檔案管理與服務(wù)智能化探究

李英偉

（山東省萊陽市城廂街道辦事處，山東 萊陽 265200）

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，以5G技術(shù)為代表的人工智能發(fā)展已成定局，大數(shù)據(jù)、云計算和物聯(lián)網(wǎng)等從新概念推出到落實(shí)發(fā)展[1]，都對傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)工作提出新的發(fā)展思路。尤其是隨著電子醫(yī)保卡、電子身份證等無紙化辦公的誕生，傳統(tǒng)的檔案學(xué)管理正在打破紙質(zhì)化模式，呈現(xiàn)出電子化、信息化、智能化的發(fā)展特征。從某種意義上說，檔案管理與智能化服務(wù)是契合用戶需求，是完成檔案知識服務(wù)的重要發(fā)展議題。除此之外，智能化服務(wù)成就了檔案智慧信息服務(wù)，在數(shù)字化、便利性方面，使檔案管理具有資源數(shù)據(jù)化、服務(wù)多元化的建設(shè)性，也使服務(wù)內(nèi)容呈現(xiàn)泛在性、移動性、靈活性等[2]。為了更好地促進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展，促進(jìn)檔案的高效管理，本文將對檔案管理與服務(wù)模式的智能化發(fā)展進(jìn)行多方面闡述，為檔案管理與服務(wù)智能化探究提供理論依據(jù)。

1 檔案智能管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

1.1 數(shù)字化

檔案管理與服務(wù)智能化要得到發(fā)展，首先是要針對檔案管理進(jìn)行數(shù)字化更新，在原有的檔案數(shù)字化基礎(chǔ)上，依托新技術(shù)展開新的建 設(shè)[3]。這樣一來，可以將檔案管理與服務(wù)更有效地與現(xiàn)實(shí)和實(shí)際工作結(jié)合，與全社會信息技術(shù)進(jìn)行充分對接，滿足用戶的差異化需求，滿足市場化需求。雖然用戶類型存在背景、年齡等差異化問題，但數(shù)字化的檔案管理可以打破這樣的應(yīng)用僵局，打破用戶區(qū)域使用的差異，呈現(xiàn)出較大的適用性狀態(tài)。由此判定，檔案管理呈現(xiàn)的數(shù)字化特點(diǎn)是檔案信息服務(wù)的個性化發(fā)展基礎(chǔ)，是檔案智能化管理系統(tǒng)建設(shè)的 基礎(chǔ)。

1.2 便利性

檔案管理與服務(wù)智能化除了具有數(shù)字化特征外，其另一個特征就是便利性。首先依托服務(wù)智能化的及時性，在檔案管理的每個單元進(jìn)行運(yùn)作時，能夠有效推動檔案數(shù)據(jù)的傳輸以及能夠向以建設(shè)的檔案數(shù)據(jù)中心庫進(jìn)行導(dǎo)入[4]。除此之外，在檔案數(shù)據(jù)管理時，可以借助智能化服務(wù)在數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)挖掘以及數(shù)據(jù)的篩選方面有高效性。通常情況下，檔案管理屬于機(jī)密性工作，傳統(tǒng)的檔案管理受人力等影響，保密工作會存在一定的疏漏，當(dāng)利用智能化進(jìn)行檔案管理時，可以在嚴(yán)格遵守檔案管理保密條例的同時，節(jié)省人力的投入等。

2 檔案智能分析系統(tǒng)的建設(shè)

2.1 資源數(shù)據(jù)化

鑒于上述檔案管理智能管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，檔案資源數(shù)據(jù)化的建設(shè)是智能分析系統(tǒng)的重要組成部分。這里的檔案資源數(shù)據(jù)化是指在借助光學(xué)識別技術(shù)以及智能化的手段，完成傳統(tǒng)文檔向矢量管理數(shù)據(jù)方向改變[5]。這種改變一方面利于數(shù)據(jù)的整合、挖掘，改變傳統(tǒng)檔案管理大量利用人工進(jìn)行數(shù)據(jù)采集、整合、挖掘的狀況；另一方面，檔案管理智能分析系統(tǒng)的建設(shè)使得檔案管理工作內(nèi)容充實(shí)化，不單單是對實(shí)體檔案的管理，還可以延伸檔案信息管理長度，使檔案管理的智能化發(fā)展呈現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化狀態(tài)。

2.2 服務(wù)多元化

梳理傳統(tǒng)檔案管理模式，我們可以知道，其服務(wù)模式大多是一對一展開，這樣的模式導(dǎo)致工作效率、工作質(zhì)量等提升受到制約。除此之外，在區(qū)域發(fā)展的前提下，檔案管理在地域性上存在一定的局限性。那么，基于分布化以及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的檔案智能分析系統(tǒng)的建設(shè)，能夠極大地提高了檔案管理服務(wù)的效率和質(zhì)量，并且能夠有效地打破地域發(fā)展的局限性，呈現(xiàn)服務(wù)多元化的發(fā)展態(tài)勢。

3 檔案智能服務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展

3.1 注重人才培養(yǎng)

在人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，我國各行各業(yè)的發(fā)展都在加快人才建設(shè)的投入，尤其是在市場經(jīng)濟(jì)的導(dǎo)向下，人才的培養(yǎng)已經(jīng)成為各大企業(yè)競爭的核心力。考慮到檔案管理具有一定的難度，人才素質(zhì)往往難以勝任一些具體工作。我們在檔案管理人才的培養(yǎng)方面，不但要從教育角度入手，還應(yīng)該從企業(yè)的角度出發(fā)[6]。第一、在國家層面，國家要不斷投資檔案管理人才的培訓(xùn)，從各大高校教育中相對應(yīng)地增加檔案學(xué)專業(yè)，加大師資隊伍的建設(shè)，在優(yōu)化教學(xué)方法的同時，推動教育視角下的檔案學(xué)人才培養(yǎng)；第二，企業(yè)對檔案管理方面的建設(shè)，不但要把控好人才引進(jìn)與人才培養(yǎng)的機(jī)制建設(shè)，還應(yīng)該拓寬人才的引進(jìn)渠道，以優(yōu)厚的物質(zhì)條件等鼓勵高校與社會人才等投入到智能檔案管理與服務(wù)工作中，達(dá)到夯實(shí)我國智能化檔案工作人才基礎(chǔ)的目的。

3.2 科研技術(shù)投入

針對檔案管理的智能化服務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展，我們不僅需要加大對人才的培養(yǎng)。而且還需要科研技術(shù)的大力支持，發(fā)揮出科學(xué)技術(shù)革新在智能檔案管理與服務(wù)發(fā)展中的作用。總得來說，在人才培養(yǎng)的基礎(chǔ)上，無論是國家視角，還是企業(yè)視角，科學(xué)技術(shù)的投入對檔案管理的智能化系統(tǒng)建設(shè)都有在本質(zhì)上驅(qū)動的作用。第一、我們需要加強(qiáng)對國際上先進(jìn)理念與先進(jìn)經(jīng)驗的吸收與借鑒，以此為基礎(chǔ)創(chuàng)新自己獨(dú)特的檔案智能化系統(tǒng)建設(shè)；第二、加大我國智能檔案科研力度，打造專業(yè)的科研隊伍，革新技術(shù)，確保檔案智能管理與智能服務(wù)能夠保持先進(jìn)性與優(yōu)越性。

4 結(jié)語

檔案管理與智能化服務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展具有持續(xù)性特點(diǎn)，因此在進(jìn)行檔案管理和智能化服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)方面，我們不但要在思想意識方面重視，也需要以實(shí)際行動促使智能檔案管理與服務(wù)的發(fā)展。