檔案管理與服務智能化探究

李英偉

（山東省萊陽市城廂街道辦事處，山東 萊陽 265200）

隨著互聯網的發展，以5G技術為代表的人工智能發展已成定局，大數據、云計算和物聯網等從新概念推出到落實發展[1]，都對傳統的檔案管理與服務工作提出新的發展思路。尤其是隨著電子醫保卡、電子身份證等無紙化辦公的誕生，傳統的檔案學管理正在打破紙質化模式，呈現出電子化、信息化、智能化的發展特征。從某種意義上說，檔案管理與智能化服務是契合用戶需求，是完成檔案知識服務的重要發展議題。除此之外，智能化服務成就了檔案智慧信息服務，在數字化、便利性方面，使檔案管理具有資源數據化、服務多元化的建設性，也使服務內容呈現泛在性、移動性、靈活性等[2]。為了更好地促進檔案管理的健康發展，促進檔案的高效管理，本文將對檔案管理與服務模式的智能化發展進行多方面闡述，為檔案管理與服務智能化探究提供理論依據。

1 檔案智能管理系統的特點

1.1 數字化

檔案管理與服務智能化要得到發展，首先是要針對檔案管理進行數字化更新，在原有的檔案數字化基礎上，依托新技術展開新的建 設[3]。這樣一來，可以將檔案管理與服務更有效地與現實和實際工作結合，與全社會信息技術進行充分對接，滿足用戶的差異化需求，滿足市場化需求。雖然用戶類型存在背景、年齡等差異化問題，但數字化的檔案管理可以打破這樣的應用僵局，打破用戶區域使用的差異，呈現出較大的適用性狀態。由此判定，檔案管理呈現的數字化特點是檔案信息服務的個性化發展基礎，是檔案智能化管理系統建設的 基礎。

1.2 便利性

檔案管理與服務智能化除了具有數字化特征外，其另一個特征就是便利性。首先依托服務智能化的及時性，在檔案管理的每個單元進行運作時，能夠有效推動檔案數據的傳輸以及能夠向以建設的檔案數據中心庫進行導入[4]。除此之外，在檔案數據管理時，可以借助智能化服務在數據采集、數據挖掘以及數據的篩選方面有高效性。通常情況下，檔案管理屬于機密性工作，傳統的檔案管理受人力等影響，保密工作會存在一定的疏漏，當利用智能化進行檔案管理時，可以在嚴格遵守檔案管理保密條例的同時，節省人力的投入等。

2 檔案智能分析系統的建設

2.1 資源數據化

鑒于上述檔案管理智能管理系統的特點，檔案資源數據化的建設是智能分析系統的重要組成部分。這里的檔案資源數據化是指在借助光學識別技術以及智能化的手段，完成傳統文檔向矢量管理數據方向改變[5]。這種改變一方面利于數據的整合、挖掘，改變傳統檔案管理大量利用人工進行數據采集、整合、挖掘的狀況；另一方面，檔案管理智能分析系統的建設使得檔案管理工作內容充實化，不單單是對實體檔案的管理，還可以延伸檔案信息管理長度，使檔案管理的智能化發展呈現網絡化狀態。

2.2 服務多元化

梳理傳統檔案管理模式，我們可以知道，其服務模式大多是一對一展開，這樣的模式導致工作效率、工作質量等提升受到制約。除此之外，在區域發展的前提下，檔案管理在地域性上存在一定的局限性。那么，基于分布化以及網絡化發展的檔案智能分析系統的建設，能夠極大地提高了檔案管理服務的效率和質量，并且能夠有效地打破地域發展的局限性，呈現服務多元化的發展態勢。

3 檔案智能服務系統的發展

3.1 注重人才培養

在人才強國戰略的指導下，我國各行各業的發展都在加快人才建設的投入，尤其是在市場經濟的導向下，人才的培養已經成為各大企業競爭的核心力。考慮到檔案管理具有一定的難度，人才素質往往難以勝任一些具體工作。我們在檔案管理人才的培養方面，不但要從教育角度入手，還應該從企業的角度出發[6]。第一、在國家層面，國家要不斷投資檔案管理人才的培訓，從各大高校教育中相對應地增加檔案學專業，加大師資隊伍的建設，在優化教學方法的同時，推動教育視角下的檔案學人才培養；第二，企業對檔案管理方面的建設，不但要把控好人才引進與人才培養的機制建設，還應該拓寬人才的引進渠道，以優厚的物質條件等鼓勵高校與社會人才等投入到智能檔案管理與服務工作中，達到夯實我國智能化檔案工作人才基礎的目的。

3.2 科研技術投入

針對檔案管理的智能化服務系統的發展，我們不僅需要加大對人才的培養。而且還需要科研技術的大力支持，發揮出科學技術革新在智能檔案管理與服務發展中的作用。總得來說，在人才培養的基礎上，無論是國家視角，還是企業視角，科學技術的投入對檔案管理的智能化系統建設都有在本質上驅動的作用。第一、我們需要加強對國際上先進理念與先進經驗的吸收與借鑒，以此為基礎創新自己獨特的檔案智能化系統建設；第二、加大我國智能檔案科研力度，打造專業的科研隊伍，革新技術，確保檔案智能管理與智能服務能夠保持先進性與優越性。

4 結語

檔案管理與智能化服務系統的發展具有持續性特點，因此在進行檔案管理和智能化服務系統的建設方面，我們不但要在思想意識方面重視，也需要以實際行動促使智能檔案管理與服務的發展。