新形勢下如何加強檔案現代化管理的思考

王 瓊

（中國（海南）改革發展研究院，海南 海口 570312）

在當今社會，隨著信息技術的不斷發展和時代的進步，信息技術在各個學科和各個領域中得到了廣泛的應用。對于檔案工作來說，在發展過程中，會朝著檔案信息的數字化和檔案信息的社會化方向發展，基于此，實現檔案管理現代化不僅能夠對時代的發展相適應，而且在檔案事業發展中，也是必然的要求。

1 檔案管理現代化簡述

1.1 檔案管理現代化的特點

檔案管理現代化具有網絡化和數字化等特點，網絡化指的是，在開展檔案管理工作的過程中，對計算機和互聯網技術充分應用，通過應用計算機和互聯網技術，能夠做到與用戶及時溝通和聯系，使得各單位、單位內各部門交流時能夠橫向交流，實現信息共享；數字化指的是，檔案管理現代化充分應用各種先進技術，用數字化保存、加工和處理檔案相關資料，將其檔案管理工作的高效性體現出來。

1.2 檔案管理現代化的必要性

1.2.1 時代發展的要求

在新時代的背景下，對于電子信息技術的發展要求來說，需要實現檔案管理工作的現代化。隨著現代化電子信息技術迅速發展，計算機和網絡已經普遍應用在社會生活的各個領域和部門中。對于現代企業來說，必不可少的一個環節就是自動化辦公和無紙化辦公，這就需要對其管理方法和管理理念不斷改革，使其能夠對新時代的發展更好地適應，促使現代企業檔案管理朝著現代化方向發展。

1.2.2 工作效率的要求

在現代企業的發展中，對工作效率高度重視，辦公自動化使得這個發展趨勢更好順應，使得工作效率獲得提高，而且還能夠使辦公時間有所節省，從某種程度上來看，在市場經濟時代發展中，是主要的發展方向。如果仍采取以往傳統的檔案管理模式，不利于辦公效果的提高，會出現管理資源浪費的現象，這對企業檔案管理的利用效率會產生直接的影響。從另一種角度上來看，企業內部實施辦公自動化，為檔案管理現代化和智能化也提出了新的要求，為資料查詢帶來了便利，使得檔案管理工作的效率獲得提高，節約了檔案管理資源。

1.2.3 檔案保護和利用的要求

新時期紙質檔案數字化的基本指導方針“以存為主、存用并蓄”八個字，就是“以數字化檔案代替原件提供利用，從而起到不動原件，保護原件的作用”[1]。在檔案的保護和利用中，也對企業提出了具體要求，要求實現檔案管理的現代化，對于有的檔案來說，由于存放時間長，再加上檔案防護措施的不足，極易使紙質材料出現各種損壞現象。除此之外，對于檔案資料來說，不能夠做到隨時查閱，或檔案查閱效率低下，不利于實現檔案信息資源共享，在同一時間段中，查閱準確率不夠，不能與他人對檔案資料同時進行掌握，致使檔案信息的利用率低下，這對各項工作的高效性都將產生直接的影響。

2 實現檔案管理現代化的有效措施

2.1 加快對檔案管理觀念的更新

為了更好地實現檔案管理現代化，對于檔案管理人員而言，需要改變以往傳統觀念，加快對檔案管理觀念的更新，對自身的創新意識不斷增強，具有一定的服務意識，將其收集和整理檔案資料工作落實到位，并做好，與此同時，在看問題時，要以全面眼光，歸類好重大事項和重大活動的檔案資料，使得對工作的需求更好地滿足[2]。

2.2 實現現代化檔案管理方法和科學化管理技術

對于以往檔案管理工作的檔案管理方法和技術進行分析，相對來說比較落后，為此可以結合工作的群體，采取有效的方法，在開展檔案管理工作時，可對經濟、管理和行政等方面知識充分利用，在正確的理論指導下，爭取管理方法充分利用，使得檔案管理工作效果獲得提高；另一方面，為了使檔案管理技術現代化有所提高，開展文件登記、歸檔和傳閱工作時可充分利用計算機技術，由此以來，實現有效存儲檔案原文，在具體使用的過程中，快速查找檔案[3]。與此同時，在檔案管理過程中，可采取立體化管理方式來展開管理，運用計算機技術和多項動態形式開展檔案管理，使得檔案工作實現現代化。

2.3 加強檔案數據庫的建設

為了實現數據整合和信息集成，最重要的手段就是數據庫技術，這在現代計算機信息系統和計算機應用系統中，此技術是核心。在檔案管理現代化中，基礎就是建設數據庫，這對信息系統的實際應用效果會產生直接的影響。基于此，我們需要加強數據庫的建設，并對數字化技術和網絡化技術手段給予充分利用，將其目錄數據庫和內容數據庫建立起來，前提條件下，具有標準化和規范化，可實現共享，使得軟件平臺有效鏈接檔案信息和各個管理要素。

對于檔案數據庫的建設來說，此建設過程中具有一定的漫長性和復雜性，涉及的技術比較多，如在設計管理系統、選取結構、選擇數據接口上就能體現出來。為此，對于檔案部門而言，在建設數據庫的過程中，必須要進行多方論證，不僅對當前的需要進行充分考慮，還要充分考慮到日后的發展，盡可能對數據庫系統的功能不斷完善[4]。對于每個檔口館來說，需要相關專業技術人員進行培養，主要針對的計算機網絡技術、數據庫發展的技術、對檔案管理各個環節熟悉等，讓他們對數據庫開發建設工作主動參與，由此一來，使得數據庫系統得到完善。

2.4 加大現代化人才的培養和引進

從檔案管理工作的角度上來看，其主體就是檔案管理人員，對于檔案管理人員來說，其自身素質起著非常重要的作用，基于此，對管理人員素質實現現代化要給予高度重視。在廣泛應用計算機等現代設備下，也促使檔案管理方法和技術得到改善，為了對各項更好地挑戰，對于檔案管理人員而言，充分利用自己業余時間，對相關知識多學習，積極與不同知識結構的人員進行交流，使得檔案管理工作狀態能夠達到良好的狀態。除此之外，還需要加大培訓力度，來對檔案管理工作人員進行培訓，主要培訓的內容包括專業技能和現代企業管理理念，促使他們的專業技術水平不斷提高，打造一批專業型企業檔案管理人才隊伍[5]。對于企業領導來說，需要加大資金投入力度，引進專業技術較為豐富綜合素質高的檔案管理人才，使得企業的檔案管理工作對社會發展的要求更好地滿足。

3 結束語

總而言之，在新形勢下，檔案現代化在社會發展中，會成為必然趨勢。隨著社會的不斷發展，逐漸體現出檔案管理重要性，這就促使在當前檔案管理中，采用先進的手段和方式的重要性。進而，對于企業來說，需要結合時代發展變化，逐漸實現檔案管理現代化，促使檔案管理發展對新形勢下企業對檔案工作發展的需要更好地滿足。