、信息丟失等情況，也容易出現分類模糊，字跡不規范等等現象，這不利于后期信息的保存和查詢，給管理工作增加了難度。而在辦公自動化背景下，通過計算機可以有效提高信息處理能力，可以自動處理檔案信息，有效避免出現上述情況。社會發展飛速，電子信息存儲方式的出現，衍生出了很多類型電子文書，通過U盤、移動硬盤等方式都可以很好的存儲電子文書，此種方式不僅具有較高的穩定性、安全性，還不容易受到損壞，查詢便捷。

2）提高文書檔案的保存質量。文書檔案管理工作人員通過自動化系統對文檔進行管理和保存，可以極大的提高工作效率，提升文書檔案的保存質量。利用現代信息技術手段，實現自動對文檔標題、著錄和標引，更好促使管理工作規范化，提高了歸檔文件的存儲安全性和全面性。相關工作人員在對文檔歸檔過程中，可以通過系統直接整理成清單，這樣非常方便文檔管理者進行檢查，有效防止了文書檔案管理工作中容易出現的丟失、遺漏等情況，保證了文書檔案的完整性，也提高了管理工作質量。

3）信息化發展的必然趨勢。現如今，信息化不斷發展，多媒體技術日漸發達，各行各業都開始順應時代的發展趨勢，將內部管理技術以及手段逐漸結合信息化技術進行創新和優化。由此可見，將文書檔案管理工作進行辦公自動化是一種必然趨勢。

4）實現信息共享和高效檢索。利用互聯網技術處理文書檔案，可以將紙質檔案進行拍照、掃描并記錄下來，保存為電子文檔，上傳至互聯網云空間，檔案資源可隨時隨地檢索，有效提升文書檔案查閱效率。傳統文書檔案管理模式下，大量的文書檔案信息僅僅儲存在文件柜中不能充分發揮其作用，還會造成數據的流失和資源的浪費，后續信息的二次利用也非常困難。相比較傳統手工作業方式，互聯網電子信息技術管理更加輕松快捷，可根據檔案文書的外部特征進行分門別類管理，然后根據內外部特征進行內容管理。隨著電子信息技術的高速發展，運用于文書檔案管理的系統技術越來越高級，能夠實現文檔的云傳輸、云共享，大大提升了檔案工作質量和效率。

2 文書檔案管理的辦公自動化存在的問題

目前許多地區的文書檔案管理工作都受到了所謂領導意識的嚴重影響。隨著國家社會和經濟發展的不斷進步，固有的文書檔案管理方案和相關規定亟待改革，但是文書檔案管理工作是隱形效益，許多管理者和領導的責任意識不夠強烈，或者沒有意識到文書檔案管理對辦公管理整體質量的影響。所以使得文書檔案管理工作一直處于不受重視的地位。具體表現如下：第一，文書檔案管理體系落后，缺乏權責明晰的管理制度和獎懲機制。第二，文書檔案管理崗位責任劃分不夠明確，沒有指定到具體的部門和人員。第三，文書檔案管理工作制度落實貫徹不夠明確、全面、仔細，沒有嚴格按照現有的既定制度執行。第四，針對文書檔案管理問題和隱患沒有具體的制度去約束。

3 文書檔案管理的辦公自動化應用策略

1）加強對文書檔案管理的辦公自動化重視程度。想要有效對文書檔案管理工作辦公自動化進行優化，首先需要具有重視文書檔案管理工作的意識。針對這一問題，可以專門建立一個文書檔案管理領導小組，定期對文書檔案管理制度進行檢查，并實時監督檔案管理人員的工作，除此之外，可以將考核制度進行進一步完善。對于管理層來說，需要對文書檔案管理加大宣傳力度，以此來提高工作人員的重視程度，增加工作人員的工作積極性，從根本上有效展開文書檔案管理工作辦公自動化。

2）加強運營團隊建設。當今社會，經濟和科技發展日新月異，文書檔案管理工作面對自身發展現狀也應與時俱進，追隨時代發展的潮流，在運營管理問題的面前，我們應該認清現狀，多學習多交流，尤其是向在此方面建樹卓著的國家取經，以此來為我們自己的標準化的信息建設和文書檔案管理工作注入新鮮的血液，同時先進的理念和先進的制度體系也會使得文書檔案辦公自動化的建設如虎添翼。

3）加強對管理人員的培訓。信息化時代的發展，對辦公自動化需求越來越大，這對管理人員的數據處理能力提出了較高的要求。因此，需要提高對管理人員能力的重視度，培養出高端的管理人才，進而推動檔案管理工作不斷提升成效。為了更好的適應文書檔案管理自動化，文書檔案部門要加大力度對人員進行培訓，不斷提升工作人員在硬件、軟件方面的應用能力，使其具備較強的技術能力。此外，還要全面提升工作人員綜合素質水平，促使其能夠滿足管理工作需要，實現終身可持續發展。

4）構建完善文書檔案管理信息系統。在大數據時代下，文書檔案管理工作想要發揮出更大的價值就必須要構建和完善辦公自動化信息系統。首先，文書檔案管理工作要基于大數據系統等進行辦公自動化信息系統的構建，通過辦公自動化信息系統進行采集、搜集、歸類、整理數據的過程，并且在具體的實踐過程中找尋和發現信息系統的漏洞，并采取針對性策略進行改進。其次，面對大量的非結構化數據，文書檔案管理工作應該運用大數據系統率先將這類數據進行篩選和識別，然后進行統一地非結構化數據向結構化數據的轉變，確保在轉化過程中不發生數據遺漏和損失的現象，從而保證文書檔案管理工作的真實性、可靠性和有效性。最后，管理人員還應該注意規避辦公自動化建設帶來的文書檔案信息泄露的風險。從軟硬件管理方面，要為文書檔案管理系統配備專業的網絡安全技術人員，對文書檔案信息進行特殊的加密手段，同時文書檔案管理工作人員還應該將相關信息和數據進行分層處理，按照機密程度分為一級、二級、三級數據，一旦發生數據泄露應該讓專業技術人員率先確保一級數據的安全，盡力挽回二級、三級數據，將辦公自動化帶來的網絡信息風險降到最低。

4 結束語

文書檔案作為檔案管理工作中重要的組成部分，記錄經歷也見證著社會的發展，而辦公自動化的實施，真正實現了數字化和信息化的檔案管理，對推動檔案管理可持續發展有著十分重要的作用。